Dixitalización para despachos de avogados, avogados e consultores de xestión

Dixitalización para despachos de avogados, avogados e consultores de xestión

Coa inundación de datos dixitais e en papel de hoxe, é importante asegurarse de que os documentos importantes non se perdan e estean dispoñibles no momento adecuado.

Avogados, departamentos xurídicos, bufetes de avogados e consultores de xestión, así como notarios benefícianse significativamente do uso dunha xestión adecuada de datos.

Documentos importantes acumulados en despachos de avogados nunha base diaria: alegacións, documentos de clientes, borradores, cartas xudiciais externas, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo, moitas cartas de clientes tamén chegan por correo electrónico.

Efficient work thanks to digitization

Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.

Porque os procesos altamente técnicos na industria automotriz requiren un fluxo perfecto de información e execución estruturada. As vantaxes necesarias só se poden conseguir grazas á dixitalización.

É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos.

O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.

PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.

Traballar con eficacia grazas á dixitalización

Ter razón e ter dereito non sempre é o mesmo. A situación é similar coas decisións emprendedoras sobre o camiño a tomar para un futuro exitoso. As industrias que tratan de axudar aos seus clientes a obter os seus dereitos ou a atopar o camiño correcto para a empresa son avogados e consultorías de xestión.

Os avogados como membros do dereito público teñen un status especial, pero tamén unha responsabilidade especial. Nas consultorías de xestión, por exemplo, moitas veces tamén hai avogados ademais de enxeñeiros e economistas de negocios. Nunha estrutura social e económica moi complexa como a de Alemaña, practicamente cada paso vai acompañado de posibles consecuencias legais. Probablemente a base máis importante para estas estruturas é a, idealmente, documentación completa de todos os procesos.

Iso é exactamente o que PaperOffice DMS é, un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Non hai ningunha forma de automatización para avogados e consultores de xestión

Para avogados e consultores de xestión, isto significa manter un cliente ou ficheiro de clientes moi extenso, que tamén debe ter algunhas características especiais. Por exemplo, os principios do GDPR deben ser observados e, por suposto, os avogados están obrigados polo deber absoluto de confidencialidade, que non só se aplica ás declaracións orais, senón tamén ao almacenamento seguro de documentos protexidos contra persoas non autorizadas. Tamén existe a obriga de cumprir os prazos legais e contractuais acordados.

Nalgúns casos, o incumprimento destes prazos pode ter consecuencias penais, pero sobre todo só consecuencias civís. Para as consultoras de xestión, a protección dos segredos comerciais dos seus clientes tamén é de suma importancia.

PaperOffice cumpre cos máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións, varios niveis de acceso e a asignación de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente do mesmo xeito que se realizan na empresa, por exemplo a "gravación", "comprobación", "liberación" e "reserva" de facturas.

A responsabilidade pode ser asignada non só a individuos, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Avogados de Tenancy" para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.

A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.

Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente ou viceversa. Tamén se poden proporcionar contrasinais.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Fluxos de traballo perfectos para avogados e consultores de xestión

En Alemaña hai actualmente ao redor de 150,000 regulacións individuais de leis e regulamentos federais e estatais. Todos os ámbitos da vida social e económica están regulados. Para dominar a selva de parágrafos, os avogados especialízanse en certas áreas como consultorías de xestión, e aínda así non hai avogado ou consultor de xestión que coñeza todos os requisitos legais da súa área especial. Especialmente porque as novas leis ou sentenzas están cambiando constantemente a situación actual en calquera momento. Necesita o software adecuado, capaz de aprender, rápido e seguro.

PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que os avogados e consultorías de xestión necesitan, por exemplo:

• Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR
• Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
• Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
• Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
• Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
• Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas

A transformación dixital con PaperOffice DMS está a revolucionar o sector xurídico

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

A función de fluxo de traballo de PaperOffice simplifica a comunicación entre a secretaría e os avogados. A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo.

PaperOffice soporta isto cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.

Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.

Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require liberación dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento. É unha obriga absoluta no sector xurídico.

A dixitalización con PaperOffice trae enormes vantaxes

Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.

Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.

Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes.

Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office.

Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.

O DMS de PaperOffice non só é extenso nas súas funcións, senón tamén fácil de aprender, guiado por video tutoriales, senón tamén por consellos e formación individuais se o desexa. Todo isto a unha boa relación prezo-performance.