Patriarcado de Lisboa

Experiencias de papel / Referencia / Informe de prácticas

Industria
Patriarcado / Igrexa

Region
Lisboa, Portugal

Departamento

Oficina de Gestión

http://patriarcado-lisboa.pt

O camiño dixital do patriarcado con PaperOffice DMS

Pedro Silva, Asistente Administrativo do Patriarcado de Lisboa

O reto

O Patriarcado de Lisboa (en latín: Patriarcaatus Olisiponensis) é unha arquidiocese metropolitana de ritos romanos da Igrexa católica con sede en Lisboa, capital de Portugal. A súa catedral arcebisgráfica é a Catedral Patriarcal de Santa María a Maior de Lisboa.
A diocese de Lisboa foi elevada a arcebispado o 10 de novembro de 1394. En 1716 foi recibido polo papa Clemens XI. Título do patriarcado.

A Oficina de Papel DMS é utilizada polo Patriarcado de Lisboa para centralizar e organizar información de múltiples fontes e para minimizar o tempo e o custo de manter un arquivo físico. Acceso á información é digital.

Así, os documentos patriarcados de áreas de documentos persoais, inmobiliarios e de contas de 285 parroquias pertencentes ao Patriarcado de Lisboa e outras 450 institucións que dependen do bispo, foron dixitalizados gradualmente en PapelOffice DMS.

Posición inicial

A transformación dixital e o termo "dixitalización" estivo en boca de todos desde a pandemia e agora xa non é unha condición opcional para moitas empresas, senón unha necesidade.
O tema do desenvolvemento dixital tamén está firmemente establecido nas comunidades e igrexas. Porque mesmo nunha igrexa como o Patriarcado de Lisboa, están pendentes extensas tarefas administrativas, que antes se facían manualmente e de forma análoga.

Problemas e tarefas existentes

No pasado, todo o sistema de patriarcado estaba baseado no papel. Pero cos documentos de entrada existentes e diarios, o sistema manual chegou aos seus límites.

Toda a información é cada vez máis incoherente. A tarefa máis importante foi unir as unidades analóxicas e dixitais. Os documentos en papel tiñan que ser dixitalizados e reunidos con outra información, como os correos electrónicos asociados.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Queriamos centralizar e organizar a información de múltiples fontes para minimizar o tempo e o custo de manter un arquivo físico, pero con acceso dixital".

Pedro Silva, empregado administrativo do Patriarcado de Lisboa.

Por que o Patriarcado de Lisboa elixiu o DMS de PaperOffice

Debido aos retos existentes, o Sr. Pedro Silva, empregado administrativo do Patriarcado, buscaba un sistema de xestión de documentos (DMS) que permitise un almacenamento seguro e adaptable de datos. Unha simple integración de todas as estacións de traballo na oficina de administración, incluíndo aquelas que traballan de forma remota, debe ser resolta con software sen complicacións.

"Estabamos a buscar unha solución a proba de futuro que puidese implementar inicialmente todos os nosos requisitos, pero ao mesmo tempo ofrecía unha escalabilidade fácil e unha boa relación custo-beneficio e podería ser actualizada a outros departamentos no futuro".

Ademais do DMS de PaperOffice, o Sr. Pedro Silva probou outros produtos de software doutras casas de sistemas e inicialmente examinou varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos.

Silva destaca que se buscou un sistema adecuado durante moito tempo. Con todo, ningún dos provedores de software probados anteriormente era o suficientemente escalable ou flexible para o traballo que se supoñía que debía facer un sistema de xestión de documentos.

A maioría das solucións non ofrecen a forma fácil de crear unha base de datos como o fai PaperOffice DMS porque só usan unha solución de servidor na nube.

A decisión final de utilizar PaperOffice para a xestión de documentos no Patriarcado de Lisboa decidiuse polos seguintes motivos:

1. Almacenamento e dispoñibilidade de datos. Acceso central e fácil a todos os documentos relevantes e á posibilidade de que varias partes colaboren no mesmo documento.

Un almacén interno e central ao que poden acceder todos os empregados. Os datos non deben ser almacenados nunha nube de terceiros ou nun ordenador dun só usuario.

A solución: Unha base de datos foi creada no NAS, Network Attached Storage. Esta base de datos integrouse en PaperOffice DMS e todos os datos do patriarcado foron gardados. Isto satisfai completamente os requisitos legais para a copia de seguridade de datos.
Como equipo de 3 na oficina de administración, grazas á integración de PaperOffice DMS, dous empregados de administración traballan de forma remota e teñen acceso fiable á documentación de forma sinxela e clara.

O sr. Pedro Silva mostrouse moi satisfeito coa solución sen unha nube externa e, polo tanto, sen provedores de terceiros, que poden ser obxecto de intervención do goberno e aumentar o risco de ataques de hackers.

2.- Valor do diñeiro. O software debe ter unha boa relación prezo-rendemento.

Era moi importante para o Patriarcado de Lisboa que, tras un investimento inicial, o software puidese ser escalado facilmente e facilmente a outros departamentos e que isto non implicaría altos custos.

A solución: PaperOffice DMS ofrécese en diferentes modelos de prezos que permiten aos usuarios tomar a forma máis vantaxosa para eles.
Deste xeito, os usuarios poden utilizar inicialmente a versión de proba sen obriga e de forma gratuíta e, se é necesario, estendela á súa propia empresa/municipio sen perder os datos existentes.

O número de licenzas de usuario adquiridas pode aumentar en calquera momento. Deste xeito, o patriarcado pode evitar o exceso de compromiso de capital.

3.- Fácil de manexar. O software debe ser auto-explicativo e esixir o menor adestramento posible, pero ao mesmo tempo estar preparado para o futuro.

