PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõpradeks saada

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Sõprus usaldus Au sõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja igas e-kirjas on ühe klõpsuga loobumise link.

Tõhus töö tänu digiteerimisele


Paberdokumentide digiteerimine või digitaalne ümberkujundamine on teie ettevõtte tõhususe ja edu eeltingimus. Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.

Ekspertnõuanne

Praeguses artiklis loetleme dokumendihaldussüsteemi kõige olulisemad funktsioonid, mida teie ettevõte edukaks digiteerimiseks vajab.

Nõudmised dokumendihaldussüsteemile DMS on viimastel aastatel tohutult või pigem loomulikult kasvanud. See, mis algas andmebaasina, kus enamasti algselt analoogdokumendid digiteeriti skaneerimise ja salvestamise teel, on muutunud terviklikuks kontoritarkvaraks, mis täna võtab suurema osa kontori haldusülesannetest.

Aga mis on standard, mida võib klient DMS-ist oodata?

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Praeguses artiklis näitame teile, millised olulised funktsioonid dokumendihaldussüsteemil peavad olema. Seda saab seletada punkthaaval, kasutades uuenduslikku dokumendihaldustarkvara PaperOffice DMS.

Enne eeliste juurde asumist vastame järgmisele küsimusele:

Mis on dokumendihaldussüsteem?

Dokumentide hõivamine, levitamine, arhiveerimine ja indekseerimine on paljudes organisatsioonides igapäevase töö lahutamatud protsessikomponendid. Ja mitte unustada: dokumentide kustutamine ja otsimine.

See tähendab, et paljude tööstusharude ettevõtted koguvad iga päev olulisi dokumente: menetlusdokumendid, lepingudokumendid, eelnõud, väliskirjad, teadusuuringud, eksperdiarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud dokumendid saabuvad ka e-posti teel.

Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.

On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja et dokumentide säilitamiseks võetaks õiguslikke meetmeid.

See ei ole mitte ainult aeganõudev, vaid paneb ka teie rahakotile tarbetu pinge.

Kuidas saab dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt mind ja minu ettevõtet aidata?

Dokumendihaldussüsteemi (lühidalt DMS) kasutuselevõtt aitab teil dokumentides selget struktuuri omada ja aitab teil toime tulla teabe tulvaga.

DMS tähistab ka dokumendihaldustarkvara ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab teisendamist analoogtehnoloogiast digitaalseks. PaperOffice DMS on selline tarkvara.

PaperOffice DMS kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus digitaalselt oma DMS-is.

PaperOffice ei erista dokumentide tüüpe, olenemata sellest, kas vajate abi kliendilepingute, menetlusdokumentide, tasuaruannete, kohtuotsuste ja e-kirjavahetuse haldamisel: tänu dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid teie ettevõttes või organisatsioonis digiteeritud , muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.

Skannitud ja digitaalseid dokumente saab PaperOffice'i abil sekunditega leida, redigeerida, salvestada, levitada, sildistada ja edastada sekunditega. Dokumentide andmeid saab automaatselt tuvastada ja ette lugeda ning edastada välistele süsteemidele, nagu CRM või ERP.

Te olete kindlasti teadlik, et analoogdokumendid ei ole lihtsalt enam ajakohased. Kuid näete ka komplikatsioone, mis on seotud olemasoleva analoogarhiivi teisendamisega digitaalseteks andmeteks. Sest dokumentide digiteerimine on midagi enamat kui lihtsalt trend. Tegelikult on see nüüd eeltingimuseks, et püsida konkurentsivõimeline ja ajakohane kõigi teiste sama sektori ettevõtetega.

Seetõttu on mõttekas oma ettevõttesse lisada dokumendihaldussüsteem.

Nii et oleme selgitanud küsimusi selle kohta, mis on DMS ja mida sissejuhatus mulle tooks, ja jõuame artikli tegeliku küsimuse juurde:

Milliseid 7 olulist funktsiooni peab teie dokumendihaldussüsteem täitma?

