Fabricante de gras
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Posición de inicio
Como fabricante de restas, os sistemas de relado K60 teñen unha morea de documentos importantes para xestionar:
Notas de entrega, facturas, contratos, bosquexos ou plans e moito máis.
Moitas consultas veñen por correo electrónico e son impresas, o que equivale a unha enorme cantidade de papel ao longo do ano. Os pedidos son sempre impresos con datos de provedor e, a continuación, almacenado no andel xunto coa factura despois da entrega.
Este proceso completo significa unha cantidade extraordinaria de papel e, por suposto, unha falta de espazo.
Co fin de facer a busca máis fácil e eficiente e minimizar a inundación de papel, K60 Gitterrostsysteme planeou dixitalizar a documentación e incorporar o contido á base de datos de arquivos internos - a empresa estaba a buscar un sistema de xestión de documentos adecuado.
O procesamento manual fíxose demasiado lento ao longo do tempo, polo que se buscou o arquivo automatizado e a extracción de información.
O maior reto para a empresa foi facer a información facilmente accesible e, sobre todo, usable para máis empregados e grupos de empregados e grupos de persoas (empregados, socios comerciais, clientes, cidadáns).
O obxectivo da empresa era dixitalizar os documentos en papel existentes, traer a optimización de procesos e o control do fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso.
Problemas e tarefas existentes
No pasado, a información só se almacenaba en papel, pero hoxe en día hai unha variedade de fontes de información e documentos en moitas organizacións: correos electrónicos, formularios, bosquexos son tanto unha parte disto como facturas electrónicas e recibos en papel, cartas, albaráns de entrega, contratos, etc.
Toda a información é cada vez máis incoherente. Polo tanto, a tarefa máis importante é unir as unidades analóxicas e dixitais. Os documentos que existan en papel deben ser dixitalizados e reunidos con outra información, como os correos electrónicos asociados.
O estudo de caso, que se levou a cabo xunto co sistema de xestión de documentos PaperOffice, tiña como obxectivo minimizar o consumo de papel para aforrar custos e espazo de almacenamento.
Ademais, era moi importante atopar unha solución para arquivar todos os documentos dun proceso de fabricación xuntos, para que se poida facer información inmediata sobre documentos/ordes relacionados co proxecto.
Do mesmo xeito que a realización de arquivos automatizados de documentos e correos electrónicos entrantes, que deben arquivar os documentos en cartafoles apropiados de acordo con determinados criterios especificados e desencadear fluxos de traballo adicionais, como a asignación ao respectivo empregado.
Outro obxectivo era poder buscar rapidamente documentos de colegas na rede.
"Tiñamos custos de almacenamento evitables almacenando documentos en cartafoles. Ademais, a procura de documentos foi consumindo tempo.
Stephan Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme.
"Acabamos de avanzar e agora temos un punto de partida".
Por que K60 Gitterrostsysteme escolleu PaperOffice DMS
Reichel, director xeral de K60 Gitterrostsysteme, examinou por primeira vez varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos e finalmente decidiu probar o DMS de PaperOffice primeiro.
O DMS de PaperOffice ofrece exactamente as condicións que o Sr. Reichel buscaba. Estes inclúen:
Solución para a base de datos central interna na que se basea o sistema de xestión de documentos. Os datos non deben ser gardados nun ordenador dun só usuario.A solución: Un servidor dedicado MAX con máximo rendemento para sistemas de relado K60 foi configurado, sobre o que se construíu a base de datos. Isto permitiu o acceso central e fácil a toda esta documentación relevante e a capacidade de múltiples partes para colaborar no mesmo documento.
Un repositorio central accesible a todo o persoal administrativo.
O Sr. Stephan Reichel dixo que non había maneira de dixitalizar a súa empresa:
"Durante moito tempo fun consciente de que non había maneira de dixitalizar, pero resistímonos durante moito tempo. Os cambios nos procesos da empresa adoitan ser empurrados cada vez máis na distancia, como ir ao dentista. Despois de que se conseguiu a integración do sistema de xestión de documentos, podo dicir definitivamente que debería llo ter feito moito antes.
2. Manexo e automatización de tarefas administrativas. O software debe facer posible que as tarefas sexan distribuídas a través da rede e para que o seu procesamento sexa realizado polo respectivo empregado.
A solución: PaperOffice DMS ten unha función de fluxo de traballo completa que permite enviar recordatorios, mensaxes e información para e desde calquera ordenador conectado a un grupo de empregados previamente determinado.
Autorización de usuario dixital e confirmación de contrasinal incluído.
