PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõbrad olla.

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Sõpruse usaldussõna ausõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja iga e-kiri sisaldab ühe klõpsuga loobumislinki.

Kulude minimeerimine digitaalse ümberkujundamise kaudu


Paberdokumentide digiteerimine või digitaalne ümberkujundamine on teie ettevõtte tõhususe ja edu eeltingimus. Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.

Professionaalne näpunäide

Käesolevas artiklis tahaksime kõigepealt selgitada dokumendihaldussüsteemi määratlust ja käsitleda analoog- ja digitaalsete dokumentide digiteerimist ning näidata elektroonilise dokumendihalduse (DMS) kasutamise eeliseid seotud äriprotsessides dokumentide loomisel, haldamisel, eksportimisel ja kontrollimisel.

Kuigi dokumendihalduse põhitehnikaid on ettevõtte dokumendikontrollis kasutatud aastakümneid ja need on aastate jooksul arenenud, alahinnatakse endiselt vajadust dokumendihaldussüsteemi järele ja selle rakendamise eeliseid.

Uuringud on näidanud, et töötajad veedavad kuni kolmkümmend protsenti oma ajast ettevõttes vajalike dokumentide otsimisel. Keskmiselt kaotavad töötajad selle tulemusena rohkem kui ühe tööpäeva nädalas. See muutub veelgi hullemaks, sest: 70% juhtudest on otsing ebaõnnestunud. Dokument luuakse uuesti ja kolleegid ei saa enam aru dokumentide praegusest olekust.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Aga mis on standard, mida võib klient DMS-ist oodata?

Praeguses artiklis näitame teile elektroonilise andmehalduse (dokumendihaldussüsteemi) kasutamise eeliseid.

Seda saab punktide kaupa seletada PaperOffice'i dokumendihaldustarkvara abil.

Enne kasu saamist selgitame määratlust:

Mis on dokumendihaldussüsteem?

Dokumendihaldussüsteemi (DMS) kasutatakse dokumentide voo salvestamiseks, haldamiseks ja juhtimiseks organisatsioonis.

See tähendab, et paljude tööstusharude ettevõtted koguvad iga päev olulisi dokumente: menetlusdokumendid, lepingudokumendid, eelnõud, väliskirjad, teadusuuringud, eksperdiarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud dokumendid saabuvad ka e-posti teel.

Saate korraldada kogu teabe, näiteks paberdokumendid, Windowsi failid või e-kirjad, keskses asukohas, oma dokumendihaldussüsteemis, millele töötajad pääsevad hõlpsalt ja probleemideta juurde.

Sealhulgas unikaalsed funktsioonid meeskonnatööks ja dokumentide jagamiseks ning uuenduslik programmiliides, mis on ainulaadne kogu maailmas.

Dokumendihaldussüsteemid muutuvad ettevõtete jaoks üha olulisemaks, kuna tänapäeva ettevõtete loodud teabe hulk kasvab eksponentsiaalselt.

Dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt, lühidalt DMS, aitab teil ka oma dokumentidele selget struktuuri tuua ja teabe tulvaga toime tulla.

DMS tähistab ka dokumendihaldustarkvara ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab teisendamist analoogtehnoloogiast digitaalseks. PaperOffice DMS on selline tarkvara.

Avaliku või ärijuhtimise äriprotsesside hulka kuuluvate tohutu hulga välis- ja sisedokumentide haldamine ja kontroll on muutunud väljakutseks. See soodustab dokumendihaldustarkvara kasutuselevõttu, mis lihtsustab haldamist.

DMS-i kasutuselevõtt tagab otsinguaja olulise vähenemise, käitlemise ja kulude kokkuhoiu, mis on meie haldusprotsessides väga olulised.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

DMS-i süda

Täiustatud dokumendihaldussüsteemil on "süda" andmebaasis, kus teave salvestatakse viisil, mis võimaldab seda hõlpsalt ja kontrollitud viisil leida ja tuua.

