Automatización de procesos de negocio en loxística e reenvío
O DMS de PaperOffice para a loxística e o reenvío de mercadorías permite un fluxo suave de información entre departamentos grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Os documentos escritos, os contratos, os borradores, a investigación, os albaráns de entrega e moito máis son substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización e optimizan ao máximo todos os procesos de traballo.A IA integrada permite que os procesos de negocio sexan en gran parte automatizados, acelerando os seus procesos e aumentando o éxito e satisfacción.
Dixitalización en loxística e reenvío
As cadeas de subministración mundiais cada vez máis crecentes están a presentar loxística e transporte de mercadorías con novos retos. A localización e dispoñibilidade independente do tempo de todos os datos e documentos importantes é de importancia crucial na industria do transporte e a loxística, que non só afecta o tempo, senón tamén financeiramente.
Facturas, contratos, pedidos, albaráns de entrega e moito máis - todos os documentos deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda, independentemente da localización. Polo tanto, as empresas destas industrias son as que se benefician significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado.
Un gran número de documentos son xerados todos os días na industria loxística. Unha gran parte dos documentos, como os albaráns de entrega e os documentos de envío, aínda se crean en papel, pero o procesamento manual destes documentos é moi lento, o que á súa vez causa custos innecesarios e ás veces corre incorrectamente.
Co fin de facer que a información contida nela sexa accesible e preparala para posteriores procesos automatizados, estes documentos en papel deberán ser dixitalizados e o contido lido e posto a disposición.
É especialmente importante para a industria loxística que se cumpran os prazos e se tomen medidas legais para almacenar documentos. Para resolver moitos problemas administrativos existentes na industria loxística e de reenvío, o sistema de xestión de documentos PaperOffice debe ser implementado.
Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
¿Ata que punto é importante o sector loxístico e loxístico?
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos, notas de entrega xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.
O sistema de xestión de documentos debe cubrir as seguintes funcións importantes na industria de reenvío e loxística:
Comprensión de relacións importantes grazas a cartafoles dixitais e cartafoles de documentos
Ao editar documentos manualmente, pódense perder rapidamente relacións importantes como notas e anotacións. Polo tanto, é case imposible entender a conexión despois. Unha vez que se poden rastrexar as relacións, desenvólvense procesos duplicados, que consumen tempo e custosos.
Grazas á implementación de PaperOffice na súa empresa de loxística, resúmense loxicamente documentos, información sobre eles e procesos. Os cartafoles dixitais conteñen propiedades descritivas, teñen unha estrutura interna predeterminada ou esquema, e proporcionan a capacidade de definir permisos para a protección de datos. Notas virtuais, anotacións e tarefas aseguran que xa non se perda información importante sobre procesos.
Filtro automático
O escaneo manual de documentos é un proceso particularmente lento e propenso a erros. Despois de que as empresas de reenvío de mercadorías entregaron unha pila de documentos, comeza o traballo real: cal é o xeito máis doado de gravar e asignar documentos que están en papel?
Grazas á función de escáner integrado e recoñecemento de código QR, as empresas de reenvío e loxística poden colocar toda unha pila de notas de entrega e outros documentos no escáner - PaperOffice recoñece a presentación de destino ben baseado no contacto recoñecido, o modelo de documentos ensinado ou almacenando información de códigos QR.
Deste xeito, os lotes enteiros de documentos poden automatizarse nunha soa vez e procesarse gradualmente cun modo integrado de aprendizaxe ou doutro xeito, como se desexe, sen case recursos humanos.
Gestión de documentos orientadas a procesos
A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.
Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require aprobación dixital, senón que tamén desencadean automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.
Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.
O software de xestión de documentos como PaperOffice DMS é o máis adecuado para estas tarefas. Porque é un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
A tramitación dixital é unha base esencial para garantir a alta calidade dos servizos municipais no futuro.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.
A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
PaperOffice arquiva todos os documentos xerados en loxística e reenvío e toda a información relevante de acordo coa lei e de forma a proba de auditoría
O DMS de PaperOffice, en conexión cun NAS (Network Attached Storage), permite a construción dunha intranet moi segura para a comunicación interna e a transmisión de datos. Isto crea unha dobre seguridade contra os ataques desde o exterior. Primeiro o firewall do sistema operativo e, en segundo lugar, o cifrado do DMS de PaperOffice. Ao mesmo tempo, esta é configurada unha nube separada a través da NAS, independente de provedores de terceiros.
A extensa función de fluxo de traballo do DMS de PaperOffice fai que a comunicación interna sexa moito máis fácil. O termo interno tamén inclúe sucursais ou lugares estranxeiros. No caso do traballo relacionado co proxecto, por exemplo, o estado actual sempre se mostra e ao mesmo tempo a historia.
Por suposto, tamén se inclúe un calendario relacionado co equipo e privado, no que se inscribn prazos e eventos relacionados co tempo.
O recoñecemento do documento equipado cunha IA organiza automaticamente todos os documentos para gardar no cartafol correcto e crea tanto un índice de palabras clave como un historial de cambios. O motor de busca interno de PaperOffice DMS atopa cada documento en fraccións de segundo.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
As empresas de loxística e reenvío de mercadorías teñen que procesar documentos para todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.
O DMS de PaperOffice é o software correcto porque vén con todo o que necesitas, por exemplo:
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. PaperOffice DMS acelera a comunicación no comercio e produción con provedores e clientes.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.
As empresas de loxística e reenvío benefícianse da xestión de documentos dixitais
Con PaperOffice DMS, con todo, hai moitas máis posibilidades para empresas de loxística, así como para empresas con loxística ou almacenamento afiliados. Por exemplo, a xestión de inventarios, incluíndo un inventario de data permanente ou clave. As bases para o DMS de PaperOffice son contas de usuario ligadas na rede. O almacenamento de datos destas contas de usuario combínase na base de datos central. Os documentos poden ser controlados a través dunha IA con diferentes algoritmos, que poden ser usados para desencadear procesos automatizados.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
Experimenta como podes conectar o fluxo de información entre a produción e a administración dixitalizando e automatizando documentos e procesos de negocio.
O DMS de PaperOffice pode converterse na fonte de varios datos que desempeñan un papel especial no transporte. Por exemplo, as especificacións para o transporte aéreo ou o transporte marítimo. En definitiva, as interfaces correspondentesmente integradas permiten a conexión a outras solucións de software loxístico, condicionalmente tamén a "ATLAS", a tarifa automatizada e o sistema de compensación aduaneira local.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización en loxística e reenvío":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
O DMS de PaperOffice soporta a industria loxística e de reenvío e ofrece interfaces axeitadas a outro software, conexións API e pode ampliarse en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.