7 tärkeää toimintoa, jotka asiakirjojen hallintajärjestelmän on täytettävä

Vaatimukset DMS: lle, asiakirjojen hallintajärjestelmälle, ovat kasvaneet valtavasti tai pikemminkin luonnollisesti viime vuosina. Siitä, mikä alkoi tietokantana, jossa enimmäkseen alun perin analogiset asiakirjat digitoitiin skannaamalla ja tallennettiin, on tullut kattava toimisto-ohjelmisto, joka nykyään ottaa suurimman osan toimiston hallinnollisista tehtävistä.

Mutta mikä on standardi, mitä asiakas voi odottaa DMS: ltä?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Tässä artikkelissa näytämme sinulle, mitkä tärkeät toiminnot asiakirjojen hallintajärjestelmällä on oltava. Tämä voidaan selittää kohta kohdalta käyttämällä innovatiivista asiakirjojen hallintaohjelmistoa PaperOffice DMS.

Ennen kuin pääsemme etuihin, vastataan seuraavaan kysymykseen:

Miten dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto voi auttaa minua ja yritystäni?

Asiakirjojen hallintajärjestelmän, lyhyesti sanottuna DMS: n, käyttöönotto auttaa sinua saamaan selkeän rakenteen asiakirjoihisi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.

DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.

PaperOffice DMS poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti DMS:ssäsi tulevaisuudessa.

PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua asiakassopimusten, kirjelmien, maksuilmoitusten, tuomioiden ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksesi tai organisaatiosi aiemmat prosessit digitalisoituvat , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.

Skannatut ja digitaaliset asiakirjat voidaan löytää, muokata, tallentaa, jakaa, merkitä ja lähettää edelleen sekunneissa PaperOfficen avulla. Asiakirjojen tiedot voidaan tunnistaa automaattisesti ja lukea ja välittää ulkoisille järjestelmille, kuten CRM tai ERP.

Tiedätte varmasti, että analogiset asiakirjat eivät yksinkertaisesti ole enää ajan tasalla. Näet kuitenkin myös komplikaatioita, jotka liittyvät olemassa olevan analogisen arkiston muuntamiseen digitaaliseksi dataksi. Koska asiakirjojen digitointi on enemmän kuin vain trendi. Itse asiassa se on nyt edellytys sille, että pysytään kilpailukykyisinä ja ajan tasalla kaikkien muiden saman alan yritysten kanssa.

Siksi on järkevää ottaa käyttöön asiakirjojen hallintajärjestelmä yrityksessäsi.

Joten olemme selventäneet kysymyksiä siitä, mikä DMS on ja mitä johdanto toisi minulle, ja tulleet artikkelin varsinaiseen kysymykseen:

Mitkä 7 tärkeää toimintoa dokumenttienhallintajärjestelmäsi on täytettävä?

Toiminto 1: Paikka. Tallentaminen digitaaliseen arkistoon

Jokaisen dokumenttienhallintajärjestelmän tärkein ja ensimmäinen tehtävä on kaikkien asiakirjojen ja niiden tietojen yhdistäminen. Näin skannattujen ja digitaalisten asiakirjojen sekä sähköpostien arkistointi ja hallinta tapahtuu tietokannassa, niin sanotusti digitaalisessa arkistossa.

PaperOffice tallentaa kaikki tiedot suoraan MySQL / MariaDB-tietokantoihin, joita voidaan käyttää suoraan tiloissasi millä tahansa alustalla paikalliselta tietokoneeltasi NAS-laitteiden, kuten QNAP: n ja Synologyn, tai omien tai omistettujen palvelimiesi kautta, mukaan lukien etäyhteys kotitoimistosta.

Sillä ei ole väliä, minkä tyyppinen asiakirja se on.

Kaikki asiakirjatyypit voidaan tallentaa keskitetysti DMS:ään, joten ne ovat kaikkien osastojen ja liiketoiminta-alueiden käytettävissä.

Kaikki yrityksen kannalta olennaiset asiakirjat tallennetaan keskitetysti, ja kaikki työntekijät löytävät ne nopeasti.

