PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõbrad olla.

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Sõpruse usaldussõna ausõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja iga e-kiri sisaldab ühe klõpsuga loobumislinki.

Töövoogude optimeerimine tänu PaperOffice DMS-ile


Alexander Staruk, Mennonite Vennaskonna Bielefeld e finantsjuht. V.

Professionaalne näpunäide

Tööstus
Kirik

Piirkond
Bielefeld, Saksamaa

Osakonnad
Rahandus, raamatupidamine

Väljakutse

Mennoniitide Vennaskond Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) on protestantlik vabakirik, mille juured ulatuvad kaugele minevikku. See Bielefeld Mennonite Vennaskond asutati Zürichis reformatsiooniliikumise ajal 16. sajandil. Tänane Mennonite Vennaskond Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), kuhu kuulub üle 1000 kogukonna liikme.

PaperOffice DMS-i kasutab omavalitsus vabatahtlike liikmete toetamiseks, eriti dokumentide arhiveerimisel, töövoogude määramisel ja raamatupidamises kodukontoris.

Stardipositsioon

Ühingus, kuhu kuulub Mennonite Vennaskond Bielefeld e. V., on üsna ulatuslikke haldusülesandeid, mida kõik liikmed täidavad vabatahtlikkuse alusel.

See mõjutab nii enam kui 1000 liikme kontohaldust kui ka omavalitsuse erinevate ehitusprojektide raamatupidamisaruannete auditit või laekuvate annetuste töötlemist.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Olemasolev probleem

Kuni PaperOffice DMS-i kasutamiseni usaldati valitud liikmetele erinevad haldusülesanded, mille tulemusena jäeti suuresti vastavatele liikmetele endile, kuidas ja mis aja jooksul tööd tehakse.

Digitaalset võrku ja üldtarkvara ei kasutatud. Selle asemel viidi kaupmeeste arved, mida oli vaja kontrollida, koju käsitsi kontrollimiseks. Samuti juhtus, et kellelgi ei olnud aega ja siis jäi arve esialgu lauale.

Digiteerimise käigus seisavad kogukonnad nüüd e-posti teel silmitsi lugematute dokumentide, e-kirjade ja muude muredega. Kuid seda e-kirjade tulva ei saa vaevalt käsitsi hallata.

Selle tagajärjeks olid pikaleveninud töötlemisajad ja ebatõhusus vajalike dokumentide töötlemisel, hankimisel ja edastamisel . Sellest tulenevalt läks omavalitsus otsima digitaalset dokumendihaldust.

Selle tulemusena esines korduvalt viivitusi tasumata summade ülekandmisel tellitud äriühingutele. Meeldetuletused väljastati lisakuludega ja antud allahindlusi ei saanud kasutada. On arusaadav, et selle tagajärjel kannatas kogukonna maine.

Alexander Staruk, Mennonite Vennaskonna Bielefeld e finantsjuht. V., otsis probleemile lahendust, mille käigus kaaluti ka kõigi valla haldusülesannete digitaliseerimist, mis olid varem olnud suuresti analoogsed.

Sisu

Miks mennoniitide vennaskond valis PaperOffice DMS-i

Hr Staruk uuris esmakordselt erinevaid tarkvarapakkumisi seoses dokumendihaldusega ja otsustas lõpuks testida PaperOffice DMS-i kuus kuud.

PaperOffice DMS pakub täpselt neid nõudeid , mida hr Staruk otsis. See hõlmab järgmist:

  • Saadavus: keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele dokumentidele ning mitme osapoole võimalus teha sama dokumendiga koostööd.

    Sisemine keskne salvestusruum, millele kõik haldusülesannetega liikmed pääsevad juurde ka kodust. Andmeid ei tohiks salvestada kolmanda osapoole pilves ega ühe kasutajaga arvutis.

  • Lahendus: Synology lõi kogukonnakeskuses NAS-i, võrguga seotud salvestusruumi, millele salvestatakse kõik ühingu ja selle liikmetega seotud andmed PaperOffice DMS-i abil.

