Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.
Paperidokumenttien digitalisointi tai digitaalinen muuntaminen on edellytys yrityksellesi tehokkuudelle ja menestykselle. Digitalisoinnin tarve on nyt tärkeä näkökohta kaikille.
Vinkki
Nykyisessä artikkelissa luetellaan asiakirjanhallintajärjestelmän tärkeimmät toiminnot, joita yrityksesi tarvitsee onnistuneeseen digitalisointiin.Vaatimukset DMS: lle, asiakirjojen hallintajärjestelmälle, ovat kasvaneet valtavasti tai pikemminkin luonnollisesti viime vuosina. Siitä, mikä alkoi tietokantana, jossa enimmäkseen alun perin analogiset asiakirjat digitoitiin skannaamalla ja tallennettiin, on tullut kattava toimisto-ohjelmisto, joka nykyään ottaa suurimman osan toimiston hallinnollisista tehtävistä.
Mutta mikä on standardi, mitä asiakas voi odottaa DMS: ltä?
Tässä artikkelissa näytämme sinulle, mitkä tärkeät toiminnot asiakirjojen hallintajärjestelmällä on oltava. Tämä voidaan selittää kohta kohdalta käyttämällä innovatiivista asiakirjojen hallintaohjelmistoa PaperOffice DMS.
Ennen kuin pääsemme etuihin, vastataan seuraavaan kysymykseen:
Asiakirjojen kaappaaminen, jakelu, arkistointi ja indeksointi ovat olennainen osa päivittäistä työtä monissa organisaatioissa. Ja unohtamatta: asiakirjojen poistaminen ja etsiminen.
Tämä tarkoittaa, että monenlaisten toimialojen yritykset keräävät päivittäin tärkeitä asiakirjoja: kirjelmiä, sopimusasiakirjoja, luonnoksia, ulkoisia kirjeitä, tutkimusta, asiantuntijalausuntoja ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet asiakirjat saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
On hyvin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin.
Tämä ei ole vain aikaa vievää, vaan myös rasittaa tarpeettomasti lompakkoasi.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän, lyhyesti sanottuna DMS: n, käyttöönotto auttaa sinua saamaan selkeän rakenteen asiakirjoihisi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.
PaperOffice DMS poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti DMS:ssäsi tulevaisuudessa.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua asiakassopimusten, kirjelmien, maksuilmoitusten, tuomioiden ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksesi tai organisaatiosi aiemmat prosessit digitalisoituvat , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Skannatut ja digitaaliset asiakirjat voidaan löytää, muokata, tallentaa, jakaa, merkitä ja lähettää edelleen sekunneissa PaperOfficen avulla. Asiakirjojen tiedot voidaan tunnistaa automaattisesti ja lukea ja välittää ulkoisille järjestelmille, kuten CRM tai ERP.
Tiedätte varmasti, että analogiset asiakirjat eivät yksinkertaisesti ole enää ajan tasalla. Näet kuitenkin myös komplikaatioita, jotka liittyvät olemassa olevan analogisen arkiston muuntamiseen digitaaliseksi dataksi. Koska asiakirjojen digitointi on enemmän kuin vain trendi. Itse asiassa se on nyt edellytys sille, että pysytään kilpailukykyisinä ja ajan tasalla kaikkien muiden saman alan yritysten kanssa.
Siksi on järkevää ottaa käyttöön asiakirjojen hallintajärjestelmä yrityksessäsi.
Joten olemme selventäneet kysymyksiä siitä, mikä DMS on ja mitä johdanto toisi minulle, ja tulleet artikkelin varsinaiseen kysymykseen:
Jokaisen dokumenttienhallintajärjestelmän tärkein ja ensimmäinen tehtävä on kaikkien asiakirjojen ja niiden tietojen yhdistäminen. Näin skannattujen ja digitaalisten asiakirjojen sekä sähköpostien arkistointi ja hallinta tapahtuu tietokannassa, niin sanotusti digitaalisessa arkistossa.
PaperOffice tallentaa kaikki tiedot suoraan MySQL / MariaDB-tietokantoihin, joita voidaan käyttää suoraan tiloissasi millä tahansa alustalla paikalliselta tietokoneeltasi NAS-laitteiden, kuten QNAP: n ja Synologyn, tai omien tai omistettujen palvelimiesi kautta, mukaan lukien etäyhteys kotitoimistosta.
Sillä ei ole väliä, minkä tyyppinen asiakirja se on.