Missä digitaalisen arkiston tulisi sijaita?

Suosittelemme asiakkaitamme arkistoimaan digitoidut tiedot joko tietokantaan, joka sijaitsee NAS-laitteella, kuten Synology tai QNAP, tai erillisellä palvelimella. Omalla ulkoisella (omistetulla) PaperOffice-palvelimellasi saat kaikki pilven edut täydellisellä tietosuojalla ja säästät rahaa ja paljon työtä joka kuukausi.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice-palvelimella sinulla on kaikki pilviratkaisun edut, joilla on vain yksi valtava ero: Se on oma oma tietokantapalvelimesi, eikä kukaan muu kuin sinä.

Etkö halua käyttää palvelinta? Ei hätää.

Miksi NAS on ihanteellinen asiakirjojen arkistointiin

NAS, verkkoon liitetty tallennustila, saksaksi tallennuslaite, jossa on verkkoyhteys, sekä yhteensopiva ohjelmisto PaperOffice DMS: lle ja sisäiselle pilvelle on valmis. Täysin turvassa tilalliselta ja valtiosta riippumattomalta uteliaisuudelta ja varmuuskopiointitoiminnon ansiosta myös turvassa kiintolevyn kaatumiselta.

Toiminto 2: Asiakirjojen helppo noutaminen. Etsi ja etsi

PaperOffice skannaa saapuvat asiakirjat, jotka eivät ole vielä binaarisia, ja muuntaa ne digitaaliseen luku- ja kirjoitusmuotoon omalla OCR-ohjelmistollaan.

Samalla tallennetaan päivämäärä ja kellonaika, versionumero ja avainsana, joita PaperOffice-hakukone voi käyttää asiakirjojen löytämiseen, vaikka etsivä henkilö tietää vain asiakirjan sisällön alkeellisesti.

Tämän helpottamiseksi PaperOffice näyttää viimeksi tallennetut asiakirjat esikatseluluettelossa. Kaikki, mitä tallennat PaperOfficeen, tunnistetaan automaattisesti täysin paperoffice fileocrmaxilla, joka on optimoitu yrityssanakirjoilla ja indeksoitu täydelliseen avainsanahakuun SQL-tietokannassasi avainsanahakua varten.

Automaattinen kielentunnistus ja -optimointi: PaperOffice tunnistaa automaattisesti asiakirjan kielen ja optimoi siten OCR-tekstintunnistuksen maksimaalisesti kaikkien asiakirjojen parhaan mahdollisen tekstintunnistuksen saavuttamiseksi.

Tallennettujen asiakirjojen pitkän aikavälin luettavuus

Ensinnäkin PaperOffice DMS salaa kaikki asiakirjat, kun ne tallennetaan turvallisuutta varten, yhden korkeimmista tällä hetkellä saatavilla olevista tietoturvastandardeista, AES-1024bit, mukaisesti.

Muuntaminen takaisin luettaviksi asiakirjoiksi on mahdollista missä tahansa nykyisessä muodossa, ja PaperOffice päivittää säännöllisesti tiedostomuotojaan, mikä tarkoittaa, että asiakirjat ovat luettavissa myös tulevaisuudessa.

Toiminto 3: Lakisääteisten säilytysaikojen varmistaminen

Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakirjojen tallentamisessa asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta on lakisääteisten määräysten tai GoBD: n vaatimusten noudattaminen.

Lyhenne GoBD tarkoittaa "Periaatteita kirjojen, tietueiden ja asiakirjojen asianmukaisesta hallinnasta ja säilyttämisestä sähköisessä muodossa sekä tietojen saatavuudesta".

Erityisesti tarkastusvarmistetun, erittäin salatun asiakirjan tallennuksen vuoksi suoraan sql-keskustietokantaan PaperOffice täyttää kaikki asiakirjastandardien ja oikeudellisten ohjeiden tai maailman korkeimman saksalaisen standardin GOBD: n vaatimukset.

