Paberdokumentide digiteerimise 10 kõige olulisemat eelist

Kuna kogu maailm muutub digitaalsemaks, vajab üha enam ettevõtteid, eriti VKEsid, alustamiseks "tõuget". Sest paljud on juba šokeeritud pelgalt mõttest pühendada end teemale või sellega tegeleda.

Digitization brings many advantages

Praeguses artiklis näitame teile, et üleminek paberdokumentidelt digitaalsetele dokumentidele on palju lihtsam kui teie õudusunenägudes. Järgige meie nõuandeid, mis tasuvad teie ettevõtte eest ära.

Teatud määral on analoogarhiiv endiselt vajalik ka tänapäeval. Kuid 99% ajast ei ole vaja sellega töötada.

Vastupidi, trükitud paber on anakronism, mida säilitatakse kas harjumusest või puhtalt tehniliselt, sest teatud dokumente tuleb säilitada sellisel kujul, nagu need on tehtud, näiteks teod või lepingud. Kuid neid saab ka skannida, et töötada oma vastava sisuga arvutis.

Tegelik reis arhiivi, otsing riiulitel või arhiivikappidel, dokumendi eemaldamine, sellega töötamine ja selle tagasitoomine ning arhiivis uuesti korraldamine. Selle protsessi kirjeldamine ja lugemine võtab palju aega. Digitaalse arhiivi kutsumine seevastu võtab paar klõpsu ja ei midagi enamat.

Enne eeliste juurde asumist vastame järgmisele küsimusele:

Paberdokumentide digiteerimisel on 10 eelist:

• Paindlikkust

  Paindlik töö, olenemata sellest, kus sa oled

• Tõhusust

  Kõigi töövoogude optimeerimine

• Kiiremini

  Digitaalne kviitung ja lähetamine

• Kulude kokkuhoid

  Kulude vähendamine kõigis valdkondades

• Usaldusväärsuse

  Tähtaegade lihtsustatud käsitlemine

• Koos

  Kiirem sise- ja välissuhtlus

• Õmblusteta

  Integreerimine kontoritarkvarasse

• Otsing "Google'i-laadne"

  Sisu otsimine märksõnade abil

• Ajasäästja

  Tööaja kokkuhoid

• Igavesti

  Pikaajaline arhiveerimine PDF/A formaadis

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.

Vahekokkuvõte 1/3

Sa ei vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!

Kõik, mida sa tegelikult vajad, on

• Õige tarkvara
• usaldusväärne IT-partner
• vastav riistvara

Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.

Otsa

Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "digitaalne arvete töötlemine", mis teatas digiteerimise või digitaalse arvete töötlemise eelistest:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Mida tähendab dokumentide digiteerimine üksikasjalikult?

Lihtsamalt öeldes on see füüsilise dokumendi asendamine paberi tähenduses digitaalse vorminguga.

Enamik inimesi peaks protsessiga kursis olema, vähemalt algeliselt. Skannitakse või pildistatakse dokumenti, mille jaoks tavaliselt kasutatakse skännereid. Kuid see sõltub vastavast liidesest. Dokumenti saab digiteerida ka mobiiltelefoni kaamera abil.

Paljude ettevõtete jaoks on üleminek paberilt ja kaustadelt elektroonilistele vormingutele üks olulisemaid ja ka olulisi meetmeid digiteerimisprotsessis.

Kuidas paberdokumente skannida?

Skannimisdokumendid lisatakse integreeritud skannerimooduli ScanConnect kaudu, mis muuhulgas võimaldab dokumentide hõivamist kõigist skanneritest, multifunktsionaalsetest seadmetest, mobiilirakendustest ja ka suurtest koopiamasinatest, nagu ettevõte Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox jt.

Arvesse võetakse olemasolevate dokumentide automaatset versioonimist ja tänu eraldajalehtedele skannimise meetodit toetatakse dokumendivirnade massiliseks skannimiseks ja seejärel üksikuteks dokumentideks jagamiseks.

Kui skannite palju dokumente, on PaperOffice eriti kasulik, kuna see tunneb eralduslehed ära ja eraldab dokumendid arhiveerimiseks. Suurepärane omadus, mis on eriti kasulik, kui teie ettevõte töötab regulaarselt keerukate dokumentidega, on see, et PaperOffice kasutab teie dokumentide sisu tuvastamiseks tehisintellekti, näiteks: kogusummad, dokumenditüübid, kuupäevad, kontaktandmed jne.

