O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Almacenamento de documentos certificado e cumprimento de GOBD

Con certificación e aprobación para os dous estándares de dixitalización máis altos do mundo, GOBD (antes GDPDU) e DSGVO (EU-GDPR), garantízase que estará no lado seguro con PaperOffice.

Destacados

100% GOBD a través da seguridade de revisión

Debido á seguridade de revisión na documentación do proceso, esta é rastrexábel e verificable en calquera momento, protexida contra a manipulación e a perda, co fin de cumprir cos requisitos de probas e revisións e manter a súa validez a longo prazo.

100% RGPD, sen almacenamento na nube

Almacenar os datos localmente sen almacenamento en nube simplifica a documentación do proceso, proporciona un maior control sobre o acceso á información e permite un acceso máis fácil ás versións anteriores, ademais de compartir de forma segura a documentación e a información cando se colabora con outros membros do equipo.

100% control de acceso

Grazas ao control de acceso do PaperOffice DMS, asegúrase de que só as persoas autorizadas a utilizar o sistema de xestión de documentos poidan acceder aos datos aos que están restrinxidos. Ademais, asegúrase de que os datos persoais non se poidan ler, copiar, modificar ou eliminar sen autorización durante o procesamento, uso e almacenamento.

Explicación legal do arquivo de documentos

Axudámoste a navegar pola selva legal, desvelamos medias verdades de marketing e explicámoste por que PaperOffice é a túa base de documentos perfecta para todas as necesidades legais.

Documentación procedural

O que precisas: Documentación procedural segundo GoBD

Documentación procedural de mostra para a substitución de escaneado, publicada pola Cámara Federal Alemá de Conselleiros Fiscais (BStBK) en colaboración coa Asociación Alemá de Conselleiros Fiscais (DStV).

Obriga a fornecer probas

Que di a documentación procedural?

Que todo funcionando segundo o plan

Coa axuda da documentación procedural, as empresas poden demostrar que a súa contabilidade soportada por tecnoloxía da información e o almacén de datos e documentos cumpren cos principios de regularidade definidos en GoBD.

Que podes proporcionar calquera documento a petición

O obxectivo é facer que a contabilidade e o arquivo de documentos na empresa sexan comprensibles e verificables nun prazo razoable para un experto, por exemplo, no transcurso dunha auditoría.

Con este fin, descrevé en detalle como se rexistran, reciben, dixitalizan, procesan, emiten e gardan as vales e os documentos. O usuario tributable da solución informática empregada, ou o propio emprendedor, é responsable da creación da documentación procedural.

Procesamento de documentación

Que se debe ter en conta na documentación procedural?

Debería estar dispoñible unha documentación de procedementos claramente estruturada para todos os sistemas informáticos. O contido, a estrutura e os resultados do proceso informático deberían ser obvios por completo e convincentes.
Para verificar a trazabilidade, é necesaria unha documentación exhaustiva e actualizada que rexistre todos os cambios do sistema e tecnolóxicos en termos de contido e tempo sen ningunha fenda.

A documentación proceural tamén debe mostrar como se capturan, procesan, emiten e almacenan os documentos electrónicos.
Unha descrición do procedemento de copia de seguridade dos datos, que está integrado en PaperOffice no caso da aplicación de base de datos local, tamén é unha parte importante dunha documentación de procedemento.

Unha documentación de procedemento describe o proceso organizativo e técnico previsto. Desde a orixe da información ata a indexación, o procesamento e o armacenamento, así como a recuperación inequívoca.

na parte segura

A solución: PaperOffice compatible con GOBD para o almacenamento de documentos

PaperOffice cumpre co GOBD mediante a certificación e proba de todos os requisitos do software cumprindo todas as normas requiridas.

Requisito1/6

PRINCIPIO DE TRAZABILIDADE E VERIFICABILIDADE (CAPÍTULO 3.1 DE GOBD)

Segundo a GoBD, o contribuínte está obrigado a garantir que o sistema informático estea protexido contra a perda (por exemplo, a incomprensibilidade) e protexido contra entradas e cambios non autorizados.

Requisito2/6

PRINCIPIOS DE VERACIDADE, CLAREZA E REGISTROS CONTINUOS COS SUXETOS INDIVIDUAIS (CAPÍTULO 3.2 DE GOBD)

Os compoñentes do servidor DMS están xeralmente suxeitos aos mesmos requisitos de seguridade que outros compoñentes de TI. Os temas relevantes son a supervisión e a seguridade dos datos.