Termi versiointi ei ole vieras sana asiakirjanhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on GoBD-yhteensopiva versionhallinta ja tarkastusvarmisteinen versiointi, on selkeämpi kuin koskaan ennen.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versiointi tekee kaikista muutoksista jäljitettävissä

Termi versiointi voidaan selittää erittäin helposti: Kaiken kaikkiaan kyse on toiminnoista, joita käytetään asiakirjojen tai tiedostojen muutosten tallentamiseen. Asiakirjan muutos voidaan havaita ja tallentaa tilannevedoksena uutena dokumenttiversiona.

Varmista muuttumattomuus

Jokainen asiakirjamuutos sijoittaa asiakirjan "uudemman" version vastaavaan arkistoon. Puunkorjuu tekee muutoksista aina läpinäkyviä ja jäljitettäviä. Tässä vaiheessa seuraava katsoja tietää, milloin ja millä editorilla asiakirjaan tehtiin muutos. Näin saat yleiskuvan dokumentin koko elinkaaresta. Versiointi voidaan tehdä automaattisesti tai manuaalisesti.

Revisiosuojauksen varmistamiseksi kaikkien asiakirjoihin ja tiedostoihin tehdyn muutoksen yksityiskohtien on oltava selvästi jäljitettävissä. On varmistettava, että vain valtuutetut työntekijät voivat tehdä tällaisen muutoksen. Mutta yhtä tärkeää on tietää vuosia myöhemmin, mitkä työntekijät muuttivat mitä ja milloin.

Molemmissa tapauksissa, jopa pahimmassa tapauksessa, varmistetaan, että arkistoidut tietokannat palautetaan lyhyellä aikavälillä ja säilytysaikoja noudatetaan siksi aina.

Toiminto 4: Automaattinen tunnistus ja avainsanat

PaperOffice on varustettu tekoälyllä, joka tunnistaa itsenäisesti asiakirjan tiedot ja määrittää ne automaattisesti oikein.

Tämä tarkoittaa, että PIA tarjoaa sinulle oman tehokkaan hakukoneesi kaikille tiedoillesi, joka voi etsiä ja löytää tekstipohjaisia, kuten klassisia hakukoneita, kuten Google, mutta voi myös tehdä koko asian visuaalisesti, eli verrata ja tunnistaa asiakirjan visuaalisesti.

PaperOffice tunnistaa automaattisesti kaikki asiakirjat, jotka PIA on opettanut tästä hetkestä lähtien, mikä puolestaan voi laukaista automaattiset säännöt ja arkistointisamarit.

PIA tunnistaa asiakirjan tärkeimmät arvot ja täyttää jo avainsanalomakkeen puolestasi. Voit sitten tarkistaa arvot ja korjata tai lisätä niihin tarvittaessa. Tämä prosessi voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti taustalla.

Toiminto 5: Automatisoi dokumenttien tallennus

Älykäs kansioiden valvonta ottaa haltuunsa sen, mikä pidättelee sinua: automaattisesti taustalla määritystesi mukaan, erittäin tarkka ja luotettava.

• Integroi kaikki laitteet

  Integroi kaikki laitteet, kuten kopiokoneet tai skannerit, vain muutamalla napsautuksella. Heti kun tiedosto näkyy määritetyssä kansiossa, se käsitellään.

• Mikä tahansa määrä näyttöjä

  Luo mikä tahansa määrä eri kansioita seurattavaksi ja määritä, mitä tuonnin jälkeen tapahtuu. PaperOffice voi jopa siirtää arkistoituja tiedostoja uuteen alikansioon.

• Tekoälypohjaiset asiakirjamallit

  AUTOMAATTINEN INDEKSOINTI PIA AutoFill -toiminnolla ja kontaktien tunnistus PIA AutoContactin ansiosta toimivat loistavasti yhdessä valvonnan kanssa. Kaikki asiaankuuluva asiakirjan sisältö tunnistetaan ja asiakirja indeksoidaan automaattisesti. Tämä toimii myös kontaktien kanssa!

• Kiinteät avainsanat ja työnkulut

  Ota joukkotuontioptimoitu tila käyttöön ohittamalla tekoälyn käsittely maksimaalisen arkistointinopeuden saavuttamiseksi.

