Ekspertnõuanne
Pole enam saladus, et dokumendihaldussüsteemidel on ettevõtete jaoks suur potentsiaal.
Tänu dokumendihaldussüsteemi kasutamisele ei edenda te mitte ainult oma ettevõtte digiteerimist. Lisaks moodustate nurgakivi oma ettevõtte eesmärkide saavutamiseks ja ettevõtte pikaajalise edu tagamiseks.
Sest digitaalne dokumendihaldus loob siin selge abinõu ja viib teid digipöördes suure sammu edasi. Praeguses artiklis loetleme, kuidas dokumendihaldussüsteem (DMS) töötab, mida tuleb kaaluda ja milliseid eeliseid see ettevõtetele toob.
Milleks kasutatakse dokumendihaldussüsteemi?
Lihtsamalt öeldes: dokumendihaldussüsteemi (DMS) kasutatakse dokumentide ja teabe liikumise salvestamiseks, haldamiseks ja kontrollimiseks organisatsioonis.
Saate korraldada kogu teabe, näiteks paberdokumendid, Windowsi failid või meilid, kesksesse asukohta, oma dokumendihaldussüsteemi, millele töötajad pääsevad hõlpsasti ja probleemideta juurde, sealhulgas ainulaadsed funktsioonid meeskonnatööks ja dokumentide jagamiseks ning uuenduslik programmiliides, mis on ainulaadne kogu maailmas.
Dokumendihaldussüsteemid muutuvad ettevõtete jaoks üha olulisemaks, kuna tänapäeva ettevõtete loodud teabe hulk kasvab hüppeliselt.
Tohutu hulga välis- ja sisedokumentide haldamine ja kontroll, mis on osa avaliku sektori või ärijuhtimise äriprotsessidest, on muutunud väljakutseks, mis julgustab erinevate rakenduste vastuvõtmist.
Seega peaksid need erinevad rakendused hõlbustama teabe ja dokumentide kontrollimist ning vähendama märkimisväärselt otsinguaega, käitlemist ja kulude kokkuhoidu, mis on meie haldusprotsessides väga olulised.
Kuid kas poleks eelis, kui teil oleks ainult üks rakendus, mis suudab täita kõiki funktsioone?
Näitame teile, et PaperOffice'i dokumendihaldussüsteem võib olla teie ettevõtte jaoks täpselt see üks rakendus, millel on kõik vajalikud funktsioonid pardal.
Kus dokumente säilitatakse?
Pärast automatiseerimisvalikuid, jälgimist ja otsimist on see kõige sagedamini küsitav küsimus, sest kas era- või äriettevõte - keegi ei taha andmeid valedesse kätesse jätta. Esiteks sellepärast, et seda nõuab ka seadus.
PaperOffice DMS läheb turvaliselt, sest kõik andmed salvestatakse väga turvalisse krüpteeritud andmebaasi, mis võib asuda teie NAS-is, näiteks Synologyst või QNAP-ist. See tähendab, et teil on alati juurdepääs ja kontroll oma andmete üle.
Seega on dokumendihaldussüsteemi "süda" andmebaas, kus teave salvestatakse nii, et seda on võimalik lihtsal ja kontrollitud viisil leida ja kätte saada.
Kuid salvestades teavet struktureeritud viisil, on meil ainult osa võrrandist.
Süsteemi kontrolliv "aju" on töövoo loogika, mis võimaldab luua sõltuvusi dokumentide ja protsesside vahel ning siduda see teave paindlikes ja eelnevalt määratletud voogudes.
Oluline samm sellise keeruka "töövoo" rakendamisel on see, et võimalikult palju dokumente on saadaval digitaalsel kujul.
Digiteerimine ja dokumendihaldus
Dokumendihaldussüsteemidest rääkides ei tohi unustada: mida kõrgem on protsesside osaks oleva teabe digiteerimise aste, seda kõrgem on kontrolli ja automatiseerimise aste, mida on võimalik saavutada.
Esimeses etapis selgitatakse välja, millised dokumendid kuuluvad protsessidesse, kuidas neid dokumente saab integreerida dokumendihaldussüsteemi ning millist teavet tuleks koos andmebaasis olevate dokumentidega välja võtta ja salvestada.
Kui teave on lisatud, määratletakse selle elutsükkel, kuidas see suhtleb teiste protsessidega ja kuidas seda saab integreerida.
Tõenäoliselt tuleb teavet ka erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes. Osa sellest on digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.
