Menonitas
Igrexa dos Irmáns Bielefeld
Alexander Staruk, director financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V.
O reto
A Irmandade Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) é unha igrexa libre protestante cuxas raíces se remontan ao pasado. Esta Irmandade Menonita bielefeld foi fundada en Zúric durante o movemento da Reforma no século XVI. A Irmandade Menonita de hoxe Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que inclúe máis de 1000 membros da comunidade.
O DMS de PaperOffice é usado polo municipio para apoiar aos membros voluntarios, especialmente no arquivo de documentos, asignando fluxos de traballo e contabilidade na oficina de casa.
Posición de inicio
Nunha asociación que inclúe a Irmandade Menonita Bielefeld e. V., hai tarefas administrativas moi extensas que son realizadas polos membros de forma voluntaria.
Isto afecta tanto á xestión da conta dos máis de 1.000 socios como á auditoría de contas de diversos proxectos de construción do municipio ou á tramitación de doazóns entrantes.
Cuestión existente
Ata o uso do DMS de PaperOffice, os membros seleccionados foron encargados das distintas tarefas administrativas, polo que se deixou en gran parte aos propios membros como e en que prazo se realiza o traballo.
Non se utilizou unha rede dixital e un software xeral. No seu lugar, as facturas do comerciante que necesitaban ser verificadas foron levadas a casa para ser verificadas manualmente. Tamén pasou que ninguén tiña tempo e despois o proxecto de lei quedou inicialmente sobre a mesa.
No curso da dixitalización, as comunidades enfróntanse agora a innumerables documentos, correos electrónicos e outras preocupacións por correo electrónico. Con todo, esta inundación de correos electrónicos dificilmente pode ser xestionada manualmente.
As consecuencias foron tempos de tramitación e ineficiencia na tramitación, recuperación e reenviación da documentación necesaria. En consecuencia, o municipio acudiu en busca da xestión de documentos dixitais.
Como resultado, houbo atrasos reiterados na transferencia das cantidades pendentes ás empresas encargadas. Os recordatorios foron emitidos con custos adicionais e os descontos concedidos non se puideron utilizar. É comprensible que a reputación da comunidade sufrise como resultado.
Alexander Staruk, director financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V., buscaba unha solución ao problema, polo que tamén se tivo en conta a dixitalización de todas as tarefas administrativas do municipio, que anteriormente foran en gran parte análogas.
Por que a Irmandade Menonita elixiu PaperOffice DMS
Staruk examinou por primeira vez varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos e finalmente decidiu probar PaperOffice DMS durante seis meses.
O DMS de PaperOffice ofrece exactamente os requisitos que o Sr. Staruk estaba a buscar. Isto inclúe:
- Dispoñibilidade: Acceso central e fácil a toda esta documentación relevante e a capacidade de varias partes para colaborar no mesmo documento.
Un almacén interno e central ao que todos os membros con tarefas administrativas tamén poden acceder desde casa. Os datos non deben ser almacenados nunha nube de terceiros ou nun ordenador dun só usuario.
- Axilidade e automatización de tarefas administrativas: O software debe facer posible que as tarefas sexan distribuídas a través da rede e tamén para que sexan procesadas polo respectivo membro do club.
- Recuperabilidade e aforro de tempo: búscase unha forma máis sinxela de dixitalizar os documentos analóxicos e facelos facilmente recuperables se fose necesario.
- Práctico e comprensible: O software debe esixir o menor adestramento posible e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
A solución: Synology configura un NAS, unha rede de almacenamento conectado, no centro comunitario, sobre o que se almacenan todos os datos relacionados coa asociación e os seus membros usando PaperOffice DMS.
O Sr. Alexander Staruk decatouse cedo de que non había maneira de dixitalizar a súa comunidade:
"Acabamos de avanzar e agora temos un punto de partida".
A solución: PaperOffice DMS ten unha función de fluxo de traballo integral que permite a asignación e procesamento de procesos complexos e o control da información e tarefas do documento de forma eficiente pola empresa.
Autorización de usuario dixital e confirmación de contrasinal incluído.
Ao mesmo tempo, todos os membros interesados son informados sobre o estado do procesamento. O almacenamento de versións permite rastrexar que pasos de procesamento foron realizados cando e por quen.