Kaikki asiakirjatyypit voidaan tallentaa keskitetysti DMS:ään, joten ne ovat kaikkien osastojen ja liiketoiminta-alueiden käytettävissä.
Kaikki yrityksen kannalta olennaiset asiakirjat tallennetaan keskitetysti, ja kaikki työntekijät löytävät ne nopeasti.
Suosittelemme asiakkaitamme arkistoimaan digitoidut tiedot joko tietokantaan, joka sijaitsee NAS-laitteella, kuten Synology tai QNAP, tai erillisellä palvelimella. Omalla ulkoisella (omistetulla) PaperOffice-palvelimellasi saat kaikki pilven edut täydellisellä tietosuojalla ja säästät rahaa ja paljon työtä joka kuukausi.
PaperOffice-palvelimella sinulla on kaikki pilviratkaisun edut, joilla on vain yksi valtava ero: Se on oma oma tietokantapalvelimesi, eikä kukaan muu kuin sinä.
Etkö halua käyttää palvelinta? Ei hätää.
NAS, verkkoon liitetty tallennustila, saksaksi tallennuslaite, jossa on verkkoyhteys, sekä yhteensopiva ohjelmisto PaperOffice DMS: lle ja sisäiselle pilvelle on valmis. Täysin turvassa tilalliselta ja valtiosta riippumattomalta uteliaisuudelta ja varmuuskopiointitoiminnon ansiosta myös turvassa kiintolevyn kaatumiselta.
PaperOffice skannaa saapuvat asiakirjat, jotka eivät ole vielä binaarisia, ja muuntaa ne digitaaliseen luku- ja kirjoitusmuotoon omalla OCR-ohjelmistollaan.
Samalla tallennetaan päivämäärä ja kellonaika, versionumero ja avainsana, joita PaperOffice-hakukone voi käyttää asiakirjojen löytämiseen, vaikka etsivä henkilö tietää vain asiakirjan sisällön alkeellisesti.
Tämän helpottamiseksi PaperOffice näyttää viimeksi tallennetut asiakirjat esikatseluluettelossa. Kaikki, mitä tallennat PaperOfficeen, tunnistetaan automaattisesti täysin paperoffice fileocrmaxilla, joka on optimoitu yrityssanakirjoilla ja indeksoitu täydelliseen avainsanahakuun SQL-tietokannassasi avainsanahakua varten.
Automaattinen kielentunnistus ja -optimointi: PaperOffice tunnistaa automaattisesti asiakirjan kielen ja optimoi siten OCR-tekstintunnistuksen maksimaalisesti kaikkien asiakirjojen parhaan mahdollisen tekstintunnistuksen saavuttamiseksi.
Juomaraha
Aiheesta "Paras ratkaisu PAPERITTOMILLE toimistoille ilman lisätyötä + asiakirjojen arkistointi suoraan SCANNER: sta" YouTubessa on video, joka selittää tämän prosessin selvästi:
Tallennettujen asiakirjojen pitkän aikavälin luettavuus
Ensinnäkin PaperOffice DMS salaa kaikki asiakirjat, kun ne tallennetaan turvallisuutta varten, yhden korkeimmista tällä hetkellä saatavilla olevista tietoturvastandardeista, AES-1024bit, mukaisesti.
Muuntaminen takaisin luettaviksi asiakirjoiksi on mahdollista missä tahansa nykyisessä muodossa, ja PaperOffice päivittää säännöllisesti tiedostomuotojaan, mikä tarkoittaa, että asiakirjat ovat luettavissa myös tulevaisuudessa.
Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakirjojen tallentamisessa asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta on lakisääteisten määräysten tai GoBD: n vaatimusten noudattaminen.
Lyhenne GoBD tarkoittaa "Periaatteita kirjojen, tietueiden ja asiakirjojen asianmukaisesta hallinnasta ja säilyttämisestä sähköisessä muodossa sekä tietojen saatavuudesta".
Erityisesti tarkastusvarmistetun, erittäin salatun asiakirjan tallennuksen vuoksi suoraan sql-keskustietokantaan PaperOffice täyttää kaikki asiakirjastandardien ja oikeudellisten ohjeiden tai maailman korkeimman saksalaisen standardin GOBD: n vaatimukset.
Termi versiointi ei ole vieras sana asiakirjanhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on GoBD-yhteensopiva versionhallinta ja tarkastusvarmisteinen versiointi, on selkeämpi kuin koskaan ennen.
Termi versiointi voidaan selittää erittäin helposti: Kaiken kaikkiaan kyse on toiminnoista, joita käytetään asiakirjojen tai tiedostojen muutosten tallentamiseen. Asiakirjan muutos voidaan havaita ja tallentaa tilannevedoksena uutena dokumenttiversiona.