OCR või kuidas tehakse paberdokumendid otsitavaks?

Nüüd ei tohiks dokumendi tekst olla mitte ainult loetav, vaid ka kättesaadav nii, et saate hõlpsasti otsida tekstilõiku.

Esitamine täiesti automaatselt ja ilma käsitsi pingutuseta.

Niipea, kui dokumendid on PaperOffice'i lisatud, hoolitseb PIA kõige eest, mis teid muidu kinni hoiab.

See tähendab, et PIA pakub teile kogu teie teabe jaoks oma võimsat otsingumootorit, mis suudab otsida ja leida tekstipõhiseid nagu klassikalised otsingumootorid nagu Google, kuid võib teha ka kogu asja visuaalselt, st võrrelda ja ära tunda dokumenti visuaalselt.

PaperOffice tunneb automaatselt ära kõik dokumendid, mida PIA on sellest hetkest alates õpetanud, mis omakorda võib käivitada automaatsed reeglid ja maskid.

Kas dokumentide säilitamist ja tuvastamist saab automatiseerida?

Dokumentide ja kviitungite automaatseks talletamiseks õpetatakse dokumenti esmalt PaperOffice'is. PaperOffice'i arhiivimaskid hoolitsevad indekseerimise ja esitamise asukoha eest.

Niipea kui õpetatud dokumendimall on tuvastatud, käivitatakse automaatselt salvestusmask, mis vastutab automatiseeritud märksõnastamise ja salvestuskoha eest.

Data from the document is recognized and read out

Salvestusmaske ei saa automaatselt käivitada mitte ainult õpetatud dokumendimallide abil - neid saab valida ka käsitsi PIA dialoogiboksis.

PIA muutub täiesti autonoomseks, ilma kasutaja sekkumiseta ja piiramatu arvu dokumentide jaoks vastavalt määratletud salvestusmaskidele:

• Loe automaatselt ette
• Sildistage täielikult
• Otsitavaks muutmine
• Ülesannete ja töövoogude lisamine ja jälgimine, mida tuleb teha
• Indeks
• Uute sihtkausta struktuuride loomine
• Sihtkausta salvestamine
• Pisipiltide loomine
• Täitke vajalikud väljad ise
• Kontaktidega linkimine ja kontaktiotsingu optimeerimine

GoBD-le vastava digiteerimise ja õigusnormide järgimine

Üks olulisemaid aspekte dokumentide säilitamisel dokumendihaldussüsteemi kaudu on õigusnormide või GoBD nõuete järgimine.

Lühend GoBD tähistab "Raamatute, dokumentide ja dokumentide elektroonilise haldamise ja säilitamise põhimõtteid ning andmetele juurdepääsu põhimõtteid".

Eelkõige tänu auditikindlale, väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse SQL-i keskses andmebaasis PaperOffice vastab kõigile dokumendistandardite ja õiguslike suuniste nõuetele või maailma kõrgeimale Saksa standardile GOBD.

Mõiste "versioonimine" ei ole dokumendihaldussüsteemis (DMS) võõrsõna. Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on GoBD-ga ühilduv versioonijuhtimine ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versioonimine muudab kõik muudatused jälgitavaks

Mõistet versioonimine saab väga lihtsalt seletada: üldiselt on tegemist funktsioonidega, mida kasutatakse dokumentide või failide muudatuste salvestamiseks. Dokumendimuudatust saab tuvastada ja salvestada varikoopiana uue dokumendiversioonina.

Muutumatuse tagamine

Iga dokumendimuudatus paigutab dokumendi "uuema" versiooni vastavasse arhiivi. Logimine muudab muudatused alati läbipaistvaks ja jälgitavaks. Siinkohal teab järgmine vaataja, millal ja millise redaktoriga dokumendis muudatus tehti. See annab ülevaate kogu dokumendi elutsüklist. Versioonimist saab teha automaatselt või käsitsi.

Revisjoni turvalisuse tagamiseks peavad kõik dokumentide ja failide muutmise üksikasjad olema selgelt jälgitavad. Tuleb tagada, et sellist muudatust saavad teha ainult volitatud töötajad. Kuid sama oluline on aastaid hiljem teada, millised töötajad mida ja millal muutsid.