Funktsioon 1: Asukoht. Digitaalarhiivi salvestamine

Iga dokumendihaldussüsteemi kõige olulisem ja esimene ülesanne on koondada kõik dokumendid ja nende teave. Nii toimub skaneeritud ja digitaalsete dokumentide ning e-kirjade arhiveerimine ja haldamine andmebaasis, mis on nii-öelda digitaalne arhiiv.

PaperOffice salvestab kogu teabe otse MySQL / MariaDB andmebaasidesse, mida saab kasutada otse teie ruumides mis tahes platvormil teie kohalikust arvutist NAS-seadmete kaudu, nagu QNAP ja Synology või teie enda või spetsiaalsete serverite kaudu, sealhulgas kaugjuurdepääs kodukontorist.

Pole vahet, mis tüüpi dokument see on.

Kõiki dokumenditüüpe saab DMS-is tsentraalselt talletada ja need on seetõttu juurdepääsetavad kõigile osakondadele ja ärivaldkondadele.

Kõik ettevõttega seotud dokumendid salvestatakse tsentraalselt ja kõik töötajad saavad neid kiiresti leida.

Kus peaks digitaalarhiiv asuma?

Soovitame oma klientidel digiteeritud andmed arhiveerida kas NAS-seadmes (nt Synology või QNAP) asuvas andmebaasis või spetsiaalses serveris. Oma välise (spetsiaalse) PaperOffice'i serveriga saate kõik täiusliku andmekaitsega pilve eelised ning säästate iga kuu raha ja palju tööd.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice'i serveriga on teil kõik pilvelahenduse eelised vaid ühe suure erinevusega: See on teie enda spetsiaalne andmebaasiserver ja keegi peale teie ei pääse sellele juurde.

Kas te ei soovi serverit kasutada? Pole probleemi.

Miks NAS sobib ideaalselt dokumentide arhiveerimiseks

NAS, võrguga ühendatud salvestusruum, saksa keeles võrguühendusega salvestusseade, samuti PaperOffice DMS-i ühilduv tarkvara ja sisemine pilv on valmis. Täiesti ohutu riigi ja mitteriikliku uudishimu eest ning tänu varundusfunktsioonile ka kõvaketta krahhi eest.

Funktsioon 2: Dokumentide lihtne kättesaamine. Otsing ja otsimine

PaperOffice skannib sissetulevaid dokumente, mis ei ole veel binaarsed, ja teisendab need digitaalseks lugemis- ja kirjutamisvorminguks, kasutades oma OCR-tarkvara.

Samal ajal salvestatakse kuupäev ja kellaaeg, versiooninumber ja märksõna, mida PaperOffice'i otsingumootor saab dokumentide leidmiseks kasutada ka siis, kui otsiv isik teab dokumendi sisu algeliselt.

Lihtsamaks muutmiseks kuvab PaperOffice viimati salvestatud dokumendid eelvaateloendis. Kõik, mille PaperOffice'is salvestate, tuvastatakse paperOffice FileOCRmaxiga automaatselt täielikult teksti teel, optimeeritud ärisõnastikega ja indekseeritakse, et märksõnaotsinguks oleks sql-andmebaasis täiuslik märksõnaotsing.

Automaatne keeletuvastus ja optimeerimine: PaperOffice tuvastab dokumendikeele automaatselt ja optimeerib seega OCR-i tekstituvastuse absoluutse maksimumini, et tagada kõigi dokumentide parim võimalik tekstituvastus.

Otsa

Teemal "Parim lahendus PABERIVABAdele kontoritele ilma lisatööta + dokumentide arhiveerimine otse SKANNERIst" on YouTube'is video, mis selgitab seda protsessi selgelt:

Salvestatud dokumentide pikaajaline loetavus

Esiteks krüpteerib PaperOffice DMS kõik dokumendid, kui need on turvalisuse tagamiseks salvestatud, vastavalt ühele praegu saadaval olevale kõrgeimale turvastandardile AES-1024bit.

Teisendamine tagasi loetavatesse dokumentidesse on võimalik mis tahes praeguses vormingus, kus PaperOffice uuendab regulaarselt oma failivorminguid, mis tähendab, et dokumendid on loetavad ka tulevikus.

Funktsioon 3: Seaduslike säilitustähtaegade tagamine

Üks olulisemaid aspekte dokumentide säilitamisel dokumendihaldussüsteemi kaudu on õigusnormide või GoBD nõuete järgimine.