    Hr Alexander Staruk mõistis juba varakult, et tema kogukonna digitaliseerimiseks ei ole mingit võimalust:

    "Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."

  • Haldusülesannete agility ja automatiseerimine: tarkvara peab võimaldama ülesannete jaotamist võrgu kaudu ja ka nende töötlemist vastava klubi liikme poolt.
  • Lahendus: PaperOffice DMS-il on terviklik töövoofunktsioon, mis võimaldab keerukate protsesside määramist ja töötlemist ning dokumenditeabe ja -ülesannete tõhusat juhtimist ettevõtte poolt.

    Lisatud on digitaalne kasutaja autoriseerimine ja parooli kinnitamine.

    Samal ajal teavitatakse kõiki asjaomaseid liikmeid töötlemisstaatusest. Versiooni salvestamine võimaldab jälgida, millised töötlemisetapid viidi läbi millal ja kes.

  • Kättesaamine ja aja kokkuhoid: Analoogdokumentide digiteerimiseks ja vajadusel hõlpsasti kättesaadavaks muutmiseks otsiti lihtsamat viisi.
  • Lahendus: See on PaperOffice DMS-i põhisegment, analoogdokumentide digiteerimine. Kõik, mida vajame, on skanner, millel on liides arvuti ja PaperOffice DMS-iga. Dokumente ei skaneerita ainult. Vajadusel teisendatakse need integreeritud OCR-tarkvara abil redigeeritavaks tekstiks ja salvestatakse automaatselt õigesti.

    Tehisintellekti PIA seadistatud märksõnaindeks tagab, et iga dokumendi leiab sisemise otsingumootori kaudu, isegi kui kasutaja dokumendist peaaegu midagi ei tea.

  • Praktiline ja arusaadav: Tarkvara peaks nõudma võimalikult vähe koolitust ja samal ajal olema valmis tulevikuks.
  • Lahendus: PaperOffice DMS-i kasutamist saab õppida tasuta koolitusvideote ja õpetuste abil.

    Kohapeal ei ole väliseid ja kalleid "konsultante" ning keegi ei pea koolituseks kuhugi reisima. Igaüks saab menüü navigeerimise õppimise ajakava ise määratleda vastavalt vajadusele ja tuleviku osas on PaperOffice DMS tänu oma modulaarsele struktuurile hästi paigutatud.

PaperOffice DMS vastas kõigile nõutavatele kriteeriumidele.

Miks mennoniitide vennaskond valis PaperOffice DMS-i

Hr Staruk uuris esmakordselt erinevaid tarkvarapakkumisi seoses dokumendihaldusega ja otsustas lõpuks testida PaperOffice DMS-i kuus kuud.

PaperOffice DMS pakub täpselt neid nõudeid , mida hr Staruk otsis. See hõlmab järgmist:

  • Saadavus: keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele dokumentidele ning mitme osapoole võimalus teha sama dokumendiga koostööd.

    Sisemine keskne salvestusruum, millele kõik haldusülesannetega liikmed pääsevad juurde ka kodust. Andmeid ei tohiks salvestada kolmanda osapoole pilves ega ühe kasutajaga arvutis.

  • Lahendus: Synology lõi kogukonnakeskuses NAS-i, võrguga seotud salvestusruumi, millele salvestatakse kõik ühingu ja selle liikmetega seotud andmed PaperOffice DMS-i abil.

    Hr Alexander Staruk mõistis juba varakult, et tema kogukonna digitaliseerimiseks ei ole mingit võimalust:

    "Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."

  • Haldusülesannete agility ja automatiseerimine: tarkvara peab võimaldama ülesannete jaotamist võrgu kaudu ja ka nende töötlemist vastava klubi liikme poolt.
  • Lahendus: PaperOffice DMS-il on terviklik töövoofunktsioon, mis võimaldab keerukate protsesside määramist ja töötlemist ning dokumenditeabe ja -ülesannete tõhusat juhtimist ettevõtte poolt.

    Lisatud on digitaalne kasutaja autoriseerimine ja parooli kinnitamine.

