Empresa de construción
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Situación inicial

IDC Construcción é unha empresa de construción con sede en Las Palmas, especializada na construción de pavimentos deportivos para escolas, pavillóns deportivos e parques infantís. A empresa é coñecida pola súa calidade e durabilidade no pavimento para escolas, pavillóns deportivos, parques infantís, etc., satisfacendo as necesidades dos usuarios.

Como todas as grandes empresas de construción, IDC Construcción S.L. tamén tiña moitos problemas xestionar e organizar documentos importantes no seu día a día. Para superar estes desafíos, a empresa buscou un sistema de xestión documental para optimizar a xestión dos seus documentos.

Era importante que o novo sistema de xestión documental (DMS) fose capaz de unificar todos estes documentos nun só lugar e permitir o acceso sinxelo desde calquera lugar. IDC Construcción buscaba un DMS que se adaptase aos seus fluxos de traballo existentes e puidese cumprir cos seus requisitos.

Os desafíos incluíron:

• Rexistro, organización, clasificación e arquivo de todos os documentos da empresa
• Aceso rápido e fiable aos documentos desde calquera lugar
• Sistema unificado para xestionar documentos en papel e ficheiros electrónicos
• Integración sinxela cos fluxos de traballo existentes da empresa
• Control e seguridade da información confidencial

Qué outros fabricantes consideraron?

IDC Construccion revisou varias opcións de SMD. Ningún dos outros sistemas puido adaptarse ao seu modo de traballo existente. Finalmente, descubriron PaperOffice DMS e descubriron que se axustaba perfectamente ás súas necesidades. Quedaron impresionados polo feito de que se pode integrar sinxelamente nos seus sistemas existentes sen ter que cambiar a súa forma de traballo.

Por que decidiu IDC Construccion S.L. por PaperOffice DMS

Agustín García Afonso, de IDC Construccion S.L., examinou inicialmente varias ofertas de software para a xestión de documentos e decidiu probar primeiro PaperOffice DMS.

Un reto para a empresa de construción IDC Construccion era atopar un sistema de xestión de documentos adecuado que apoie a súa forma de traballar e optimice a súa xestión documental.

Tras probar varios sistemas de xestión documental, descubríronse que eses sistemas obrigábano a adaptar o seu modo de traballo ao sistema, en lugar de que sexa ao contrario.

Isto foi unha desvantaxe para a empresa xa que xa tiñan un sistema de xestión de documentos personalizado pero non actualizado. Como resultado destes desafíos, a empresa decidiu buscar un sistema que atendese as súas necesidades e tamén puidera soportar o seu sistema existente.

Tras unha revisión detallada de varios sistemas de xestión de documentos, IDC Construccion optou por PaperOffice DMS.

O sistema foi seleccionado porque permitiu á empresa cambiar a súa forma de traballo existente só de forma mínima, mentres cumplía coas súas necesidades. Isto foi un factor importante na decisión de optar por PaperOffice DMS, xa que permitiu á empresa manter o control total dos seus documentos sen afectar á súa forma de traballo.

Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, concesión de autorizacións mediante fluxos de traballo, e notificacións por correo electrónico fiables, os empregados poden completar eficientemente as tarefas asignadas e as persoas autorizadas poden aprobar ou rexeitar facilmente a autorización.

"Para as empresas que non teñen un sistema de xestión de documentos, PaperOffice DMS é a solución ideal, xa que ofrece todas as funcións que se desexan. Incluso para as empresas que xa teñen un sistema de xestión de documentos pero que necesitan cambiar por algunha razón, PaperOffice DMS é unha excelente opción grazas á súa interface de usuario amigable e ás súas características."

A disponibilidade de datos e documentos agora é máis fácil e rápida, o que cambia fundamentalmente e de forma sustentable os procesos da empresa. O coñecemento de xestión agora está organizado de forma transparente e dispoñible no momento adecuado.

Estes son os puntos en que PaperOffice DMS mellora con respecto aos demais

• Adaptabilidade da interface de usuario: IDC Construccion quedou impresionado coa facilidade de uso de PaperOffice DMS. O sistema de xestión de documentos puido adaptarse ás dinámicas de traballo existentes en IDC Construccion, permitíndolles organizar e buscar documentos de maneira rápida e sinxela.
• Mellora na busca de documentos: Con PaperOffice DMS, os empregados de IDC Construccion poden atopar documentos dunha forma rápida e sinxela, o que aforra tempo e recursos.
• Control de versións de documentos: PaperOffice DMS permite a IDC Construccion controlar as versións dos documentos e asegurarse de que sempre están actualizados.

"Despois de implementar PaperOffice, mesmo modificamos a nosa frase "Díganos como quere pisar e poñeremos o SEU chan", a unha frase de xestión de documentos que di "Dígame como quere xestionar a súa documentación e PaperOffice farao por vostede". "

Resultado final

A través da implementación de PaperOffice DMS, IDC Construccion mellorou a súa xestión de documentos. A empresa quedou impresionada pola adaptabilidade da interface de usuario, a mellora na busca de documentos e o control de versións de documentos. A implementación do novo sistema foi sinxela e a empresa recomenda PaperOffice DMS a calquera persoa que estea buscando unha solución de xestión de documentos. No seu conxunto, a experiencia de IDC Construccion con PaperOffice DMS foi moi satisfactoria e superou as súas expectativas.