Kui teave pärineb teistest andmebaasidest või on XML-vormingus, on selle kohta päringute tegemine ja nende väljavõtmine lihtne, kuid. Mis saab pdf-, doc- jne formaadis digidokumentidest? See on natuke keerulisem, kuid selle sisule pääseb juurde mitmel viisil, näiteks teatud programmidega, pääsedes failile otse juurde või saates selle printimiseks ja teabe väljavõtmiseks prindipooli (järjekorra) kaudu.
See on natuke keerulisem, kui dokument on paberkandjal, näiteks saateleht või arve. Kuid kui lahendus sisaldab keerukat optilise märgituvastuse (OCR) programmi, on oluline samm juba tehtud.
Skanner ja dokumendihaldussüsteem
Skanneri või muu digiteerimisseadmega ei teisendata dokumenti mitte ainult pildiks, vaid selle sisu saab ka elektrooniliselt "ette lugeda".
Kui süsteemi saab nüüd kasutada, et tuvastada ja määratleda, milline dokumenditeave on eraldi dokumendihaldussüsteemis olev teave on täielik.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Teabe digiteerimine optilise tekstituvastuse kaudu hõlbustab mitmesuguste dokumentide integreerimist protsesside ja töövoogude haldamisse.
Kuidas paperoffice'i dokumendihaldussüsteemist kasu saada?
PaperOffice'i dokumendihaldussüsteem on nagu kõikehõlmav talent, sest lisaks üldisele dokumentide arhiveerimisele on integreeritud ka paljud muud dokumentide ja nendega seotud teabega seotud funktsioonid, näiteks mõned neist:
- Juurdepääs oma teabele igal ajal ja igal pool
- Dokumentide otsimine ja otsimine
- Täielikult automatiseeritav
- Juriidiliselt nõuetele vastav ja kontrollikindel dokumentide arhiveerimine
- Töövoogude automatiseerimine
Kõiki andmeid hoitakse turvaliselt teie juures, mitte pilves.
Jääge sõltumatuks, hallates kõiki oma andmeid ise, mitte kolmanda osapoole pilves koos järelkuludega.
PaperOffice toetab kõiki seadmeid nagu kohalik pc, QNAP NAS, Synology NAS, Windowsi või Linuxi serverid ja veebiteenused nagu AWS või Azure.
Saate kõik pilve eelised, kuid kasutades oma andmebaasiserverit. Pääsete oma PaperOffice'i andmebaasile juurde krüptitult ja turvaliselt mis tahes muust arvutist maailmas.
Uuri lähemalt.
PaperOffice lihtsalt indekseerib kõik, olgu need siis skannitud dokumendid või failid. Teksti sisu salvestatakse andmebaasi turvaliselt ilma teie sekkumiseta. Nii saate mõne sekundi jooksul hõlpsalt otsida mis tahes sõnalõiku, summat ja märksõna ning leida sobivaid kirjeid.
Vaadake lisateavet integreeritud otsingu kohta.
Vabalt määratletav jälgimine salvestab automaatselt kõik dokumendid vastavalt teie spetsifikatsioonidele.
Jälgida saab mitte ainult terveid katalooge, vaid ka meilikontosid, Outlooki kaustu ja isegi veebipõhiseid vorme.
Vaadake lisateavet jälgimise automatiseerimise kohta.
Iga ettevõte on kohustatud maksuametile säilitama maksualaseid dokumente.
Väljakutseks on arhiveerida üha rohkem digitaalseid ja paberdokumente, nagu nõuab GoBD: algses vormingus ja muutmata kujul.
PaperOffice DMS võimaldab, vaadake, kuidas:
Seaduskuulekas arhiveerimineNagu juba mainitud, on täiustatud dokumendihalduse jaoks oluline, et kogu teave oleks andmebaasis digitaalsel ja struktureeritud kujul. See võimaldab teil dokumente hõlpsalt leida ja kehtestada reeglid selle kohta, kes võib teie teabele juurde pääseda, seda muuta ja kustutada/arhiveerida ühel kesksel veebisaidil.
PaperOffice'i dokumendihalduslahenduse üheks tugisambaks on ulatuslik töövoo mootor. See võimaldab teil määrata äriprotsessi iga etapi koos sellega seotud tegevuste ja sõltuvustega, samuti kaasatud osakondade ja rollidega. Kuid saate määratleda ka automaatsed teatised, mis aktiveeritakse sõltuvalt protsessi käigus toimuvatest tegevustest ja sündmustest.
