Paperiton kaupungintalo: Näin kaupungintalot hyötyvät PaperOffice-järjestelmän toteutuksesta

Miksi kaupungintalot luottavat PaperOffice-dokumenttienhallintajärjestelmään?

Aikana, jolloin digitalisaatio ja tehokkuus julkishallinnossa ovat välttämättömiä, yhä useammat kaupungintalot luottavat PaperOffice-dokumenttienhallintajärjestelmään.

Tämä järjestelmä on osoittautunut viime vuosina luotettavaksi ratkaisuksi dokumenttien ja tietojen hallintaan.

Tässä artikkelissa tarkastelemme syitä, miksi kaupungintalot luottavat PaperOfficeen ja miten tämä järjestelmä helpottaa kuntahallinnon työpäivää.

Durch die Digitalisierung in Rathäusern profitieren Mitarbeiter im öffentlichen Dienst von gesteigerter Effizienz, reduzierten manuellen Arbeitsabläufen und höherer Produktivität.

Miksi dokumenttienhallintajärjestelmien käyttö kaupungintaloissa on ratkaisevaa?

Kaupungintalot käyttävät dokumenttienhallintajärjestelmiä (DMS) eri syistä, jotka vaihtelevat tehokkuuden parantamisesta kustannusten vähentämiseen ja lakisääteisten määräysten noudattamiseen. Alla on kuvattu keskeiset syyt DMS:n käytölle kaupungintaloissa:

• Tehokkuuden parantaminen: Dokumenttien hallinta ja järjestely voivat olla aikaa vieviä ja vaivalloisia erityisesti manuaalisesti suoritettuna. DMS:n avulla kaupungintalot voivat automatisoida dokumenttienhallinnan ja siten optimoida työnkulkuja. Tämä johtaa nopeampaan käsittelyyn hakemuksissa, kyselyissä ja sisäisissä prosesseissa.
• Kustannusten vähentäminen: Tehokas DMS auttaa kaupungintaloja vähentämään kustannuksia vähentämällä paperin käyttöä ja fyysisen tallennustilan tarvetta. Lisäksi DMS:n avulla työvoimaa voidaan käyttää tehokkaammin, mikä laskee henkilöstökustannuksia.
• Pääsy ja yhteistyö: DMS mahdollistaa kaupungintalon työntekijöille helpon ja nopean pääsyn tarvittaviin asiakirjoihin paikasta riippumatta. Tämä edistää yhteistyötä eri osastojen välillä ja parantaa työntekijöiden välistä viestintää.
• Lakisääteisten määräysten noudattaminen: Asiakirjojen arkistointiin liittyy lakisääteisiä määräyksiä useissa maissa. DMS auttaa kaupungintaloja noudattamaan näitä määräyksiä varmistamalla turvallisen ja lakienmukaisen asiakirjojen tallennuksen. Lisäksi se auttaa noudattamaan tietosuojasäännöksiä ja määräaikoja asiakirjojen säilyttämisessä.
• Turvallisuus ja tietosuoja: Sensitiivisten tietojen hallinnalla on kaupungintaloissa keskeinen rooli. DMS varmistaa, että luottamukselliset asiakirjat ovat suojattuja ja niitä pääsee käsiksi vain valtuutetut henkilöt. Tämä vähentää tietojen menettämisen tai luvattoman käytön riskiä.
• Keskitetty hallinta ja yksinkertaistaminen: DMS:n käyttöönotolla kaupungintalot voivat hallinnoida asiakirjojaan yhdessä keskitetyssä paikassa, mikä merkittävästi helpottaa asiakirjojen etsintää ja hallintaa. Tämä johtaa parempaan järjestäytymiseen ja mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen ydintehtäviinsä.