Comunidade
Gestión de propiedad
El Guijo
D. Alejandro Campos, especialista en TI e director de proxectos na xestión inmobiliaria El Guijo
Posición de inicio
Como comunidade en xestión inmobiliaria, El Guijo ten unha morea de documentos importantes para xestionar: contratos de aluguer, contas de utilidade, arquivos de construción, rexistros de torneos, documentos de negocio, notificacións e moito máis.
Desafortunadamente, a xestión da propiedade ata agora non se beneficiou significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado, xa que non se atopou ningunha solución adecuada ata agora, aínda que os xestores de propiedades son os que se benefician significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado.
Para resolver moitos problemas administrativos existentes na xestión da propiedade, decidiuse implantar un sistema de xestión de documentos.
O obxectivo de El Guijo era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso de xestión da propiedade.
Cuestión existente
O propietario tiña que recoller documentos importantes diariamente. Todos eles tiñan que ser asignados á propiedade residencial dereita, propietario, inquilino, propietario. Pero o traballo diario na comunidade tamén se caracterizou por ineficiencias:
"Tiñamos custos de almacenamento evitables mediante a presentación de documentos en cartafoles. Ademais, a procura de documentos levaba moito tempo e moitas veces implicaba unha visita ao arquivo.
D. Alejandro Campos, especialista en TI da comunidade de El Guijo.
Así, a media global dos veciños supera en ocasións os 2.500 habitantes, con picos máis frecuentes nos períodos de verán e festivos. Como resultado, seis empregados como consultores e un xestor permanente na oficina, así como o persoal de xardinería e administrativo subcontratado non puideron facer fronte á sobrecarga de información.
Antes de implantar un sistema de xestión de documentos, todo o sistema estaba baseado en papel. Os documentos presentados polos propietarios, rexistros e probas de traballos de mantemento, as queixas foron entregadas á administración e logo almacenadas en masa en cartafoles.
No curso da dixitalización, os xestores inmobiliarios como El Guijo vense todos os días con innumerables consultas de aluguer, queixas e outras preocupacións agora tamén por correo electrónico enfrontadas. Con todo, esta inundación de correos electrónicos dificilmente pode ser tratada manualmente.
As consecuencias foron tempos de tramitación e ineficiencia na tramitación, recuperación e reenviación da documentación necesaria. En consecuencia, a comunidade foi en busca de xestión de documentos dixitais.
"Acabamos de avanzar e agora temos un punto de partida".
Alejandro Campos, especialista en TI, autónomo da comunidade de El Guijo buscaba unha solución a este e a todos os problemas de xestión da propiedade. Tamén se prevía dixitalizar todas as tarefas administrativas do municipio, que antes eran en gran parte análogas.
Por que o concello de El Guijo elixiu o DMS de PaperOffice
Os criterios de selección máis importantes foron a fiabilidade, a dispoñibilidade e a seguridade, xa que os documentos xestionados implicaban contido confidencial, como documentos persoais, así como facturas, que tiñan que ser protexidas contra o acceso non autorizado mediante autorizacións de acceso e niveis de liberación.
Varios provedores de nube ou solucións de código aberto non foron considerados debido á normativa de protección de datos no municipio, xa que non se puido garantir a seguridade dos datos persoais e a seguridade do investimento a longo prazo.
Dado que PaperOffice DMS non é unha aplicación na nube e almacena todos os datos nunha base de datos central, que agora está nun servidor dedicado, finalmente decidiuse probar o escenario requirido cunha proba.
"Xa na primeira cita con PaperOffice notas os 20 anos de experiencia de PaperOffice no campo da xestión de documentos".
PaperOffice supera todos os estándares de documentos e directrices legais, especialmente debido ao almacenamento de documentos altamente cifrado directamente no servidor dedicado e non nunha nube.
A necesidade de usar un sistema de xestión de documentos que teña un control de versións compatible e versión a proba de auditoría é máis clara que nunca.
Unha enorme razón para a decisión foi a accesibilidade e a competencia do apoio, xa que se fixeron moi malas experiencias con outros provedores no pasado.
En particular, para garantir a fiabilidade e para simular problemas reais, o soporte de PaperOffice foi contactado varias veces para avaliar se se cumpriron os prazos e cal era a calidade do soporte. Aquí PaperOffice está por diante de calquera outro fabricante.
Cambiar a automatización a través de PaperOffice. Obxectivos e horarios
Coa innovadora solución de xestión de documentos de PaperOffice, o concello de El Guijo decidiu automatizar a maior parte das tarefas e documentación diarias.