Requisito3/6

COMPLETITUDE (CAPÍTULO 3.2.1 DE GOBD)

Como cuestión de principio, cada documento que se deba conservar debe ser rexistrado individualmente e con todos os seus compoñentes (completitude e completude dos baleiros).

Requisito4/6

CORRECCIÓN (CAPÍTULO GOBD 3.2.2)

Seguindo o principio de corrección, o DMS debe garantir que os documentos e datos a arquivar teñan o grao necesario de conformidade coa orixinal (en canto á imaxe ou ao contido).

Requisito5/6

ORDE (CAPÍTULO 3.2.4 GOBD)

Considérase que se cumpren de forma constante os principios dunha contabilidade ordeira cando se utiliza un DMS, se se pode garantir o cumprimento dos criterios de orde durante todo o período de retención.

Requisito6/6

INMUTABILIDADE (CAPÍTULO 3.2.5 DE GOBD)

A GoBD require que o procedemento de procesamento de datos utilizado debe ser deseñado de tal xeito que toda a información que entrou no procedemento de procesamento non se poida suprimir ou sobreescribir, eliminar, cambiar ou falsificar sen ser identificado (capítulo 3.1 de GoBD; 58-60).

Preguntas frecuentes
Quen axuda coa documentación de procesos?

Se tes plenamente convencido dos teus propios procesos, probablemente poidas prescindir dun asesor fiscal. Con todo, recomendamos buscar axuda dun asesor fiscal antecipadamente ou polo menos unha vez durante a elaboración da documentación do proceso. Pola nosa propia experiencia, sempre é aconsellábel e útil falar abertamente co órgano de auditoría, porque a pesar de todas as especificacións e estándares, ao final é o auditor quen decide.

Quen aproba a documentación do proceso?

Aviso sobre medias verdades en marketing: non se aceptan certificados de ningún tipo nin de ningún emisor polas autoridades fiscais! No caso de necesidade, o único que importa é a presentación da documentación procedimental segundo os GoBD e se todo realmente coincide é decidido polo organismo de auditoría, por exemplo, os seus auditores fiscais ou a oficina de impostos.

Por que non é suficiente só o PaperOffice?

Explicado brevemente e de forma concisa: Se, por exemplo, arquivou unha factura en PaperOffice de forma legalmente segura e proba de auditoría, a factura pode ser manipulada ou cambiada ANTES de ser escaneada. Pode que estea a gardar de forma proba de auditoría, pero o proceso global en si non é proba de auditoría e, polo tanto, non cumpre co GoBD.

Podo botar os documentos orixinais?

Os documentos con relevancia legal, como contratos, aínda deben ser gardados no seu formato orixinal. Resumindo: a administración tributaria acepta documentos electrónicos, pero nos tribunais só se admiten os orixinais en caso de litixio. Isto débese a que a autenticidade dunha sinatura só pode comprobarse en documentos orixinais. Recomendamos nunca botar a perda os documentos orixinais.

Por que podo eliminar documentos de PaperOffice?

Unha vez máis, hai a documentación do proceso. Porque tecnicamente é imposible excluír completamente a eliminación mentres os datos estean almacenados con vostede. Ao final, pode eliminar o rexistro vostede mesmo directamente da base de datos. Ou retirar o disco duro. Ou desfacerse do servidor. Ou facer explotar o edificio.

Como atopo recomendacións técnicas para DMS?

Bitkom desenvolveu unha lista de verificación GOBD en relación cos sistemas de xestión de documentos segundo a última versión de GOBD do 28/11/2019, que podes atopar aquí.

change me
Estrea

← Así é como a dixitalización ten éxito na empresa

PaperOffice Academy

Converteche nun num experto en 15 minutos.

Breve presentación de PaperOffice 2022.

change me
Novo

Xestión de documentos e almacenamento de datos en dispositivos NAS: Solucións eficientes para empresas e organizacións

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Cambio dixital no desenvolvemento de produtos - xestión de documentos exitosas

"Na industria, o tema da dixitalización é cada vez máis perceptible. Isto aplícase, por exemplo, ás nosas follas de datos técnicas, datos de clientes, cálculos ou os nosos plans, debuxos e configuracións. Despois da introdución do DMS de PaperOffice, o esforzo manual podería reducirse. Agora somos pioneiros na dixitalización nas empresas produtoras, a Industria 4.0.

D. Antonio Jesús Sánchez
Director e Enxeñeiro de Produto e Proceso de Butterfly Engineers S.L.