Ao mesmo tempo, todos os empregados afectados son informados sobre o estado de procesamento. O almacenamento de versións permite rastrexar que pasos de procesamento foron realizados cando e por quen.
"Xa na primeira cita con PaperOffice notas os 20 anos de experiencia de PaperOffice no campo da xestión de documentos".
3. Recuperación e aforro de tempo. Buscouse un xeito máis sinxelo de dixitalizar documentos analóxicos e facelos máis fáciles de atopar cando sexa necesario.
A solución: É o segmento central do PaperOffice DMS, a dixitalización de documentos analóxicos. Todo o que precisa é un escáner cunha interface para o ordenador e PaperOffice DMS. Os documentos non son escaneados. Se é necesario, son convertidos en texto editable por software OCR integrado e gardados automaticamente correctamente.
4. Fusión de documentos/ordes relacionadas co proxecto. O software debe ser capaz de gardar documentos relacionados con procesos xuntos ou permitir ligazóns entre si.
Todos os documentos para a transacción empresarial, como un proceso de compra ou instalación co correspondente albarán de entrega, factura, bosquexos, plans e calquera reclamación por defectos, deben ser xestionados de forma central.
A solución: PaperOffice ten cartafoles dixitais onde todos os documentos dun proceso de produción poden ser almacenados nun cartafol dixital. A estrutura do cartafol, que consiste nun cartafol principal e subpregadores, asegura unha visión óptima.
Deste xeito, os albaráns de entrega, as facturas e todo o que pertenza ao proceso empresarial gáñanse nunha carpeta ou subpregadora. As autorizacións de acceso poden ser asignadas para cada cartafol, xa sexa para grupos de empregados ou para empregados individuais.
Ademais, pódense crear e enviar hipervínculos ao cartafol aos empregados.
Deste xeito, os empregados autorizados e os socios de cooperación poden acceder a el desde calquera lugar en calquera momento. Grazas ao control de versións, o emisor e o tempo de cada cambio de documento individual poden ser rastrexados de forma transparente: as consultas son aclaradas rapidamente e evítase erros innecesarios.
"O tema da dixitalización é cada vez máis perceptible na industria de resalte. Isto aplícase, por exemplo, ás nosas listas de partes ou aos nosos plans, debuxos e configuradores. Despois da introdución do DMS de PaperOffice, o esforzo manual podería reducirse. Agora somos pioneiros como fabricante de resalte dixital".
PaperOffice tamén ten unha representación virtual de documentos noutros cartafoles. Deste xeito, o(s) documento(s) pode-se mostrar virtualmente en diferentes cartafoles sen que o documento orixinal teña que ser duplicado. Esta función é moi útil se, por exemplo, un documento debe aparecer en diferentes proxectos, pero non quere duplicar o documento.
A posibilidade de acceder á información desde diferentes perspectivas garante un maior nivel de claridade para todos os participantes no proxecto e mellora a capacidade dos empregados para proporcionar información.
O DMS de PaperOffice cumpre todos os criterios esixidos.
Beneficios a través da dixitalización con PaperOffice
Grazas á dixitalización de PaperOffice, k60 Grating Systems xa foi capaz de:
- Aforrar tempo e recursos
- Fácil acceso ao documento
- Dispoñibilidade de documentos para cada traballador autorizado
- ← Filtrar claro
A dispoñibilidade máis fácil e rápida de datos e documentos está cambiando os procesos da empresa fundamentalmente e permanentemente. O coñecemento administrativo organízase de forma transparente e dispoñible no momento oportuno.
Neste sentido, a base para a dixitalización de todos os procesos baseados en documentos está situada con PaperOffice DMS.
Ademais do proceso de arquivo:
- Revisión-proba de arquivo
- Optimización de procesos organizativos
- Mellor organización da documentación
- Busca de documentos máis rápido
- Comunicación simplificada e resolución de tarefas
garantido.
Resultado final
O DMS de PaperOffice hoxe mapea todo o fluxo de traballo dixitalmente.
Polo momento, todos os documentos de entrega e factura rexístranse con escáneres potentes, PaperOffice recoñece automaticamente os datos de contacto e almacena os documentos de acordo no arquivo electrónico.
Os empregados poden acceder aos documentos a través dunha interface de usuario simple e introducir varios termos de busca - unha busca de texto completo tamén está dispoñible.
Grazas ao uso consistente do DMS, o fabricante de reixa foi capaz de reducir significativamente o tempo de procesamento necesario para unha factura, e ao mesmo tempo o número de recibos pendentes diminuíu significativamente.
