Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.
Sector
Industria e comercio
Region
Langenberg, Renania do Norte-Westfalia, Alemaña
Departamentos
Vendas
Contabilidade
Sector
Industria e comercio
Region
Langenberg, Renania do Norte-Westfalia, Alemaña
Departamentos
Vendas
Contabilidade
Stephan Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Conseio práctico
Sector
Industria e comercio
Region
Langenberg, Renania do Norte-Westfalia, Alemaña
Departamentos
Vendas
Contabilidade
Como fabricante de restas, os sistemas de relado K60 teñen unha morea de documentos importantes para xestionar:
Notas de entrega, facturas, contratos, bosquexos ou plans e moito máis.
Moitas consultas veñen por correo electrónico e son impresas, o que equivale a unha enorme cantidade de papel ao longo do ano. Os pedidos son sempre impresos con datos de provedor e, a continuación, almacenado no andel xunto coa factura despois da entrega.
Este proceso completo significa unha cantidade extraordinaria de papel e, por suposto, unha falta de espazo.
Co fin de facer a busca máis fácil e eficiente e minimizar a inundación de papel, K60 Gitterrostsysteme planeou dixitalizar a documentación e incorporar o contido á base de datos de arquivos internos - a empresa estaba a buscar un sistema de xestión de documentos adecuado.
O procesamento manual fíxose demasiado lento ao longo do tempo, polo que se buscou o arquivo automatizado e a extracción de información.
O maior reto para a empresa foi facer a información facilmente accesible e, sobre todo, usable para máis empregados e grupos de empregados e grupos de persoas (empregados, socios comerciais, clientes, cidadáns).
O obxectivo da empresa era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso.
No pasado, a información só se almacenaba en papel, pero hoxe en día hai unha variedade de fontes de información e documentos en moitas organizacións: correos electrónicos, formularios, bosquexos son tanto unha parte disto como facturas electrónicas e recibos en papel, cartas, albaráns de entrega, contratos, etc.
Toda a información é cada vez máis incoherente. Polo tanto, a tarefa máis importante é unir as unidades analóxicas e dixitais. Os documentos que existan en papel deben ser dixitalizados e reunidos con outra información, como os correos electrónicos asociados.
O estudo de caso, que se levou a cabo xunto co sistema de xestión de documentos PaperOffice, tiña como obxectivo minimizar o consumo de papel para aforrar custos e espazo de almacenamento.
Ademais, era moi importante atopar unha solución para arquivar todos os documentos dun proceso de fabricación xuntos, para que se poida facer información inmediata sobre documentos/ordes relacionados co proxecto.
Do mesmo xeito que a realización de arquivos automatizados de documentos e correos electrónicos entrantes, que deben arquivar os documentos en cartafoles apropiados de acordo con determinados criterios especificados e desencadear fluxos de traballo adicionais, como a asignación ao respectivo empregado.
Outro obxectivo era poder buscar rapidamente documentos de colegas na rede.
Stephan Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme.
Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme, examinou por primeira vez varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos e finalmente decidiu probar o DMS de PaperOffice primeiro.
O DMS de PaperOffice ofrece exactamente as condicións que o Sr. Reichel buscaba. Estes inclúen:
Solución para a base de datos central interna na que se basea o sistema de xestión de documentos. Os datos non deben ser gardados nun ordenador dun só usuario.Un repositorio central accesible a todo o persoal administrativo.
O Sr. Stephan Reichel dixo que non había maneira de dixitalizar a súa empresa:
2. Manexo e automatización de tarefas administrativas. O software debe facer posible que as tarefas sexan distribuídas a través da rede e para que o seu procesamento sexa realizado polo respectivo empregado.
Autorización de usuario dixital e confirmación de contrasinal incluído.
Ao mesmo tempo, todos os empregados afectados son informados sobre o estado de procesamento. O almacenamento de versións permite rastrexar que pasos de procesamento foron realizados cando e por quen.
3. Recuperación e aforro de tempo. Buscouse un xeito máis sinxelo de dixitalizar documentos analóxicos e facelos máis fáciles de atopar cando sexa necesario.
4. Fusión de documentos/ordes relacionadas co proxecto. O software debe ser capaz de gardar documentos relacionados con procesos xuntos ou permitir ligazóns entre si.
