Automatización de procesos de negocio no sector da construción
O DMS de PaperOffice para empresas de construción permite un fluxo suave de información entre departamentos grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Os documentos escritos, os contratos, os borradores, a investigación, os albaráns de entrega e moito máis son substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización e optimizan ao máximo todos os procesos de traballo.A IA integrada permite que os procesos de negocio sexan en gran parte automatizados, acelerando os seus procesos e aumentando o éxito e satisfacción.
Dixitalización no sector da construción
Empresas de construción, corporacións, promotores inmobiliarios, xestores de proxectos, enxeñeiros e desenvolvedores de proxectos benefícianse significativamente do uso de xestión de datos adecuada.
As empresas construtoras xeran diariamente documentos importantes: rexistros de construción, documentación fotográfica, recibos, facturas, debuxos, notas de entrega, breves e moito máis.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
A mellor solución é usar software de xestión de documentos ben pensado como PaperOffice DMS.
Na industria da construción, moitas veces hai procesos baseados en proxectos. En cada un destes proxectos, hai unha gran cantidade de información diferente, incluíndo arquivos e documentos, que poden ser xestionados centralmente por un DMS axeitado como PaperOffice.
PaperOffice DMS como solución para a industria da construción permítelle realizar unha busca de palabras clave en directo a través dos seus proxectos, datos de clientes e documentos. Grazas á integración de PaperOffice DMS na empresa de construción, pode puntuar sobre a competencia coa automatización dos seus procesos a través de fluxos de traballo dixitais, ou presentación automática de todos os documentos relacionados co proxecto, xestión de regras, adición de tarefas.
Como podo facer para o sector da construción?
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos, notas de entrega xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como a emisión de aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar de forma eficiente as tarefas asignadas e as persoas autorizadas poden aprobalas facilmente ou denegar a liberación.
Coa solución de software DMS de PaperOffice, non se perden máis documentos. Non importa onde esteas, podes acceder a documentos importantes en segundos.
Por suposto, sempre traballa cos nosos sistemas de acordo coa lei e totalmente a proba de auditoría.
Gestión de documentos orientadas a procesos
A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.
Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require liberación dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.
Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.
Ademais de toda unha gama de outras vantaxes, PaperOffice DMS é a ferramenta ideal para controlar as diferentes fases de construción.
Cada documento, desde a factura ata un paquete de parafusos desde a ferraxería ata os distintos planos de construción, pode gardarse na orde cronolóxica correcta e chamarse segundo sexa necesario.
A versión é importante aquí. Por exemplo, o plan de construción orixinal, o plan de construción modificado posteriormente, etc. A DMS de PaperOffice tamén permite o almacenamento de entradas manuscritas e fotografías do estado de construción. Con PaperOffice DMS, é posible unha documentación completa de todos os procesos e incidentes durante a construción. Desde a cerimonia de entrega ata a entrega das chaves. E todo isto cun mínimo esforzo.
O software de xestión de documentos como PaperOffice DMS é o máis adecuado para estas tarefas. Porque é un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de que necesite axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia por correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes e transparentes e facendo moito máis flexibles.
Porque non importa a forma que os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
O procesamento dixital é unha base esencial para garantir a alta calidade do servizo de todos os servizos no futuro.
A "lei de barras" foi unha das primeiras leis no sector da construción, e incontables máis foron seguidos ata hoxe. En realidade era unha vara de 5 m de longo, que na Idade Media se usaba para garantir as rúas e rúas un ancho mínimo de ao redor de 5 m, permitindo que un home camiñase polas rúas con esta vara sostida. Onde queira que fose demasiado estreito, o edificio que sobresaía demasiado lonxe na rúa tivo que ser demolido. Isto tiña menos que ver co tráfico nese momento e máis que ver co risco de incendio. Isto foi para evitar que as casas queimadas dun lado da rúa se estendesen ao outro lado.
Hoxe en día, a lei federal e estatal só comprende ao redor de 1.600 parágrafos. Ademais, están as normas e especificacións das asociacións profesionais para as propiedades materiais, o tipo de uso, como se van instalar os materiais e mesmo coa normativa comercial, que se permite construír e instalar o que. Probablemente só uns poucos países no mundo teñan un sistema de construción similar.
