Implementar o procesamento de facturas dixitais correctamente en 10 pasos

A necesidade de dixitalización é agora un aspecto importante para todos.

Na nosa guía atoparás agora varios informes sobre como debe ter lugar a dixitalización en torno ás empresas e cantas vantaxes isto trae para ti.

Pero case todas as preguntas 3 que veñen dos nosos clientes relaciónanse coa implementación dixital do procesamento de facturas. Así que decidimos botar unha ollada máis de cerca a este tema.

No artigo actual, miramos un pouco máis profundo na información sobre o procesamento de facturas dixitais. Vantaxes da dixitalización de facturas. Imos amosar-lle como pode implementar todo e describir o impacto dunha implementación exitosa.

Antes de entrar na implementación, imos responder á pregunta:

Por que é necesario dixitalizar facturas e documentos nas empresas?

Esta é unha pregunta que cada vez máis empresas están a preguntar: "De verdade teño que dixitalizar a miña contabilidade?". A resposta é si, hai que facelo. Entre outras cousas, porque a lexislatura esixe que así sexa. Cada vez son máis as empresas que teñen que cumprir a documentación do proceso.

Que esixe a normativa legal?

A normativa legal esixe o cumprimento dos requisitos relativos á recepción, tramitación e arquivo de todos os documentos entrantes.

No noso artigo actual mostramos un par de exemplos prácticos. Como pode resolver facilmente a dixitalización grazas ao DMS de PaperOffice? Pero primeiro chegamos ás vantaxes xerais do procesamento dixital de facturas.

Cales son os beneficios da dixitalización?

No mundo actual de home office e medios dixitais, aínda é común ver as contas de papel amoreadas en estantes e mesas.

As principais razóns para o uso do papel son que os empregados teñen dificultades para aceptar a dixitalización ou comezar con el. O problema é o cambio e a dixitalización.

Copia do documento a pesar da dixitalización

Moitas persoas quere manter unha copia física dos documentos cos que traballa. Pero o proceso de manipulación de papel que foi ensaiado durante anos tamén xoga un papel aquí.

Sobre o tema da conversión sen papel xa escribimos un artigo detallado. A partir de aí, abordamos explicitamente o tema da contabilidade dixital.

Entrar manualmente na factura non só significa moito tempo, senón tamén ocultar altos custos. Facelo ben pode aforrar moito tempo e diñeiro.

Os principais beneficios inclúen:

• Podes atopar calquera factura en segundos / aforrar tempo

  Porque grazas á dixitalización dos seus documentos, pode atopar todas as facturas almacenadas en PaperOffice en cuestión de segundos. Xa non ten que follar laboriosamente a través de cartafoles grosos. Ao dixitalizar todas as facturas da túa empresa, só necesitas uns poucos clics para atopalos no sistema.

  E tamén nos leva ao segundo punto:

• Axudas para a optimización do emprego / aforro de papel

  Xa non se precisa espazo para os cartafoles físicos. A partir de agora podes arquivar as túas facturas en PaperOffice. A redución do consumo de papel leva a oficinas limpas e limpas.

• Simplificar procesos de contabilidade / Por exemplo con fluxos de traballo

  Ao xestionar as túas facturas dixitalmente, aforras tempo e esforzo. Así como os custos de creación, entrega e tramitación. Non facer copias para tarefas avanzadas, fluxos de traballo e reenvío. Todo funciona de forma dixital e é transparente e comprensible.

  Grazas á dixitalización das túas facturas, xa non perderás valiosos prazos de desconto.

• Configurar permiso para premer botón de acceso

  Os dereitos de acceso individual a documentos e cartafoles individuais garanten unha clara seguridade. Pode acceder a persoas ou departamentos enteiros. Como a contabilidade.

