Julkinen laitos
Kaupungintalo
Carrión de los Condes
Mr. Carlos A. Garcia Markkinointi- ja viestintäpäällikkö
Lähtöasento
Julkisen laitoksen viranomaisena Carrión de los Condesin kaupungintalon on hallinnoitava suurta määrää tärkeitä asiakirjoja: asiakirjoja, hakemuksia, henkilökortteja, rekisteröintitodistuksia, mutta myös rakennustiedostoja ja yritysasiakirjoja, kirjeenvaihtoa ja paljon muuta.
Valitettavasti kaupungintalo ei ole toistaiseksi hyötynyt merkittävästi sopivien dokumenttienhallintaohjelmistojen käytöstä, koska sopivaa ratkaisua ei ole vielä löydetty.
Haun helpottamiseksi ja tehostamiseksi kaupunkiarkisto aikoi digitoida dokumentaation ja sisällyttää sisällön sisäiseen arkistotietokantaan.
Manuaalinen käsittely olisi ollut liian aikaa vievää, minkä vuoksi etsittiin automaattista tiedon poimintaa.
Kaupunginhallinnon tavoitteena oli digitoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida kiinteistönhallintaprosessi.
Olemassa oleva ongelma
Aiemmin koko hallitusjärjestelmä perustui paperiin. Rekisteritoimisto lajitteli kansalaisten jättämät hakemukset arkistoihin ja välitettiin kaupungintalolle, johon lisättiin lisäasiakirjoja.
Sitten asiakirjat siirtyivät metrin pituisille hyllyseinille, jotka peittivät koko toimiston seinät ja säilytettiin siellä vuosia.
Mutta olemassa olevien ja päivittäisten saapuvien asiakirjojen myötä Carrión de los Condesin kaupungintalon manuaalinen järjestelmä saavutti rajansa: Yksittäiset kuitit jätettiin usein väärin tai kollegat poistivat ne aiemmin, eikä niitä ole vielä laitettu takaisin. Ulkopuolisten instituutioiden osallistuminen oli myös vaikeaa esimerkiksi silloin, kun kaupungintalot tai asiantuntijat tarvitsivat pääsyn hakemusten arviointiin.
"Meillä oli vältettävissä olevat säilytyskustannukset arkistoimalla asiakirjoja kansioihin. Lisäksi asiakirjojen etsiminen oli aikaa vievää ja sisälsi usein vierailun arkistoon."
muistelee Carlos A. Garcian markkinointi- ja viestintäpäällikkö.
Tuloksena oli pitkät käsittelyajat ja tehottomuudet tarvittavien asiakirjojen käsittelyssä, hakemisessa ja toimittamisessa.
Mutta suurin ongelma oli asiakirjojen ikä, koska ne tulivat hauraiksi. Näin ollen viranomainen meni etsimään digitaalisten asiakirjojen hallintaa.
Tapaustutkimus, joka tehtiin yhdessä PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän kanssa, perustui huoleen, kuten missä tahansa hallintoelimessä on yleistä, ylläpitää lukuisia paperitietueita ja -tiedostoja ja saada fyysinen tila ja henkilöstö (jotkut kriittisessä tilassa) tallentamaan, luokittelemaan ja järjestämään.
Talousarvion liikkumavarasta huolimatta Carrión de los Condesin kunnallinen viranomainen tuli siihen tulokseen, että tämä vanhanaikainen järjestelmä oli korvattava ajanmukaisella, nykyaikaisella ja digitaalisella järjestelmällä. Tällä tavoin julkinen laitos voi asiakirjojen etsimisen sijaan omistautua kaupunginhallinnon todelliseen tehtävään: kansalaisiin.
"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."
Carlos A. García, Carrión de los Condesin hallinnon markkinointi- ja viestintäpäällikkö, etsi ratkaisua kaikkien julkisten laitosten kohtaamien ongelmien digitalisoimiseksi. Sen oli myös tarkoitus digitalisoida kaikki kunnan hallinnolliset tehtävät, jotka olivat aiemmin suurelta osin samanlaisia.
Miksi kaupungintalo valitsi PaperOffice DMS: n
Tärkeimmät valintakriteerit olivat luotettavuus ja turvallisuus, koska hallinnoidut asiakirjat ovat luottamuksellisia, kuten henkilökohtaiset asiakirjat tai hakijan taloudellinen tilanne.
Erilaisia pilvipalveluntarjoajia tai avoimen lähdekoodin ratkaisuja ei otettu huomioon julkisen laitoksen tietosuojasäännösten vuoksi, koska henkilötietojen turvallisuutta GDPR ja pitkän aikavälin sijoitusturvallisuutta ei voitu taata.
Koska PaperOffice DMS ei ole pilvisovellus ja tallentaa kaikki tiedot kaupungintalolla sijaitsevaan keskustietokantaan, päätettiin lopulta testata vaadittu skenaario testillä.
"Jo ensimmäisessä tapaamisessa PaperOfficen kanssa huomaat 20 vuoden PaperOffice-kokemuksen asiakirjojen hallinnan alalla."
PaperOffice ylittää kaikki asiakirjastandardit ja oikeudelliset ohjeet, erityisesti erittäin salatun asiakirjojen tallennuksen vuoksi suoraan kaupungintalolla eikä pilvessä.
Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on yhteensopiva versionhallinta ja tarkastussuojattu versiointi, on selkeämpi kuin koskaan.
Valtava syy päätökseen oli tuen saatavuus, koska muiden palveluntarjoajien kanssa on aiemmin tehty erittäin huonoja kokemuksia, mikä johti myös kaupungintalon pysähtymiseen.
