Automatización de procesos de negocio en empresas de atención auditiva
O DMS de PaperOffice para empresas de axuda auditiva permite o manexo eficiente de calquera tipo de documento, así como a rápida tramitación de consultas e é o requisito previo para a eficiencia e o éxito dentro da administración.
Conseio práctico
Documentos escritos, contratos, borradores, investigación, opinións de expertos e moito máis son substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización e así optimizar todos os procesos de traballo ao máximo.Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
Dixitalización para empresas de atención auditiva
Como empresa na industria de coidados auditivos, ten unha morea de documentos importantes para xestionar:
Facturas, documentación, correspondencia, ofertas, follas de reparación, tarxetas sanitarias e moito máis. Polo tanto, os profesionais de atención auditiva son os que se benefician significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado.
Así é como os profesionais da atención auditiva acumulan documentos importantes a diario. Todos estes deben ser combinados co cliente correcto, axencia ou fabricante de dispositivos.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
Ademais, cada documento clasifícase segundo o seu tipo e pode ser asignado a persoas e fabricantes de dispositivos, aos que pode acceder en marcha, independentemente do dispositivo. Entón, ten toda a información e documentos sobre todas as axudas auditivas claramente nun só lugar, a saber, a súa base de datos.
É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos. O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.
Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como facturas, contratos, informes de vendas, enquisas, avaliacións, arrendamentos ou outras letras xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Tamén pode beneficiarse de tarefas administrativas dixitais, selos dixitais e notas pegañentas e manter un ollo en todos os contratos de servizo, correspondencia oficial que se pon en reenvío ou asignado aos empregados por asignación de tarefas.
A seguridade está garantida en todo momento.
Toda a información dispoñible de inmediato
Con PaperOffice DMS, os documentos poden ser dixitalizados en moitas empresas acústicas de axuda auditiva e arquivados centralmente de tal xeito que se poden acceder desde calquera ordenador sen ter que ir ao arquivo ou investigar primeiro que un compañeiro que está a procesar documentos ou carpetas.
PaperOffice DMS non só dixitaliza documentos analóxicos, o software de xestión de documentos garda cada cambio no documento en orde cronolóxica. O orixinal non se ve afectado. A función de fluxo de traballo pode usarse, por exemplo, para asignar certas actividades durante o traballo do proxecto e cada empregado mantén unha visión xeral do estado actual.
Ao mesmo tempo, pódense presentar ideas ou suxestións sen necesidade de convocar reunións cada vez. Os documentos arquivados poden ser buscados por palabras clave ou a data ou números de referencia e os modelos automatizados poden ser creados pola IA en PaperOffice DMS.
É un número impresionante. Só 16 millóns de persoas en Alemaña sofren perda auditiva. A perda auditiva está bastante distribuída en case todos os grupos de idade de 30 a máis de 70 anos, e a perda auditiva é un problema crecente. Nos últimos 20 anos, o número de persoas con perda auditiva aumentou en torno ao 4%. Con todo, só a metade dos afectados usan unha axuda auditiva.
Calquera que use un adoita entrar en contacto cun oficio que non é ben coñecido, o profesional da atención auditiva, que aínda era un profesional de atención auditiva antes de 2017. Un oficio con tres anos de formación e a posibilidade de seguir adestrando para converterse en mestre artesán e a realización dun grao en tecnoloxía auditiva e audioloxía. Os acústicos auditivos ocúsanse da produción de audífonos e protección auditiva en forma de dispositivos otoplásticos, individualmente feitos a medida. O perfil de traballo dun acústico de axuda auditiva é comparable ao dun técnico dental.
Para os profesionais da atención auditiva, isto significa manter os seus datos de pacientes ou clientes actualizados. Ao mesmo tempo, son datos moi sensibles, porque moitas persoas con discapacidade auditiva ven isto como un defecto que o seu entorno persoal non debe experimentar. Por iso, a protección de datos é importante á hora de almacenar datos. Na maioría dos casos, os clientes de primeira vez están mediados por profesionais de atención auditiva de médicos de ENT que diagnosticaron perda auditiva, polo que o mantemento de datos tamén é de gran importancia aquí e un arquivo ben pensado, en última instancia, acelera o proceso de traballo.
O software de xestión de documentos como PaperOffice DMS é o máis adecuado para estas tarefas. Porque é un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
PaperOffice arquiva todos os documentos xerados na súa empresa de atención auditiva e toda a información relevante de acordo coa lei e de forma a proba de auditoría.
