Kuinka toteutan asiakirjojen versioinnin oikeudellisesti pätevästi?

Mikä rooli versionhallinnalla on dokumentinhallintajärjestelmässä (DMS)?

Versionhallinnan toiminnot ovat tärkeitä monille DMS-ohjelmistojen käyttäjille. Lisätietoja eduista on saatavilla täältä.

Versionhallinnan käsite ei ole vieras dokumentinhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää dokumentinhallintajärjestelmää, jossa on tarkasteluohjeet noudattava versiohallinta ja tarkastelukelpoinen versionhallinta, muuttuu yhä selvemmäksi.

Kuka ei tunne tätä tilannetta? Sopimusta muokataan useita kertoja – muutos täällä, huomautus tuolla, rivien vastaavuus, summan muutos ja lopullinen sopimus. Jokainen muutos tallennetaan ja lähetetään edelleen tarkistettavaksi.

Jos nyt kollega on poissa tai asiakas soittaa ja pyytää viime kuun version muokkauksen "XYZ" perään, kaikki pysähtyy.

Seuraa versionhallinta ja päällekkäisyys.

Vähintään tässä vaiheessa on syytä miettiä dokumenttien versionhallinnan tärkeyttä.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS-ohjelmiston edut

Keskitetyn DMS-ohjelmiston etuihin sisältyy monia etuja yritykselle. Esimerkiksi varmistetaan, että kaikki työntekijät työskentelevät samoilla oikeilla tiedoilla.

Lisäksi vältytään mediarhäymiltä, mikä mahdollistaa johdonmukaisen tiedonvirran työnkulkuissa.

Tämä tekee myös kaksoisesta tietojen ylläpidosta turhaksi, mikä puolestaan ​​vaikuttaa myönteisesti hallittujen tietojen laatuun.

Monet yritykset, erityisesti pk-yritykset, näkevät sen esteenä tietoturvassa, ja siksi ne kannattavat dokumentinhallintajärjestelmän, lyhyen DMS-järjestelmän, kuten PaperOffice DMS, käyttöä.

Mitä on versionhallinta?

Kiinnostavasti sanottuna versionhallinta tekee kaikki muutokset dokumentteihin jäljitettäviksi.

Versionhallinnan käsite voidaan selittää hyvin yksinkertaisesti: Pääpiirteittäin se on toimintatapa, jota käytetään muutosten tallentamiseen dokumenteissa tai tiedostoissa.

Jokainen dokumentin muutos havaitaan ja tallennetaan uutena dokumenttiversioina.

Jokaisen dokumentin muutoksen yhteydessä tallennetaan "uudempi" versio dokumentin vastaavassa arkistossa. Jäljitettävyyden ansiosta muutokset ovat aina läpinäkyviä ja jäljitettävissä.

Tämän jälkeen seuraava lukija tietää, milloin dokumentti on muuttunut ja kuka sitä on muuttanut. Tämän avulla saadaan yleiskatsaus koko dokumentin elinkaaresta.

Versionhallinta voidaan toteuttaa automaattisesti tai manuaalisesti.

Mutta mikä on ero? Tämä ja kaikki versionhallintamenetelmät, joita PaperOffice DMS tukee, selitetään yksityiskohtaisesti meidän Workshop Tutorial -videossamme.

Mitkä ovat versionhallinnan tyypit?

Automaattinen versionhallinta

Automaattisessa versionhallinnassa PaperOffice havaitsee itsenäisesti, että dokumentti on muuttunut. Tämä voi tapahtua sekä Word-dokumentille että PaperOffice:n integroidun työpöytäohjelman avulla PDF-dokumenteille.
PaperOffice luo automaattisesti nykyisen kopion muutetusta dokumentista sen jälkeen, kun muokkaus on suoritettu, ja tallentaa sen "muokkauksessa olevat asiakirjat" -dokumenttipankkiin. Versiota päivitetään vasta, kun napsautat "Poistu muokkauksesta".
Tämä varmistaa, etteivät verkoston asiakirjat voi korvata toisiaan. Koska niin kauan kuin työskentelet asiakirjan parissa, se on kyseisessä dokumenttipankissa.