Erityisesti luotettavuuden varmistamiseksi ja todellisten ongelmien simuloimiseksi PaperOffice-tukeen otettiin yhteyttä useita kertoja arvioidakseen, noudatettiinko määräaikoja ja mikä oli tuen laatu.
PaperOffice on täällä kaikkien muiden valmistajien edellä.PaperOffice on ottanut haasteen vastaan - tavoitteet ja ajoitus
Kaikki olemassa olevat paperiasiakirjat päätettiin digitoida digitaaliseksi arkistoksi.
Erityisesti digitaalista muutosta varten Carrión de los Condesin kaupunginvaltuusto perusti sekalaisen koulutus- ja työllisyysohjelman organisaation nimeltä "Digitaalisen arkiston luominen". Tämä organisaatio yhdessä PaperOffice-asiantuntijoiden kanssa kouluttaa parhaillaan kahdeksaa opiskelijaa ja kahta professoria .
Siinä hankittua tietoa sovelletaan todellisessa käytännössä, jossa on tarkka työnkulku, joka auttaa optimoimaan ajan ja käynnistämään historiallisen arkiston digitointiratkaisun, joka on peräisin 1820-luvulta.
"Asiakirjojen manuaalinen käsittely olisi maksanut meille paljon aikaa. PaperOffice DMS:n automatisoidun ratkaisun avulla manuaalista työtä voitaisiin vähentää huomattavasti ja samalla investoida tulevaisuuteen suuntautuvaan teknologiaan."
Älykkään tekoälydokumenttien käsittelyn asiantuntijana PaperOffice DMS sai tehtäväkseen digitoida olemassa olevan dokumentaation.
Kaupungintalon työntekijät skannasivat olemassa olevat paperiasiakirjat huolellisesti ja arkistoivat ne PaperOffice DMS:ään. Dokumenttienhallintajärjestelmä luo sitten pikkukuvan kaikista skannatuista asiakirjoista ja suorittaa yksityiskohtaisen tekstintunnistuksen. Tämä tarkoittaa, että kaikkien asiakirjojen tekstisisältö löytyy sekunneissa Käyttämällä PaperOfficeen integroitua hakukonetta.
PaperOfficen digitalisoinnin edut
PaperOfficen digitoinnin toteutuksen ansiosta Carrión de los Condesin kaupunginarkisto pystyi jo:
- Säästä aikaa ja resursseja
- Helppo pääsy asiakirjoihin
- Asiakirjojen saatavuus jokaiselle valtuutetulle työntekijälle
- Anna selkeä arkistointi
Nyt helpompi ja nopeampi tietojen ja asiakirjojen saatavuus muuttaa perusteellisesti ja pysyvästi kaupungintalon prosesseja. Hallinnollinen tieto on nyt järjestetty avoimesti ja saatavilla oikeaan aikaan.
"Tietoturva, automatisoidut työnkulut, asiakirjojen digitalisointi ja PaperOfficen helppo integrointi hallinnolliseen ympäristöön tarjosivat sen, mitä tämä kaupunginhallinto tarvitsi vähentääkseen paperinkulutusta minimoidakseen paperiprosessit, arkistoidakseen hauraita asiakirjoja ja säilyttääkseen ne pitkällä aikavälillä ja saadakseen tilaa ja säästääkseen siten kustannuksia."
Tässä mielessä perusta kaikkien julkishallinnon asiakirjapohjaisten prosessien digitalisoinnille luodaan PaperOffice DMS: llä.
Yleisen arkistointiprosessin lisäksi:
- Versionkestävä arkistointi
- Organisaatioprosessien optimointi
- Dokumentaation parempi organisointi
- Nopeampi dokumenttihaku
- Yksinkertaistettu viestintä ja tehtävien ratkaisu
taattu.
Lopputulos
Kaupunginvaltuusto on poistanut aiemmin paperipohjaisten tietojen ongelman, kaikki arkistosta peräisin olevat hauraat asiakirjat on skannattu huolellisesti ja siten arkistoitu. Koska PaperOffice suorittaa OCR-tekstintunnistuksen kaikille saapuville tiedoille, kaupungintalon työntekijöiden ei enää tarvitse saada asiakirjoja ulos, vaan he voivat yksinkertaisesti etsiä niitä PaperOfficesta.
Kaupungin hallinto käyttää nyt keskitettyä, työnkulkua tukevaa dokumenttienhallintajärjestelmää.
Kaupungintalo voi nyt etsiä tapaustiedostot sekä tapausnumerot ja niihin liittyvät nimet, sijainnit ja päivämäärät muutamassa sekunnissa. Siten arkisto voi auttaa kansalaisiaan nopeammin ja tarkemmin, kun taas alkuperäiset pysyvät koskemattomina.
Tietoja Carrión de los Condesin kaupungintalosta
Pinta-ala: 63,37 km². Väkiluku: 2 096 (2018)
Maakunta: Palencia. Kastilian ja Leónin yhteisö
Pormestari: Jose Manuel Otero Sanz.
Asutuskeskukset: Carrión de los Condes;
Tämä yli 2 000 asukkaan kaupunki sijaitsee Palencian maakunnan keskustassa. Arkeologisten löytöjen mukaan kylän alkuperä juontaa juurensa esiroomalaiseen aikaan.
Nykyään kaupunki tunnetaan kaikista pyhiinvaeltajia, jotka kävelevät Pyhän Jaakobin tietä, koska kaupunki on Pyhän Jaakobin tiellä ja siellä on pyhiinvaeltajahostellejat.
