Avalik-õiguslik asutus
Raekoda
Carrión de los Condes

Stardipositsioon

Avaliku asutuse asutusena peab Carrión de los Condesi linna raekoda haldama suurt hulka olulisi dokumente: dokumente, taotlusi, ID-kaarte, registreerimistunnistusi, aga ka ehitusfaile ja äridokumente, kirjavahetust ja palju muud.

Kahjuks ei ole raekoda seni sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu saanud, sest sobivat lahendust pole veel leitud.

Otsingu lihtsustamiseks ja tõhusamaks muutmiseks kavatses linnaarhiiv dokumendi digiteerida ja sisu sisearhiivi andmebaasi lisada.

Käsitsi töötlemine oleks olnud liiga aeganõudev, mistõttu otsiti automaatset teabe väljavõtmist.

Linnavalitsuse eesmärk oli digiteerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi kinnisvara haldamise protsessi.

Paperless work through digital processes

Olemasolev probleem

Varem põhines kogu valitsussüsteem paberil. Kodanike esitatud taotlused sorteeris registriosakond toimikutesse, edastati raekotta, kuhu lisati täiendavad dokumendid.

Seejärel rändasid dokumendid meetri pikkustele riiuliseintele, mis katsid kogu kontori seinad ja mida hoiti seal aastaid.

Kuid olemasolevate ja igapäevaste sissetulevate dokumentidega jõudis Carrión de los Condesi raekoja manuaalne süsteem oma piiridesse: kolleegid esitasid sageli valesti või varem eemaldatud individuaalsed kviitungid ja neid ei olnud veel tagasi pandud. Samuti oli keeruline kaasata väliseid institutsioone, näiteks kui raekojad või eksperdid vajasid juurdepääsu taotluste hindamiseks.

"Meil olid välditavad ladustamiskulud, esitades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev ja hõlmas sageli arhiivi külastamist",

kutsub tagasi carlos A. Garcia turundus- ja kommunikatsioonijuhi.

Tulemuseks olid pikad töötlemisajad ja ebatõhusus vajalike dokumentide töötlemisel, hankimisel ja edastamisel.

Kuid suurim probleem oli dokumentide vanus, sest need muutusid rabedaks. Sellest tulenevalt läks asutus otsima digitaalset dokumendihaldust.

Juhtumiuuring, mis viidi läbi koos PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemiga, põhines murel, nagu on tavaline igas haldusorganis, säilitada arvukaid paberkandjal dokumente ja faile ning omada füüsilist ruumi ja töötajaid (mõned kriitilises seisukorras) talletamiseks, klassifitseerimiseks ja korraldamiseks.

Vaatamata eelarvelisele mänguruumile jõudis Carrión de los Condesi linnavalitsus järeldusele, et see vanamoodne süsteem tuleb asendada ajakohase, kaasaegse ja digitaalse süsteemiga. Sel viisil saab avalik-õiguslik asutus dokumentide otsimise asemel pühenduda linnavalitsuse tegelikule ülesandele: kodanikele.

"Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."

Carrión de los Condesi administratsiooni turundus- ja kommunikatsioonijuht Carlos A. García otsis lahendust, et digitaliseerida kõik probleemid, millega kõik riigiasutused silmitsi seisavad. Samuti kavatseti digiteerida kõik omavalitsuse haldusülesanded, mis varem olid suures osas analoogsed.

Miks raekoda valis PaperOffice DMS-i

Kõige olulisemad valikukriteeriumid olid usaldusväärsus ja turvalisus, kuna hallatavad dokumendid on konfidentsiaalsed, näiteks isiklikud dokumendid või taotleja finantsolukord.

Riigiasutuste andmekaitseeeskirjade tõttu ei arvestatud erinevate pilvepakkujate või avatud lähtekoodiga lahendustega, kuna isikuandmete GDPR-i turvalisust ja pikaajalist investeerimiskindlust ei olnud võimalik tagada.

Kuna PaperOffice DMS ei ole pilverakendus ja salvestab kõik andmed raekojas asuvasse kesksesse andmebaasi, otsustati lõpuks testida nõutavat stsenaariumi testiga.

"Juba esimesel kohtumisel PaperOffice'iga märkate 20-aastast PaperOffice'i kogemust dokumendihalduse valdkonnas."

PaperOffice ületab kõik dokumendistandardid ja õiguslikud juhised, eriti tänu väga krüpteeritud dokumentide salvestamisele otse raekojas, mitte pilves.

Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on nõuetele vastav versioonikontroll ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

Otsuse tohutuks põhjuseks oli toetuse kättesaadavus, sest varem on teiste teenusepakkujatega tehtud väga halbu kogemusi, mis viis ka raekoja seisakuni.

