Tecnoloxía Dental / Laboratorio Dental ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Posición de inicio

O laboratorio dental ViaCreative é unha segunda xeración de Mr. Lars-R. Empresa Ludewig-run en Leipzig. No laboratorio, os produtos de substitución de dentes son fabricados principalmente en nome de dentistas.

A gama de servizos da empresa é moi extensa e caracterízase polo uso de procesos e técnicas modernas. Por exemplo, unha produción CAD-CAM, a produción de dentes de alerxias ou superestruturas en implantes.

O DMS de Papel é usado en ViaCreative en Leipzig principalmente para o almacenamento de datos, buscas de documentos e a preparación de documentos para a transmisión á oficina tributaria.

Digitization brings many advantages

Problemas e tarefas existentes

No laboratorio, varios técnicos dentais traballan en estacións de traballo diferentes equipadas con diferentes tarefas. Un segmento central común aquí é a gravación precisa de todos os traballos emprendidos, así como os procesos e materiais utilizados.

Dado que o traballo é case exclusivamente encargado por dentistas para pacientes, a documentación completa é tan importante como o almacenamento seguro dos datos ás veces sensibles.

Antes da decisión de usar o DMS de PaperOffice, os datos xerados durante o traballo diario foron gravados manualmente nun ficheiro analóxico, que se gardaba nun ficheiro colgante na oficina durante os procesos en curso e nunha sala de arquivos separada cando se completou o traballo. Para crear e enviar os documentos fiscais, os datos foron transferidos desde os ficheiros analóxicos ao formulario de DATEV electrónico por un empregado.

O tempo necesario para esta forma de traballo administrativo é moi elevado por unha banda e moi propenso a erros por outro. Ao mesmo tempo, a seguridade dos datos legalmente requirida só se dá nunha medida limitada.

O obxectivo da empresa era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso.

Por que ViaCreative escolleu PaperOffice DMS

Señor Lars-R. Debido aos desafíos existentes, Ludewig buscaba un sistema de xestión de documentos que permitise o almacenamento de datos seguro e adaptable, así como a fácil integración de todos os lugares de traballo na casa con software sen complicacións.

Ao mesmo tempo, o software debe ser caracterizado por unha boa relación custo-beneficio. Ademais do DMS de PaperOffice, Ludewig probou outros catro produtos de software doutras casas de sistemas e inicialmente examinou varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos.

O feito de que PaperOffice fose finalmente utilizado como xestión de documentos en Via Creative decidiuse polas seguintes razóns:

1. Almacenamento e dispoñibilidade de datos. Acceso central e fácil a todos os documentos relevantes e á posibilidade de que varias partes colaboren no mesmo documento.

Un almacén interno e central ao que poden acceder todos os empregados. Os datos non deben ser almacenados nunha nube de terceiros ou nun ordenador dun só usuario.

Un almacenamento central ao que poden acceder todos os empregados cos dereitos de usuario adecuados.

Señor Lars-R. Ludewig decatouse cedo de que non había maneira de dixitalizar na súa práctica.

"Ter que buscar manualmente e atopar cartafoles, facturas, albaráns de entrega, estado do contrato e outros papeis importantes, que leva moito tempo, é unha función de busca moi precisa en PaperOffice finalmente unha cousa do pasado..."

2.- Valor do diñeiro. O software debe ter unha boa relación prezo-rendemento.

Deste xeito, ViaCreative foi capaz de evitar un excesivo compromiso de capital e aínda conta cun orzamento correspondentemente grande para as compras de material e tecnoloxía necesarias, que son moi caras, especialmente en tecnoloxía dental.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3.- Fácil de manexar. O software debe esixir o menor adestramento posible e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.

Deste xeito, os consultores externos poden evitarse. Por suposto, o DMS de PaperOffice tamén ofrece formación individual para os módulos, se o desexa. Segundo as experiencias dos empregados de ViaCreative, con todo, PaperOffice é en gran parte autoexplicativo.

Non hai "consultantes" externos e caros no sitio e ninguén ten que viaxar a calquera lugar para a formación. Todo o mundo pode definir o prazo para aprender a navegación do menú segundo sexa necesario e en termos de futuro, o DMS de PaperOffice está ben posicionado grazas á súa estrutura modular.

"PaperOffice non só nos impresionou cos seus gráficos, entre outras cousas porque ten moi bos video tutoriales para temas individuais. Deste xeito, fomos capaces de adestrarnos de forma independente e cando sexa necesario".

4. Recuperación e aforro de tempo. Buscouse un xeito máis sinxelo de dixitalizar os documentos analóxicos e atopalos de novo cando fose necesario.