En primeiro lugar, Paperoffice DMS pode ser usado para converter un arquivo analóxico, quizais o sistema de ficheiros colgante tradicional, nun arquivo dixital. Este é un paso importante que non só acelera a administración na empresa, senón que tamén mellora a transmisión de datos do médico ENT e viceversa. Por exemplo, os datos enviados por correo electrónico poden ser lidos directamente e automaticamente transferidos ao ficheiro de cliente electrónico.
En PaperOffice DMS, os datos sensibles dos pacientes son cifrados e protexidos por contrasinal, polo que se pode configurar quen se permite ver cantos datos hai na empresa.
Chamando ao cartafol dereito tamén se fai moi rapidamente en PaperOffice DMS, co motor de busca interno gravando varios parámetros que se inclúen na busca. Se o número de cliente ou mesmo o nome xa non se coñece ou existe máis dunha vez, certas palabras clave poden limitar a busca ao resultado apropiado.
Grazas á IA integrada, as regras automáticas son activadas. Esta IA clasifica automaticamente os documentos en cartafoles como "Factura" e "Contrato", almacena as palabras clave correspondentes e desencadea o fluxo de traballo dixital almacenado para o tipo de documento respectivo.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.
A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
A tramitación dixital é unha base esencial para garantir a alta calidade dos servizos municipais no futuro.
O feito de que a acústica de axuda auditiva non estea nos beizos de todos e desde logo non nos oídos de todos é porque só hai 6.600 empresas deste tipo en Alemaña. Máis do 1% de todas as empresas de artesanía en Alemaña.
Con todo, a súa clientela inclúe preto de 8 millóns de persoas, polo que o arquivo medio de clientes dun profesional de atención auditiva inclúe máis de 1200 persoas. Hai que rexistrar moitos datos diferentes para cada cliente, porque a audición é un asunto moi complexo, e os danos non só afectan o oído ou as orellas. Calquera que algunha vez tivo unha canle de orellas obstruída de cera de orella pode ter unha idea aproximada do que significa ser difícil de escoitar. As consecuencias poden ser:
- Esgotamento
- Dor de cabeza
- Estrés
- Depresión
- Mareos
- Trastornos do sono
Para remediar isto, os datos audiométricos rexístranse do paciente e en base a iso fabrícanse as axudas auditivas individuais. A desmeaça está suxeita a cambios. O grao de perda auditiva adoita aumentar coa idade, o que á súa vez fai necesario adaptar a axuda auditiva ás novas condicións. O oído tamén está suxeito a cambios anatómicos ao longo da vida debido á relaxación do tecido conectivo.
As empresas de acústica deben procesar documentos en todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.
PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que a industria de coidados auditivos necesita, como:
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
As extensas funcións de fluxo de traballo de PaperOffice son moi interesantes para as empresas de axuda auditiva. Os contidos das reunións do proxecto son gravados e poden ser complementados polos participantes en calquera momento, todo na pantalla e desde diferentes localizacións. O arquivo a proba de auditoría está garantido en todo momento, así como a optimización de procesos organizativos.
PaperOffice soporta isto cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
As empresas acústicas auditivas benefícianse da xestión de documentos dixitais
O sistema de xestión de documentos permite a creación separada de bases de datos para cada área individual e pode crear ligazóns ao mesmo tempo. Os documentos analóxicos, como as facturas presentadas, son escaneados con PaperOffice DMS e gardados tanto como foto como como texto convertido usando software OCR. Todos os datos existentes poden ser mostrados de forma clara e inequívoca, polo que non se deben levar arquivos para citas fóra de casa. A xestión de bases de datos controlada por AI crea modelos a partir de datos mestres ou listas estatisticamente usables segundo sexa necesario.
Ao mesmo tempo, mantense a protección de datos necesaria a través da xestión de contrasinais xerárquicas e cifrado de 1024 bits.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
O DMS de PaperOffice non só é extenso nas súas funcións, senón tamén fácil de aprender, guiado por video tutoriales, senón tamén por consellos e formación individuais se o desexa. Todo isto a unha boa relación prezo-performance.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización para empresas de axuda auditiva":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
PaperOffice DMS soporta empresas de axuda auditiva e ofrece interfaces apropiadas a outros programas, conexións API e pode ser ampliado en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.