Dixitalización en provedores de servizos e distribuidores para dispositivos multifunción

Dixitalización en provedores de servizos e concesionarios para copiadoras

Os concesionarios especializados para a tecnoloxía de oficina, as solucións de impresión e os sistemas de oficina benefícianse significativamente do uso de xestión de datos adecuada.

A tendencia, así como a situación económica e a situación competitiva, avanzan cada vez máis cara á dixitalización de documentos en lugar de mantelos exclusivamente en papel.

Así é como a maioría dos concesionarios especializados para a tecnoloxía de oficina e as solucións de impresión xeran documentos importantes diariamente:

Escritos, contratos, notas de entrega, borradores, facturas de provedores e moito máis. Estes non só chegan por correo postal, senón que tamén chegan por correo electrónico.

Pero de ningún xeito cada factura do provedor ou cada albarán de entrega está dispoñible como arquivo desde o principio. En consecuencia, os escáneres fiables, de alta calidade e potentes e o uso da solución de xestión de documentos adecuadas son cruciais para a dixitalización exitosa.

É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos. O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.

A industria de tecnoloxía de oficina e sistemas de oficina é a que se beneficia do sistema de xestión de documentos PaperOffice en forma de solución para a área de dixitalización pero tamén como socio.

Porque que medio é mellor que un dispositivo multifuncional para transformar os seus documentos en papel de analóxico a dixital?

Cun DMS común, por exemplo, pódese arquivar o correo escaneado, pódense gardar correos electrónicos importantes e arquivar documentos. Ademais, diferentes usuarios poden acceder e traballar nestes documentos.

Paperless work through digital processes

Como ir sen papel?

PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo, leva a aforros de custos, como a eliminación de documentos en papel, e crea unha visión clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.

Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.

Coa solución de software DMS de PaperOffice, non se perden máis documentos. Non importa onde esteas, podes acceder a documentos importantes en segundos.

Por suposto, sempre traballa cos nosos sistemas de acordo coa lei e totalmente a proba de auditoría.

Os recibos, contas e documentos similares xa non teñen que ser enviados por correo entre os distritos da igrexa e as parroquias. O correo electrónico tamén se pode enviar de forma dixital. Isto aforra papel, custos para o almacenamento de datos adicionais e viaxes a arquivos. Os documentos poden ser proporcionados con palabras clave (editor, tema, estado, data, etc.) e, a continuación, atopar máis facilmente.

Gestión de documentos orientadas a procesos

A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.

Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.

Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require aprobación dixital, senón que tamén desencadean automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.

Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.

Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.

Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Hoxe en día, no século XXI, apenas quedan máquinas de copiar. A copiadora converteuse nun dispositivo multifuncional en empresas, administracións e fogares privados. Ademais da función de copiadora, os dispositivos son capaces de imprimir e fax, para converter o contido dixital directamente en forma analóxica a través da interface ao PC e tamén viceversa escaneando.

É precisamente nesta función que as copiadoras terán o maior potencial de uso agora, pero cada vez máis nun futuro próximo. O escaneo e a conversión de información analóxica a dixital.

Segundo unha enquisa de 3.500 empresas realizadas polo DIHK a partir de 2020, o seu grao de dixitalización é de media en torno ao 50%. Todas as empresas son conscientes das vantaxes que a dixitalización trae consigo. As empresas ven os principais problemas nas seguintes áreas:

• Complexidade dos sistemas e procesos ofrecidos
• Alto custo
• Riscos de seguridade
• Falta de tempo
• Ampla formación

Practicamente todas as empresas teñen polo menos o hardware básico, un dispositivo copiador ou multifuncional con escáner e un ou máis PCs. O que aínda se necesita é o software correcto e pódese atopar en PaperOffice DMS.

Con PaperOffice DMS, a navegación do menú é intuitiva e fácil de aprender. Os menús de axuda guíanche a través de cada aplicación e ao mesmo tempo están dispoñibles video tutoriales que explican certos procesos paso a paso. A formación off-site para os empregados non é necesaria, pero a formación pode realizarse directamente na empresa se o desexa.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS crea vantaxes claras para os distribuidores e provedores de servizos de dispositivos multifuncionais

PaperOffice DMS é o software correcto porque inclúe todo o que os distribuidores especializados necesitan para a tecnoloxía de oficina e solucións de impresión, como:

• Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR
• Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
• Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
• Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
• Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
• Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas

PaperOffice DMS ten unha relación prezo-performance moi vantaxosa e isto coa posibilidade de conectar ata 800 terminais (display workstations).

Todos os datos dixitais están cifrados en PaperOffice DMS con 1024 bits e o formato é convertido. Isto resulta en grandes obstáculos para hackers e espías que todos fallaron co DMS de PaperOffice ata agora. Ao mesmo tempo, un sistema de xestión de contrasinais xerárquico impide que todos teñan acceso a todo.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.

O procesamento de facturas dixitais tamén é unha vantaxe para moitos provedores de servizos e venda polo miúdo de sistemas de copia. As facturas entrantes poden ser automatizadas grazas a PaperOffice DMS e son reenviadas ao empregado responsable. O proceso de control e liberación a través da liberación dixital tamén pode ser manexado de forma rápida e eficiente a través do sistema.

Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu asesor fiscal ou viceversa.

Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. O DMS de PaperOffice acelera a comunicación.

Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.

Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).

Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.

PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.

Provedores de servizos e venda polo miúdo de sistemas multifunción benefícianse da xestión de documentos dixitais

O 38% das empresas enquisadas simplemente non ten tempo para dixitalizar os seus procesos. Recomendamos un procedemento que comece co proceso básico, o escaneo de documentos analóxicos ao mesmo tempo que se procesan. Deste xeito, o grupo de persoas que traballan coa copiadora todos os días tamén podería ser instruído, na medida do posible, para escanear o arquivo pouco a pouco.

Grazas ao recoñecemento automático de documentos con características consistentes, o DMS de PaperOffice sempre pode asignar todos os documentos escaneados á localización correcta de almacenamento na memoria dixital. Ten sentido comezar a escanear o arquivo coas entradas máis recentes para reducir aínda máis o tamaño do arquivo analóxico a medida que expiran os períodos de retención. Ademais, temos moitas guías sobre como conseguir unha oficina sen papel grazas ao escáner.

PaperOffice DMS é a interface entre o analóxico e o dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema a través do seu escáner e dixitalizalos, polo que os textos son convertidos en fontes usando OCR, que poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.

Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.

Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.

Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.

Entón, todo o que precisa é unha copiadora e DMS PaperOffice para acelerar a dixitalización operativa ou mesmo comezar. Un camiño que, sen dúbida, merece a pena.