O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Dixitalización na industria da tecnoloxía dental - xestión de documentos exitosos para a industria dental


Lars R. Ludewig, propietario e director xerente de ViaCreative Zahntechnik GmbH

Conseio práctico

Industria
Tecnoloxía Dental / Laboratorio Dental / Industria Dental

Region
Leipzig, Alemaña

Departamentos
Contabilidade, Contabilidade

Posición de inicio

O laboratorio dental ViaCreative é unha segunda xeración de Mr. Lars-R. Empresa Ludewig-run en Leipzig. No laboratorio, os produtos de substitución de dentes son fabricados principalmente en nome de dentistas.

A gama de servizos da empresa é moi extensa e caracterízase polo uso de procesos e técnicas modernas. Por exemplo, unha produción CAD-CAM, a produción de dentes de alerxias ou superestruturas en implantes.

O DMS de Papel é usado en ViaCreative en Leipzig principalmente para o almacenamento de datos, buscas de documentos e a preparación de documentos para a transmisión á oficina tributaria.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Problemas e tarefas existentes

No laboratorio, varios técnicos dentais traballan en estacións de traballo diferentes equipadas con diferentes tarefas. Un segmento central común aquí é a gravación precisa de todos os traballos emprendidos, así como os procesos e materiais utilizados.

Dado que o traballo é case exclusivamente encargado por dentistas para pacientes, a documentación completa é tan importante como o almacenamento seguro dos datos ás veces sensibles.

Antes da decisión de usar o DMS de PaperOffice, os datos xerados durante o traballo diario foron gravados manualmente nun ficheiro analóxico, que se gardaba nun ficheiro colgante na oficina durante os procesos en curso e nunha sala de arquivos separada cando se completou o traballo. Para crear e enviar os documentos fiscais, os datos foron transferidos desde os ficheiros analóxicos ao formulario de DATEV electrónico por un empregado.

O tempo necesario para esta forma de traballo administrativo é moi elevado por unha banda e moi propenso a erros por outro. Ao mesmo tempo, a seguridade dos datos legalmente requirida só se dá nunha medida limitada.

O obxectivo da empresa era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso.

Contido

Por que ViaCreative escolleu PaperOffice DMS

Señor Lars-R. Debido aos desafíos existentes, Ludewig buscaba un sistema de xestión de documentos que permitise o almacenamento de datos seguro e adaptable, así como a fácil integración de todos os lugares de traballo na casa con software sen complicacións.

Ao mesmo tempo, o software debe ser caracterizado por unha boa relación custo-beneficio. Ademais do DMS de PaperOffice, Ludewig probou outros catro produtos de software doutras casas de sistemas e inicialmente examinou varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos.

O feito de que PaperOffice fose finalmente utilizado como xestión de documentos en Via Creative decidiuse polas seguintes razóns:

1. Almacenamento e dispoñibilidade de datos. Acceso central e fácil a todos os documentos relevantes e á posibilidade de que varias partes colaboren no mesmo documento.

Un almacén interno e central ao que poden acceder todos os empregados. Os datos non deben ser almacenados nunha nube de terceiros ou nun ordenador dun só usuario.

A solución: Unha base de datos foi creada no NAS, Network Attached Storage, por Synology na práctica. Esta base de datos integrouse en PaperOffice DMS e todos os datos foron gardados por Vía Creative. Isto satisfai completamente os requisitos legais para a copia de seguridade de datos. O Sr. Ludewig estaba moi satisfeito coa solución sen unha nube externa e, polo tanto, sen provedores de terceiros, que poden ser obxecto de intervención do goberno e aumentar o risco de ataques de hackers.

Un almacenamento central ao que poden acceder todos os empregados cos dereitos de usuario adecuados.

Señor Lars-R. Ludewig decatouse cedo de que non había maneira de dixitalizar na súa práctica.

"Ter que buscar manualmente e atopar cartafoles, facturas, albaráns de entrega, estado do contrato e outros papeis importantes, que leva moito tempo, é unha función de busca moi precisa en PaperOffice finalmente unha cousa do pasado..."

2.- Valor do diñeiro. O software debe ter unha boa relación prezo-rendemento.

A solución: PaperOffice DMS ofrécese en diferentes modelos de prezos que permiten aos usuarios tomar a forma máis vantaxosa para eles.

