Kuidas ma viin dokumentide versioonihalduse läbi õiguslikult?

Meetmed, mida peate arvestama!

Dokumentide versioonimine on dokumentide haldamise üks põhifunktsioone. Versioonimine tagab, et dokumenti ei saa samaaegselt töödelda mitu töötajat ja dokumentidel on automaatne versioonimine ning põhjalik versioonikontroll. Kõik äridokumentide muudatused on seega alati ja kiirelt jälgitavad.

Versioonikontroll: Revisjoniturvalise dokumentide arhiveerimise õige läbiviimine.

Ekspertnõuanne

Millist rolli mängib versioonihaldus dokumendihalduse süsteemis (DMS)?

Versioonihaldusfunktsioonidel on DMS-tarkvara kasutajate jaoks oluline roll. Lisateavet eelistest saate siit.

Termin "versioonihaldus" ei ole dokumendihalduse süsteemis (DMS) võõras. Vajadus kasutada dokumendihalduse süsteemi, mis omab konformset versioonikontrolli ja revideeritavat versioonihaldust vastavalt GoBD-le, muutub üha selgemaks.

Sest kes ei tea neid juhtumeid? Lepingut töödeldakse mitu korda - muudatus siin, märkus seal, positsioonide võrdlemine, summa muutmine ja lõpuks üksmeel. Iga muudatus salvestatakse turvaliselt kohalikult arvutisse ja saadetakse edasiseks kontrollimiseks.

Ja kui nüüd kolleeg on ära või klient helistab ja küsib eelmise kuu versiooni järeltöötlemise tulemust „XYZ“, siis jääb kõik seisma.

Seejärel tekivad versioonikaos ja topeltandmed.

Just sel hetkel tasub mõelda dokumendiversioonidele ja nende haldamisele.

PaperOffice DMS-l on dokumentide automaatne versioonihaldus ja põhjalik versioonikontroll. Olgu see siis külgede eemaldamine, pööramine või alade varjamiseks - kõik on revideeritav GOBD-i jaoks täiuslikuks sissekandeks.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS-tarkvara eelised

DMS-tarkvara tsentraalsest suunamisest tuleneb mitmeid eeliseid. Näiteks tagatakse, et kõik töötajad töötavad samade õigete andmetega.

Samuti välditakse meediumirebimisi, võimaldades töövoogude raames lünkadevaba teabevahetust.

Selle tulemusena muutub topeltandmete hooldamine tarbetuks, seega välditakse ka edastusvigasid, mis omakorda mõjutab positiivselt hallatud andmete kvaliteeti.

Paljud ettevõtted, eriti VKEt, näevad selles andmeturvalisuse takistust ja toetavad seetõttu dokumendihaldussüsteemi (lühend DMS) kasutamist, nagu PaperOffice'is.

Lahendus

Tänu PaperOffice DMS-ile ja integreeritud versioonihalduse moodulile VersionControl, on teil alati täielik kontroll oma dokumentide ja nende muudatuste üle.

Mis on versioonihaldus?

Lühidalt öeldes: versioonihaldus teeb dokumentide muudatused jälgitavaks.

Versioniseerimise mõiste on selgitatav väga lihtsalt: üldiselt on see funktsionaalsus, mida kasutatakse dokumentide või failide muudatuste jäädvustamiseks.

Iga dokumenti tehtud muudatus tuvastatakse ja salvestatakse uue dokumendi versioonina.

Igal dokumendi muutmisel salvestatakse dokumendi vastavasse arhiivi „uus“ versioon. Logimine muudab muudatused läbipaistvaks ja igal ajahetkel jälgitavaks.

See annab järgmisele isikule teada, millal ja milline muutuja on dokumendis tehtud. See annab ülevaate kogu dokumendi elutsüklist.

Versioniseerimine võib toimuda automaatselt või manuaalselt.

