עיבוד מסמכים חכם בצורה נכונה: OCR, AI ו-REGEX

צמצום טעויות אנוש על ידי דיוק גבוה יותר

ביצוע משימות חוזרות ונשנות, כמו הזנת נתונים ידנית, יכול להיות די משעמם וישפיע על איכות הנתונים שלך כאשר העובדים מתעייפים או מוסחים, ושוכחים או מבלבלים את כל המספרים והמילים.

בנוסף, גורם "הגישה וזכויות המשתמש" מהווה גם הוא מעגל מוגבל, משום שלא לכל העובדים שלך יש הזכות להיכנס לנתוני החברה שלך ולמידע.

עבור תוכנה שכוללת זיהוי טקסט אוטומטי, זה אף פעם לא קשה להישאר מרוכזת, והיא יכולה לזהות את הטקסטים, לראות נתונים רגישים, לחלץ אותם ולארגן את הפלטים בדיוק גבוה מבלי לנדב את סודות החברה.

להפחית עלויות ולהגדיל את שטח המשרד

הזנת נתונים ידנית יכולה להיות מאוד אינטנסיבית והככל שצריך לעבד יותר קבלות, כך עלויות העובדים שלך יגדלו. בנוסף, עלולות להיווצר עלויות נוספות הקשורות לאי דיוקי נתונים שנגרמו על ידי טעויות אנוש.

באמצעות עיבוד אוטומטי וקריאת נתונים עם בינה מלאכותית (AI), מערכת ניהול מסמכים, כמו PaperOffice DMS, יכולה לעזור לך להוריד את העלויות הללו ולשחרר שטח במשרד, משום שלא תצטרך להעסיק עובדים נוספים כדי לדיגיטציה של קבלות ידנית או לאחסן ערמות של קבלות במשרד שלך.

שמור על תוקף הנתונים ושפר את אבטחת הנתונים.

למרות שגם קבצים דיגיטליים וגם מסמכי נייר פיזיים יכולים לאבד או להיפגע כתוצאה מסכנות פיזיות, סביבתיות או טכנולוגיות, רוב החברות עדיין משקיעות זמן באחסון הכל בארכיון הפיזי והשימוש במקומות אחסון מקומיים או אחסון בענן עבור מסמכים דיגיטליים.

טיפ

בנושא אחסון בענן ולמה אנו לא ממליצים על שיטת אחסון זו, יש מאמר מיוחד:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

בזכות PaperOffice כל המסמכים שלך יישמרו ישירות בשרת הבסיסי שלך ויתנו לך שליטה מלאה ומגוברת על כל הנתונים. אינך צריך להקים שרת, כי PaperOffice דואג לכל הצעדים הנוספים לאחר ההתקנה.

או תשתמש ב-NAS של Synology או QNAP שלך ונהל את כל הקבלות שלך במכשיר ה-NAS שלך! אנו מציגים בפניך 7 אמצעים כיצד לנצל את המקסימום מה-Synology NAS שלך, כאן תוכל לדעת פרטים נוספים.

חובה לוודא אבטחת גיבוי

בנוסף, אבטחת הנתונים וניהול הגישה הופכים קלים יותר ברגע שהקבלות דיגיטליות באמצעות PaperOffice, שכן הנתונים מוצפנים ברמת אבטחה גבוהה וכן מאובטחים בארכיון בתוך המסד נתונים שלך, עליהם אף אחד אחר לא יכול לגשת מלבדך.

PaperOffice מבצע אוטומטית גרסה של כל מסמך ששונה, יוצר עותק צליל ושומר אותו בנפרד כדי שתמיד תוכל לפתוח את הגרסה הרצויה שוב.

אנו מתארים לך איך להבטיח את הגרסאות של המסמכים וניהול הארכיון לפי התקנות.

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

מהם האתגרים בעת דיגיטציה של קבלות עם OCR?

בעת חילוץ נתונים עם זיהוי טקסט OCR יש מספר אתגרים שיש לקחת בחשבון. פריסת החשבוניות משתנה מאוד, שכן כל חברה יש לה את הפורמט המיוחד שלה.

כדי שהקבלות שלך יקראו בצורה מדויקת, ל-PaperOffice יש זיהוי מסמכים אוטומטי עם בינה מלאכותית (AI) שנקראת PIA.

PIA משתמש באלגוריתמים מיוחדים וכן בטכנולוגיות זיהוי.

PIA כולל מילון משולב מקיף, שמזהה ומעדכן באופן אוטומטי מונחים שזוהו בצורה לא נכונה ומחליף אותם במונחים נכונים. תוכל תמיד להיות בטוח שזיהוי הטקסט הנכון התבצע עבור המסמך שלך.

קריאה של מידע מסמכים רלוונטי

תוכן מסמכים רלוונטיים כמו תאריך, סכומים, סוגי מסמכים, מילות מפתח ונתוני קבלה מזוהים באיטיליגנטיות, נשלפים ומשומשים לתיוג. בנוסף, מחפשים נתוני מסמכים רלוונטיים כמו סכום נטו, סכום ברוטו, שיעור מע"מ ומטבע מסמך ואז שולפים. הזיהוי האיטיליגנטי הזה של הנתונים מתבצע ב PaperOffice באופן אוטומטי לגמרי.

אבל למרבה הצער ישנם מספר גורמים במהלך תהליך הסריקה של הנמצאים בפורמט נייר שיכולים לפגוע באיכות התמונה כמו לדוגמה, יישור, קפלים, גדלי גופנים, בהירות, טקסטים בכתב יד ועוד. זה משפיע על איכות זיהוי הטקסט כמו גם הנתונים הנשלפים. כך יכול לקרות שתבניות מסמכים נשמרות כבר לא מזוהות או שתוכן מסמכים לא מושם נכון.

כאן נכנסים ביטויים רגולריים לשימוש.

ביטויים רגולריים (Regex) הם דרך נהדרת לחפש ערכים מדויקים בטקסט.

איך אתם יכולים להשיג את הביטויים הרגולריים בעזרת דוגמאות מפורשות, אנחנו מסבירים בחלק השני של המאמר.

להתחיל זה קל יותר ממה שאתם חושבים.

האם עדיין יש לכם ספקות שאתם לא תצליחו? קראו מחקרי מקרה של הלקוחות שלנו על אינטגרציית PaperOffice בחיי העסקים שלכם וראו בעצמכם את הקלות או בקשו פשוט התקנה נסיונית.