Kun "uudempi versio" asiakirjasta on tallennettu sisäänkirjattuun asiakirjaan, PaperOffice päivittää esikatselukuvan ja suorittaa uudelleen asiakirjan tekstin tunnistuksen. Aiempi versio on edelleen käytettävissä ja sitä voidaan hakea.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuaalinen versionhallinta

Manuaalinen versionhallinta sopii erinomaisesti tapauksiin, joissa asiakirjat tulostetaan ja allekirjoitetaan esimerkiksi käsinkirjoituksella ja sitten skannataan uutena versiona.

Manuaalisessa versionhallinnassa versiointiprosessi käynnistyy käyttäjän toimesta manuaalisesti.

PaperOffice tunnistaa integroidun tekoälyn avulla, että kyseessä on jo olemassa oleva asiakirja ja ehdottaa, että uudelleen skannattu asiakirja arkistoidaan uutena versiona olemassa olevaan versioon. Tai jos kyseessä on ulkomuodoltaan erilainen asiakirja, jota tekoäly ei tunnista, se voidaan arkistoida manuaalisesti uutena versiona olemassa olevalle asiakirjalle.

Hyödyt DMS-järjestelmän käytöstä versionhallinnassa

Yhtenäinen arkistointi

Kun asiakirjat arkistoidaan PaperOfficeen, integroitu versionhallinta varmistaa, ettei niitä tallenneta useina erillisinä tiedostoina. Sen sijaan yhden asiakirjan eri versiot ovat samassa tiedostossa.

Revisioniyhteyden ja GoBD-yhteensopivuuden noudattaminen

Versionhallinta varmistaa revisioniyhteyden ja GoBD-yhteensopivuuden noudattamisen.

Jotta revisioni yhteyttä voidaan varmistaa, kaikkien muutosten yksityiskohtien on oltava selvästi jäljitettävissä asiakirjoihin ja tiedostoihin. On varmistettava, että vain oikeutetut työntekijät voivat tehdä tällaisia muutoksia. Yhtä tärkeää on kuitenkin tietää vuosia myöhemmin, mitä työntekijät ovat muuttaneet ja milloin he ovat tehneet sen.

Yhteisen pääsyn järjestäminen

PaperOffice ei ole vain asiakirjahallintajärjestelmä, vaan se toimii myös laajana yhteistyösovelluksena. Siinä ei vain tarjota kattavia työnkulkuja, leimoja ja tehtävätyökaluja, vaan integroitu työnkulun avulla helpotetaan yhteistyötä asiakirjojen parissa.

Versionhallinnan ansiosta jokainen käyttäjä tietää, milloin ja miten asiakirjaa on muokattu ja kuka sen on tehnyt. Jos käyttäjä ottaa asiakirjan käsiteltäväkseen, se suljetaan muilta käyttäjiltä ja samanaikainen muokkaus ei ole mahdollista.

Tätä seuraava niin kutsuttu Check-Out ja Check-In säätelee ongelmattomia yhteistyötä asiakirjassa ja koordinoi pääsyoikeuksia. Check-Out-toiminnolla muokkaaja estää asiakirjan tilapäisesti.

Ensimmäinen muokkaaja luo muutetun asiakirjan uutena versiona Check-in-toiminnolla. Aiemmin määrätty muokkausten estäminen poistetaan.

Turvallisuus ja useiden laillisten normien noudattaminen sekä tietoturva

Versionhallinnan tärkein asia on tietysti se, että kaikki oikeudelliset vaatimukset ja myös yhä tärkeämmät noudatettavat normit voidaan todistettavasti täyttää. Koska asiakirjan jokainen muutos on jäljitettävissä – aina siihen käyttäjään asti, joka sen on tehnyt.

Oikean DMS-ohjelmiston valinta versionhallintaan

Yhteenvetona käy selväksi, että DMS-tuettu versiohallinta tarjoaa monia etuja.

Parasta versioinnissa on kuitenkin se, että yritykset pystyvät hallitsemaan tärkeiden liiketoiminta-asiakirjojen luomisen, tarkistamisen ja jakelun automatisoidusti.

Dokumentinhallinta PaperOffice mahdollistaa revisioniyhteyden saavuttamisen monien yritysten kanssa. Tärkeää on, että kaikki liiketoiminta-asiakirjojen muutokset voidaan aina ja nopeasti jäljittää.

Aloittaminen on helpompaa kuin luulette.

Epäiletkö edelleen, että et voi tehdä sitä? Lue asiakkaidemme tapauskuvauksia PaperOffice-integraatiosta liiketoimintaan ja vakuutu itse yksinkertaisuudesta tai pyydä yksinkertaisesti testi asennusta.