A solución: É o segmento central do PaperOffice DMS, a dixitalización de documentos analóxicos. Todo o que precisa é un escáner cunha interface para o ordenador e PaperOffice DMS. Os documentos non son escaneados. Se é necesario, son convertidos en texto editable por software OCR integrado e gardados automaticamente correctamente.
Un índice de palabras clave creado pola intelixencia artificial PIA asegura que todos os documentos poden ser atopados a través do motor de busca interno, aínda que o usuario apenas sabe nada sobre o documento.
A solución: O uso de PaperOffice DMS pódese aprender usando vídeos e tutoriais de adestramento gratuítos.
Non hai "consultantes" externos e caros no sitio e ninguén ten que viaxar a calquera lugar para a formación. Todo o mundo pode definir o prazo para aprender a navegación do menú segundo sexa necesario e en termos de futuro, o DMS de PaperOffice está ben posicionado grazas á súa estrutura modular.
O DMS de PaperOffice cumpre todos os criterios esixidos.
Por que a Irmandade Menonita elixiu PaperOffice DMS
Staruk examinou por primeira vez varias ofertas de software en relación coa xestión de documentos e finalmente decidiu probar PaperOffice DMS durante seis meses.
O DMS de PaperOffice ofrece exactamente os requisitos que o Sr. Staruk estaba a buscar. Isto inclúe:
- Dispoñibilidade: Acceso central e fácil a toda esta documentación relevante e a capacidade de varias partes para colaborar no mesmo documento.
Un almacén interno e central ao que todos os membros con tarefas administrativas tamén poden acceder desde casa. Os datos non deben ser almacenados nunha nube de terceiros ou nun ordenador dun só usuario.
- Axilidade e automatización de tarefas administrativas: O software debe facer posible que as tarefas sexan distribuídas a través da rede e tamén para que sexan procesadas polo respectivo membro do club.
- Recuperabilidade e aforro de tempo: búscase unha forma máis sinxela de dixitalizar os documentos analóxicos e facelos facilmente recuperables se fose necesario.
- Práctico e comprensible: O software debe esixir o menor adestramento posible e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
A solución: Synology configura un NAS, unha rede de almacenamento conectado, no centro comunitario, sobre o que se almacenan todos os datos relacionados coa asociación e os seus membros usando PaperOffice DMS.
O Sr. Alexander Staruk decatouse cedo de que non había maneira de dixitalizar a súa comunidade:
"Acabamos de avanzar e agora temos un punto de partida".
A solución: PaperOffice DMS ten unha función de fluxo de traballo integral que permite a asignación e procesamento de procesos complexos e o control da información e tarefas do documento de forma eficiente pola empresa.
Autorización de usuario dixital e confirmación de contrasinal incluído.
Ao mesmo tempo, todos os membros interesados son informados sobre o estado do procesamento. O almacenamento de versións permite rastrexar que pasos de procesamento foron realizados cando e por quen.
A solución: É o segmento central do PaperOffice DMS, a dixitalización de documentos analóxicos. Todo o que precisa é un escáner cunha interface para o ordenador e PaperOffice DMS. Os documentos non son escaneados. Se é necesario, son convertidos en texto editable por software OCR integrado e gardados automaticamente correctamente.
Un índice de palabras clave creado pola intelixencia artificial PIA asegura que todos os documentos poden ser atopados a través do motor de busca interno, aínda que o usuario apenas sabe nada sobre o documento.
A solución: O uso de PaperOffice DMS pódese aprender usando vídeos e tutoriais de adestramento gratuítos.
Non hai "consultantes" externos e caros no sitio e ninguén ten que viaxar a calquera lugar para a formación. Todo o mundo pode definir o prazo para aprender a navegación do menú segundo sexa necesario e en termos de futuro, o DMS de PaperOffice está ben posicionado grazas á súa estrutura modular.
O DMS de PaperOffice cumpre todos os criterios esixidos.
Despois da fase de proba de seis meses, a Irmandade Menonita Bielefeld e. V. o noso DMS de PaperOffice e está tan satisfeito que recomenda o software a outras congregacións na súa igrexa.