    Samal ajal teavitatakse kõiki asjaomaseid liikmeid töötlemisstaatusest. Versiooni salvestamine võimaldab jälgida, millised töötlemisetapid viidi läbi millal ja kes.

  • Kättesaamine ja aja kokkuhoid: Analoogdokumentide digiteerimiseks ja vajadusel hõlpsasti kättesaadavaks muutmiseks otsiti lihtsamat viisi.
  • Lahendus: See on PaperOffice DMS-i põhisegment, analoogdokumentide digiteerimine. Kõik, mida vajame, on skanner, millel on liides arvuti ja PaperOffice DMS-iga. Dokumente ei skaneerita ainult. Vajadusel teisendatakse need integreeritud OCR-tarkvara abil redigeeritavaks tekstiks ja salvestatakse automaatselt õigesti.

    Tehisintellekti PIA seadistatud märksõnaindeks tagab, et iga dokumendi leiab sisemise otsingumootori kaudu, isegi kui kasutaja dokumendist peaaegu midagi ei tea.

  • Praktiline ja arusaadav: Tarkvara peaks nõudma võimalikult vähe koolitust ja samal ajal olema valmis tulevikuks.
  • Lahendus: PaperOffice DMS-i kasutamist saab õppida tasuta koolitusvideote ja õpetuste abil.

    Kohapeal ei ole väliseid ja kalleid "konsultante" ning keegi ei pea koolituseks kuhugi reisima. Igaüks saab menüü navigeerimise õppimise ajakava ise määratleda vastavalt vajadusele ja tuleviku osas on PaperOffice DMS tänu oma modulaarsele struktuurile hästi paigutatud.

PaperOffice DMS vastas kõigile nõutavatele kriteeriumidele.

Pärast kuuekuulist katsefaasi mennoniitide vennaskond Bielefeld e. V. meie PaperOffice DMS ja on nii rahul, et ta soovitab tarkvara teistele kogudustele oma kirikus.

FAQs

Lõpuks vastame veel mõnele korduma kippuvale küsimusele sellel teemal. "Mennoniidid
Bielefeldi vendade kirik":

Milliseid näpunäiteid annaksite tulevastele PaperOffice'i kasutajatele?

Digiteerimise teemaga tegelemiseks ei ole kunagi liiga vara ega liiga hilja.

Kõige tähtsam on saada ettekujutus tarkvarast, aga ka ettevõttest endast. Oli oluline, et me ei tunneks kohustust osta tarkvara või registreeruda mis tahes teenuse- ja tugipakettide jaoks.

Juba enne PaperOffice DMS-i omandamist rääkisime kõigi ettevõtte osakondadega ja ei tundnud end kunagi halvasti kohelduna. Vastupidi: PaperOffice'il on kena, viisakas ja pädev meeskond.

Meie kui kiriku jaoks oli väga oluline, et tarkvara oleks lihtne mõista, kuid kõikehõlmav.

Kellele soovitaksite PaperOffice'i?

Soovitame PaperOffice'i oma vendadele kirikus. Aga ka kõigile teistele kogukondadele ja ettevõtetele, kes sooviksid digiteerida ja automatiseerida.

Mis sulle PaperOffice'i juures eriti meeldib?

Oleme kõigega väga rahul.

Järeldus

PaperOffice on kerge, kuid võimas dokumendihaldussüsteem.

Funktsioonid, mis tunduvad alguses mõttetud, näiteks dokumendi sisu automaatne lugemine, osutuvad kõige olulisemateks funktsioonideks, mida te ei soovi pikema aja jooksul enam vahele jätta.

"Mul on hea meel, et valisin PaperOffice'i, sest lõpuks sain optimaalse süsteemi, mida me ei saa mitte ainult ise hallata, vaid ka murdosa sellest, mida teised tootjad küsivad."

Seda ütlevad meie kliendid

Juhtumiuuring

Patriarhaadi digitaalne tee PaperOffice'i DMS-iga

"Pärast poolteist aastat kestnud tööd on meil hea meel, kuid ometi pole me seda fantastilist meistriteost veel täielikult ära kasutanud."

Pedro Silva
Lissaboni patriarhaadi haldusassistent