Por que KMHL escolleu PaperOffice DMS
Despois dunha revisión exhaustiva de varios sistemas de xestión documental, KMHL escolleu PaperOffice DMS. O sistema foi elixido porque permitiu á compañía facer cambios mínimos nos seus fluxos de traballo existentes, ao mesmo tempo que cumpría cos seus requisitos.
"Decidímonos por PaperOffice DMS xa que o investimento está en liña cos obxectivos da nosa empresa, a saber, mellorar a eficiencia, aumentar a seguridade documental e aproveitar a transformación dixital. Ademais, os custos son extremadamente atractivos en comparación con outros provedores,"
lembra Loi Joseph, IT Manager de Kumul Minerals Holdings Limited.
A análise financeira realizada polo equipo de TI demostrou que PaperOffice DMS é rendible e satisfai as necesidades de KMHL.
Para iso, examináronse tres sistemas potenciais de xestión documental, para os que se recolleron ofertas das respectivas empresas: PaperOffice, Docuware e M-Files.
Implementación
Para o inicio da implementación, inicialmente equipáronse 80 postos de traballo co sistema de xestión documental, escollendo como base de datos un NAS de Synology.
Este grupo inicial formou o punto de partida para a implementación do sistema, mentres que se ían integrando gradualmente máis postos de traballo.
Dous meses despois da adxudicación do contrato completouse a migración dos datos existentes, e un mes despois comezouse exitosamente a operación de produción, aceptando a solución de arquivo de Kumul.
A implementación realizouse sen problemas, e os empregados foron formados con éxito.
Mediante formacións personalizadas, talleres interactivos e exemplos prácticos de aplicación, todos os empregados puideron coñecer todas as funcións do sistema e utilizalas de forma óptima. Ademais, proporcionáronse materiais de formación para que os empregados puidesen consultar despois de finalizada a formación.
Isto permitiu unha transición sen problemas ao uso do novo sistema e garantiu unha rápida integración nos fluxos de traballo diarios.