Grazas á función de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o contido desexado pode ser extraído de forma dirixida e almacenado con palabras clave de forma totalmente automatizada.

Grazas ás expresións regulares (REGEX), o contido do documento pode ser lido e almacenado automaticamente como información do documento.

Para obter resultados cronolóxicos super rápido para os estados financeiros anuais e inventarios para determinar o prezo de compra máis barato para cada elemento individual. O que antes tardaba, agora pódese facer en horas.

Lista de problemas resoltos por PaperOffice DMS

• Busca e navegación constante para documentos específicos
• Non máis papel e papel
• Non máis arquivos
• Redución dos custos de traballo e almacenamento
• Non máis movemento para novos arquivos e arquivos cada mes de xaneiro
• Rediste de datos triplo

Señor Lars-R. Ludewig explica:

"Calquera persoa que se involucre con todo o tema do DMS será recompensada con moito aforro de tempo. Entusiasmo, inclinarse e saber que todo é seguro e fácil para todos.
Os principais programadores implementan peticións de forma brillante e ás veces a velocidade récord e implementalas a través de actualizacións. "Recomendamos de forma automática e entusiasta"

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Lista superior de características principais que fan que o DMS de PaperOffice sexa mellor que todos os outros

• Adaptación rápida ás necesidades individuais do cliente a través de actualizacións
• Contacto directo cos desenvolvedores
• Integridade nas lixeira para o almacenamento de datos no seu propio servidor on-site. O usuario debe decidir sobre o alcance da aplicación.
• Buscar palabras clave, partes específicas, palabras, etc. para obter rapidamente datos relevantes presentados

Señor Lars-R. Ludewig destaca:

"En moitos cartafoles, sen un sistema ERP, para contabilidade complexa ou para inventarios con determinacións de prezos de determinados artigos ou números de pedidos durante un determinado tempo con determinación de cantidade total, nunca quere prescindir de PaperOffice de novo."

Como se integra o DMS de Papel?

O Sr. Ludewig tamén se entusiástico co compromiso do equipo de PaperOffice DMS na implementación dos axustes aos requisitos para a administración de ViaCreative.

El e o seu equipo estaban igual de satisfeitos coa interface gráfica do DMS de PaperOffice. Isto demostra que o desenvolvemento de PaperOffice ten en conta a percepción normal das persoas, o que dá prioridade ás imaxes e cores, sen parecer lúdico. Isto aplícase igualmente aos tutoriais e vídeos creados por PaperOffice para certos segmentos do software de xestión de documentos.

"Ter que buscar manualmente e atopar cartafoles, facturas, albaráns de entrega, estado do contrato e outros papeis importantes, que leva moito tempo, é unha función de busca moi precisa en PaperOffice é finalmente unha cousa do pasado."

No transcurso do cambio, o arquivo analóxico de ViaCreative foi e está sendo escaneado e lido directamente a través do software OCR integrado en PaperOffice DMS. Grazas ao uso de expresións regulares, que son xeradas polos empregados de PaperOffice, todos os documentos analóxicos entrantes poden ser lidos facilmente e de forma específica do cliente.

Señor Lars-R. Ao comezo da introdución, Ludewig recomenda:

Enfoque lento, experimento primeiro, non transición difícil para o prazo, descubrir que estrutura do cartafol nos convén. Establecemento da estrutura básica, primeira presentación, elaboración de categorías segundo o que se arquiva e marca, todo en paz para chegar xuntos ao equipo".

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Resumo da experiencia

PaperOffice DMS cumpriu todos os criterios necesarios e hoxe mapea o fluxo completo de documentos dixitais na práctica.

Polo momento, todos os documentos de factura rexístranse con escáneres de alto rendemento, Paper-Office recoñece automaticamente os datos de contacto e almacena os documentos de acordo no arquivo electrónico.

Os empregados poden acceder aos documentos a través dunha interface de usuario simple e introducir varios termos de busca - unha busca de texto completo tamén está dispoñible.

Grazas ao uso consistente do DMS, ViaCreative foi capaz de reducir significativamente o tempo de tramitación necesario para as facturas, eo número de contas pendentes diminuíu significativamente ao mesmo tempo.

O Sr. Denis K. de "Contabilidade e Contabilidade" destaca:

"A clasificación, as buscas detalladas, a compilación de paquetes de datos para a cooperación co consultor fiscal xa non son comparables ás do pasado. Traballo manual moi complexo con toneladas de papel e cartafoles. Todo se combina nun só lugar en calquera momento.