Väljakutse
Mennoniitide Vennaskond Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) on protestantlik vabakirik, mille juured ulatuvad kaugele minevikku. See Bielefeld Mennonite Vennaskond asutati Zürichis reformatsiooniliikumise ajal 16. sajandil. Tänane Mennonite Vennaskond Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), kuhu kuulub üle 1000 kogukonna liikme.
PaperOffice DMS-i kasutab omavalitsus vabatahtlike liikmete toetamiseks, eriti dokumentide arhiveerimisel, töövoogude määramisel ja raamatupidamises kodukontoris.
Stardipositsioon
Ühingus, kuhu kuulub Mennonite Vennaskond Bielefeld e. V., on üsna ulatuslikke haldusülesandeid, mida kõik liikmed täidavad vabatahtlikkuse alusel.
See mõjutab nii enam kui 1000 liikme kontohaldust kui ka omavalitsuse erinevate ehitusprojektide raamatupidamisaruannete auditit või laekuvate annetuste töötlemist.
Digitizing documents saves time and money
Olemasolev probleem
Kuni PaperOffice DMS-i kasutamiseni usaldati valitud liikmetele erinevad haldusülesanded, mille tulemusena jäeti suuresti vastavatele liikmetele endile, kuidas ja mis aja jooksul tööd tehakse.
Digitaalset võrku ja üldtarkvara ei kasutatud. Selle asemel viidi kaupmeeste arved, mida oli vaja kontrollida, koju käsitsi kontrollimiseks. Samuti juhtus, et kellelgi ei olnud aega ja siis jäi arve esialgu lauale.
Digiteerimise käigus seisavad kogukonnad nüüd e-posti teel silmitsi lugematute dokumentide, e-kirjade ja muude muredega. Kuid seda e-kirjade tulva ei saa vaevalt käsitsi hallata.
Selle tagajärjeks olid pikaleveninud töötlemisajad ja ebatõhusus vajalike dokumentide töötlemisel, hankimisel ja edastamisel . Sellest tulenevalt läks omavalitsus otsima digitaalset dokumendihaldust.
Alexander Staruk, Mennonite Vennaskonna Bielefeld e finantsjuht. V., otsis probleemile lahendust, mille käigus kaaluti ka kõigi valla haldusülesannete digitaliseerimist, mis olid varem olnud suuresti analoogsed.
#image233#>