  Voit määrittää tarkalleen, mihin uudet tiedostot tallennetaan PaperOfficeen, määrittää kiinteän asiakirjatyypin ja asiakirjan tilan jokaiselle uudelle asiakirjalle ja jopa käynnistää työnkulkuja.

Toiminto 6: Käyttäjien hallinta ja käyttöoikeudet

PaperOffice-käyttäjät näkevät taatusti vain, mikä on sallittua määritetyn julkaisutason vuoksi, ja FolderLockin avulla voit piilottaa kokonaisia kansioita ja alikansioita sekä sisältöä.

Voit myös määrittää, ketkä käyttäjät voivat tehdä mitäkin, ja jakaa heidät kiinteisiin käyttäjäryhmiin ja osastoihin, jotta voit hallita, kuka voi nähdä missä ja mitä.

• Selvitystasot ja -oikeudet

  Tämä tarkoittaa, että jokainen käyttäjä näkee vain sen, mikä vastaa heidän julkaisutasoaan tai alempaa tasoaan, ja saa tehdä vain sen, mitä olet aiemmin määrittänyt.

• Piilota kansiot ja asiakirjat

  PaperOffice FolderLockin avulla voit piilottaa pysyvästi kokonaisia kansioita ja niiden alikansioita sekä asiakirjoja tietyiltä käyttäjiltä ja välttää siten uteliaita kysymyksiä. FolderLockin avulla voit piilottaa pysyvästi kokonaiset kansiot, mukaan lukien alikansiot ja asiakirjat tietyiltä käyttäjiltä.

• Ryhmät ja osastot

  Määritä käyttäjät vapaasti määriteltäviin ryhmiin ja osastoihin, joita voit käyttää myös työnkulkuihin ja tehtäviin.

• Monitasoiset määriteltävissä olevat käyttöoikeudet

  Voit itse päättää, kenellä on tarkalleen pääsy mihinkin PaperOfficen toimintoihin, kun pystyt määrittelemään käyttöoikeudet tarkalleen, joita sitten sovelletaan koko verkossa.

Ominaisuus 7: Tehokas työnkulkujärjestelmä

Suuri ongelma menneisyydessä, mutta vielä nykyäänkin, on tiedostojen päällekkäisyys, joka johtuu useista tallennuksista ja epäselvyydestä asiakirjojen tai projektien käsittelytilassa. PaperOfficella on erittäin kattava työnkulun hallinta ja tehtävien määritys, joka myös tallentaa kaikki prosessit keskitetysti. Olipa kyseessä projektityö tai asiakirjojen käsittely.

Digitaaliset työnkulut automatisoivat työprosessisi: Kun kaikki on määritetty, kaikki etenee täysin automaattisesti: Määritä asiakirjalle ennalta määritetty työnkulku tai anna PIA:n päättää automaattisesti. Sähköposti-ilmoitus sisältyy hintaan!

Jokainen työntekijä on aina ajan tasalla PaperOffice-työnkulkutoiminnon kautta. Tarvittaessa asiakirja voidaan estää muilta, kunnes muutos on tehty. Tietenkin versiointi pätee myös tähän.

• Kaikki työnkulun määritykset

  Työnkulut voidaan sijoittaa mihin tahansa syvyyteen ja sisältää minkä tahansa määrän punaisia/vihreitä päätöksiä myöhempien työnkulkujen ja prosessien ketjuttamiseksi.

• Vastuullisuus ja eräpäivä

  Määritä, pystyykö käyttäjä vai kokonainen osasto suorittamaan tehtävän. PaperOffice määrittää työnkulun automaattisesti vastuuhenkilölle.

• Täysi hallinta

  Tarvittaessa dokumentin tilaa voidaan säätää itsenäisesti eri tapahtumia varten määritystesi mukaan ja jopa lähettää ilmoitussähköposteja.

Muista välttää tämä virhe

Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.

Lopullinen 5-vaiheinen opas

Juomaraha

Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksesi digitalisointiin ladattavana asiakirjana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months