Ettevõtte sisuhaldus (ECM) – määratlus, eelised ja ülesehitus PaperOffice'iga

Mis on ettevõtte sisuhalduse eesmärk?

ECM-i eesmärk on pakkuda funktsionaalsusi ettevõtte efektiivsuse parandamiseks, kulude vähendamiseks ja erinevate süsteemilahenduste vaheliste liideste loomiseks. Lisaks hõlmab ECM järgmisi alaeesmärke:

• Dokumentide liigse dubleerimise vältimine
• Ühtne juurdepääs dokumentidele
• Info kättesaadavus (sõltumata allikast ja kasutusest)
• Vastavusriskide kõrvaldamine info töötlemisel

Kliendiviited: PaperOffice'is oleme uhked, et meil on palju rahulolevaid kliente eri tööstusharudest. Kõiki meie kliendiviiteid ja juhtumiuuringuid saate vaadata meie veebisaidil.

Integratsioon ja ühilduvus: PaperOffice töötab ideaalselt koos NAS-andmebaasidega, mistõttu on see eksklusiivne QNAP NAS-i DMS-partner. See sujuv integreerimine võimaldab sujuvat andmehaldust ja -salvestust koostöös QNAP-süsteemidega.

Turvaomadused: Teie andmete turvalisus on meie jaoks kõrgeim prioriteet. PaperOffice pakub valdkonna parimaid turvaomadusi, sealhulgas tipptasemel krüpteerimist, andmekaitsemeetmeid ja palju muud. Meie turvastandardid on ületamatud ja tagavad teie ettevõtte teabe parima võimaliku kaitse.

Mis on ettevõtte sisuhalduse eelised?

Teooria on selge, aga kuidas mõjub ECM-süsteem konkreetsetele ettevõtetele? ECM-i pakkujad võimaldavad ECM-kontseptsiooniga ettevõtetele järgmisi eeliseid:

Digitaliseerimine muutub kasvu edendajaks: Analogsed ja struktureerimata digitaalsed lahendused vajavad aega. Lõppkokkuvõttes on ükskõik, kas dokument on valesti arhiveeritud või Wordi fail on vales kliendikaustas.

Vastupidiselt pakub ettevõtte sisuhaldussüsteem märkimisväärset läbimisaegade vähendamist. Teabe leidmine on kiirem, tüütud tööetapid on lihtsalt automatiseeritud ja ooteaegu kasutatakse ülesannete täitmiseks. Seevastu võidate aega, mida saab kasutada tootlikkuse jaoks – ja teie kasvufaasi algab.

Mitte ükski teave ei lähe paberimääras kaduma: Paljud läbimisaegadest tulenevad andmesilod. Osakondadel on enda arhiveerimissüsteemid ja nad töötavad oma saarte lahendustega. Seetõttu on keeruline hoida ülevaadet, saada teada dokumendi praegust seisukorda või leida otsitavat teavet.

Just siin tuleb mängu ECM-tarkvara, mis ühendab need iseseisvad lahendused keskse juurdepääsupunkti ja ühtse automatiseeritud arhiveerimissüsteemi kaudu. Tänu intelligentsele otsingule leiate iga dokumendi sekunditega.

Koostöö on uus meeskonnatöö: Peaaegu kõiki dokumente koguvad, kontrollivad ja töötlevad vähemalt kaks inimest, seega on meeskonnatöö igas ettevõttes vajalik. Selle juurde kuulub asjakohase teabe edastamine ja arusaadav ettevalmistamine teistele töötajatele.

Tõeliselt segadust tekitav on olukord, kui kaasatakse väliseid töötajaid nagu partnerid, raamatupidajad, juristid või isegi kliendid. ECM-süsteemi abil taastub kord koostöös – isegi väljaspool organisatsiooni.

Konkurentsivõime säilimine: 2020 oli aastaks, mis sundis Saksa ettevõtteid tegutsema. Puudused ja puudulikud digitaliseerimised toodi ilmsiks ja uusi võimalusi avastati. See julgustas paljusid investeerima digitehnoloogiatesse ja arenema. Kodukontor ja kaugtöö on juba paljude ettevõtete standardportfelli osa. Kuid nõudmised ulatuvad kaugemale lihtsast kodus töötamisest.

Aastal 2024 muutub ettevõtte sisuhaldus (ECM) AI-integratsiooni kaudu tõhusate protsesside ja sujuva koostöö juhtivaks jõuks ning PaperOffice on selles digitaalse transformatsiooni esirinnas.

Siit selgub, kuidas ECM võib teie ettevõtet edendada ja kuidas PaperOffice aitab teil nende eeliste täielikku potentsiaali ära kasutada.

Mis kuulub ECM-süsteemi juurde koos PaperOfficega?

ECM hõlmab viit peamist komponenti, mis on PaperOffice abil täiuslikult rakendatavad:

Dokumendihaldus PaperOfficega: PaperOffice võimaldab dokumentide kogumist, haldamist, säilitamist, arhiveerimist ja hävitamist lihtsal ja tõhusal viisil. PaperOffice’i digitaalne dokumendihaldussüsteem on pabervaba kontori eeltingimus.

Äriprotsesside haldamine (BPM) PaperOfficega:   PaperOffice toetab BPM-i, võimaldades äriprotsesside kujundamist, kontrollimist ja optimeerimist. PaperOfficega saate oma töövoogusid sujuvalt ja paindlikult kujundada.

Dokumentide haldamine PaperOfficega: PaperOffice pakub revisionikindlat haldamist äridokumentidele, mis vastavad seaduslikele nõuetele. Teie dokumendid on PaperOffice abil alati turvaliselt ja jälgitavalt arhiveeritud.

Koostöö PaperOfficega: PaperOffice edendab digitaalset koostööd teie ettevõttes. Meeskonnad saavad samaaegselt dokumentidega töötada ja oma projekte läbipaistvalt hallata. PaperOffice’i sisseehitatud vestlusfunktsioon võimaldab lihtsat suhtlemist meeskonnaliikmete vahel.

AI-automaatika PaperOfficega

Enterprise Content Managementi tulevik on AI-automaatika poolt juhitud ja PaperOffice on selle arengu esirinnas. PaperOffice võimaldab tänu täiustatud AI-tehnoloogiatele automatiseerida korduvaid ülesandeid, leida teavet kiiremini ja teha intelligentsemaid otsuseid.

PaperOffice'i AI võimaldab dokumentide automaatset klassifitseerimist ja märksõnade lisamist, tekstisisu tuvastamist erinevates keeltes ja palju muud. Tänu sellele AI-automaatikale optimeerite oma töövooge ja suurendate oluliselt oma ettevõtte efektiivsust.

Kas Enterprise Content Management PaperOfficega on endiselt ajakohane?

Jah, kindlasti! Muutuvas ärimaailmas on Enterprise Content Management PaperOfficega olulisem kui kunagi varem.

PaperOffice abil saate optimeerida oma protsesse, suurendada efektiivsust ja vastata digitaalse transformatsiooni nõuetele. PaperOfficega olete tulevikuks suurepäraselt valmis ja saate täielikult ära kasutada digitaliseerimise võimalusi.