Alustat yhä suositummaksi ratkaisuksi yrityksille ja organisaatioille, jotka etsivät tehokasta tapaa tallentaa ja hallita tietojaan turvallisesti ja luotettavasti. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä etuja NAS-laitteiden käyttäminen tarjoaa dokumenttien hallinnalle ja miten voit hyödyntää niitä parhaiten käyttämällä PaperOfficea organisoimiseen.
Mikä on NAS-laite ja mitä etuja se tarjoaa dokumenttien hallinnalle?
NAS-laite (Network Attached Storage) on itsenäinen tallennuslaite, joka on kytketty verkkoon yhden tai useamman tietokoneen kanssa. Se mahdollistaa käyttäjien pääsyn ja tallentamisen ja jakamaan tiedostoja ja dataa.
NAS-laitteet ovat yleensä varustettu useilla kovalevyillä ja tarjoavat keskeisiä ominaisuuksia, kuten RAID-tuen ja mahdollisuuden käyttää dataa Internetin kautta.
Dokumenttien keskitetty tallennus NAS-laitteella tarjoaa yrityksille etuna kaikkien relevanttien tietojen ja dokumenttien tallentaminen ja tehokas hallinta samassa paikassa.
Tämä poistaa tarpeen tallentaa ja synkronoida asiakirjoja eri tietokoneilla tai ulkoisilla levyillä.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Lisäksi keskitetyn tallennuksen edun lisäksi NAS-laitteet tarjoavat muita etuja, jotka tekevät niistä houkuttelevia yrityksille. Näihin kuuluvat suuri skaalautuvuus, turvallisuus, kustannustehokkuus ja mahdollisuus käyttää dataa mistä tahansa. Näiden etujen yhdistämisen avulla NAS-laitteiden käyttö tarjoaa tehokkaan ratkaisun dokumenttien ja tietojen tallentamiseen ja hallintaan yrityksille.
Miksi on järkevää käyttää dokumentinhallintajärjestelmää yhdessä NAS-laitteesi kanssa?
Dokumenttien ja tietojen hallinta on tärkeä osa kaikenkokoisten yritysten toimintaa. Tehokas dokumenttien hallinta voi auttaa yrityksiä optimoimaan liiketoimintaprosessejaan, parantamaan tehokkuutta ja tehostamaan tuottavuutta.
NAS-laite voi auttaa dokumenttien tallennuksen ja saatavuuden parantamisessa, mutta dokumentinhallintajärjestelmän käyttö yhdessä NAS-laitteen kanssa tarjoaa vielä lisää etuja.
Tehokas organisaatio ja dokumenttien hallinta: Dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa organisoimaan ja kategorisoimaan dokumentteja, jotta ne voidaan löytää nopeasti ja helposti. Tunnisteiden, avainsanojen ja mukautettujen kenttien avulla dokumentteja voidaan lajitella ja etsiä helposti.
Automatisoidut työnkulut ja prosessit: Dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa automatisoimaan manuaalisia prosesseja, mikä johtaa korkeampaan tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Esimerkiksi työnkulut voidaan automatisoida ohjaamaan asiakirjoja oikeille henkilöille tai hankkimaan hyväksynnät.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Pääsynhallinta ja tietoturva: Dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa hallitsemaan ja rajoittamaan pääsyä dokumentteihin varmistaakseen, etteivät arkaluontoiset tiedot päädy vääriin käsiin. Pääsyoikeuksien ja valvontatoimintojen avulla yritykset voivat parantaa tietojensa turvallisuutta.
Integrointi muiden sovellusten kanssa: Dokumentinhallintajärjestelmä voidaan integroida muiden sovellusten kanssa varmistaakseen sujuvan työnkulun. Esimerkiksi se voidaan integroida sähköpostiohjelmiin, kalentereihin ja muihin liiketoimintasovelluksiin.
Parempi yhteistyö: Dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa parantamaan tiimien ja osastojen välistä yhteistyötä tekemällä asiakirjat ja tiedot kaikkien saataville. Kommentointiominaisuuksien avulla.