Kõik see mitte ainult ei vähenda ülesannete haldamisele kuluvat aega, vaid vähendab ka protsessi unustamise ja vigade tõenäosust.
PaperOffice aitab teil automatiseerida kõiki oma tööprotsesse, kaardistada kogu tööprotsessi digitaalselt, nii et olete alati kursis.
Teil on alati ülevaade ülesannetest ja protsessidest töövoogude kaudu, mis toetavad teid igapäevatöö automatiseerimisel.
Määrake soovitud töövoog tähtajaga, siduge see võimalike otsuste ja ülesannetega ning aktiveerimisest alates hoolitseb PaperOffice kõige muu eest kuni lõpetamiseni.
See muudab ettevõtte eeskirjade ja juriidiliste nõuete järgimise lihtsaks.
Lisateave töövoo automatiseerimise kohta:
TöövoodJa palju muid funktsioone.
Dokumentidega töötamine ja nende haldamine võib olla samal ajal lihtne, turvaline ja tõhus.
Dokumendihalduse lisaväärtus ja eelised
Allpool loetleme mõned PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi rakendamise silmapaistvamad eelised:
- Kontroll selle üle, kes, millal ja milliseid tegevusi saab dokumentidega teha
- Keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele ettevõtte dokumentidele ning võimalus, et mitu osapoolt teevad sama dokumendi osas koostööd
- Turvalisus, mitte ainult juurdepääsukontrollis, vaid ka uute tehnoloogiate ja andmebaaside kasutuselevõtuga kaasnevas hoidmises ja turvalisuses
- Säästke aega dokumentatsiooni otsimiseks ning selle haldamise ja säilitamise kuludeks
- Koondamiste vähendamine, näiteks dokumentide dubleerimine, valguskoopiad, andmete salvestamine
- Haldusülesannete paindlikkus ja automatiseerimine töövoogude loomisega, mis võimaldavad dokumentide ja äriprotsesside integreerimist kontrollitud keskkonnas ning selgelt määratletud ja jälgitavaid tegevusi
- Ärge unustage kõrgema sisemise ja välise kliendirahulolu positiivset "kõrvalmõju"
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "":
Kas ma vajan PaperOffice'iga töötamiseks Internetti?
Ei! PaperOffice EI vaja töötamiseks internetiühendust.
Internet on vajalik ainult häälestuspaketi allalaadimiseks, kasutajakonto loomiseks, andmebaasi loomiseks ja seadme lisamiseks.
Kas ma saan oma Synology NAS-i kasutada andmebaasi salvestamiseks?
JAH, kindlasti! PaperOffice töötab suurepäraselt Synology NAS-iga.
Kus dokumente ja toimikuid säilitatakse?
Kõik dokumendid ja failid salvestatakse kas otse teiega, teie arvutisse, krüptitud andmebaasi või, kui teie dokumendid on salvestatud jaotises "Minu Windowsi dokumendid", krüptimata kohalikus Windowsi kataloogis.
Teil on ka võimalus seadistada andmebaas NAS-seadmes ja salvestada oma andmed NAS-i.
Igal juhul on teil igal ajal juurdepääs oma andmetele.
Kas minu andmeid talletatakse pilves?
Ei, teie andmeid ei salvestata tavaliselt pilves!
Kui teie andmebaas on seadistatud NAS-serveris (nt QNAP või Synology), salvestatakse teie andmed NAS-serveri andmebaasi.
Kas PaperOffice'i loodud andmebaasid on alati krüpteeritud?
Iga PaperOffice'i loodud andmebaas on kaitstud kõrgetasemelise parooliga. Kõik kaasasolevad dokumendid krüpteerib PaperOffice ChunkCrypt sõjalise krüptimisega 1024bit.
Järeldus
Pole tähtis, kas soovite lihtsalt oma dokumente ja nendega seotud teavet leida või peate dokumendid sildistama, integreerima need töövoogudesse, kuid samal ajal tagama, et töötate vastavalt erinevatele juhistele ja määrustele - PaperOffice DMS-il on mitmesuguseid funktsioone, mis teid aitavad.
Alustamine on lihtsam, kui arvate.
Kas olete endiselt mures selle pärast, et te seda ei tee?
Vaadake meie klientide juhtumiuuringuid digitaalseks muutumise kohta erinevates tööstusharudes ja vaadake ise integreerimise lihtsust.