Automatización de procesos de negocio na administración pública e autoridades
O DMS de PaperOffice para institucións e autoridades públicas permite o manexo eficiente de calquera tipo de documento, así como a rápida tramitación de consultas e é o requisito previo para a eficiencia e o éxito dentro da administración.
Conseio práctico
Documentos escritos, contratos, borradores, investigación, opinións de expertos e moito máis son substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización e así optimizar todos os procesos de traballo ao máximo.Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
Dixitalización na administración pública e nas administracións públicas
Desde a oficina tributaria ata o KITA, o goberno local, as autoridades ou o transporte público ao departamento de mantemento de estradas.
As institucións oficiais e públicas están conectando e estabilizando estruturas en municipios, cidades, distritos e tamén estados federais, ata a República Federal de Alemaña como comunidade política.
Os documentos e os datos son creados en moitos departamentos da autoridade. Esta é a importancia que se producen cada día:
Escritos, contratos, borradores, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo, senón que moitos documentos tamén chegan por correo electrónico.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
Ademais, cada documento clasifícase segundo o seu tipo e pode ser asignado a persoas e obxectos, aos que se pode acceder en go, independentemente do dispositivo. Así, ten toda a información e documentos sobre toda a información claramente nun só lugar, a saber, a súa base de datos.
Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
Para resolver moitos problemas administrativos existentes na xestión de propiedades, debe implementarse o sistema de xestión de documentos PaperOffice.
Deste xeito, o traballo diario pode ser simplificado, optimizado e mellorado coa axuda da dixitalización. O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Tamén pode beneficiarse de tarefas administrativas dixitais e manter un ollo na correspondencia oficial que se pon en reenviación ou asignado aos empregados por asignación de tarefas.
Toda a información dispoñible de inmediato
Un bo software de xestión de documentos non pode tomar decisións políticas, pero pode ser de gran axuda en moitos ámbitos da administración pública en varios procesos, porque a gran maioría dos chamados arquivos administrativos non teñen prioridade soberana.
Ademais, os documentos dixitais non teñen que substituír os orixinais, pero facilitan o traballo.
Con PaperOffice DMS, os documentos poden ser dixitalizados en moitas autoridades e institucións públicas e arquivados centralmente de tal forma que o acceso pode facerse desde calquera ordenador sen ter que ir ao arquivo ou primeiro investigar cal / o seu colega está a procesar o ficheiro.
PaperOffice DMS non só dixitaliza documentos analóxicos, o software de xestión de documentos garda cada cambio no documento en orde cronolóxica. O orixinal non se ve afectado. A función de fluxo de traballo pode usarse, por exemplo, para asignar certas actividades durante o traballo do proxecto e cada empregado mantén unha visión xeral do estado actual.
Ao mesmo tempo, pódense presentar ideas ou suxestións sen necesidade de convocar reunións cada vez. Os documentos arquivados poden ser buscados por palabras clave ou a data ou números de referencia e os modelos automatizados poden ser creados pola IA en PaperOffice DMS.
Os posibles usos para o DMS de PaperOffice dan lugar aos distintos niveis de administración oficial e pública, por exemplo en:
- Escolas
- Xardíns de infancia
- Bibliotecas
- Universidades
- Hospitais
- Administracións municipais
- Oficinas Tributarias
- Enfermería
Por suposto, grazas ao sofisticado almacenamento de datos con cifrado de 1024 bits, así como formato interno especial e o firewall, mantense a seguridade de acordo co GDPR. O DMS de PaperOffice tamén impresiona coa súa facilidade de aprendizaxe, a capacidade de configurar ata 800 terminais ligados e unha moi boa relación prezo-rendemento.
Ese é o PaperOffice DMS, un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia por correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores en institucións e autoridades públicas son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
Optimización de procesos de negocio grazas a PaperOffice DMS
Grazas á IA integrada, as regras automáticas son activadas. Esta IA clasifica automaticamente os documentos en cartafoles como "Factura" e "Contrato", almacena as palabras clave correspondentes e desencadea o fluxo de traballo dixital almacenado para o tipo de documento respectivo.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.
A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relacionados con impostos como o número de documento, a data, o importe neto, o imposto e o importe bruto. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
A tramitación dixital é unha base esencial para garantir a alta calidade dos servizos municipais no futuro.
As institucións públicas e as autoridades teñen que tramitar documentos para todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.
PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que as autoridades e institucións públicas necesitan, como:
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
As extensas funcións de fluxo de traballo de PaperOffice son moi interesantes para as autoridades e as administracións públicas. Os contidos das reunións do proxecto son gravados e poden ser complementados polos participantes en calquera momento, todo na pantalla e desde diferentes localizacións. O arquivo a proba de auditoría está garantido en todo momento, así como a optimización de procesos organizativos.
PaperOffice soporta isto cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
As institucións e autoridades públicas benefícianse da xestión dixital de documentos
O sistema de xestión de documentos permite a creación separada de bases de datos para cada área individual e pode crear ligazóns ao mesmo tempo. Os documentos analóxicos, como as facturas de artesáns presentados, son escaneados con PaperOffice DMS e gardados tanto como foto como como texto convertido usando software OCR. Todos os datos existentes, por exemplo nun inquilino, poden ser mostrados de forma clara e inequívoca, polo que non se deben levar arquivos para citas fóra de casa. A xestión de bases de datos controlada por AI crea modelos a partir de datos mestres ou listas estatisticamente usables segundo sexa necesario.
Ao mesmo tempo, mantense a protección de datos necesaria a través da xestión de contrasinais xerárquicas e cifrado de 1024 bits.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
O DMS de PaperOffice non só é extenso nas súas funcións, senón tamén fácil de aprender, guiado por video tutoriales, senón tamén por consellos e formación individuais se o desexa. Todo isto a unha boa relación prezo-performance.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización na administración pública e nas administracións públicas":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
O DMS de Papel apoia as autoridades e administracións públicas e ofrece interfaces apropiadas con outros programas, conexións API e pode ampliarse en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.