Dixitalización na xestión inmobiliaria e na xestión inmobiliaria

Dixitalización na xestión da propiedade e xestión da propiedade

Dentro da xestión inmobiliaria e da xestión inmobiliaria, hai un gran número de documentos diferentes que deben ser xestionados:

Contratos de aluguer, declaracións de custos auxiliares, arquivos de construción, eventos, documentos de negocios, notificacións e moito máis. Polo tanto, os xestores inmobiliarios e as empresas inmobiliarias son os que se benefician significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado.

Os documentos importantes son xerados todos os días por xestores inmobiliarios. Todos estes deben ser asignados á propiedade residencial correcta, inquilino, propietario, propiedade.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.

Ademais, cada documento clasifícase segundo o seu tipo e pode ser asignado a persoas e obxectos, aos que se pode acceder en go, independentemente do dispositivo. Ten toda a información e documentos sobre todos os edificios, socios comerciais, inquilinos, etc. claramente nun só lugar, a súa base de datos.

É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos.

Para resolver moitos problemas administrativos existentes na xestión de propiedades, debe implementarse o sistema de xestión de documentos PaperOffice.

O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.

PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.

Tamén pode beneficiarse de tarefas administrativas dixitais e manter un ollo en todos os contratos de aluguer e servizos, correspondencia oficial, que é posto en reenvío ou asignado aos empregados por tarefa de asignación.

Automatiza os teus procesos de negocio

Ningún outro país da UE ten máis habitantes que Alemaña e con 234 persoas por quilómetro cadrado ten a terceira maior densidade de poboación de Europa despois dos Países Baixos e Bélxica, coa excepción de Mónaco. Ao redor de 37 millóns de edificios están distribuídos nunha área de 357.588 quilómetros cadrados. Un pouco máis da metade das propiedades son usadas como espazo de vida, todas as outras propiedades son usadas comercial ou publicamente. Estímase que 8 millóns de propiedades son xestionadas por xestores inmobiliarios ou xestores inmobiliarios.

Detrás do impresionante número de 8 millóns de obxectos xestionados hai unha cantidade considerable de traballos de mantemento, que non só resultan das actividades necesarias para manter o edificio operativo, senón tamén das disposicións, ordenanzas e leis que son novas case cada ano. Os inmobles en Alemaña están en parte suxeitos á lei estatal e en parte á lei federal. Pero a lista de cousas que forman parte do día a día do negocio de xestión inmobiliaria é sorprendentemente extensa, como:

• Aluguer
• Ligazón
• Service Charge Statement
• Colección de débedas
• Gestión de depósitos
• Gestión de ingresos de alugueiro
• Comprar / Comprar
• Renovación
• Renovación
• Reparacións
• Instalacións de mantemento
• Mantemento da propiedade
• Servizo de inverno
• Calefacción / Electricidade / Residuos
• Dereito tributario
• Seguros
• Rexistro de terras

Detrás de cada termo individual nesta lista hai a miúdo un gran número de procesos moi diferentes. Por suposto, hai empresas de xestión de inmobles que só están limitadas a unha área, como a xestión exclusiva de inmobles de aluguer ou a compra e venda pura ou xestión de bens propiedade dunha comunidade de propietarios. Pero non importa o segmento, as tarefas son tan diversas que cada xestor de propiedades necesita unha xestión de documentos eficaz.

Ese é o PaperOffice DMS, un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.

Pero, que significa eficaz para os xestores inmobiliarios?

O maior sector dos 8 millóns de inmobles baixo xestión mencionado anteriormente é o aluguer de apartamentos, seguido do espazo de oficinas. Isto significa que, dependendo do tipo, hai custos fixos que deben ser pagados trimestralmente, semestral ou anual. Os ingresos, por outra banda, son xeralmente mensuais. Dependendo do inventario xestionado, isto significa manter centos ou miles de contas, todas elas con prazos específicos e requiren administración adicional cando se produzan cambios extraordinarios. Ademais, existe a contabilidade adecuada de ingresos e gastos.

Os eventos extraordinarios inclúen, por exemplo, os atrasos de aluguer. O punto aquí é calcular os intereses incorridos ata que se realice o pagamento, pero tamén observar os estatutos de limitacións e tomar as medidas oportunas.

• A administración tamén pode incluír plans que mostren áreas parcelais a escala e, se é necesario, son postas a disposición das empresas construtoras para renovacións ou rehabilitacións.
• A proba do investimento adecuado dos fondos de depósito tamén require unha correcta contabilidade e presentación en todo momento.
• Introducir cambios na lei de tenencia ou adquisición de terras a tempo e así estar preparado para o momento en que entren en vigor.

Estes son só catro exemplos do que un bo sistema de xestión de documentos pode facer, como PaperOffice DMS.

Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.

Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.

Paperless work through digital processes

O marco básico para a transformación dixital na xestión da propiedade e inmobles

Grazas á IA integrada, as regras automáticas son activadas. Esta IA clasifica automaticamente os documentos en cartafoles como "Factura" e "Notas de entrega", almacena palabras clave apropiadas e desencadea o fluxo de traballo dixital almacenado para o tipo de documento respectivo.

PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.

A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "Produción", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.

A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.

Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Solucións de fluxo de traballo e integridade de IA - a solución ALL-IN-ONE con PaperOffice DMS

As empresas de xestión inmobiliaria e xestores inmobiliarios teñen que procesar documentos en todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.

PaperOffice DMS é o software correcto porque ten todo o que as industrias de mobles e fabricación necesitan, como:

• Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
• Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
• Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
• Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
• Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
• Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas

Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Access to the necessary information at any time

A función de fluxo de traballo de PaperOffice simplifica a comunicación. A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. O DMS de PaperOffice permítelle ter facilmente en conta os períodos de retención e eliminación aplicables. Os fluxos de traballo dixitais intégranse nos procesos de negocio, o que garante o cumprimento dos pasos esenciais do proceso e, polo tanto, o seu cumprimento.

PaperOffice soporta isto cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.

Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.

Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require liberación dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.

Deste xeito, os metadatos relevantes tamén se poden almacenar despois do proceso de arquivo dos documentos. Ademais do tipo de documento, pode especificarse o período de arquivo e a información do cliente asociada.

A industria do mobiliario e os comercios de produción benefícianse da xestión de documentos dixitais

O sistema de xestión de documentos permite a creación separada de bases de datos para cada área individual e pode crear ligazóns ao mesmo tempo. Os documentos analóxicos, como as facturas de artesáns presentados, son escaneados con PaperOffice DMS e gardados tanto como foto como como texto convertido usando software OCR. Todos os datos existentes, por exemplo nun inquilino, poden ser mostrados de forma clara e inequívoca, polo que non se deben levar arquivos para citas fóra de casa. A xestión de bases de datos controlada por AI crea modelos a partir de datos mestres ou listas estatisticamente usables segundo sexa necesario.

Ao mesmo tempo, mantense a protección de datos necesaria a través da xestión de contrasinais xerárquicas e cifrado de 1024 bits.

Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.

Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.

Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.

A excelente relación prezo-rendemento do DMS PaperOffice, así como a simple implantación nos sistemas operativos de Microsoft existentes e a intuitiva aprendizaxe fan do software un axudante indispensable en cada casa ou xestión inmobiliaria en pouco tempo, non importa o grande que sexa o inventario a xestionar.