Kuid mis on nende erinevus? Kõiki versioonihalduse meetodeid, mida PaperOffice DMS toetab, selgitatakse üksikasjalikult meie Töötoas.

Milliseid versioonihalduse tüüpe on olemas?

Automaatne versioonihaldus

Automaatse versioonihalduse korral tuvastab PaperOffice iseseisvalt, et dokumenti on muudetud. See võib juhtuda nii Wordi dokumendi kui ka PDF-i kasutades tänu sisseehitatud töötoolile WorkBench.
Pärast muudatuste tegemist loob PaperOffice automaatselt muudetud dokumendi praeguse koopia ja salvestab selle dokumendibasseini „Dokumente redigeerimisel“. Versioon muutub alles siis, kui klõpsate nupule „Redigeerimine lõpeta“.
Seda tagatakse selleks, et võrgus ei saaks dokumente üle kirjutada. Seni kuni töötate dokumendi kallal, asub see eespool mainitud dokumendibasseinis.

Pärast dokumendi „uue versiooni“ sisselugemist ajakohastab PaperOffice eelvaate pilti ja skanneerib dokumendi uuesti tekstina. Eelmine versioon jääb endiselt kättesaadavaks ja saab sellele juurde pääseda.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuaalne versioonihaldus

Manuaalne versioonihaldus sobib ideaalselt juhul, kui dokumendid trükitakse välja ja allkirjastatakse käsitsi ning seejärel skaneeritakse sisse uue versioonina.

Manuaalse versioonihalduse korral käivitab versioonimuutmisprotsess kasutaja käsitsi.

Vihje

By the way there is a video on YouTube about "Revision-proof and GoBD-compliant versioning of documents with PaperOffice document management" that explains this process in an understandable way.

Sisseehitatud tehisintellekti abil tuvastab PaperOffice selle heaks dokumentiks, millel on juba olemasolev versioon, ja pakub välja uue skaneeritud versioonina olemasolevale versioonile arhiveerimist. Või kui see on väliselt erinev dokument ja tehisintellekt ei suuda seda tuvastada, saab selle manuaalselt arhiveerida uue versioonina olemasolevale.

Kasu dokumentihalduse süsteemi kasutamisel versioonihalduses

Ühtne arhiveerimine

Kui dokumente arhiveeritakse PaperOffice'i, hoolitseb sisseehitatud versioonihaldus selle eest, et eraldi failidena ei salvestataks palju koopiaid. Selle asemel asuvad erinevad versioonid ühes failis.

Auditiivsuse säilitamine ja GoBD järgimine

Dokumentide versioonihaldus tagab auditiivsuse säilitamise ja GoBD järgimise.

Auditidel peavad kõik dokumendi- ja failimuudatuste üksikasjad olema selgelt jälgitavad. Samuti on oluline teada ka aastaid hiljem, millised töötajad on mida ja millal muutnud.

Ühise juurdepääsu struktureerimine

PaperOffice ei ole ainult dokumentide haldussüsteem, vaid täiuslik koostöövahend. Lisaks on saadaval mitmeid töövoogude, templite ja ülesannete tööriistu, mis võimaldavad dokumentidega koostööd lihtsustada.

Versioonikontrolli abil teab iga kasutaja, millal ja kuidas dokumenti on muudetud. Kui kasutaja võtab dokumenti töösse, blokeeritakse see teistele kasutajatele ja samaaegne redigeerimine pole võimalik.

Selle lõikava koostöö korraldab nn välja- ja sissekirjutamine. Redigeerimise ajaks blokeerib faili töötleja selle ajutiselt.

Sellele järgneva sissekirjutamisega loob esimene redigeerija muudetud dokumendist uue versiooni. Varasem redigeerimiskeeld tühistatakse.

Turvalisus ja paljude õigusnormide ja nõuete täitmine

Versioonihalduse kõige olulisem aspekt on tagada kõigi õiguslike nõuete ja üha olulisemate vastavuseaspektide järgimine. Iga dokumendi muudatus peab olema jälgitav - kuni selle tegija juurde.

