Empresa Mineira
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), unha empresa líder en explotación mineira con sede en Papúa Nova Guinea, está na vangarda da extracción de recursos.

Con unha presenza integral e un forte compromiso coa excelencia, KMHL consolidouse como un actor significativo na industria mineira. A través dunha visión clara, innovacións estratéxicas e unha xestión sostible, KMHL é pioneiro na creación de valor para os seus stakeholders e a rexión.

Posición inicial e desafíos

Como moitas empresas na industria mineira, KMHL enfrontouse a desafíos na xestión e organización de documentos e papeis importantes nas operacións comerciais diarias.

A alta complexidade e o volume da documentación, desde procedementos de aprobación ata protocolos operativos e requisitos ambientais, fixeron indispensable unha xestión eficiente dos documentos.

Ante este contexto, KMHL buscou un sistema de xestión documental que non só centralizase os documentos, senón que tamén facilitase a colaboración entre diferentes departamentos e localizacións, garantindo ao mesmo tempo seguridade e protección de datos e apoiando o cumprimento das normativas legais.

Por que KMHL escolleu PaperOffice DMS

Despois dunha revisión exhaustiva de varios sistemas de xestión documental, KMHL escolleu PaperOffice DMS. O sistema foi elixido porque permitiu á compañía facer cambios mínimos nos seus fluxos de traballo existentes, ao mesmo tempo que cumpría cos seus requisitos.

"Decidímonos por PaperOffice DMS xa que o investimento está en liña cos obxectivos da nosa empresa, a saber, mellorar a eficiencia, aumentar a seguridade documental e aproveitar a transformación dixital. Ademais, os custos son extremadamente atractivos en comparación con outros provedores,"

lembra Loi Joseph, IT Manager de Kumul Minerals Holdings Limited.

A análise financeira realizada polo equipo de TI demostrou que PaperOffice DMS é rendible e satisfai as necesidades de KMHL.

Para iso, examináronse tres sistemas potenciais de xestión documental, para os que se recolleron ofertas das respectivas empresas: PaperOffice, Docuware e M-Files.

Implementación

Para o inicio da implementación, inicialmente equipáronse 80 postos de traballo co sistema de xestión documental, escollendo como base de datos un NAS de Synology.

Este grupo inicial formou o punto de partida para a implementación do sistema, mentres que se ían integrando gradualmente máis postos de traballo.

Dous meses despois da adxudicación do contrato completouse a migración dos datos existentes, e un mes despois comezouse exitosamente a operación de produción, aceptando a solución de arquivo de Kumul.

A implementación realizouse sen problemas, e os empregados foron formados con éxito.

Mediante formacións personalizadas, talleres interactivos e exemplos prácticos de aplicación, todos os empregados puideron coñecer todas as funcións do sistema e utilizalas de forma óptima. Ademais, proporcionáronse materiais de formación para que os empregados puidesen consultar despois de finalizada a formación.

Isto permitiu unha transición sen problemas ao uso do novo sistema e garantiu unha rápida integración nos fluxos de traballo diarios.

Resultado final

A implementación de PaperOffice DMS permitiu a KMHL mellorar a xestión documentaria.

A empresa quedou impresionada coa adaptabilidade da interface de usuario, coa mellora na procura de documentos e co control das versións dos documentos.

A introdución do novo sistema decorreu sen problemas, e KMHL recomendou PaperOffice DMS a quen precisase unha solución para a xestión documentaria.

En xeral, a experiencia de KMHL con PaperOffice DMS foi moi satisfactoria e superou as súas expectativas.