Así que decidiuse escanear os documentos que xa existían en papel e arquivalos dixitalmente en PaperOffice. Despois de que estes estean dispoñibles en formato dixital, outros procesos administrativos dentro da rede comunitaria tamén se poden resolver dixitalmente.
Iniciouse o proceso de optimización. A partir de agora, os documentos serán deseñados dixitalmente evitando o papel na medida do posible. Reunións, actas, correo entrante, facturas saíntes e notas creadas directamente en PaperOffice. As tarefas e os fluxos de traballo son implementados dixitalmente.
Co sistema de xestión de documentos, todas as probas importantes poden ser facilmente presentadas e, por suposto, compatibles con GDPR. Unha longa espera e o camiño para a oficina de correos foron eliminados.
A conversión foi moi ben desde a primeira presentación do software por parte de PaperOffice ata o funcionamento en curso:
"Mesmo despois da demostración do produto, estabamos absolutamente emocionados con PaperOffice. Inmediatamente vimos o valor engadido e case tres semanas despois, nunha reunión de propietarios, a resolución sobre o uso de PaperOffice na comunidade foi 100% votada.
Beneficios a través da dixitalización con PaperOffice
Mentres tanto, todos os contratos de aluguer dixitalizados, correspondencia, rexistros, plans, documentos de seguros, etc. almacénanse en PaperOffice. Este é un gran valor engadido para os nosos propietarios e inquilinos, di o Sr. Campos da administración de El Guijo. Esta é unha das razóns polas que o Sr. Campos é seguro:
"O futuro da industria inmobiliaria está na dixitalización".
Grazas á introdución da dixitalización do DMS de PaperOffice, a comunidade el Guijo xa puido:
- Aforrar tempo e recursos
- Simplificar o acceso ao documento
- Asegurar a dispoñibilidade de documentos para cada empregado autorizado
A dispoñibilidade agora máis fácil e rápida de datos e documentos cambia os procesos da comunidade de forma fundamentalmente e sustentable. O coñecemento administrativo organízase de forma transparente e dispoñible no momento oportuno.
"A seguridade dos datos, os fluxos de traballo automatizados, a dixitalización de documentos e a facilidade de integrar o DMS de PaperOffice nun ambiente administrativo entregado o que esta comunidade necesitaba para acelerar os procesos de papel e gañar espazo nas súas dependencias".
Cada un coas súas especificacións e especificidades, que en xeral inclúen o control e verificación de operacións administrativas, a eliminación do papel, a indexación de todo tipo de documentos relacionados con pedidos internos, automatización e metodoloxía, seguridade (GoBD, GDPR e protección de datos), optimización e seguimento de procesos, facilitando o envío de ficheiros aos usuarios (propietarios neste caso) e, Aforrar espazo en oficinas administrativas.
Este acordo de colaboración foi realizado debido á gran cantidade de rexistros e gravacións realizadas pola comunidade e para garantir que se estableza un método de organización de toda a documentación para todos os residentes e administradores da comunidade.
Resultado final
PaperOffice creou unha solución aos problemas actuais da comunidade eliminando o volume de datos, racionalizando os obstáculos administrativos e asegurando que só os empregados autorizados teñan acceso a PaperOffice para evitar a modificación de documentos ou mesmo a posible malversación de fondos.
Grazas á integración do sistema de xestión de documentos PaperOffice, a comunidade agora pode atopar os documentos e a súa ampla información en poucos segundos e completar outras tarefas e fluxos de traballo.
Ademais, a administración pode reaccionar máis rápido e de forma máis dirixida a consultas, cartas e comentarios dos residentes: Isto fai que o traballo diario sexa moito máis fácil.
Comunidade de El Guijo
El Guijo é unha urbanización/comunidade situada no noroeste do municipio de Galapagar xunto á estrada M-510, a tan só 40 minutos en coche do centro de Madrid pola A-6.
Un lugar privilexiado na Serra de Guadarrama, situado nun nexo de poboación preto de Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial e o propio Galápagar, así como preto do encoro de Valmayor e da fronteira coa Comunidade Autónoma de Castela e León.
A construción da urbanización comezou na década de 1970 e foi fundada en 1977 por estatuto como comunidade veciñal. Ten unha superficie de case 140.000 metros cadrados cun total de 1.104 parcelas entre chalés, apartamentos, edificios comunitarios (varios campos deportivos, tres piscinas, club social e oficinas administrativas) e tres parques infantís: aproximadamente a metade do país son zonas axardinadas cunha gran diversidade natural.
A media global supera as 2.500 unidades, con picos máis frecuentes durante os períodos de verán e vacacións. Ademais, a urbanización conta con seis coidadores, un administrativo e tres empregados de mantemento (permanentemente empregados), así como persoal de xardinería e administrativo.