• Detección de contactos automaticamente

  PaperOffice recoñece intelixentemente os datos de enderezos no contido do documento. A continuación, loxicamente liga o documento aos seus contactos existentes. Isto permite, entre outras cousas, a visualización de todos os documentos para un contacto específico con só uns poucos clics.

• Palabras clave automáticas

  PaperOffice soporta o recoñecemento intelixente de IA e palabras clave. Deste xeito, a factura búscase polos datos do documento máis importantes.

  KI PIA le os datos fóra do documento. A continuación, arquiva o documento con palabras clave completas. Se é necesario coa súa proba ou automaticamente no fondo.

• Función de incorporación / exportación para consultores fiscais

  Pode facilmente entregar as súas facturas. Asignación de contas e palabras clave. Grazas á busca avanzada, tes todo o que necesitas para a exportación. Como todas as contas do ano pasado, por exemplo.

  Incl. a estrutura do cartafol, arquivo PDF, ficheiro Excel con toda a información. Como resultado, o seu contador ou contador pode importar facilmente a documentación.

• Opcións de edición rápida

  A contabilidade pode aplicarse rapidamente no futuro. Non só podes atopar todos os documentos inmediatamente, tamén podes editalos/clasificalos directamente, por exemplo. Todos os requisitos legais son cumpridos grazas ao arquivo a proba de auditoría. A aprobación e aprobación é o xogo dos nenos.

  A dixitalización das facturas é inevitable por varios motivos. Moitas empresas tamén están convencidas de que a dixitalización das facturas é o futuro. Isto tamén debe ser aceptado hoxe e agora.

  Con todo, moitos aínda temen que este paso estea asociado a un longo proxecto. O que será difícil, caro, arriscado e desestabilizador. A boa noticia é que, en última instancia, grazas a PaperOffice, isto xa non é así!

Que hai que ter en conta antes de dixitalizar as facturas?

En primeiro lugar, é importante non confundir ou reducir a dixitalización ao escaneo de facturas entrantes. Para que poidan entrar no proceso de fluxo de traballo para a validación, pagamento e arquivo máis facilmente e rapidamente. A dixitalización é moito máis.

Vantaxes do recoñecemento de texto OCR: Grazas ao recoñecemento de texto OCR, moitas cousas poden ser automatizadas. Por exemplo, a intelixencia artificial (AI). Deste xeito, as funcións de aprendizaxe son cada vez máis poderosas e fiables algoritmos de detección.

Os elementos que aparecen na factura poden ser identificados e extraídos inmediatamente do documento. O documento é arquivado e pode ser posta a disposición do sistema de contabilidade ou ERP.

Por exemplo, coa dixitalización, o prestador de servizos financeiros benefíciase de información fidedigna en tempo real cando se recibe a factura.

Estamos chegando á verdadeira pregunta deste artigo:

Como podo aplicar o procesamento de facturas?

Se xestiona as súas facturas con PaperOffice, o procesamento de facturas entrantes é totalmente electrónico. Xa recibirás a factura entrante dixitalmente, é dicir, por correo electrónico ou escaneando. Isto non fai diferenza.

Dixitalizar facturas entrantes con DropMail, como?

Se xa recibe as súas facturas entrantes en formato dixital, recomendamos o módulo DropMail integrado en PaperOffice. Isto permítelle crear un enderezo de correo electrónico DropMail persoal en PaperOffice. Só se lles envían facturas.

Todas as facturas que se envían ao seu enderezo DropMail como anexo de correo electrónico son arquivadas automaticamente en PaperOffice. Con regras de arquivo definibles e sen traballo.

PaperOffice recoñece a factura e le os datos pertinentes. O software, a continuación, arquiva a factura no cartafol correspondente. Grazas á IA intelixente, inítense outros procesos de aprobación, tarefas e fluxos de traballo opcionalmente.

Todos os traballadores que participen no proceso están informados. O fluxo de traballo funciona automaticamente.