Deste xeito, ViaCreative foi capaz de evitar un excesivo compromiso de capital e aínda conta cun orzamento correspondentemente grande para as compras de material e tecnoloxía necesarias, que son moi caras, especialmente en tecnoloxía dental.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3.- Fácil de manexar. O software debe esixir o menor adestramento posible e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.

A solución: Basicamente, o DMS de PaperOffice está moi estruturado e ten unha interface gráfica que guía o usuario paso a paso. Ademais, hai tutoriais e vídeos adicionais para todas as funcións que se poden chamar directamente para o apoio.

Deste xeito, os consultores externos poden evitarse. Por suposto, o DMS de PaperOffice tamén ofrece formación individual para os módulos, se o desexa. Segundo as experiencias dos empregados de ViaCreative, con todo, PaperOffice é en gran parte autoexplicativo.

Non hai "consultantes" externos e caros no sitio e ninguén ten que viaxar a calquera lugar para a formación. Todo o mundo pode definir o prazo para aprender a navegación do menú segundo sexa necesario e en termos de futuro, o DMS de PaperOffice está ben posicionado grazas á súa estrutura modular.

"PaperOffice non só nos impresionou cos seus gráficos, entre outras cousas porque ten moi bos video tutoriales para temas individuais. Deste xeito, fomos capaces de adestrarnos de forma independente e cando sexa necesario".

4. Recuperación e aforro de tempo. Buscouse un xeito máis sinxelo de dixitalizar os documentos analóxicos e atopalos de novo cando fose necesario.

A solución: O segmento central do DMS de PaperOffice é a dixitalización de documentos analóxicos. Todo o que precisa é un escáner cunha interface para o ordenador e PaperOffice DMS. Os documentos non son escaneados. Son convertidos en texto editable por software OCR integrado e gardados automaticamente correctamente.

Grazas á función de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o contido desexado pode ser extraído de forma dirixida e almacenado con palabras clave de forma totalmente automatizada.

Grazas ás expresións regulares (REGEX), o contido do documento pode ser lido e almacenado automaticamente como información do documento.

Para obter resultados cronolóxicos super rápido para os estados financeiros anuais e inventarios para determinar o prezo de compra máis barato para cada elemento individual. O que antes tardaba, agora pódese facer en horas.

Lista de problemas resoltos por PaperOffice DMS

  • Busca e navegación constante para documentos específicos
  • Non máis papel e papel
  • Non máis arquivos
  • Redución dos custos de traballo e almacenamento
  • Non máis movemento para novos arquivos e arquivos cada mes de xaneiro
  • Rediste de datos triplo

Señor Lars-R. Ludewig explica:

"Calquera persoa que se involucre con todo o tema do DMS será recompensada con moito aforro de tempo. Entusiasmo, inclinarse e saber que todo é seguro e fácil para todos.
Os principais programadores implementan peticións de forma brillante e ás veces a velocidade récord e implementalas a través de actualizacións. "Recomendamos de forma automática e entusiasta"

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Lista superior de características principais que fan que o DMS de PaperOffice sexa mellor que todos os outros

  • Adaptación rápida ás necesidades individuais do cliente a través de actualizacións
  • Contacto directo cos desenvolvedores
  • Integridade nas lixeira para o almacenamento de datos no seu propio servidor on-site. O usuario debe decidir sobre o alcance da aplicación.
  • Buscar palabras clave, partes específicas, palabras, etc. para obter rapidamente datos relevantes presentados

Señor Lars-R. Ludewig destaca:

"En moitos cartafoles, sen un sistema ERP, para contabilidade complexa ou para inventarios con determinacións de prezos de determinados artigos ou números de pedidos durante un determinado tempo con determinación de cantidade total, nunca quere prescindir de PaperOffice de novo."

Como se integra o DMS de Papel?

O Sr. Ludewig tamén se entusiástico co compromiso do equipo de PaperOffice DMS na implementación dos axustes aos requisitos para a administración de ViaCreative.

El e o seu equipo estaban igual de satisfeitos coa interface gráfica do DMS de PaperOffice. Isto demostra que o desenvolvemento de PaperOffice ten en conta a percepción normal das persoas, o que dá prioridade ás imaxes e cores, sen parecer lúdico. Isto aplícase igualmente aos tutoriais e vídeos creados por PaperOffice para certos segmentos do software de xestión de documentos.

