Automatización de procesos de negocio na industria e no comercio
O DMS de PaperOffice para a fabricación e o comercio permite un fluxo suave de información entre produción e administración grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Os documentos escritos, os contratos, os borradores, a investigación, os albaráns de entrega e moito máis son substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización e optimizan ao máximo todos os procesos de traballo.Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
Dixitalización na industria e no comercio
Como empresa de fabricación ou produción, así como de negociación, ten unha morea de documentos importantes para xestionar:
Facturas, contratos, pedidos, notas de entrega e moito máis. Polo tanto, as empresas desta industria son as que se benefician significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado.
Isto é o importante que se xeran os documentos cada día na industria e no comercio. Todos estes deben ser asignados ao departamento correcto, cliente, obxecto, entrega.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en papel, requiren presentación estruturada, tarefas e asignación de fluxo de traballo, e deben estar inmediatamente dispoñibles baixo demanda.
Ademais, cada documento clasifícase segundo o seu tipo e pode ser asignado a persoas e obxectos, aos que se pode acceder en go, independentemente do dispositivo.
Así que ten toda a información e documentos sobre todas as producións, obxectos, clientes, etc. claramente nun só lugar, a saber, a súa base de datos.
É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos. Para resolver moitos problemas administrativos existentes na produción e comercio, debería implementarse o sistema de xestión de documentos PaperOffice.
Coa axuda da solución de xestión de documentos, garda e arquiva toda a información nunha plataforma central de forma a proba de auditoría.
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos, notas de entrega xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.
A dixitalización é o be-all e o fin de todo na industria.
Con PaperOffice DMS, os documentos poden ser dixitalizados na industria e no comercio e arquivados centralmente de tal xeito que o acceso pode facerse desde calquera ordenador sen ter que ir ao arquivo ou investigar primeiro cal/r colega que está a procesar os documentos ou cartafoles.
PaperOffice DMS non só dixitaliza documentos analóxicos, o software de xestión de documentos garda cada cambio no documento en orde cronolóxica. O orixinal non se ve afectado. A función de fluxo de traballo pode usarse, por exemplo, para asignar certas actividades durante o traballo do proxecto e cada empregado mantén unha visión xeral do estado actual.
Ao mesmo tempo, pódense presentar ideas ou suxestións sen necesidade de convocar reunións cada vez. Os documentos arquivados poden ser buscados por palabras clave ou a data ou números de referencia e os modelos automatizados poden ser creados pola IA en PaperOffice DMS.
A extensa función de fluxo de traballo do DMS de PaperOffice fai que a comunicación interna sexa moito máis fácil. O termo interno tamén inclúe sucursais ou lugares estranxeiros. No caso do traballo relacionado co proxecto, por exemplo, o estado actual sempre se mostra e ao mesmo tempo a historia. Por suposto, tamén se inclúe un calendario relacionado co equipo e privado, no que se inscribn prazos e eventos relacionados co tempo.
En realidade, a maioría das operacións, procesos e accións comunicativas na industria e no comercio poderían ter lugar á velocidade da luz, correspondente á era dixital do século XXI.
Se non sempre houbo estacións intermedias nas que o papel impreso ralentiza o ritmo de acción a camiñar. Isto ten custos, por non falar dos impactos ambientais e de sustentabilidade. Usando software de xestión de documentos apropiado como PaperOffice DMS, numerosos procesos en empresas industriais e comerciais non só poden ser acelerados, senón que tamén se fan máis seguros, por exemplo en relación coa espionaxe industrial ou os intentos de chantaxe usando ransomware.
O software de xestión de documentos como PaperOffice DMS é o máis adecuado para estas tarefas. Porque é un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
PaperOffice arquiva todos os documentos xerados na industria e no comercio e toda a información relevante en cumprimento da lei e de forma a proba de auditoría.
O DMS de PaperOffice, en conexión cun NAS (Network Attached Storage), permite a construción dunha intranet moi segura para a comunicación interna e a transmisión de datos. Isto crea unha dobre seguridade contra os ataques desde o exterior. Primeiro o firewall do sistema operativo e, en segundo lugar, o cifrado do DMS de PaperOffice. Ao mesmo tempo, esta é configurada unha nube separada a través da NAS, independente de provedores de terceiros.
A extensa función de fluxo de traballo do DMS de PaperOffice fai que a comunicación interna sexa moito máis fácil. O termo interno tamén inclúe sucursais ou lugares estranxeiros. No caso do traballo relacionado co proxecto, por exemplo, o estado actual sempre se mostra e ao mesmo tempo a historia.
Por suposto, tamén se inclúe un calendario relacionado co equipo e privado, no que se inscribn prazos e eventos relacionados co tempo.
O recoñecemento do documento equipado cunha IA organiza automaticamente todos os documentos para gardar no cartafol correcto e crea tanto un índice de palabras clave como un historial de cambios. O motor de busca interno de PaperOffice DMS atopa cada documento en fraccións de segundo.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
A tramitación dixital é unha base esencial para garantir a alta calidade dos servizos municipais no futuro.
PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.
A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.
A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office. Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.
As empresas da industria e do comercio teñen que procesar documentos para todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.
PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que a industria de fabricación necesita, por exemplo:
- Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
- Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
- Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
- Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
- Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
- Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. PaperOffice DMS acelera a comunicación no comercio e produción con provedores e clientes.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.
As empresas da industria manufactureira e do comercio benefícianse da xestión de documentos dixitais
O sistema de xestión de documentos permite a creación separada de bases de datos para cada área individual e pode crear ligazóns ao mesmo tempo. Os documentos analóxicos, como as facturas presentadas, son escaneados con PaperOffice DMS e gardados tanto como foto como como texto convertido usando software OCR. Todos os datos existentes poden ser mostrados de forma clara e inequívoca, polo que non se deben levar arquivos para citas fóra de casa. A xestión de bases de datos controlada por AI crea modelos a partir de datos mestres ou listas estatisticamente usables segundo sexa necesario.
Ao mesmo tempo, mantense a protección de datos necesaria a través da xestión de contrasinais xerárquicas e cifrado de 1024 bits.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
Experimenta como podes conectar o fluxo de información entre a produción e a administración dixitalizando e automatizando documentos e procesos de negocio.
Con PaperOffice aceleras os teus procesos de produción, así como todos os fluxos de traballo interdepartamentais. En tempos de leis de responsabilidade de produtos cada vez máis estritas, tamén pode aumentar a seguridade xurídica da súa empresa coa solución para a xestión de documentos e automatización de fluxos de traballo.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización na industria e no comercio":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
PaperOffice DMS soporta industria e comercio e ofrece interfaces axeitadas a outro software, conexións API e pode ser ampliado en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.