Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.
O procesamento de facturas dixitais, en combinación co sistema de xestión de documentos (DMS), contribúe significativamente á eficiencia e éxito da súa empresa e a unha oficina sen papel. A necesidade de procesamento de facturas dixitais é agora un aspecto importante para todos.
Conseio práctico
No artigo actual, mostrámoslle como implementar correctamente o procesamento de facturas dixitais, listar as vantaxes da implementación e describir os efectos da implementación exitosa.A necesidade de dixitalización é agora un aspecto importante para todos.
Na nosa guía atoparás agora varios informes sobre como debe ter lugar a dixitalización en torno ás empresas e cantas vantaxes isto trae para ti.
Pero case todas as preguntas 3 que veñen dos nosos clientes relaciónanse coa implementación dixital do procesamento de facturas. Así que decidimos botar unha ollada máis de cerca a este tema.
No artigo actual, miramos un pouco máis profundo na información sobre o procesamento de facturas dixitais. Vantaxes da dixitalización de facturas. Imos amosar-lle como pode implementar todo e describir o impacto dunha implementación exitosa.
Antes de entrar na implementación, imos responder á pregunta:
Esta é unha pregunta que cada vez máis empresas están a preguntar: "De verdade teño que dixitalizar a miña contabilidade?". A resposta é si, hai que facelo. Entre outras cousas, porque a lexislatura esixe que así sexa. Cada vez son máis as empresas que teñen que cumprir a documentación do proceso.
A normativa legal esixe o cumprimento dos requisitos relativos á recepción, tramitación e arquivo de todos os documentos entrantes.
No noso artigo actual mostramos un par de exemplos prácticos. Como pode resolver facilmente a dixitalización grazas ao DMS de PaperOffice? Pero primeiro chegamos ás vantaxes xerais do procesamento dixital de facturas.
No mundo actual de home office e medios dixitais, aínda é común ver as contas de papel amoreadas en estantes e mesas.
As principais razóns para o uso do papel son que os empregados teñen dificultades para aceptar a dixitalización ou comezar con el. O problema é o cambio e a dixitalización.
Moitas persoas quere manter unha copia física dos documentos cos que traballa. Pero o proceso de manipulación de papel que foi ensaiado durante anos tamén xoga un papel aquí.
Sobre o tema da conversión sen papel xa escribimos un artigo detallado. A partir de aí, abordamos explicitamente o tema da contabilidade dixital.
Entrar manualmente na factura non só significa moito tempo, senón tamén ocultar altos custos. Facelo ben pode aforrar moito tempo e diñeiro.
Porque grazas á dixitalización dos seus documentos, pode atopar todas as facturas almacenadas en PaperOffice en cuestión de segundos. Xa non ten que follar laboriosamente a través de cartafoles grosos. Ao dixitalizar todas as facturas da túa empresa, só necesitas uns poucos clics para atopalos no sistema.
E tamén nos leva ao segundo punto:
Xa non se precisa espazo para os cartafoles físicos. A partir de agora podes arquivar as túas facturas en PaperOffice. A redución do consumo de papel leva a oficinas limpas e limpas.
Ao xestionar as túas facturas dixitalmente, aforras tempo e esforzo. Así como os custos de creación, entrega e tramitación. Non facer copias para tarefas avanzadas, fluxos de traballo e reenvío. Todo funciona de forma dixital e é transparente e comprensible.
Grazas á dixitalización das túas facturas, xa non perderás valiosos prazos de desconto.
Os dereitos de acceso individual a documentos e cartafoles individuais garanten unha clara seguridade. Pode acceder a persoas ou departamentos enteiros. Como a contabilidade.
PaperOffice recoñece intelixentemente os datos de enderezos no contido do documento. A continuación, loxicamente liga o documento aos seus contactos existentes. Isto permite, entre outras cousas, a visualización de todos os documentos para un contacto específico con só uns poucos clics.
PaperOffice soporta o recoñecemento intelixente de IA e palabras clave. Deste xeito, a factura búscase polos datos do documento máis importantes.
KI PIA le os datos fóra do documento. A continuación, arquiva o documento con palabras clave completas. Se é necesario coa súa proba ou automaticamente no fondo.
Pode facilmente entregar as súas facturas. Asignación de contas e palabras clave. Grazas á busca avanzada, tes todo o que necesitas para a exportación. Como todas as contas do ano pasado, por exemplo.
Incl. a estrutura do cartafol, arquivo PDF, ficheiro Excel con toda a información. Como resultado, o seu contador ou contador pode importar facilmente a documentación.
