Desenvolvemento de produtos, procesos e soporte de enxeñeiros de bolboretas S.L.
D. Antonio Jesús Sánchez, Director e Enxeñeiro de Produto e Proceso de Butterfly Engineers S.L.
Posición de inicio
Unha empresa que se dedica exclusivamente ao desenvolvemento de produtos, enxeñería de procesos e está implicada en todas as fases de fabricación - desde a primeira idea ata o produto final - está inundada de arquivos e documentación, como follas de datos técnicos, datos de clientes, cálculos e plans todos os días.< /p>
A información do proxecto, que ocupa cada vez máis espazo de almacenamento ao longo dos anos e xa non é fácil de atopar, especialmente nas oficinas administrativas, está a ser fatal.
O obxectivo da empresa era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso.
Problemas e tarefas existentes
No pasado, a información só se almacenaba en papel, como o deseño e planificación ou especificacións dun produto ou desenvolvemento de produtos, pero hoxe en día hai unha variedade de fontes de información e documentos en moitas organizacións: correos electrónicos, formularios, bosquexos son tanto unha parte del como facturas electrónicas e recibos en papel, correo de cartas, Notas de entrega, contratos, etc.
Afortunadamente, grazas aos desenvolvementos de TI en curso, este tipo de traballo agora está impulsado dixitalmente. Moitos pasos de proceso están a converterse en parte dunha práctica 100% dixital e automatizada, como confirma a Industria 4.0.
Con todo, o papel é moitas veces indispensable cando se trata de debuxos ou ideas de man libre, así como administración, facturas ou información do cliente.
Ademais do deseño e fabricación, os especialistas en enxeñería de bolboretas tamén deben crear documentación como manuais de montaxe, instrucións de seguridade e documentación técnica para estudar a viabilidade dos proxectos.
A axilidade e rapidez no manexo dos arquivos son fundamentais nas empresas modernas, e máis aínda cando o seguimento dos proxectos, a análise dos seus custos ou os diversos estudos que os fan rendibles dependen desta documentación.
Polo tanto, o obxectivo de Butterfly Engineers era adaptarse á industria e poder actuar dixitalmente como empresa industrial 4.0.
"Tiñamos custos de almacenamento evitables almacenando documentos en cartafoles. Ademais, a procura de documentos foi lento",
Antonio Jesús Sánchez, director xeral e enxeñeiro de procesos de Butterfly Engineers.
Por que os enxeñeiros de bolboretas escolleron o DMS de PaperOffice
A empresa Butterfly Engineers está dedicada ao desenvolvemento de produtos, enxeñería de procesos e enxeñaría de soporte, manexa unha gran cantidade de documentación que debe ser dixitalizada, pero os puntos máis importantes para implementar un DMS como PaperOffice son a seguridade ea velocidade da indexación eo proceso de busca.
Ademais de que teñen total confianza en que unha oficina dixital sen papel é posible.
"Traballamos con moita información técnica todos os días. Almacenar toda a información en formato papel é complicado e caro para nós. A busca futura tamén é moi tediosa.
PaperOffice permítenos acceder facilmente a el desde calquera lugar, atopar facilmente arquivos ou documentos específicos e, sobre todo, garantir a súa seguridade.
Os enxeñeiros de bolboretas tamén son conscientes de que o método de cifrado de PaperOffice permite protexer os documentos máis sensibles de posibles fugas, espionaxe ou accidentes. Especialmente cando unha empresa con estas características pasa por normas e patentes, protexendo elementos que son esenciais para unha empresa.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Ademais, os detalles operativos do software fanse aínda máis atractivos cando ten un equipo de soporte da máis alta calidade, cumprindo con todas as directivas legais europeas máis estritas (GDPR, RGPD e GoBD) e o cifrado dos ficheiros é absolutamente invulnerable. Tamén é importante destacar que os datos poden ser exportados en calquera momento por persoas autorizadas e a base de datos é accesible ao persoal e administradores de TI da empresa en calquera momento.
Cambiar a automatización a través de PaperOffice: obxectivos e horarios
Para os enxeñeiros de bolboretas, estaba claro que tarde ou cedo terían que cambiar á dixitalización para crear unha vantaxe competitiva.
Como unha empresa que está máis conectada co desenvolvemento tecnolóxico que outras industrias, Butterfly Engineers confiou nun impacto positivo dunha introdución DMS e implementación exitosa nunha oficina sen papel.
Un sistema de xestión de documentos permítenos xestionar eficazmente a información da empresa de forma rápida e sinxela. Neste sentido, PaperOffice é un sistema moi extenso e bastante comprensible. É fácil de usar e accesible para pequenas e medianas empresas como a nosa.
Implementación exitosa: vantaxes da dixitalización con PaperOffice DMS
Grazas á introdución da dixitalización de PaperOffice, a empresa puido:
- Minimizar o uso do papel
- Aforrar custos e espazo de almacenamento
- Tarefas administrativas automáticas
- Optimización de procesos grazas ao monitorización de cartafoles
- Asegurar a entrega de documentos
Pero grazas á dixitalización de PaperOffice, Butterfly Engineers tamén foi capaz de:
- Aforrar tempo e recursos
- Asegurar o control e verificación dos procesos administrativos
- Facilitar o acceso a documentos e arquivos
- Dispoñibilidade de documentos para cada traballador autorizado
- Permite o arquivo seguro e a longo prazo de documentos, datos sensibles, patentes, manuais da industria ou desenvolvementos.
A seguridade dos datos, a dixitalización de documentos e a fácil integración de PaperOffice nun ambiente industrial deron á empresa o que necesitaba para indexar os ficheiros e a procura de documentos.
A dispoñibilidade máis fácil e rápida de datos e documentos está cambiando os procesos da empresa fundamentalmente e permanentemente. O coñecemento administrativo organízase de forma transparente e dispoñible no momento oportuno.
Resultado final
PaperOffice atopou un xeito de poñer fin a un dos principais problemas aos que se enfrontan as empresas actualmente:
A administración de documentos (xestión de documentos) e a dixitalización do proceso.
As molestias do volume de datos limitáronse a eliminar os obstáculos administrativos, para garantir que só os empregados autorizados poidan acceder a PaperOffice e evitar a modificación de documentos ou mesmo a filtración de información técnica.
A compañía tamén está a planear ampliar aínda máis esta cooperación exitosa, xa que PaperOffice cumpre perfectamente as opcións dispoñibles para el.
Grazas á integridade do DMS de PaperOffice, atópanse rapidamente follas técnicas, planos, datos, facturas e bosquexos, o que permite á empresa Butterfly Engineers localizar os datos do proxecto en poucos segundos e axudar aos seus clientes con gran precisión.