Andmebaasi saab seadistada kohapeal või NAS-süsteemis, näiteks QNAP NAS või Synology NAS. Aga salvestades informatsiooni struktureeritud viisil, on meil ainult osa võrrandist.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Süsteemi kontrolliv "aju" on töövoo loogika, mis võimaldab luua sõltuvusi dokumentide ja protsesside vahel ning siduda seda teavet paindlikes ja varem määratletud voogudes.

Oluline samm sellise keeruka töövoo rakendamisel on see, et võimalikult palju dokumente on saadaval digitaalsel kujul.

Digiteerimine ja dokumendihaldus

Kui me räägime dokumendihaldussüsteemidest, ei tohi me unustada: mida kõrgem on protsesside osaks oleva teabe digiteerimise tase, seda kõrgem on kontrolli ja automatiseerimise tase, mida me suudame saavutada. Oleme juba kirjutanud artikli digitaliseerimise eeliste kohta, klõpsake siin.

Esimeses etapis määrate kindlaks, millised dokumendid kuuluvad meie protsessidesse, kuidas me need oma dokumendihaldussüsteemi integreerime ning millist teavet koos teie andmebaasis olevate dokumentidega välja võtta ja säilitada. Kui teave on lisatud, määratleme selle elutsükli, kuidas see suhtleb teiste protsessidega ja kuidas seda integreerida.

Teave pärineb erinevatest allikatest

Tõenäoliselt puutume kokku erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes pärineva teabega. Osa sellest digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.

Mida me teeme digitaalsete dokumentidega pdf-, dokumendi- jne-vormingus? Siin on protsess väga lihtne.

Lohistage digitaalne dokument PaperOffice'i liidesesse. Või saate oma Windowsi kaustu pärast dokumentide saamist hõlpsalt jälgida.

Otsa

Muide, YouTube'is on video teemal "Kataloogi jälgimine ja dokumentide hulgiarhiveerimine" , mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:

Paberkandjal dokumente saab tänu integreeritud skannerile hõlpsasti skannida ja digitaalseks vorminguks teisendada.

Otsa

Teemal "Paberdokumentide täielik automatiseeritud arhiveerimine skannerist" on YouTube'is ka video, mis selgitab seda protsessi lihtsal ja arusaadaval viisil:

Tänu optilise märgi tuvastamise programmile (OCR = optiline märgituvastus) oleme juba astunud olulise sammu. Kasutades skannerit või muud digiteerimisseadet, ei teisenda me mitte ainult dokumenti pildiks, vaid saame ka selle sisu elektrooniliselt lugeda.

Andmebaasis ei ole mitte ainult puhas OCR-tekst, tänu tehisintellektile (AI), mida nimetatakse PIA-ks, saab automatiseerimist määrata kas käsitsi või automaatselt.

Nii kasutame süsteemi, et tuvastada ja määratleda, millised dokumendialad tuleb automaatselt ette lugeda. Näiteks arve number, kuupäev, tooted, summad jne. Sellest tulenevalt on meil kogu vajalik teave meie dokumendihaldussüsteemis.

Teabe digiteerimine OCR-i kaudu lihtsustab mitmesuguste dokumentide integreerimist protsesside ja töövoogude haldamisse.

Sisu

Töövoog ja dokumendihaldus

Nagu juba mainitud, on oluline, et täiustatud dokumendihaldus sisaldaks kogu teavet digitaalsel ja struktureeritud kujul andmebaasis. Nii saate otsida kõiki PaperOffice'i salvestatud dokumente nagu Google. Samuti saate määrata reeglid selle kohta, kes saavad teie teabele juurde pääseda, neid muuta ja kustutada/arhiveerida.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Kuid me tahame minna veelgi kaugemale ja ühtlustada oma äriprotsesse. Meie dokumendihalduslahenduse üks tugisambaid on töövoomootor. See võimaldab meil täpsustada äriprotsessi iga sammu koos sellega seotud tegevuste ja sõltuvustega, samuti kaasatud osakondade ja rollidega.

