ניהול מסמכים יעיל להצלחה בתעשיית הבנייה

אנו מציגים בפניכם 7 אתגרים מעשיים ומגישים את הפתרונות

PaperOffice ערכה בשנת 2022 סקר בקרב כמה חברות בנייה לגבי המכשולים הגדולים ביותר בניהול נתונים, מסמכים ומידע וכן התחשבה במידע עסקי ממחקרי מקרה מוצלחים. בעקבות כך התקבלו הממצאים הבאים:

אתגר 1

לא פחות מ-82 אחוז מהחברות שנשאלו ציינו כי הן מתקשות למצוא מסמך במבנה התיקיות שלהן בשל שמות קבצים מבלבלים או קטגוריזציה לקויה.

לחלופין, קטגוריזציה אינה אפשרית מחוסר זמן ותיתכן רק אם תבוצע באופן אוטומטי.

בין אם מדובר בתיקיות פיזיות או במבני תיקיות דיגיטליים על שרתים - לשם הקובץ של מסמך צריך בדרך כלל לספק מידע על תוכנו.

לעיתים קרובות, אנשים משתמשים בתפקוד החיפוש במחשב שלהם ומחפשים על פי מילות המפתח המרכזיות, בתקווה שהן מופיעות בשמות הקבצים של המסמך המבוקש.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

בחיפושים כאלה נוצר בלבול במהירות, מאחר וחוסר אחידות במבנה יכול להביא לכך שהקבצים לא תמיד מכילים את מילות המפתח המבוקשות.

כמו בתיק פיזי שנמצא במדף הלא נכון, בחדר אחר או מונח שלא במקומו הנכון או שמצויין בתווית שגויה או בלתי קריאה.

טיפ: גלו את מחקר המקרה שלנו על שילוב מוצלח של PaperOffice בחברות בנייה IDC Construccion S.L. Las Palmas.

קראו עוד והשראו.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

אתגר 2

בלבול לגבי הגרסה הנכונה והעדכנית של מסמכים הוא אתגר משמעותי עבור חברות.

חברות בנייה ציינו כי אין להן מושג איזו גרסה של מסמך או מידע היא הנוכחית או הנכונה.

בעידן הנוכחי שבו מספר אנשים עובדים על אותו מסמך במקומות ובזמנים שונים, חשובה תקשורת ברורה.

כדי למנוע אי הבנות, חשוב לתעד בכתב כל גישה, שינוי וארכוב. כך ניתן לעקוב מאוחר יותר איך נוצר המסמך. הוספת שם קובץ כמו "_2" או "_חדש 1.2" "סופי", "סופי 2", "טיוטה 2.0" אינה פתרון מתאים, מאחר והיא אינה מבהירה איזו גרסה היא המסמך בפועל. זה מוביל לרוב לבלבול בחיפוש ומגדיל את כמות הכפילויות שניתן למצוא במקומות אחסון שונים.

אתגר 3

חברות בנייה פועלות לעיתים קרובות במספר מקומות ואתרי בנייה, מה שמקשה על הגישה למסמכים ולמידע חשוב.

מערכות מבוססות נייר מסורתיות מקשות על הגישה לנתונים נדרשים, במיוחד כאשר הם מאוחסנים באופן פיזי במקום מסוים. זה עלול להוביל לעיכובים בקבלת החלטות, תקשורת לא יעילה וטעויות פוטנציאליות.

ל-PaperOffice יש אינטגרציה חלקה עם מכשירי NAS, במיוחד עם שני המותגים המובילים NAS QNAP ו-Synology.

כבר פרסמנו מאמר מידע על ניהול מסמכים ב-Synology NAS, המכיל 7 צעדים חשובים לניצול מלא של ה-NAS שלכם. ניתן לקרוא את המאמר כאן.

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

כשותפים אקסקלוסיביים של QNAP, PaperOffice מציעה אפשרויות חיבור אידיאליות למכשירי QNAP ומאפשרת לחברות לנהל מסמכים ולשמור נתונים בצורה יעילה עוד יותר.

כדי ללמוד עוד על השותפות הבלעדית של PaperOffice עם QNAP וההטבות הנלוות לחברות, לחצו כאן.

אתגר 4

חברות בנייה מנהלות מגוון רחב של מסמכים כמו תוכניות, שרטוטים, חוזים, אישורים ודוחות. בנוסף, גם מיילים מ-Outlook מכילים מידע יקר ערך הרלוונטי לחברות בנייה.

לעיתים קרובות מסמכים אלה אינם מובנים ומגיעים בפורמטים ובסוגי קבצים שונים. זה יכול להקשות על הארגון והגישה למידע הרלוונטי, במיוחד כאשר אין מבנה או קלסיפיקציה אחידה.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

אתגר 5

חברות בנייה עובדות לעיתים קרובות בצוותים וצריכות לשתף פעולה באופן יעיל כדי לסיים פרויקטים בהצלחה. אחד האתגרים הוא שצריך לעבוד מספר אנשים במקביל על מסמך ולבצע שינויים. שיטות מסורתיות כמו שליחת אימיילים או מיזוג ידני של שינויים יכולות לגרום לעיכובים, אובדן נתונים וחוסר יעילות.

אתגר 6

חברות בנייה חייבות לעיתים קרובות לעמוד בתקנות וסטנדרטים ספציפיים, במיוחד לגבי הגנת נתונים ואבטחת מידע רגיש. ניהול והבטחת המסמכים בהתאם לדרישות החוק עשויה להיות אתגר, במיוחד כאשר מידע רגיש נתון לסיכון או נעלם.

אתגר 7

חברות בנייה עובדות לעיתים קרובות עם מערכות וכלים שונים המפותחים למשימות או שלבים ספציפיים בפרויקט בנייה.

האתגר הוא לשלב את המערכות השונות הללו ללא תפר ולוודא שכל המסמכים והמידע הרלוונטי נגישים במקום מרכזי אחד.

מעבר לכך, ייתכן שקשה להמיר מסמכים פיזיים קיימים או מידע ממערכות אחרות לפתרון ניהול המסמכים החדש.

מסקנה

ניהול מסמכים לחברות בנייה מציב מספר אתגרים שיש להתמודד איתם כדי להבטיח תהליכים עסקיים יעילים וחלקים.

באמצעות שימוש בפתרון ניהול מסמכים חזק ומקיף, ניתן להתמודד בהצלחה עם אתגרים אלו. הפתרון האפקטיבי של PaperOffice מציע ארגון מסמכים מובנה, גישה מהירה, שיתוף פעולה ללא תפר, ציות ואבטחה, בקרת גרסאות ומעקב אחר שינויים וכן אינטגרציה עם מערכות שונות.

על ידי התמודדות עם אתגרים אלו, חברות בנייה יכולות להגדיל את התפוקה, לשפר את היעילות ולבסס את היסוד לניהול פרויקטים מוצלח.