Õige DMS-tarkvara valik versioonihalduseks

Kokkuvõttes on selge, et DMS-iga toetatud versioonihaldusel on palju eeliseid.

Kuid parim asi versioonihalduse juures on see, et ettevõtted suudavad olulisi ärivaldkonna dokumente luua, läbi vaadata ja levitada automaatselt hallata.

Dokumentihaldustarkvara PaperOffice võimaldab paljudel ettevõtetel saavutada audititurvalisuse. Oluline on hoida neid ärivaldkonna dokumentide muudatusi igal ajal ja kiiresti jälgida.

Alustamine on lihtsam, kui te arvate.

Kas sa kardad, et te ei saa sellega hakkama? Lugege meie klientide juhtumeid PaperOffice'i integreerimisest oma äritegevusse ja veenduge ise lihtsuses või taotlege lihtsalt testimispaigaldust.

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Kuidas ma viin dokumentide versioonihalduse läbi õiguslikult?":

Kes on paberivaba kontor mõeldud?

Kiire ja lihtne vastus sellele küsimusele on: igale ettevõttele. Kõik ärisektorid ja -mõõtmed, alates VKEdest ja alustavatest ettevõtetest kuni suurettevõteteni, saavad kasu paberivaba kontori kasutuselevõtust. Eriti väärtuslik on üleminek aga väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: töötlemiskulude ja kulude vähendamise tõttu saab vabaneva eelarve kasutada täiendavate kasvupakkujate jaoks.

Kas ma saan kasutada oma ettevõtte paberivaba kontori jaoks pilvepõhist DMS-i teenusepakkujat?

Ei. Veel üks tegur, mis on olnud kõikjal jutuks alates 2018. aastal üldise andmekaitse määruse jõustumisest, on andmekaitse. DMS-lahendusi ja DMS-tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja salvestamiseks, milles sisalduvad sageli tundlikud isikuandmed. Rikkumiste korral näeb seadusandja ette kõrged trahvid.

Järeldus

Eelised õigustavad vaeva ja kulusid
Andmete digiteerimine ja vanade dokumentide viimine uude ajastusse saab olema parim investeering, mis aitab tulevikus oluliselt säästa aega, raha ja närve.
Teil on vaja kogenud spetsialisti
Teil ei ole vaja oma IT-spetsialisti, et saada kasu digitaliseerimise eelistest.
Teil on vaja õiget partnerit, kes oma kogemuste põhjal suudab täpselt teha seda, mida te vajate. Vältige paanikat tekitajaid ja valige pigem testimisi PowerPoint esitluste asemel, mida pole tegelikult testitud.
Riistvara on enamasti juba olemas
Kogemuse põhjal on peaaegu igal ettevõttel juba olemas suure võimsusega koopiamasin, mida ei kasutata täiel määral ära. Need seadmed armastavad suuremahulisi skaneeringuid, taluvad klambreid ja võivad olla digitaalse alguse aluseks ilma skanneriinvesteeringuteta.
Odavam kui arvatud õige DMS-iga
Vältige DMS/ECM süsteemidega seotud kulude lõkse, kus olete tootjate meelevallas. Ärge tehke kompromisse enda haldusvõimaluste osas, nagu dokumentide iseõppimine ja sätete tegemine. Kui vajate abi, aitab tootja teid hea meelega, kuid jääge ise iseseisvaks ja sõltumatuks.
Digitaalne automatiseerimine on tulevik
Edaspidi toimuvad protsessid täielikult automatiseeritult, kuid täiesti sarnaselt.
Rekening tuleb sisse? Töövoo aktiveeritakse ja kõik läheb oma juba määratletud teed.
Kas peate läbi otsima 1000 failikausta? Pole probleemi, sest teil on oma Google!