Samuti saame määratleda automaatsed teatised, mis aktiveeritakse sõltuvalt kogu protsessi vältel toimuvatest tegevustest ja sündmustest.

Kõik see mitte ainult ei vähenda ülesannete haldamisele kuluvat aega, vaid vähendab ka unustamise ja vigade tõenäosust protsessis.

Elektroonilise andmearhiveerimise lisandväärtus ja -eelised

Siin on mõned dokumendihaldussüsteemi rakendamise kõige silmapaistvamad eelised:

  • Saadavus: Salvestades ja hallate kõiki teie dokumente ja nende versioone, värskendusi, märkmeid, salvestatud kontakte, dokumendiandmeid keskses andmebaasis, moodustab kogu teave järk-järgult keskse teadmiste andmebaasi.

    Keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele ettevõtte dokumentatsioonidele ning mitme osapoole võimalus teha koostööd sama dokumendiga muudavad selle eeliste loendi tippu.

  • Juurdepääsuõigus: Saate määrata, kellel on dokumentidele juurdepääs, millal ja milliseid tegevusi saab nendega teha.

    Kaustade ja dokumentide sätted, väljalasketasemed ja -õigused ning rühmad ja osakonnad muudavad juurdepääsu tundlikele dokumentidele läbipaistvaks ja turvaliseks.

  • Turvalisus mitte ainult juurdepääsukontrollis, vaid ka uute tehnoloogiate ja andmebaaside kasutuselevõtuga kaasnevas vahi all ja turvalisuses.

    Esiteks krüpteerib PaperOffice DMS kõik dokumendid, kui need on turvalisuse tagamiseks salvestatud, vastavalt ühele praegu saadaval olevale kõrgeimale turvastandardile AES-1024bit.

    Teisendamine tagasi loetavatesse dokumentidesse on võimalik mis tahes praeguses vormingus, kus PaperOffice uuendab regulaarselt oma failivorminguid, mis tähendab, et dokumendid on loetavad ka tulevikus.

  • Taaskasutatavus ja aja kokkuhoid: Kõik teie dokumendid, varem paberil, on nüüd digitaalselt kättesaadavad, samuti e-kirjad, salvestatakse tsentraalselt teie andmebaasi. Samal ajal salvestatakse kuupäev ja kellaaeg, versiooninumber ja märksõnastamine, mida PaperOffice'i otsingumootor saab dokumentide leidmiseks kasutada ka siis, kui otsiv isik teab dokumendi sisu algeliselt.

    Kõik, mis on salvestatud PaperOffice DMS-i, on ka OCR-i tekstituvastus, optimeeritud ärisõnastikega ja indekseeritud täiusliku märksõnaotsingu jaoks SQL-andmebaasis märksõnaotsingu jaoks.

    Säästke aega dokumentatsiooni otsimiseks ja kulude haldamiseks ja salvestamiseks.

  • Koondamiste vähendamine, nagu dokumentide dubleerimine, koopiad, andmete salvestamine.
  • Haldusülesannete agility ja automatiseerimine koos töövoogude loomisega, mis võimaldavad dokumentide ja äriprotsesside integreerimist kontrollitud keskkonda ning selgelt määratletud ja jälgitavaid tegevusi.
  • Mitte unustada kõrgema sisemise ja välise kliendirahulolu positiivset "kõrvalmõju". Dokumendihaldussüsteemi kasutamine võimaldab teil reageerida kiiremini ja usaldusväärsemalt ning seeläbi paremini oma klientide soovidele.

    Klientide rahulolu suurenemine on märgatav väga kiiresti ja ennekõike jätkusuutlikult - nii müügi kui ka ettevõtte maine osas.

  • Üks olulisemaid aspekte dokumentide säilitamisel dokumendihaldussüsteemi kaudu on õigusnormide või GoBD spetsifikatsioonide järgimine.

    Lühend GoBD tähistab "Raamatute, dokumentide ja dokumentide elektroonilise haldamise ja säilitamise põhimõtteid ning andmetele juurdepääsu põhimõtteid".

