Elektroonilise andmehalduse otsustavad eelised

Töövoog ja dokumendihaldus

Nagu juba mainitud, on oluline, et täiustatud dokumendihaldus sisaldaks kogu teavet digitaalsel ja struktureeritud kujul andmebaasis. Nii saate otsida kõiki PaperOffice'i salvestatud dokumente nagu Google. Samuti saate määrata reeglid selle kohta, kes saavad teie teabele juurde pääseda, neid muuta ja kustutada/arhiveerida.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Kuid me tahame minna veelgi kaugemale ja ühtlustada oma äriprotsesse. Meie dokumendihalduslahenduse üks tugisambaid on töövoomootor. See võimaldab meil täpsustada äriprotsessi iga sammu koos sellega seotud tegevuste ja sõltuvustega, samuti kaasatud osakondade ja rollidega.

Samuti saame määratleda automaatsed teatised, mis aktiveeritakse sõltuvalt kogu protsessi vältel toimuvatest tegevustest ja sündmustest.

Kõik see mitte ainult ei vähenda ülesannete haldamisele kuluvat aega, vaid vähendab ka unustamise ja vigade tõenäosust protsessis.

Elektroonilise andmearhiveerimise lisandväärtus ja -eelised

Siin on mõned dokumendihaldussüsteemi rakendamise kõige silmapaistvamad eelised:

• Saadavus: Salvestades ja hallate kõiki teie dokumente ja nende versioone, värskendusi, märkmeid, salvestatud kontakte, dokumendiandmeid keskses andmebaasis, moodustab kogu teave järk-järgult keskse teadmiste andmebaasi.

  Keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele ettevõtte dokumentatsioonidele ning mitme osapoole võimalus teha koostööd sama dokumendiga muudavad selle eeliste loendi tippu.

• Juurdepääsuõigus: Saate määrata, kellel on dokumentidele juurdepääs, millal ja milliseid tegevusi saab nendega teha.

  Kaustade ja dokumentide sätted, väljalasketasemed ja -õigused ning rühmad ja osakonnad muudavad juurdepääsu tundlikele dokumentidele läbipaistvaks ja turvaliseks.

• Turvalisus mitte ainult juurdepääsukontrollis, vaid ka uute tehnoloogiate ja andmebaaside kasutuselevõtuga kaasnevas vahi all ja turvalisuses.

  Esiteks krüpteerib PaperOffice DMS kõik dokumendid, kui need on turvalisuse tagamiseks salvestatud, vastavalt ühele praegu saadaval olevale kõrgeimale turvastandardile AES-1024bit.

  Teisendamine tagasi loetavatesse dokumentidesse on võimalik mis tahes praeguses vormingus, kus PaperOffice uuendab regulaarselt oma failivorminguid, mis tähendab, et dokumendid on loetavad ka tulevikus.

• Taaskasutatavus ja aja kokkuhoid: Kõik teie dokumendid, varem paberil, on nüüd digitaalselt kättesaadavad, samuti e-kirjad, salvestatakse tsentraalselt teie andmebaasi. Samal ajal salvestatakse kuupäev ja kellaaeg, versiooninumber ja märksõnastamine, mida PaperOffice'i otsingumootor saab dokumentide leidmiseks kasutada ka siis, kui otsiv isik teab dokumendi sisu algeliselt.

  Kõik, mis on salvestatud PaperOffice DMS-i, on ka OCR-i tekstituvastus, optimeeritud ärisõnastikega ja indekseeritud täiusliku märksõnaotsingu jaoks SQL-andmebaasis märksõnaotsingu jaoks.

  Säästke aega dokumentatsiooni otsimiseks ja kulude haldamiseks ja salvestamiseks.

• Koondamiste vähendamine, nagu dokumentide dubleerimine, koopiad, andmete salvestamine.
• Haldusülesannete agility ja automatiseerimine koos töövoogude loomisega, mis võimaldavad dokumentide ja äriprotsesside integreerimist kontrollitud keskkonda ning selgelt määratletud ja jälgitavaid tegevusi.
• Mitte unustada kõrgema sisemise ja välise kliendirahulolu positiivset "kõrvalmõju". Dokumendihaldussüsteemi kasutamine võimaldab teil reageerida kiiremini ja usaldusväärsemalt ning seeläbi paremini oma klientide soovidele.

  Klientide rahulolu suurenemine on märgatav väga kiiresti ja ennekõike jätkusuutlikult - nii müügi kui ka ettevõtte maine osas.

Üks olulisemaid aspekte dokumentide säilitamisel dokumendihaldussüsteemi kaudu on õigusnormide või GoBD spetsifikatsioonide järgimine.

Lühend GoBD tähistab "Raamatute, dokumentide ja dokumentide elektroonilise haldamise ja säilitamise põhimõtteid ning andmetele juurdepääsu põhimõtteid".

Eelkõige tänu auditikindlale, väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse SQL-i keskses andmebaasis PaperOffice vastab kõigile dokumendistandardite ja õiguslike suuniste nõuetele või maailma kõrgeimale Saksa standardile GOBD.

Mõiste "versioonimine" ei ole dokumendihaldussüsteemis (DMS) võõrsõna. Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on GoBD-ga ühilduv versioonijuhtimine ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

PaperOffice ületab kõik õiguslikud nõuded

PaperOffice DMS-i arendamine on GoBD-ga ühilduv, nii et saate tarkvara kasutada ilma probleemideta, mis peaksid teid reeglit rikkuma. Näiteks iga kord, kui keegi dokumenti muudab, luuakse selle dokumendi uus versioon. Sel viisil saate jälgida, millist sisu dokument mis ajal oli.

Muide, YouTube'is on synology NAS-i seadistamise MariaDB 10 ja dokumendihaldussüsteemi PaperOffice video, mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:

Mõlemal juhul, isegi halvimal juhul, tagatakse, et arhiveeritud andmebaasid taastatakse lühiajaliselt ja seetõttu järgitakse alati säilitusperioode.

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.

Vahekokkuvõte

Sa ei vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!

Kõik, mida sa tegelikult vajad, on

• Õige tarkvara
• usaldusväärne IT-partner
• vastav riistvara

Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.

Otsa

Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "Digitaalne arvete töötlemine", mis teatas digiteerimise või digitaalse arvete töötlemise eelistest:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide