Conseio práctico
Que é unha nasa?
A empresa taiwanesa Synology vende varios dispositivos de almacenamento conectados á rede (dispositivos NAS) baixo o nome de "Synology NAS". Estes dispositivos permiten tanto ás empresas como aos usuarios privados protexer os seus datos de forma eficiente e organizarse e utilizalos individualmente.
Un NAS é un servidor de ficheiros co seu propio sistema operativo que fai que o seu espazo de almacenamento estea dispoñible a través da rede.
Synology NAS ofrece as condicións ideais para todas as empresas, pero especialmente SMBs, para almacenar datos corporativos de forma rápida e sinxela.
No seguinte artigo mostraremos como pode sacar o máximo partido da súa Synology NAS para a súa empresa e como a xestión de documentos pode funcionar facilmente e sen Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Por que usar a nube en lugar de nas?
Case todos os que trataron o tema do almacenamento de documentos na empresa certamente fixo esta pregunta.
Hai varios provedores de espazo de almacenamento nunha nube en Internet. O seu uso ten vantaxes, pero tamén inconvenientes. A maior desvantaxe é, sen dúbida, a entrega dos datos a terceiros. Aínda que se promete que os documentos almacenados son absolutamente seguros, ningunha empresa no mundo pode garantir este 100%.
Non só os ataques de hackers poden poñer en perigo a seguridade dos datos, dependendo de onde estea o provedor na nube, as respectivas leis nacionais poden permitir ás autoridades e empresas pertinentes acceder ao contido completamente legalmente. Estados Unidos é un mal exemplo. Xa en abril de 2017, a coñecida revista informática "c't" advertiu contra as nubes estadounidenses, xa que os expertos cualificaron a súa protección de datos como moi baixa. Pero as filtracións de datos tamén son posibles en calquera momento da UE ou en Alemaña, xa sexa por falta de cortesía por parte do operador da respectiva nube ou por poderes secretos dos servizos secretos europeos.
Moitas empresas, especialmente as pemes, ven isto como un obstáculo para a seguridade dos datos e, polo tanto, avogan polo uso do seu propio servidor, como Synology NAS.
A empresa taiwanesa Synology é líder mundial na fabricación de almacenamento conectado á rede. En lugar da nube insegura dun provedor de terceiros, hai unha rede interna cuxa capacidade de almacenamento pode adaptarse aos requisitos.
A solución sensata para as empresas é, polo tanto, configurar unha intranet cun servidor común para todos os terminais conectados. O NAS forma o corazón do hardware, o almacenamento central de datos.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Que é a gestión digital de documentos?
Co tempo, moitos documentos importantes acumúlanse nun fogar - e máis aínda nunha empresa. A xestión eficiente destes documentos é esencial para o éxito económico e unha simple visión xeral das pólizas de seguros, contratos, documentos, etc.
Os documentos poden ser conservados en papel en cartafoles. Con todo, eles ocupan moito espazo e, sobre todo, son difíciles de buscar a través.
Aquí é onde a xestión de documentos dixitais mostra as súas vantaxes: o arquivo require pouco espazo, os datos tamén poden ser apoiados nun lugar diferente e unha gran vantaxe: hai unha busca a texto completo que busca nos documentos e rapidamente atopa todos os documentos que desexa atopar.
Despois de aclarar unha das vantaxes máis importantes do uso dun NAS, que é o control completo e racionalización dos custos, é hora de entender como se debe facer a xestión do documento sobre a Sinoloxía NAS e como funciona o DMS de Synology.
A xestión de documentos dixitais, tamén coñecida como sistema de xestión de documentos, utilízase para almacenar, xestionar e controlar o fluxo de documentos e información dentro dunha organización. Ademais, a función máis importante dun DMS é servir como conexión entre o seu NA e os seus datos.
As bases de datos utilízanse para a comunicación entre os ordenadores conectados á rede e o NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
O foco central dun sistema de xestión de datos como o de PaperOffice DMS son bases de datos loxicamente estruturadas, a estrutura da cal permite a maior seguridade posible, pero tamén o acceso rápido aos documentos.
PaperOffice DMS toma a ruta segura, porque todos os datos son almacenados en forma altamente cifrada na base de datos, que está situada na súa Synology NAS. Así é como se crea a xestión de documentos no seu NAS, o chamado DMS de Sinoloxía.
Isto significa que sempre ten acceso e control sobre os seus datos.
Deste xeito, todos os documentos dunha empresa están sempre dispoñibles e non só cando o colega en cuestión ten o seu ordenador funcionando e permite o acceso aos datos. Por suposto, os niveis xerárquicos tamén son posibles no NAS, é dicir, a configuración de diferentes niveis de acceso protexidos por contrasinal.
Cal é a complexidade da instalación e instalación da base de datos?
A instalación e configuración da base de datos na súa Synology NAS non é complicada en absoluto e non require un especialista en TI.
Especialmente porque o funcionamento dos contedores Docker é coñecido por ser unha solución de integración inestable e pouco fiable, PaperOffice decidiu proporcionar unha solución comprobada e fiable para o almacenamento de datos a través do uso directo e nativo de MariaDB.
En contraste coa instalación de Docker, a configuración coa axuda de PaperOffice YouTube Videos faise en poucos minutos, mesmo para o laico.
Cales son as vantaxes de non usar os contedores Docker?
A mellor decisión de PaperOffice de facer sen Docker ten vantaxes masivas que pode usar calquera Synology NAS e non a serie Plus caro.
O que ten un efecto positivo sobre a súa carteira e é fácil sobre o orzamento.
Como chegan os datos á Sinoloxía?
Escanear documentos
O proceso é sinxelo: se os datos aínda non están dispoñibles en formato dixital, os documentos en papel deben primeiro ser escaneados ou fotografados.
Co seu escáner ou outro dispositivo de dixitalización, o documento non só se converte nunha imaxe, senón que o seu contido tamén pode ser "lido" electronicamente. A función de escáner integrada en PaperOffice DMS conéctase ao seu escáner e así transfire o medio dixital ao software de xestión de documentos.
Sobre como mellor integrar o seu escáner, para dixitalizar os documentos, xa describimos noutro artigo.
Almacenamento de documentos digitales
Os datos en forma dixital, como correos electrónicos ou arquivos dixitais, poden ser facilmente arrastrados e lanzados á interface PaperOffice. Se desexa arquivar varios documentos sen esforzo manual, o monitor de cartafoles integrado en PaperOffice é adecuado para iso. Isto permite un arquivo suave no fondo.
Datos existentes
O sistema de xestión de documentos de PaperOffice tamén facilita aos usuarios mover os datos dixitais que antes estaban nos discos duros de portátiles ou PCs de escritorio a un dispositivo de almacenamento de datos compartido, o Synology NAS.
Todos os datos existentes poden ser importados ao sistema de xestión de documentos con só un clic.
Tamén hai moitas outras formas de obter os seus datos no sistema de xestión de documentos, que xa están integrados en PaperOffice DMS na versión estándar.
Valor engadido e beneficios
Aquí están algúns dos beneficios máis destacados da xestión de documentos na súa Synology NAS:
- Investimento mínimo con máximo beneficio para centros de traballo individuais e equipos
- Mantén o control dos teus datos
- Todas as vantaxes dunha nube, pero sen os custos de seguimento e incerteza
- Copia de seguridade de datos dos teus datos
- Aforrar tempo na procura de documentación e custos xestionando e almacenando
- Aumentar a produtividade con ferramentas de colaboración
- Non esqueza o "efecto secundario" positivo dunha maior satisfacción interna e externa do cliente.
Aforra enormes custos de adquisición para servidores caros ou servizos na nube - integra a NAS de Synology na túa rede e conecta PaperOffice ao NAS: Done!
Debido á arquitectura PaperOffice, a combinación cunha Synology NAS é a solución perfecta para a xestión completa de documentos na oficina dixital.