"Ter que buscar manualmente e atopar cartafoles, facturas, albaráns de entrega, estado do contrato e outros papeis importantes, que leva moito tempo, é unha función de busca moi precisa en PaperOffice é finalmente unha cousa do pasado."

No transcurso do cambio, o arquivo analóxico de ViaCreative foi e está sendo escaneado e lido directamente a través do software OCR integrado en PaperOffice DMS. Grazas ao uso de expresións regulares, que son xeradas polos empregados de PaperOffice, todos os documentos analóxicos entrantes poden ser lidos facilmente e de forma específica do cliente.

Toda a información en todos os formatos de datos pode ser chamada en fraccións de segundo a través do motor de busca interno e un índice automático.

Señor Lars-R. Ao comezo da introdución, Ludewig recomenda:

Enfoque lento, experimento primeiro, non transición difícil para o prazo, descubrir que estrutura do cartafol nos convén. Establecemento da estrutura básica, primeira presentación, elaboración de categorías segundo o que se arquiva e marca, todo en paz para chegar xuntos ao equipo".

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Resumo da experiencia

PaperOffice DMS cumpriu todos os criterios necesarios e hoxe mapea o fluxo completo de documentos dixitais na práctica.

Polo momento, todos os documentos de factura rexístranse con escáneres de alto rendemento, Paper-Office recoñece automaticamente os datos de contacto e almacena os documentos de acordo no arquivo electrónico.

Os empregados poden acceder aos documentos a través dunha interface de usuario simple e introducir varios termos de busca - unha busca de texto completo tamén está dispoñible.

Grazas ao uso consistente do DMS, ViaCreative foi capaz de reducir significativamente o tempo de tramitación necesario para as facturas, eo número de contas pendentes diminuíu significativamente ao mesmo tempo.

O Sr. Denis K. de "Contabilidade e Contabilidade" destaca:

"A clasificación, as buscas detalladas, a compilación de paquetes de datos para a cooperación co consultor fiscal xa non son comparables ás do pasado. Traballo manual moi complexo con toneladas de papel e cartafoles. Todo se combina nun só lugar en calquera momento.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Tecnoloxía Dental / Laboratorio Dental ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Que consellos darías aos futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca é demasiado cedo nin demasiado tarde para tratar o tema da dixitalización.

O máis importante é ter unha idea do software, pero tamén da propia empresa. Era importante que non nos sentísemos obrigados a comprar o software ou rexistrarnos para calquera servizo e paquetes de soporte.

Mesmo antes de adquirir PaperOffice DMS, falamos con todos os departamentos da empresa e nunca se sentiu mal tratado. Pola contra, PaperOffice ten un equipo agradable, cortés e competente.

Para nós, como empresa industrial, os procesos son cada vez máis complicados e implican moita burocracia. Polo tanto, a confianza no sistema e no software era moi importante. Por suposto, tamén era moi importante que o software fose fácil de entender.

A quen lle recomendarías o papel?

Recomendamos PaperOffice a todas as outras empresas que queiran dixitalizar e automatizar. Quen o queira fácil, non necesita unha solución completa con contabilidade automática, caixa rexistradora, etc., que non quere máis staplers e buscas constantes.

Que é o que máis che gusta de PaperOffice?

Estamos moi satisfeitos con todo.

Conclusión

PaperOffice é un sistema de xestión de documentos lixeiro pero potente.

Funcións que parecen sen sentido ao principio, como a lectura automática do contido do documento, resultan ser as funcións máis importantes que xa non se queren perder.

"Calquera persoa que se involucre con todo o tema do DMS será recompensada con moito aforro de tempo. O entusiasmo, inclinándose cara atrás e sabendo que todo é seguro e fácil para todos, os desexos son implementados polos principais programadores, ás veces a velocidade récord, e implementados a través da actualización. Tempo de soporte gratuíto ao mes e usuario para seguir mellorando e aprendendo xuntos. Recoméndovolo de forma automática e entusiasta".

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Servizo eficiente de administración de sucesións con PaperOffice: integración exitosa e protexido contra os ataques de ransomware