A contabilidade pode aplicarse rapidamente no futuro. Non só podes atopar todos os documentos inmediatamente, tamén podes editalos/clasificalos directamente, por exemplo. Todos os requisitos legais son cumpridos grazas ao arquivo a proba de auditoría. A aprobación e aprobación é o xogo dos nenos.
A dixitalización das facturas é inevitable por varios motivos. Moitas empresas tamén están convencidas de que a dixitalización das facturas é o futuro. Isto tamén debe ser aceptado hoxe e agora.
Con todo, moitos aínda temen que este paso estea asociado a un longo proxecto. O que será difícil, caro, arriscado e desestabilizador. A boa noticia é que, en última instancia, grazas a PaperOffice, isto xa non é así!
En primeiro lugar, é importante non confundir ou reducir a dixitalización ao escaneo de facturas entrantes. Para que poidan entrar no proceso de fluxo de traballo para a validación, pagamento e arquivo máis facilmente e rapidamente. A dixitalización é moito máis.
Vantaxes do recoñecemento de texto OCR: Grazas ao recoñecemento de texto OCR, moitas cousas poden ser automatizadas. Por exemplo, a intelixencia artificial (AI). Deste xeito, as funcións de aprendizaxe son cada vez máis poderosas e fiables algoritmos de detección.
Os elementos que aparecen na factura poden ser identificados e extraídos inmediatamente do documento. O documento é arquivado e pode ser posta a disposición do sistema de contabilidade ou ERP.
Por exemplo, coa dixitalización, o prestador de servizos financeiros benefíciase de información fidedigna en tempo real cando se recibe a factura.
Estamos chegando á verdadeira pregunta deste artigo:
Se xestiona as súas facturas con PaperOffice, o procesamento de facturas entrantes é totalmente electrónico. Xa recibirás a factura entrante dixitalmente, é dicir, por correo electrónico ou escaneando. Isto non fai diferenza.
Se xa recibe as súas facturas entrantes en formato dixital, recomendamos o módulo DropMail integrado en PaperOffice. Isto permítelle crear un enderezo de correo electrónico DropMail persoal en PaperOffice. Só se lles envían facturas.
Todas as facturas que se envían ao seu enderezo DropMail como anexo de correo electrónico son arquivadas automaticamente en PaperOffice. Con regras de arquivo definibles e sen traballo.
Tip
Sobre o tema "DropMail - Arquivar automaticamente documentos por correo electrónico cando está en marcha" tamén hai un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sinxela e comprensible:
PaperOffice recoñece a factura e le os datos pertinentes. O software, a continuación, arquiva a factura no cartafol correspondente. Grazas á IA intelixente, inítense outros procesos de aprobación, tarefas e fluxos de traballo opcionalmente.
Todos os traballadores que participen no proceso están informados. O fluxo de traballo funciona automaticamente.
Procesamento de facturas dixitais paso a paso:
Simplemente crea o teu enderezo desexado no formato "meine_rechnungen@paperoffice.com", especifica unha máscara de almacenamento ou activa PIA e é iso!
PaperOffice captura automaticamente a factura e comeza a procesar
As regras de rexistro definidas son executadas. O arquivo a proba de auditoría ten lugar automaticamente en segundo o plan.
Pode comprobar a factura, aprobala e executar fluxos de traballo.
Exportar as facturas ao asesor fiscal ou a sistemas de terceiros con información relevante.
En primeiro lugar, a dixitalización das facturas trae aumentos significativos e inmediatos da produtividade. A dixitalización non só libera aos empregados dunha tarefa operativa densa e leva moito tempo. Ademais, resolveranse os problemas de atraso e controversia por erro manual.
Os custos inherentes para almacenar, buscar e perder documentos de papel importantes redúcense drasticamente. Ademais, a racionalización e automatización dos procesos de validación e control en todo o proceso de contas pagables.
Desde a solicitude de compra ata o pago, multiplique estes beneficios aínda máis.
En xeral, o tempo de procesamento de documentos pode reducirse en 5. Gastos administrativos do 80%.
Con estas cifras, comprendes inmediatamente a urxencia de dixitalizar as facturas. En definitiva, estes números non son os únicos a ter en conta.
En primeiro lugar, é moi importante notar que os factores para o arquivo dixital de documentos deben ser observados. Segundo o GoBD, os documentos en papel poden ser destruídos. A menos que teñan que ser mantidos no orixinal de acordo coa normativa fiscal ou fiscal estranxeira.
Isto inclúe, por exemplo, a apertura de balances e os documentos de lei de construción. O BNG tamén di que os documentos en papel deben ser retirados da súa tramitación. Ademais, o ficheiro non pode ser modificado despois do proceso de escaneo.