Õige strateegia digiteerimiseks:
"Samm-sammult" ja "Viimane<>esimesena välja"

Asjaolu, et analoogdokumentide digiteerimisel on eeliseid, on selgelt näidatud.

Kuidas vähendada lühiajalisi puudusi?

Digiteerimise kallim variant on tellida sellele spetsialiseerunud ettevõte. Sõltuvalt asjaoludest saadetakse arhiivi failid ja kaustad ettevõttele kaubaveona, kus need digiteeritakse ja saadetakse uuesti tagasi. Digiteeritavate andmete vorming oli eelnevalt kindlaks määratud. Aga jagada olulisi ettevõtte andmeid? Kuigi kõik digitaalse arhiveerimisega tegelevad ettevõtted tagavad kõrgeima konfidentsiaalsuse taseme, ei ole garantiisid.

Soovi korral saavad ettevõtted kaasa võtta ka trumliskanneritega veoki ja digiteerida otse kohapeal, oma ettevõtte ruumide parklas. Kuid see tõstab arve tohutult. Eraldi tuleb tasuda kulukas koduväline teenus, mis võib sõltuvalt arhiivi suurusest võtta mitu päeva.

Õnneks peavad kõik ettevõtted, kuigi arhiivid peavad olema arhiivid, ei pea nendes sisalduv teave, olgu see siis analoogne või digitaalne, olema samal ajal kättesaadav. See võimaldab ettevõtetel arhiivid digiteerida samm-sammult vastavalt logistika põhimõttele, mis on viimane <> esimesena välja. Digiteerige kõigepealt viimati saadud analoogdokumendid.

Põhjus on lihtne.

Kaasaegseid dokumente on igapäevases töövoos tavaliselt vaja palju rohkem kui ajaliselt kaugeid dokumente. Nii et peaksite kõigepealt digiteerima need õigeaegsed dokumendid, mis kiirendab tööprotsessi tänu teie paremale kättesaadavusele. Parimal juhul on tasakaal digiteerimisega seotud jõupingutuste (arhiivi eemaldamine, skannimine, digitaalne salvestamine, analoogdokumendi tagasitoomine) ja nüüd saadaval oleva protsessi kiirendamise vahel, kuna arhiivi ei ole vaja minna ja saate teha kõik arvutis olevad protsessid.

Selle lähenemisviisi teine positiivne mõju on see, et säilitusperioode saab optimaalselt kasutada analoogarhiivide varude vähendamiseks ja mitte failide digiteerimiseks, mille säilitusperioodid lõpevad kuus kuud hiljem.

Oluline on pakkuda riistvara või lihtsat ühendust ja määrata digiteerimise ulatus ettevõttesiseselt!

Ettevõtte haldustöötajate arv või kahtluse alla sattunud VDU töökohtade arv on mõnikord väga erinev, mistõttu on võimatu öelda, kui palju töötajaid peaksite digiteerimisega ettevõtte suuruse suhtes tellima.

Vähemalt peaks igal töötajal olema juurdepääs skannerifunktsiooniga seadmele, eelistatavalt dokumendiskannerile, mis võimaldab skannida mitut kanalit ja erinevaid formaate.

Iga digiteerimise ulatus on sama keeruline kui digiteerimisega seotud inimeste arv, sest selle süsteemi puhul on digiteerimine peaaegu juhuslik. Seda saab rakendada näiteks sellisel kujul, et töötaja Z töötleb protsessi seoses ettevõttega XYZ. Samal ajal võib see olla käivitaja kogu analoogarhiiviga faili digiteerimiseks ettevõttes XYZ.

Kuid näiteks pikaajaline ärisuhe võib ilmneda üsna paljudes failides. Teine variant oleks digiteerida ainult ärisuhte teatud segmendid, just need, mida töödeldakse kõige sagedamini. Näiteks arvete esitamine või saatemärkmed. Õige tarkvara abil saab protsessiga kaasnevat digiteerimist rakendada ilma probleemideta.

Ülim 5-astmeline juhend

Otsa

Oleme loonud ülima 5-sammulise juhendi paberivabaks muutmiseks ja teie ettevõtte digitaliseerimiseks, kirjeldades üksikasjalikult iga 5 sammu ja seda, kui kaua see aega võtab:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Kas ehitada DMS-tarkvara ise või avatud lähtekoodiga?