Eelkõige usaldusväärsuse tagamiseks ja tegelike probleemide simuleerimiseks võeti PaperOffice'i toega mitu korda ühendust, et hinnata, kas tähtajad on täidetud ja milline on toetuse kvaliteet.

PaperOffice on väljakutse vastu võtnud - eesmärgid ja ajastus

Otsustati digiteerida kõik olemasolevad paberdokumendid digitaalarhiivi.

Eriti digitaalse ümberkujundamise jaoks asutas Carrión de los Condesi linnavolikogu segakoolituse ja tööhõiveprogrammi "Digitaalse arhiivi loomine" organisatsiooni. See organisatsioon koos PaperOffice'i spetsialistidega koolitab praegu kaheksat üliõpilast ja kahte professorit .

Selles rakendatakse omandatud teadmisi reaalses praktikas, täpse töövooga, mis aitab optimeerida aega ja alustada ajaloolise arhiivi digiteerimislahendust, mis pärineb 1820. aastatest.

"Dokumentide käsitsi töötlemine oleks meile palju aega maksma läinud. PaperOffice DMS-i automatiseeritud lahendusega saaks käsitsi tehtavat pingutust oluliselt vähendada, investeerides samal ajal tulevikku suunatud tehnoloogiasse."

Intelligentse tehisintellekti dokumentide töötlemise valdkonna eksperdina telliti PaperOffice DMS-ilt olemasoleva dokumentatsiooni digiteerimine.

Olemasolevad paberdokumendid skaneeriti hoolikalt raekoja töötajate poolt ja arhiveeriti PaperOffice DMS-is. Seejärel loob dokumendihaldussüsteem kõigi skannitud dokumentide pisipildi ja viib läbi üksikasjaliku tekstituvastuse. See tähendab, et paperOffice'i integreeritud otsingumootori abil võib kõigi dokumentide tekstisisu leida sekunditega.

Kasu digiteerimise kaudu PaperOffice'iga

Tänu PaperOffice'i digiteerimise rakendamisele suutis Carrión de los Condesi linnaarhiiv juba:

• Säästa aega ja ressursse
• Lihtne juurdepääs dokumendile
• Dokumentide saadavus iga volitatud töötaja kohta
• Esitage selge esitamine

Andmete ja dokumentide nüüd lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab põhjalikult ja püsivalt raekoja protsesse. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.

"Andmeturve, automatiseeritud töövood, dokumentide digiteerimine ja PaperOffice'i lihtne integreerimine halduskeskkonda andsid selle, mida see linnavalitsus vajas paberitarbimise vähendamiseks paberiprotsesside minimeerimiseks, habraste dokumentide arhiivimiseks ja nende pikaajaliseks säilitamiseks ning ruumi saamiseks ja seega kulude säästmiseks."

Selles mõttes on kõigi avaliku halduse dokumendipõhiste protsesside digiteerimise aluseks PaperOffice DMS.

Lisaks üldisele arhiveerimisprotsessile:

• Revisjonikindel arhiveerimine
• Organisatsiooniliste protsesside optimeerimine
• Dokumentatsiooni parem korraldus
• Kiirem dokumendiotsing
• Lihtsustatud suhtlemine ja ülesannete lahendamine

Garanteeritud.

Lõpptulemus

Linnavolikogu on kõrvaldanud varem paberil põhinevate andmete probleemi, kõik arhiivist pärinevad haprad dokumendid on hoolikalt skaneeritud ja seega arhiveeritud. Kuna PaperOffice käitab OCR-i tekstituvastust kõigil sissetulevatel andmetel, ei pea raekoja töötajad enam dokumente välja võtma, vaid saavad neid lihtsalt PaperOffice'ist otsida.

Linnavalitsus kasutab nüüd keskset töövootoega dokumendihaldussüsteemi.

Raekoda saab nüüd mõne sekundi jooksul leida juhtumifaile, samuti juhtuminumbreid, millel on nendega seotud nimed, asukohad ja kuupäevad. Seega võib arhiiv aidata oma kodanikke kiiremini ja suurema täpsusega, samas kui originaalid jäävad puutumata.

Carrión de los Condesi raekojast

Pindala: 63,37 km². Elanikke: 2096 (2018)

Provints: Palencia. Kastiilia ja Leóni kogukond

Linnapea: Jose Manuel Otero Sanz.

Rahvastikukeskused: Carrión de los Condes;

See enam kui 2000 elanikuga linn asub Palencia provintsi keskel. Arheoloogiliste leidude kohaselt pärineb küla päritolu rooma-eelsest ajast.

Täna on linn tuntud kõigi palverändurite poolest, kes kõnnivad Püha Jamesi teed, sest linn on St. Jamesi teel ja seal on palverändurite hostelid.