O que se dá en calquera momento grazas á versión en PaperOffice. O documento debe ser accesible e inestimable durante o período de conservación.
PaperOffice, polo tanto, cumpre todos os estándares necesarios a través da certificación e probas de todos os requisitos de software segundo GOBD.
A cuestión do período de retención aparece unha e outra vez cos nosos clientes. Porque non hai instrucións claras sobre como e se se debe manter a factura orixinal. En primeiro lugar, debe poñerse en contacto coa súa autoridade fiscal responsable, é dicir, o auditor responsable.
Os documentos de relevancia legal, como os contratos, aínda están obrigados a ser conservados no orixinal.
Tip
Creamos a última guía de 5 pasos para ir sen papel e dixitalizar o seu negocio como un documento descargable, detallando cada 5 pasos e canto tempo leva:
A Oficina Tributaria acepta recibos electrónicos. En caso de disputa só orixinais.
Isto ten que ver co feito de que unha sinatura só pode ser verificada para a autenticidade nos documentos orixinais. Aconsellamos non tirar nunca o orixinal.
Resulta que ten que considerar varios aspectos para procesar con éxito as facturas entrantes.
Para desterrar completamente o papel do proceso, ten que implementar unha dixitalización continua de todas as facturas entrantes. As melloras veñen de automatizar o proceso na medida do posible.
Este documento dixital ten un feixe de vantaxes para a empresa. O software feito a medida garante unha maior produtividade na empresa.
Así, dixitalizar facturas é un paso importante para transformar o seu negocio nunha oficina sen papel. Aforra tempo e traballo. Mellora a calidade dos resultados do teu traballo.
Use todas as vantaxes dunha oficina sen papel.
Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.
Non precisa de un especialista ou un bibliotecario adestrado!
Todo o que realmente necesitas é
Ás veces o hardware xa está alí, ten máis potencial que antes e pode ser usado inmediatamente.
Tip
Por certo, existe un artigo especial sobre o tema do "procesamento de facturas dixitais", que informa sobre as vantaxes da dixitalización ou tramitación de facturas dixitais:
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Implementar o procesamento de facturas dixitais correctamente en 10 pasos":
En primeiro lugar, é moi importante notar que os factores para o arquivo dixital de documentos deben ser observados. Segundo o GoBD, os documentos en papel poden ser destruídos. A menos que teñan que ser mantidos no orixinal de acordo coa normativa fiscal ou fiscal estranxeira.
Isto inclúe, por exemplo, a apertura de balances e os documentos de lei de construción.
Paga a pena usar un DMS para calquera tamaño da empresa para dixitalizar as súas facturas. Non só pode arquivar documentos de acordo coa normativa legal, pero tamén pode simplificar extensos procesos de contabilidade, por exemplo a través de fluxos de traballo.
En primeiro lugar, a dixitalización das facturas trae aumentos significativos e inmediatos da produtividade. A dixitalización non só libera aos empregados dunha tarefa operativa densa e leva moito tempo. Ademais, resolveranse os problemas de atraso e controversia por erro manual.
Os custos inherentes para almacenar, buscar e perder documentos de papel importantes redúcense drasticamente. Ademais, a racionalización e automatización dos procesos de validación e control en todo o proceso de contas pagables.
Desde a solicitude de compra ata o pago, multiplique estes beneficios aínda máis.
Traballar dixitalmente e traer documentos antigos á nova era será o mellor investimento clave para aforrar unha incrible cantidade de tempo, diñeiro e nervios no futuro.
Non precisa do seu propio especialista en TI para aproveitar todas as vantaxes da dixitalización.
O que precisa é o compañeiro certo ao seu lado que, grazas á súa experiencia, pode implementar exactamente o que precisa. Evite espantallo e escoller posicións de proba en vez de presentacións de PowerPoint de fantasía sen ter realmente probado.
A experiencia demostrou que case todas as operacións, empresa e empresa teñen unha gran copiadora que non utiliza o seu potencial. Estes dispositivos adoran escaneos en masa, son tolerantes aos papelclips e poden ser a base para un inicio dixital sen un investimento de escáner.
Evite trampas de custos con sistemas DMS / ECM onde está sen piedade a mercé dos fabricantes. Non faga ningún compromiso cando se trata de opcións de administración propia, como ensinar documentos e facer configuracións ti mesmo. Se precisa de axuda, o fabricante estará encantado de axudarche, pero mantense independente.
Os procedementos serán completamente idénticos no futuro, pero totalmente automatizados.
¿Entrar? O fluxo de traballo é desencadeado e todo vai polo seu camiño definido.
Busca a través de todos os 1000 cartafoles. Non hai problema, porque tes o teu propio Google.