Juomaraha
Muuten, YouTubessa on video laillisesti yhteensopivasta Outlook-sähköpostin arkistoinnista , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
Jokainen asiakirjamuutos sijoittaa asiakirjan "uudemman" version vastaavaan arkistoon. Puunkorjuu tekee muutoksista aina läpinäkyviä ja jäljitettäviä. Tässä vaiheessa seuraava katsoja tietää, milloin ja millä editorilla asiakirjaan tehtiin muutos. Näin saat yleiskuvan dokumentin koko elinkaaresta. Versiointi voidaan tehdä automaattisesti tai manuaalisesti.
Revisiosuojauksen varmistamiseksi kaikkien asiakirjoihin ja tiedostoihin tehdyn muutoksen yksityiskohtien on oltava selvästi jäljitettävissä. On varmistettava, että vain valtuutetut työntekijät voivat tehdä tällaisen muutoksen. Mutta yhtä tärkeää on tietää vuosia myöhemmin, mitkä työntekijät muuttivat mitä ja milloin.
Juomaraha
Muuten, YouTubessa on video Synology NAS -asennukselle MariaDB 10 ja asiakirjojen hallintajärjestelmä PaperOffice , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
Molemmissa tapauksissa, jopa pahimmassa tapauksessa, varmistetaan, että arkistoidut tietokannat palautetaan lyhyellä aikavälillä ja säilytysaikoja noudatetaan siksi aina.
PaperOffice on varustettu tekoälyllä, joka tunnistaa itsenäisesti asiakirjan tiedot ja määrittää ne automaattisesti oikein.
Ei ole väliä mitä ja riippumatta siitä, mistä skannerilähteestä!
Tämä tarkoittaa, että PIA tarjoaa sinulle oman tehokkaan hakukoneesi kaikille tiedoillesi, joka voi etsiä ja löytää tekstipohjaisia, kuten klassisia hakukoneita, kuten Google, mutta voi myös tehdä koko asian visuaalisesti, eli verrata ja tunnistaa asiakirjan visuaalisesti.
PaperOffice tunnistaa automaattisesti kaikki asiakirjat, jotka PIA on opettanut tästä hetkestä lähtien, mikä puolestaan voi laukaista automaattiset säännöt ja arkistointisamarit.
PIA tunnistaa asiakirjan tärkeimmät arvot ja täyttää jo avainsanalomakkeen puolestasi. Voit sitten tarkistaa arvot ja korjata tai lisätä niihin tarvittaessa. Tämä prosessi voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti taustalla.
Älykäs kansioiden valvonta ottaa haltuunsa sen, mikä pidättelee sinua: automaattisesti taustalla määritystesi mukaan, erittäin tarkka ja luotettava.
Integroi kaikki laitteet, kuten kopiokoneet tai skannerit, vain muutamalla napsautuksella. Heti kun tiedosto näkyy määritetyssä kansiossa, se käsitellään.
Luo mikä tahansa määrä eri kansioita seurattavaksi ja määritä, mitä tuonnin jälkeen tapahtuu. PaperOffice voi jopa siirtää arkistoituja tiedostoja uuteen alikansioon.
AUTOMAATTINEN INDEKSOINTI PIA AutoFill -toiminnolla ja kontaktien tunnistus PIA AutoContactin ansiosta toimivat loistavasti yhdessä valvonnan kanssa. Kaikki asiaankuuluva asiakirjan sisältö tunnistetaan ja asiakirja indeksoidaan automaattisesti. Tämä toimii myös kontaktien kanssa!
Ota joukkotuontioptimoitu tila käyttöön ohittamalla tekoälyn käsittely maksimaalisen arkistointinopeuden saavuttamiseksi.
Voit määrittää tarkalleen, mihin uudet tiedostot tallennetaan PaperOfficeen, määrittää kiinteän asiakirjatyypin ja asiakirjan tilan jokaiselle uudelle asiakirjalle ja jopa käynnistää työnkulkuja.
PaperOffice-käyttäjät näkevät taatusti vain, mikä on sallittua määritetyn julkaisutason vuoksi, ja FolderLockin avulla voit piilottaa kokonaisia kansioita ja alikansioita sekä sisältöä.
Voit myös määrittää, ketkä käyttäjät voivat tehdä mitäkin, ja jakaa heidät kiinteisiin käyttäjäryhmiin ja osastoihin, jotta voit hallita, kuka voi nähdä missä ja mitä.