A sinoloxía é unha solución conveniente deseñada para a operación 24/7. Synology soporta o seu PaperOffice para entregar todos os documentos e información relacionada a todos os usuarios da rede e a tecnoloxía OwnCloud en marcha.
Grazas á fácil instalación de bases de datos e á falta de contedores Docker, Synology ofrece unha ampla gama de modelos NAS que funcionan perfectamente con PaperOffice. Non só as grandes empresas poden beneficiarse da dixitalización.
Synology non só ofrece modelos NAS equipados con potentes CPUs, senón que tamén ofrece a capacidade de crear varios grupos RAID e caché e tiering. Implementar tecnoloxías que lle permitan crear unha solución de almacenamento híbrido que permita a capacidade de almacenamento masivo, o rendemento de avance e o gasto consciente do orzamento.
Inviste só unha vez para a compra do seu NAS e sistema de xestión de documentos, ten o control total sobre os seus datos e non ten custos de seguimento.
Grazas ao paquete Synology Hyper Backup, pode crear automaticamente copias de seguridade da súa base de datos. Grazas aos talleres de PaperOffice en YouTube, a configuración faise en poucos minutos.
Axilidade e automatización de tarefas administrativas coa creación de fluxos de traballo que permitan a integración de documentos e procesos de negocio nun entorno controlado e actividades claramente definidas e monitorizadas.
Empezar é máis fácil do que pensas.
Aínda estás preocupado por non facelo? Lea estudos de caso dos nosos clientes sobre a integración de Synology e PaperOffice DMS en varias industrias e vexa a simplicidade para si mesmo.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "":
Quen é un despacho sen papeis adecuado para?
A resposta rápida e sinxela á pregunta é: para cada empresa. Todos os sectores e tamaños empresariais benefícianse dunha oficina sen papel, desde pemes e start-ups ata grandes empresas. Non obstante, a conversión é especialmente valiosa para as pequenas e medianas empresas: A redución do esforzo de procesamento e os custos liberan o orzamento necesario para máis impulsores de crecemento.
Podo usar un provedor de DMS baseado na nube para a miña oficina sen papel?
Non. Outro factor que estivo en boca de todos desde que o GDPR entrou en vigor en 2018 como moi tarde é a protección de datos. Recomendamos o uso da súa sinoloxía.
Conclusión
-
Os beneficios xustifican o esforzo e os custos
Traballar dixitalmente e traer documentos antigos á nova era será o mellor investimento clave para aforrar unha incrible cantidade de tempo, diñeiro e nervios no futuro.
-
Necesitas a alguén que saiba
Non precisa do seu propio especialista en TI para aproveitar todas as vantaxes da dixitalización.
O que precisa é o compañeiro certo ao seu lado que, grazas á súa experiencia, pode implementar exactamente o que precisa. Evite espantallo e escoller posicións de proba en vez de presentacións de PowerPoint de fantasía sen ter realmente probado. -
O hardware xa está dispoñible
A experiencia demostrou que case todas as operacións, empresa e empresa teñen unha gran copiadora que non utiliza o seu potencial. Estes dispositivos adoran escaneos en masa, son tolerantes aos papelclips e poden ser a base para un inicio dixital sen un investimento de escáner.
-
Máis barato do esperado co DMS correcto
Evite trampas de custos con sistemas DMS / ECM onde está sen piedade a mercé dos fabricantes. Non faga ningún compromiso cando se trata de opcións de administración propia, como ensinar documentos e facer configuracións ti mesmo. Se precisa de axuda, o fabricante estará encantado de axudarche, pero mantense independente.
-
A automatización dixital é o futuro
Os procedementos serán completamente idénticos no futuro, pero totalmente automatizados.
¿Entrar? O fluxo de traballo é desencadeado e todo vai polo seu camiño definido.
Busca a través de todos os 1000 cartafoles. Non hai problema, porque tes o teu propio Google.