    Eelkõige tänu auditikindlale, väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse SQL-i keskses andmebaasis PaperOffice vastab kõigile dokumendistandardite ja õiguslike suuniste nõuetele või maailma kõrgeimale Saksa standardile GOBD.

    Mõiste "versioonimine" ei ole dokumendihaldussüsteemis (DMS) võõrsõna. Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on GoBD-ga ühilduv versioonijuhtimine ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

    PaperOffice ületab kõik õiguslikud nõuded

    PaperOffice DMS-i arendamine on GoBD-ga ühilduv, nii et saate tarkvara kasutada ilma probleemideta, mis peaksid teid reeglit rikkuma. Näiteks iga kord, kui keegi dokumenti muudab, luuakse selle dokumendi uus versioon. Sel viisil saate jälgida, millist sisu dokument mis ajal oli.

    Muide, YouTube'is on synology NAS-i seadistamise MariaDB 10 ja dokumendihaldussüsteemi PaperOffice video, mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:

    Mõlemal juhul, isegi halvimal juhul, tagatakse, et arhiveeritud andmebaasid taastatakse lühiajaliselt ja seetõttu järgitakse alati säilitusperioode.

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.

Vahekokkuvõte

Sa ei vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!

Kõik, mida sa tegelikult vajad, on

  • Õige tarkvara
  • usaldusväärne IT-partner
  • vastav riistvara
Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.

Otsa

Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "Digitaalne arvete töötlemine", mis teatas digiteerimise või digitaalse arvete töötlemise eelistest:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Lõpuks vastame veel mõnele korduma kippuvale küsimusele sellel teemal. "Elektroonilise andmehalduse otsustavad eelised":

Millist skannerit DMS-i jaoks kasutada?

Seotud dokumentide skannimiseks on soovitatav vähemalt 300dpi-lehestiku skanner. Skanner tahtis, et tal oleks skaneerimis-fodleri funktsioon ja valikulised WIA / TWAIN draiverid. Meil on olnud häid kogemusi Fujitsu Scansnapiga, mis töötab väga usaldusväärselt.

Milline on parim viis dokumentide arhiivimiseks?

Paberdokumendid tuleks üldjuhul skaneerida PDF/A-vormingus ja seejärel salvestada DMS-i dokumendihaldustarkvarasse - või otse, kui tarkvara seda toetab või automatiseerib, nt jälgimise kaudu.

Kas originaaldokumente saab ära visata?

Kui kasutate korralikku tarkvara, mis saab regulaarselt värskendusi ja millel on andmete varundamise strateegia, on vastus JAH mittekriitiliste dokumentide puhul. Kõik, mis võiks originaali seaduslikult nõuda, tuleks hoida ka originaalis. Näiteks paperOffice DMS-il on võimalus salvestada algne salvestuskoht dokumendi atribuutidesse.

Järeldus

Investeering, mis tasub end ära

Mõiste dokumendihaldus hõlmab palju rohkem, kui võiks esialgu ette kujutada. Dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttes on nüüd teie ettevõtte tõhususe ja edu eeltingimus. Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.

Ülaltoodud elektroonilise andmehalduse eeliste nimekiri ei ole mingil juhul täielik, vaid piirab ainult teie enda loovust ja professionaalsust, sõltuvalt rakendusvaldkonnast! Kui analoogarhiivi digiteerimist kaalutakse nendest seisukohast ja tehakse vastuarvutus, selgub, et jõupingutused on väärt ja kuidas näiteks kaaluda investeeringut uude, kaasaegsemasse ja kiiremasse masinasse.

Seda ütlevad meie kliendid

Juhtumiuuring

Digiteerimine = efektiivsus ja edu

15 põhjust, miks peaksite skanneriga dokumendihaldust kasutama

Paberdokumentide digiteerimine või digitaalne ümberkujundamine on teie ettevõtte tõhususe ja edu eeltingimus. Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.