Milline tarkvara mulle sobib?

Paljude ettevõtete tarkvara koosseis sarnaneb nende ettevõtte ajalooga, struktuuriga, mis on aeglaselt kasvanud. See on nii keeruline, et ainult mõned pikaajalised töötajad mõistavad seda.

Parem lahendus on tarkvara, mis teostab kõiki protsesse alates skaneerimisest kuni varustamiseni kuni arhiveerimiseni ja pakub samal ajal liideseid muu tarkvara ühendamiseks. Iseenesestmõistetava menüünavigatsiooniga tarkvara, mis lõppkokkuvõttes annab ettevõtte digitaalsetele dokumentidele kodu, mis vastab ka kõikidele andmete käitlemise ja töötlemise ning turvalisuse nõuetele.

Kas see kõlab natuke haletsusväärselt?

See on õige, kuid midagi lihtsat ja toimivat paatost on parem kui IT-tehnilise žargooni voog, mis paneb töötajad higistama.

PaperOffice sobib suurepäraselt dokumentide digitaliseerimiseks.

Õige dokumendihaldustarkvaralahendab analoog-digitaalse probleemi

DMS tähistab dokumendihaldustarkvara ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab analoogtehnoloogiast digitaalseks teisendamist. PaperOffice DMS on selline tarkvara. Selle funktsioonide valik on sama tähelepanuväärne kui intuitiivselt kujundatud menüü navigeerimine, mis nõuab ainult väikest koolitust. Te ei vaja kohapeal kalleid konsultante. PaperOffice DMS-i hästi selgitatud videoõpetused saavad seda teha sama hästi ja palju odavamalt, tasuta.

Skaneerimine, OCR, arhiveerimine automaatse märksõnastamisega, tehisintellektiga juhitav dokumentide ühendamine, integreeritud otsingumootor, töövoofunktsioon, krüptimine 1024Mbitiga, otsene integreerimine MS Office'iga, kaitse lunavara eest, automatiseeritud malli loomine, templifunktsioon, ülesannete ja märkmete haldamine.

Need on paperOffice DMS-i paar kõige olulisemat funktsiooni ja nagu ma ütlesin, ei pea ei teie ega teie töötajad IT-kraadi täitma.

Kus on parim koht skannimisdokumentide salvestamiseks?

Soovitame oma klientidel digiteeritud andmed arhiveerida kas NAS-seadmes (nt Synology või QNAP) asuvas andmebaasis või spetsiaalses serveris. Oma välise (spetsiaalse) PaperOffice'i serveriga saate kõik täiusliku andmekaitsega pilve eelised ning säästate iga kuu raha ja palju tööd.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice'i serveriga on teil kõik pilvelahenduse eelised vaid ühe suure erinevusega: See on teie enda spetsiaalne andmebaasiserver ja keegi peale teie ei pääse sellele juurde.

Kas te ei soovi serverit kasutada? Pole probleemi.

Miks NAS sobib ideaalselt dokumentide arhiveerimiseks

NAS, võrguga ühendatud salvestusruum, saksa keeles võrguühendusega salvestusseade, samuti PaperOffice DMS-i ühilduv tarkvara ja sisemine pilv on valmis. Täiesti ohutu riigi ja mitteriikliku uudishimu eest ning tänu varundusfunktsioonile ka kõvaketta krahhi eest.

Vahekokkuvõte 3/ 3

1. Võtke tootjaga ühendust oskusteabe ja tarkvaraga, mis vastab GOBD-le (ja ka GDPR-ile)!

2. Puudub keegi sobiv DMS tarkvara. Igal DMS-il on oma põhjendus ja lõpuks peab toode vastama eesmärgile.

3. Kas see on teie enda server, PaperOffice'i spetsiaalne server Strato AG andmekeskuses Berliinis (Saksamaal) või NAS-is - salvestage oma NEVER dokument kolmanda osapoole pilvsalvestusruumi, mida a) ei kasutata sihtotstarbeliselt ja b) ei asu turvalises riigis c) ei saa ühe klõpsuga eksportida

Otsa

Kui te järgite nõuandeid ja kasutate NAS-i ettevõttesiseseks turvaliseks dokumentide ladustamiseks - PaperOffice ei ole mitte ainult selleks ideaalne, vaid on isegi ainus ametlik DMS maailma suurima NAS-i tootja jaoks - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.