Automatización de procesos de negocio en comunidades e municipios
O DMS de PaperOffice para comunidades e municipios permite un fluxo suave de información grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Documentos escritos, contratos, borradores, facturas, albaráns de entrega e moito máis están sendo substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización, optimizando así ao máximo todos os procesos de traballo.A IA integrada permite que os procesos de negocio sexan en gran parte automatizados, acelerando os seus procesos e aumentando o éxito e satisfacción.
Dixitalización en comunidades e municipios
Igrexas, parroquias e municipios dependen en gran medida do uso dunha xestión adecuada de datos.
Así é como se acumulan documentos importantes nos concellos e asociacións municipais a diario:
Escritos, facturas, borradores, aplicacións, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo postal, senón que moitas cartas tamén chegan por correo electrónico.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
É moi importante que se cumpran prazos importantes e que se tomen medidas legais para almacenar documentos. O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.
Xunto co sistema de xestión de documentos dixitais, os procesos de traballo dentro de igrexas, parroquias e concellos deben ser simplificados e aforrar tempo e custos.
Cun DMS común, por exemplo, pódese arquivar o correo escaneado, pódense gardar correos electrónicos importantes e arquivar documentos. Ademais, diferentes usuarios poden acceder e traballar nestes documentos.
Se os documentos están dispoñibles en forma dixitalizada, non sempre teñen que ser enviados en conxunto para preparar sesións de presbiterio e outras reunións.
Como ir sen papel?
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo, leva a aforros de custos, como a eliminación de documentos en papel, e crea unha visión clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.
Coa solución de software DMS de PaperOffice, non se perden máis documentos. Non importa onde esteas, podes acceder a documentos importantes en segundos.
Por suposto, sempre traballa cos nosos sistemas de acordo coa lei e totalmente a proba de auditoría.
Os recibos, contas e documentos similares xa non teñen que ser enviados por correo entre os distritos da igrexa e as parroquias. O correo electrónico tamén se pode enviar de forma dixital. Isto aforra papel, custos para o almacenamento de datos adicionais e viaxes a arquivos. Os documentos poden ser proporcionados con palabras clave (editor, tema, estado, data, etc.) e, a continuación, atopar máis facilmente.
Gestión de documentos orientadas a procesos
A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.
Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require lanzamento dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.
Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, facturas, informes e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores nas Empresas dixitalizadas, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
Non se trata só de igrexas ou de comunidades. En moitos ámbitos é a "vida social". Isto inclúe persoas, moitas veces en traballo voluntario, que coidan doutras persoas en circunstancias difíciles, por exemplo. Tamén hai diversas tarefas, que se dividen en tarefas pastorais por unha banda e actividades administrativas por outra.
Hai unha gran tradición eclesiástica en Alemaña, do mesmo xeito que o coidado da comunidade garante a cohesión dos habitantes das aldeas, pero tamén nas cidades. Especialmente hoxe en día, en tempos de crecente illamento e anonimato, hai puntos de contacto para unha ampla variedade de preocupacións en igrexas e comunidades. Por suposto, a parte práctica dunha igrexa non debe ser esquecida.
Oficina de rexistro, rexistro de poboación, oficina de pasaportes, escolas, xardíns de infancia, transporte público, brigada de incendios, áreas de desenvolvemento, oficina de construción de estradas, eliminación de augas residuais e subministración de auga doce e, ás veces, tamén a subministración de enerxía eléctrica.
Estas son as tarefas obrigatorias. Pero tamén hai freestyle en todas as comunidades. Estes son, por exemplo, campos deportivos, parques infantís, museos, clubs de maiores e centros xuvenís. As igrexas realizan bautizos, acompañan á xente na súa última viaxe e tamén son o lugar para a gran voda en branco, que está a gozar de gran popularidade de novo. Isto non o é todo de lonxe.
En moitas das comunidades políticas e da igrexa, o software de xestión de documentos como PaperOffice DMS pode proporcionar soporte valioso na realización de tarefas. Isto refírese tanto ás estruturas superordinadas como aos clubs, autoridades e empresas implicadas.
En primeiro lugar, o DMS de Papel é a solución práctica para levar arquivos analóxicos, xa sexa o da asociación local de brigadas de bombeiros ou o arquivo da igrexa con bautizos, vodas e funerais, á era dixital. O DMS de PaperOffice estrutúrase de tal xeito que se respecte todas as directrices do GDPR, o Regulamento Xeral de Protección de Datos.
A DMS de PaperOffice crea beneficios claros para comunidades, igrexas e municipios
Grazas á súa excelente tecnoloxía de base de datos e fácil de aprender, o DMS de PaperOffice pode ser usado onde os datos como documentos ou fotos non só están a piques de ser gardados, senón tamén para ser arranxados cronoloxicamente, por exemplo, e para ser usados con varios filtros para crear formularios ou estatísticas automaticamente.
Responsable disto é a intelixencia artificial (AI) integrada en PaperOffice DMS co nome de PIA. Crea unha ampla variedade de modelos a partir da base de datos existente e enche-los con datos mestres previamente definidos. Estes poden ser tarxetas de adhesión, cartas de felicitación nun aniversario de fito, ou máscaras de datos para inventarios de data en curso ou clave en utilidades municipais.
O software OCR integrado en PaperOffice DMS distingue entre un logotipo e un texto normal. As facturas ou recibos pódense atopar rapidamente en calquera momento, por exemplo ao investigar, utilizando unha busca OCR, garantindo así a maior transparencia e seguridade xurídica posible.
O arquivo tamén se pode levar a cabo de tal xeito que todos os documentos posteriores dun remitente sexan recoñecidos e asignados automaticamente.
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
O procesamento de facturas dixitais tamén é vantaxoso para moitas comunidades e municipios. As facturas entrantes poden ser automatizadas grazas a PaperOffice DMS e son reenviadas ao empregado responsable. O proceso de control e liberación a través da liberación dixital tamén pode ser manexado de forma rápida e eficiente a través do sistema.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu asesor fiscal ou viceversa.
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. O DMS de PaperOffice acelera a comunicación.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.
Igrexas, comunidades e municipios benefícianse da xestión dixital de documentos
Con PaperOffice DMS, con todo, hai moitas máis posibilidades para as comunidades. Por exemplo, a xestión de inventarios, incluíndo un inventario de data permanente ou clave. As bases para o DMS de PaperOffice son contas de usuario ligadas na rede. O almacenamento de datos destas contas de usuario combínase na base de datos central. Os documentos poden ser controlados a través dunha IA con diferentes algoritmos, que poden ser usados para desencadear procesos automatizados.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
O DMS de papel é tan adaptable como hai tarefas nas parroquias e igrexas. Os proxectos poden ser procesados conxuntamente desde diferentes lugares usando a función de fluxo de traballo. Os documentos que se están a procesar actualmente non están bloqueados para outros, senón que se gardan na versión respectiva cun selo de tempo.
En última instancia, a última versión gardada, incluíndo todos os cambios, está sempre dispoñible.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización en comunidades, igrexas e municipios":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
O DMS de PaperOffice soporta comunidades, igrexas e municipios e ofrece interfaces apropiadas a outros programas, conexións API e pode ampliarse en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.