Julkinen laitos
Kaupungintalo
Carrión de los Condes

Lähtöasento

Julkisen laitoksen viranomaisena Carrión de los Condesin kaupungintalon on hallinnoitava suurta määrää tärkeitä asiakirjoja: asiakirjoja, hakemuksia, henkilökortteja, rekisteröintitodistuksia, mutta myös rakennustiedostoja ja yritysasiakirjoja, kirjeenvaihtoa ja paljon muuta.

Valitettavasti kaupungintalo ei ole toistaiseksi hyötynyt merkittävästi sopivien dokumenttienhallintaohjelmistojen käytöstä, koska sopivaa ratkaisua ei ole vielä löydetty.

Haun helpottamiseksi ja tehostamiseksi kaupunkiarkisto aikoi digitoida dokumentaation ja sisällyttää sisällön sisäiseen arkistotietokantaan.

Manuaalinen käsittely olisi ollut liian aikaa vievää, minkä vuoksi etsittiin automaattista tiedon poimintaa.

Kaupunginhallinnon tavoitteena oli digitoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida kiinteistönhallintaprosessi.

Olemassa oleva ongelma

Aiemmin koko hallitusjärjestelmä perustui paperiin. Rekisteritoimisto lajitteli kansalaisten jättämät hakemukset arkistoihin ja välitettiin kaupungintalolle, johon lisättiin lisäasiakirjoja.

Sitten asiakirjat siirtyivät metrin pituisille hyllyseinille, jotka peittivät koko toimiston seinät ja säilytettiin siellä vuosia.

Mutta olemassa olevien ja päivittäisten saapuvien asiakirjojen myötä Carrión de los Condesin kaupungintalon manuaalinen järjestelmä saavutti rajansa: Yksittäiset kuitit jätettiin usein väärin tai kollegat poistivat ne aiemmin, eikä niitä ole vielä laitettu takaisin. Ulkopuolisten instituutioiden osallistuminen oli myös vaikeaa esimerkiksi silloin, kun kaupungintalot tai asiantuntijat tarvitsivat pääsyn hakemusten arviointiin.

"Meillä oli vältettävissä olevat säilytyskustannukset arkistoimalla asiakirjoja kansioihin. Lisäksi asiakirjojen etsiminen oli aikaa vievää ja sisälsi usein vierailun arkistoon."

muistelee Carlos A. Garcian markkinointi- ja viestintäpäällikkö.

Tuloksena oli pitkät käsittelyajat ja tehottomuudet tarvittavien asiakirjojen käsittelyssä, hakemisessa ja toimittamisessa.

Mutta suurin ongelma oli asiakirjojen ikä, koska ne tulivat hauraiksi. Näin ollen viranomainen meni etsimään digitaalisten asiakirjojen hallintaa.

Tapaustutkimus, joka tehtiin yhdessä PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän kanssa, perustui huoleen, kuten missä tahansa hallintoelimessä on yleistä, ylläpitää lukuisia paperitietueita ja -tiedostoja ja saada fyysinen tila ja henkilöstö (jotkut kriittisessä tilassa) tallentamaan, luokittelemaan ja järjestämään.

Talousarvion liikkumavarasta huolimatta Carrión de los Condesin kunnallinen viranomainen tuli siihen tulokseen, että tämä vanhanaikainen järjestelmä oli korvattava ajanmukaisella, nykyaikaisella ja digitaalisella järjestelmällä. Tällä tavoin julkinen laitos voi asiakirjojen etsimisen sijaan omistautua kaupunginhallinnon todelliseen tehtävään: kansalaisiin.

"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."

Carlos A. García, Carrión de los Condesin hallinnon markkinointi- ja viestintäpäällikkö, etsi ratkaisua kaikkien julkisten laitosten kohtaamien ongelmien digitalisoimiseksi. Sen oli myös tarkoitus digitalisoida kaikki kunnan hallinnolliset tehtävät, jotka olivat aiemmin suurelta osin samanlaisia.

Miksi kaupungintalo valitsi PaperOffice DMS: n

Tärkeimmät valintakriteerit olivat luotettavuus ja turvallisuus, koska hallinnoidut asiakirjat ovat luottamuksellisia, kuten henkilökohtaiset asiakirjat tai hakijan taloudellinen tilanne.

Erilaisia pilvipalveluntarjoajia tai avoimen lähdekoodin ratkaisuja ei otettu huomioon julkisen laitoksen tietosuojasäännösten vuoksi, koska henkilötietojen turvallisuutta GDPR ja pitkän aikavälin sijoitusturvallisuutta ei voitu taata.

Koska PaperOffice DMS ei ole pilvisovellus ja tallentaa kaikki tiedot kaupungintalolla sijaitsevaan keskustietokantaan, päätettiin lopulta testata vaadittu skenaario testillä.

"Jo ensimmäisessä tapaamisessa PaperOfficen kanssa huomaat 20 vuoden PaperOffice-kokemuksen asiakirjojen hallinnan alalla."

PaperOffice ylittää kaikki asiakirjastandardit ja oikeudelliset ohjeet, erityisesti erittäin salatun asiakirjojen tallennuksen vuoksi suoraan kaupungintalolla eikä pilvessä.

Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on yhteensopiva versionhallinta ja tarkastussuojattu versiointi, on selkeämpi kuin koskaan.

Valtava syy päätökseen oli tuen saatavuus, koska muiden palveluntarjoajien kanssa on aiemmin tehty erittäin huonoja kokemuksia, mikä johti myös kaupungintalon pysähtymiseen.

Erityisesti luotettavuuden varmistamiseksi ja todellisten ongelmien simuloimiseksi PaperOffice-tukeen otettiin yhteyttä useita kertoja arvioidakseen, noudatettiinko määräaikoja ja mikä oli tuen laatu.

PaperOffice on täällä kaikkien muiden valmistajien edellä.