Procesamento de facturas dixitais paso a paso:

Invoice Receipt

Simplemente crea o teu enderezo desexado no formato "meine_rechnungen@paperoffice.com", especifica unha máscara de almacenamento ou activa PIA e é iso!

Tramitación de facturas digitales

PaperOffice captura automaticamente a factura e comeza a procesar

As regras de rexistro definidas son executadas. O arquivo a proba de auditoría ten lugar automaticamente en segundo o plan.

Pode comprobar a factura, aprobala e executar fluxos de traballo.

Adiante

Exportar as facturas ao asesor fiscal ou a sistemas de terceiros con información relevante.

Como é o futuro da dixitalización? Onde vai a viaxe?

En primeiro lugar, a dixitalización das facturas trae aumentos significativos e inmediatos da produtividade. A dixitalización non só libera aos empregados dunha tarefa operativa densa e leva moito tempo. Ademais, resolveranse os problemas de atraso e controversia por erro manual.

Os custos inherentes para almacenar, buscar e perder documentos de papel importantes redúcense drasticamente. Ademais, a racionalización e automatización dos procesos de validación e control en todo o proceso de contas pagables.

Desde a solicitude de compra ata o pago, multiplique estes beneficios aínda máis.

Que consegue unha empresa grazas á dixitalización?

A través da dixitalización, a empresa consegue liberar importantes recursos humanos e financeiros. Sexa para absorber o crecemento da actividade con recursos constantes. Ou para mobilizar os seus equipos en proxectos de transformación. Para os empregados, a dixitalización das facturas non é un inimigo. Ao contrario, o aliado. Estes fan o seu traballo máis interesante e crean valor engadido para a xestión financeira da empresa.

Pódese destruír o papel despois da dixitalización?

En primeiro lugar, é moi importante notar que os factores para o arquivo dixital de documentos deben ser observados. Segundo o GoBD, os documentos en papel poden ser destruídos. A menos que teñan que ser mantidos no orixinal de acordo coa normativa fiscal ou fiscal estranxeira.

Isto inclúe, por exemplo, a apertura de balances e os documentos de lei de construción. O BNG tamén di que os documentos en papel deben ser retirados da súa tramitación. Ademais, o ficheiro non pode ser modificado despois do proceso de escaneo.

Revisión segundo a versión compatible con GoBD

O que se dá en calquera momento grazas á versión en PaperOffice. O documento debe ser accesible e inestimable durante o período de conservación.

PaperOffice, polo tanto, cumpre todos os estándares necesarios a través da certificación e probas de todos os requisitos de software segundo GOBD.

Período de retención

A cuestión do período de retención aparece unha e outra vez cos nosos clientes. Porque non hai instrucións claras sobre como e se se debe manter a factura orixinal. En primeiro lugar, debe poñerse en contacto coa súa autoridade fiscal responsable, é dicir, o auditor responsable.

Que documentos son aceptados?

Os documentos de relevancia legal, como os contratos, aínda están obrigados a ser conservados no orixinal.

Para chegar ao punto:

A Oficina Tributaria acepta recibos electrónicos. En caso de disputa só orixinais.

Isto ten que ver co feito de que unha sinatura só pode ser verificada para a autenticidade nos documentos orixinais. Aconsellamos non tirar nunca o orixinal.

Resulta que ten que considerar varios aspectos para procesar con éxito as facturas entrantes.

Resumimos:

Para desterrar completamente o papel do proceso, ten que implementar unha dixitalización continua de todas as facturas entrantes. As melloras veñen de automatizar o proceso na medida do posible.

Este documento dixital ten un feixe de vantaxes para a empresa. O software feito a medida garante unha maior produtividade na empresa.

Así, dixitalizar facturas é un paso importante para transformar o seu negocio nunha oficina sen papel. Aforra tempo e traballo. Mellora a calidade dos resultados do teu traballo.

Use todas as vantaxes dunha oficina sen papel.

Asegúrese de evitar este erro

Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.