ניהול ושמירת מסמכים במכשירי NAS הגדרות היא פתרון שהולך ונהיה יותר ויותר פופולרי עבור חברות וארגונים שמחפשים דרך אפקטיבית לשמור ולנהל את הנתונים שלהם בבטחה ובאופן אמין.
במאמר זה נתמקד ביתרונות השימוש במכשירי NAS לניהול מסמכים וכיצד ניתן להשתמש בהם בצורה הטובה ביותר ולארגן אותם בזכות PaperOffice.
מהו מכשיר NAS ואילו יתרונות יש לו עבור ניהול מסמכים?
מכשיר NAS (Network Attached Storage) הוא מכשיר אחסון עצמאי שמחובר לרשת ומתפקד עם מחשב אחד או יותר. הוא מאפשר למשתמשים לגשת לאחסון נתונים וקבצים משותף ולשמור אותם.
מכשירי NAS מצוידים בדרך כלל בכמה כוננים קשיחים ומציעים פונקציות כמו תמיכה ב-RAID ואפשרות גישה דרך האינטרנט לנתונים.
האחסון המרכזי של מסמכים במכשירי NAS מספק לחברות את היתרון של אחסון כל הנתונים והמסמכים הרלוונטיים במקום אחד וניהולם בצורה אפקטיבית.
זה מבטל את הצורך לשמור ולסנכרן מסמכים במחשבים שונים או בכוננים חיצוניים.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
מלבד היתרון של האחסון המרכזי, ישנם יתרונות נוספים שהופכים את מכשירי NAS למושכים עבור חברות. ביניהם אפשרות לגמישות רבה, אבטחה, חסכון בעלויות ואפשרות גישה לנתונים מכל מקום. על ידי שילוב יתרונות אלו, השימוש במכשירי NAS הופך לפתרון אפקטיבי לשמירה וניהול של מסמכים ונתונים עבור חברות.
מדוע זה הגיוני להשתמש במערכת לניהול מסמכים יחד עם ה-NAS שלכם?
ניהול מסמכים ונתונים הוא קריטי עבור חברות בכל גודל. ניהול מסמכים אפקטיבי יכול לעזור לחברות לאופטימיזציה של תהליכים עסקיים, להגברת היעילות ולשיפור הפרודוקטיביות.
מכשיר NAS יכול לעזור לשפר את האחסון והגישה למסמכים, אבל שימוש במערכת לניהול מסמכים בשיתוף עם מכשיר NAS מציע יתרונות נוספים.
ארגון וניהול אפקטיבי של מסמכים: מערכת לניהול מסמכים יכולה לעזור לארגן ולמיין מסמכים על מנת שניתן יהיה למצוא אותם במהירות ובקלות. באמצעות שימוש בתגיות, מילות מפתח ושדות מותאמים אישית, ניתן למיין ולחפש מסמכים בקלות.
אוטומציה של זרימות עבודה ותהליכים: מערכת לניהול מסמכים יכולה לעזור לאוטומציה של תהליכים ידניים, מה שמוביל להגברת היעילות והפרודוקטיביות. לדוגמה, ניתן לאוטומט זרימות עבודה כדי להפנות מסמכים אל האנשים הנכונים או לקבל אישורים.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
שליטה וגישה ואבטחה: מערכת לניהול מסמכים יכולה לעזור לשלוט ולהגביל גישה למסמכים, על מנת להבטיח נתונים רגישים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. באמצעות שימוש בזכויות גישה ופונקציות ניטור, חברות יכולות לשפר את אבטחת הנתונים שלהן.
אינטגרציה עם יישומים אחרים: מערכת לניהול מסמכים יכולה להשתלב עם יישומים אחרים על מנת להבטיח זרימת עבודה חלקה. לדוגמה, היא יכולה להשתלב עם תוכנות דוא"ל, יומנים ויישומים עסקיים אחרים.
שיפור שיתוף פעולה: מערכת לניהול מסמכים יכולה לעזור לשפר שיתוף פעולה בין צוותים ומחלקות על ידי כך שהיא הופכת מסמכים ומידע לנגישים לכולם. באמצעות שימוש בפונקציות תגובות.