Para os contratistas, tanto civís como estruturais, isto significa consultar as especificacións pertinentes para cada traballo e significa realizar unha obra máis ou menos extensa cada vez. Non é raro que os construtores dean un paso máis e soliciten cambios que non estaban previstos no plan de construción orixinal. Ás veces hai unha nota manuscrita no plan do que hai que cambiar e como. Isto pode levar a unha reacción en cadea que afecta a todos os comercios e mesmo molesta a planificación material.
Como se pode facer un seguimento do caos de papel?
Por suposto, grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Porque PaperOffice arquiva todos os documentos xerados na industria da construción e toda a información relevante de acordo coa lei e de forma a proba de auditoría.
O DMS de PaperOffice, en conexión cun NAS (Network Attached Storage), permite a construción dunha intranet moi segura para a comunicación interna e a transmisión de datos. Isto crea unha dobre seguridade contra os ataques desde o exterior. Primeiro o firewall do sistema operativo e, en segundo lugar, o cifrado do DMS de PaperOffice. Ao mesmo tempo, esta é configurada unha nube separada a través da NAS, independente de provedores de terceiros.
A extensa función de fluxo de traballo do DMS de PaperOffice fai que a comunicación interna sexa moito máis fácil. O termo interno tamén inclúe sucursais ou lugares estranxeiros. No caso do traballo relacionado co proxecto, por exemplo, o estado actual sempre se mostra e ao mesmo tempo a historia.
Por suposto, tamén se inclúe un calendario relacionado co equipo e privado, no que se inscribn prazos e eventos relacionados co tempo.
O recoñecemento do documento equipado cunha IA organiza automaticamente todos os documentos para gardar no cartafol correcto e crea tanto un índice de palabras clave como un historial de cambios. O motor de busca interno de PaperOffice DMS atopa cada documento en fraccións de segundo.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.
A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
As empresas do sector da construción teñen que procesar documentos para todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.
O DMS de PaperOffice é o software correcto porque vén con todo o que necesitas, por exemplo:
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. PaperOffice DMS acelera a comunicación no comercio e produción con provedores e clientes.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.
Empresas do sector da construción benefícianse da xestión de documentos dixitais
Con PaperOffice DMS, con todo, hai moitas máis posibilidades para as empresas de construción. Por exemplo, a xestión de inventarios, incluíndo un inventario de data permanente ou clave. As bases para o DMS de PaperOffice son contas de usuario ligadas na rede. O almacenamento de datos destas contas de usuario combínase na base de datos central. Os documentos poden ser controlados a través dunha IA con diferentes algoritmos, que poden ser usados para desencadear procesos automatizados.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
PaperOffice DMS ten unha navegación de menú intelixente que está loxicamente estruturada e permite o funcionamento intuitivo en moitas áreas. Os video tutoriales dispoñibles gratuitamente en Internet proporcionan soporte adicional e, por suposto, os cursos de formación tamén se poden realizar directamente na sede da empresa do cliente se o desexa.
Ademais da documentación das fases de construción, PaperOffice DMS é igualmente adecuado para soportar tarefas loxísticas para a contratación de materiais. Grazas ás posibilidades de configurar bases de datos en PaperOffice DMS, a compra de material e o consumo de material poden ser monitorizados e asignados niveis de advertencia. A IA interna pode usarse para crear modelos que reaccione automaticamente se hai pescozos de botella ou escasezas, por exemplo se se colocan pedidos repetidos, aínda que a cantidade existente debería ser realmente suficiente. A función de fluxo de traballo pode ser utilizada para este fin, co que os empregados responsables da empresa poden comparar a execución das súas tarefas.
O DMS de PaperOffice pode acelerar un proxecto de construción, evitar decisións equivocadas e reducir custos. Quizais as empresas que construíron BER e aínda están construíndo Stuttgart21 simplemente carecían do software correcto, PaperOffice DMS.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización no sector da construción e da construción":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
PaperOffice DMS soporta a industria da construción e ofrece interfaces correspondentes a outro software, conexións API e pode ser ampliado en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.