A solución: PaperOffice DMS está basicamente moi estruturado e ten unha interface gráfica que guía o usuario paso a paso. Ademais, hai tutoriais e vídeos adicionais para todas as funcións que se poden chamar directamente para o apoio.

Deste xeito, os consultores externos poden evitarse. Por suposto, o DMS de PaperOffice tamén ofrece formación individual para os módulos, se o desexa. Con todo, con base nas experiencias do Patriarcado de Lisboa, PaperOffice é en gran parte auto-explicativo.

Non hai "consultantes" externos e caros no sitio e ninguén ten que viaxar a calquera lugar para a formación. Todo o mundo pode definir o prazo para aprender a navegación do menú segundo sexa necesario e en termos de futuro, o DMS de PaperOffice está ben posicionado grazas á súa estrutura modular.

"Escollemos o DMS de PaperOffice porque probamos persoalmente o software e quedaron impresionados pola facilidade de uso do entorno windows e unha interface de usuario limpa para traballar con inspiracións".

4. Recuperación e aforro de tempo. Buscouse un xeito máis sinxelo de dixitalizar os documentos analóxicos e atopalos de novo cando fose necesario.

A solución: O segmento central do DMS de PaperOffice é a dixitalización de documentos analóxicos. Todo o que precisa é un escáner cunha interface para o ordenador e PaperOffice DMS. Os documentos non son escaneados. Son convertidos en texto editable por software OCR integrado e gardados automaticamente correctamente.

Grazas á función de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o contido desexado pode ser extraído de forma dirixida e almacenado con palabras clave de forma totalmente automatizada.

O DMS de PaperOffice ofrece exactamente o que o patriarcado buscaba.

3 Lista de características,

O DMS de PapelOffice fai mellor que outros

Recoñecemento de texto (OCR) e busca de documentos
Integración e conexión á base de datos en NAS
Interface fácil de usar e autoexplicativa

Como se integra o DMS de Papel?

En tempos da pandemia, o patriarcado decidiu arquivar documentos e correos electrónicos diarios en PapelOffice DMS.

Grazas a un potente escáner e á conexión do escáner en PaperOffice, podería comezar a conversión dos papeis analóxicos. Todos os documentos foron lidos e dixitalizados gradualmente a través da interface de escáner OCR paperOffice. Créase un índice de palabras clave para cada documento mentres se está a ler, que se pode usar para atopalo nun flash usando o motor de busca PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Os cartafoles existentes nos arquivos colgantes foron tomados máis de 1:1 e simplemente convertidos en "cartafoles dixitais".

Todos os correos electrónicos existentes foron gardados directamente en PaperOffice DMS, poderían estar ligados a documentos existentes e non terán que ser impresos en papel no futuro. E todos os correos electrónicos entrantes son arquivados automaticamente a PaperOffice mediante o seguimento de cartafoles a través da xestión de regras configurada.

Desde o uso de PaperOffice DMS, o consumo de papel diminuíu notablemente.

Cales son os próximos pasos?

O seguinte paso que ten previsto o Patriarcado de Lisboa é dixitalizar o arquivo físico existente antes do ano 2021 e ampliar o uso da DMS de PaperOffice a outras áreas/departamentos do Patriarcado.

Ademais, o Patriarcado quere automatizar en gran medida o arquivo de documentos grazas ao uso de KI PIA.

"Estamos emocionados despois de traballar con PaperOffice DMS durante un ano e medio, a pesar de que só estivemos confinados nun departamento e non exploramos completamente esta obra mestra fantástica".

3 Lista dos principais problemas

O DMS de PaperOffice resolto

Compartir, procesar e organizar mellor os documentos
Redución dos custos de impresión e tamaño do arquivo físico, xa que case todas as copias foron impresas previamente
3. Mellor xestión do tempo e xestión de tarefas debido ás notificacións internas de PaperOffice a través do informe

Resumo da experiencia

PaperOffice DMS cumpriu todos os criterios necesarios e hoxe mapea o fluxo completo de documentos dixitais no patriarcado.

Polo momento, todos os documentos foron gravados con escáneres de alto rendemento e almacenados dixitalmente no arquivo electrónico de PaperOffice. Ao mesmo tempo, os correos electrónicos entrantes e existentes son transferidos directamente a PaperOffice DMS e ligados a documentos arquivados.

O persoal da administración patriarcada pode acceder aos documentos e correos electrónicos a través da interface de usuario de PaperOffice e introducindo varios termos de busca - tamén está dispoñible unha busca de texto completo.

Grazas ao uso consistente do DMS, o patriarcado foi capaz de reducir significativamente o tempo de tramitación necesario para facturas e outro tipo de documentos.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Patriarcado de Lisboa":

Que consellos darías aos futuros usuarios de PaperOffice?

Proba. Estarás sorprendido!

A quen lle recomendarías o papel?

No noso sector, fundamentalmente nos centros sociais. As parroquias tamén poderían beneficiarse dixitalizando os seus libros sacramental para facilitar o acceso e notarización de documentos e outros papeis e correos electrónicos.

Recomendamos PaperOffice a calquera que queira que todos os seus documentos se organicen nun lugar limpo, seguro e buscable.

Que é o que máis che gusta de PaperOffice?

Simplicidade!

Conclusión

PaperOffice é un sistema de xestión de documentos lixeiro pero moi potente.

Funcións que parecen sen sentido ao principio resultan ser as funcións máis importantes que xa non queres perder.

"PaperOffice foi un paso crucial para transformar o noso traballo de forma dixital, reducindo o tempo gastado en arquivos e aumentando o aumento da produtividade diaria".