Todos os documentos para a transacción empresarial, como un proceso de compra ou instalación co correspondente albarán de entrega, factura, bosquexos, plans e calquera reclamación por defectos, deben ser xestionados de forma central.
Deste xeito, os albaráns de entrega, as facturas e todo o que pertenza ao proceso empresarial gáñanse nunha carpeta ou subpregadora. As autorizacións de acceso poden ser asignadas para cada cartafol, xa sexa para grupos de empregados ou para empregados individuais.
Ademais, pódense crear e enviar hipervínculos ao cartafol aos empregados.
Deste xeito, os empregados autorizados e os socios de cooperación poden acceder a el desde calquera lugar en calquera momento. Grazas ao control de versións, o emisor e o tempo de cada cambio de documento individual poden ser rastrexados de forma transparente: as consultas son aclaradas rapidamente e evítase erros innecesarios.
PaperOffice tamén ten unha representación virtual de documentos noutros cartafoles. Deste xeito, o(s) documento(s) pode-se mostrar virtualmente en diferentes cartafoles sen que o documento orixinal teña que ser duplicado. Esta función é moi útil se, por exemplo, un documento debe aparecer en diferentes proxectos, pero non quere duplicar o documento.
A posibilidade de acceder á información desde diferentes perspectivas garante un maior nivel de claridade para todos os participantes no proxecto e mellora a capacidade dos empregados para proporcionar información.
O DMS de PaperOffice cumpre todos os criterios esixidos.
Grazas á dixitalización de PaperOffice, k60 Grating Systems xa foi capaz de:
A dispoñibilidade máis fácil e rápida de datos e documentos está cambiando os procesos da empresa fundamentalmente e permanentemente. O coñecemento administrativo organízase de forma transparente e dispoñible no momento oportuno.
Neste sentido, a base para a dixitalización de todos os procesos baseados en documentos está situada con PaperOffice DMS.
Ademais do proceso de arquivo:
garantido.
O DMS de PaperOffice hoxe mapea todo o fluxo de traballo dixitalmente.
Polo momento, todos os documentos de entrega e factura rexístranse con escáneres potentes, PaperOffice recoñece automaticamente os datos de contacto e almacena os documentos de acordo no arquivo electrónico.
Os empregados poden acceder aos documentos a través dunha interface de usuario simple e introducir varios termos de busca - unha busca de texto completo tamén está dispoñible.
Grazas ao uso consistente do DMS, o fabricante de reixa foi capaz de reducir significativamente o tempo de procesamento necesario para unha factura, e ao mesmo tempo o número de recibos pendentes diminuíu significativamente.
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Fabricante de gras
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Que consellos darías aos futuros usuarios de PaperOffice?
Nunca é demasiado cedo nin demasiado tarde para tratar o tema da dixitalización.
O máis importante é ter unha idea do software, pero tamén da propia empresa. Era importante que non nos sentísemos obrigados a comprar o software ou rexistrarnos para calquera servizo e paquetes de soporte.
Mesmo antes de adquirir PaperOffice DMS, falamos con todos os departamentos da empresa e nunca se sentiu mal tratado. Pola contra, PaperOffice ten un equipo agradable, cortés e competente.
Para nós, como institución pública, o proceso é cada vez máis complicado e implica moita burocracia. Polo tanto, a confianza no sistema e no software era moi importante. Por suposto, tamén era moi importante que o software fose fácil de entender.
A quen lle recomendarías o papel?
Recomendamos PaperOffice a todas as outras empresas que queiran dixitalizar e automatizar.
Que é o que máis che gusta de PaperOffice?
Estamos moi satisfeitos con todo.
PaperOffice é un sistema de xestión de documentos lixeiro pero potente.
Funcións que parecen sen sentido ao principio, como a lectura automática do contido do documento, resultan ser as funcións máis importantes que non se queren perder máis durante un período de tempo máis longo.
"O procesamento manual dos documentos nunha comunidade tan grande custaríanos moito tempo.
Coa solución automatizada do DMS de PaperOffice, o esforzo manual podería reducirse moito, ao mesmo tempo que se realizaron investimentos en tecnoloxía orientada ao futuro. Somos pioneiros na administración da propiedade dixital".
D. Alejandro Campos
especialista en TI e director de proxectos na xestión inmobiliaria El Guijo