Tämä tarkoittaa, että jokainen käyttäjä näkee vain sen, mikä vastaa heidän julkaisutasoaan tai alempaa tasoaan, ja saa tehdä vain sen, mitä olet aiemmin määrittänyt.
PaperOffice FolderLockin avulla voit piilottaa pysyvästi kokonaisia kansioita ja niiden alikansioita sekä asiakirjoja tietyiltä käyttäjiltä ja välttää siten uteliaita kysymyksiä. FolderLockin avulla voit piilottaa pysyvästi kokonaiset kansiot, mukaan lukien alikansiot ja asiakirjat tietyiltä käyttäjiltä.
Määritä käyttäjät vapaasti määriteltäviin ryhmiin ja osastoihin, joita voit käyttää myös työnkulkuihin ja tehtäviin.
Voit itse päättää, kenellä on tarkalleen pääsy mihinkin PaperOfficen toimintoihin, kun pystyt määrittelemään käyttöoikeudet tarkalleen, joita sitten sovelletaan koko verkossa.
Suuri ongelma menneisyydessä, mutta vielä nykyäänkin, on tiedostojen päällekkäisyys, joka johtuu useista tallennuksista ja epäselvyydestä asiakirjojen tai projektien käsittelytilassa. PaperOfficella on erittäin kattava työnkulun hallinta ja tehtävien määritys, joka myös tallentaa kaikki prosessit keskitetysti. Olipa kyseessä projektityö tai asiakirjojen käsittely.
Digitaaliset työnkulut automatisoivat työprosessisi: Kun kaikki on määritetty, kaikki etenee täysin automaattisesti: Määritä asiakirjalle ennalta määritetty työnkulku tai anna PIA:n päättää automaattisesti. Sähköposti-ilmoitus sisältyy hintaan!
Jokainen työntekijä on aina ajan tasalla PaperOffice-työnkulkutoiminnon kautta. Tarvittaessa asiakirja voidaan estää muilta, kunnes muutos on tehty. Tietenkin versiointi pätee myös tähän.
Työnkulut voidaan sijoittaa mihin tahansa syvyyteen ja sisältää minkä tahansa määrän punaisia/vihreitä päätöksiä myöhempien työnkulkujen ja prosessien ketjuttamiseksi.
Määritä, pystyykö käyttäjä vai kokonainen osasto suorittamaan tehtävän. PaperOffice määrittää työnkulun automaattisesti vastuuhenkilölle.
Tarvittaessa dokumentin tilaa voidaan säätää itsenäisesti eri tapahtumia varten määritystesi mukaan ja jopa lähettää ilmoitussähköposteja.
Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.
Juomaraha
Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksesi digitalisointiin ladattavana asiakirjana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "7 tärkeää toimintoa, jotka asiakirjojen hallintajärjestelmän on täytettävä":
Sidottujen asiakirjojen skannaamiseen suositellaan arkinsyöttöskanneria, jossa on vähintään 300 dpi. Skanneri halusi scan-to-fodler-toiminnon ja valinnaiset WIA/TWAIN-ohjaimet. Meillä on hyviä kokemuksia Fujitsu Scansnapista, jotka toimivat erittäin luotettavasti.
Paperidokumentit tulee yleensä skannata PDF/A-muodossa ja tallentaa sitten DMS-dokumenttienhallintaohjelmistoon - tai suoraan, jos ohjelmisto tukee tätä tai automatisoi sen esimerkiksi valvonnan avulla.
Jos käytät kunnollista ohjelmistoa, joka saa säännöllisiä päivityksiä ja jolla on tietojen varmuuskopiointistrategia, vastaus on KYLLÄ ei-kriittisille asiakirjoille. Kaikki, mikä voisi laillisesti vaatia alkuperäistä, on myös säilytettävä alkuperäisessä. Esimerkiksi PaperOffice DMS: llä on mahdollisuus tallentaa alkuperäinen tallennuspaikka asiakirjan ominaisuuksiin.
Yllä oleva luettelo 7 toiminnosta ei ole missään tapauksessa täydellinen, vaan rajoittaa vain omaa luovuuttasi ja ammattitaitoasi käyttöalueesta riippuen! Jos analogisen arkiston digitointia tarkastellaan näistä näkökulmista ja tehdään vastalaskenta, käy selväksi, että ponnistelut ovat kannattavia ja miten esimerkiksi investointi uuteen, nykyaikaisempaan ja nopeampaan koneeseen harkitaan.