Lühend GoBD tähistab "Raamatute, dokumentide ja dokumentide elektroonilise haldamise ja säilitamise põhimõtteid ning andmetele juurdepääsu põhimõtteid".

Eelkõige tänu auditikindlale, väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse SQL-i keskses andmebaasis PaperOffice vastab kõigile dokumendistandardite ja õiguslike suuniste nõuetele või maailma kõrgeimale Saksa standardile GOBD.

Mõiste "versioonimine" ei ole dokumendihaldussüsteemis (DMS) võõrsõna. Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on GoBD-ga ühilduv versioonijuhtimine ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versioonimine muudab kõik muudatused jälgitavaks

Mõistet versioonimine saab väga lihtsalt seletada: üldiselt on tegemist funktsioonidega, mida kasutatakse dokumentide või failide muudatuste salvestamiseks. Dokumendimuudatust saab tuvastada ja salvestada varikoopiana uue dokumendiversioonina.

Otsa

Muide, YouTube'is on juriidiliselt ühilduva Outlooki e-posti arhiveerimise video, mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:

Muutumatuse tagamine

Iga dokumendimuudatus paigutab dokumendi "uuema" versiooni vastavasse arhiivi. Logimine muudab muudatused alati läbipaistvaks ja jälgitavaks. Siinkohal teab järgmine vaataja, millal ja millise redaktoriga dokumendis muudatus tehti. See annab ülevaate kogu dokumendi elutsüklist. Versioonimist saab teha automaatselt või käsitsi.

Revisjoni turvalisuse tagamiseks peavad kõik dokumentide ja failide muutmise üksikasjad olema selgelt jälgitavad. Tuleb tagada, et sellist muudatust saavad teha ainult volitatud töötajad. Kuid sama oluline on aastaid hiljem teada, millised töötajad mida ja millal muutsid.

PaperOffice ületab kõik õiguslikud nõuded

PaperOffice DMS-i arendamine on GoBD-ga ühilduv, nii et saate tarkvara kasutada ilma probleemideta, mis peaksid teid reeglit rikkuma. Näiteks iga kord, kui keegi dokumenti muudab, luuakse selle dokumendi uus versioon. Sel viisil saate jälgida, millist sisu dokument mis ajal oli.

Otsa

Muide, YouTube'is on synology NAS-i seadistamise MariaDB 10 ja dokumendihaldussüsteemi PaperOffice video, mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:

Mõlemal juhul, isegi halvimal juhul, tagatakse, et arhiveeritud andmebaasid taastatakse lühiajaliselt ja seetõttu järgitakse alati säilitusperioode.

Funktsioon 4: Automaatne tuvastamine ja märksõnastamine

PaperOffice on varustatud tehisintellektiga, mis tuvastab iseseisvalt teie dokumendis sisalduva teabe ja määrab selle automaatselt õigesti.

PIA on PaperOffice'i integreeritud AI (PaperOffice Intelligent Filing) ja iga lisatud dokument on:
  • Analüüsige ja jagunege nn plokkahelateks, kasutades integreeritud "arvutinägemist"
  • Teksti tuvastamine OCR-i tekstituvastuse abil ja selle võrdlemine sõnastikega PaperOffice SmartSpelli abil
  • Integreeritud PaperOffice'i otsingumootori visuaalselt ja märksõna järgi indekseerimine ja kataloog
  • Pole tähtis, mida ja millisest skanneriallikast!

See tähendab, et PIA pakub teile kogu teie teabe jaoks oma võimsat otsingumootorit, mis suudab otsida ja leida tekstipõhiseid nagu klassikalised otsingumootorid nagu Google, kuid võib teha ka kogu asja visuaalselt, st võrrelda ja ära tunda dokumenti visuaalselt.

PaperOffice tunneb automaatselt ära kõik dokumendid, mida PIA on sellest hetkest alates õpetanud, mis omakorda võib käivitada automaatsed reeglid ja maskid.

PIA tunneb ära dokumendi kõige olulisemad väärtused ja täidab juba teie jaoks märksõnavormi. Seejärel saate väärtusi kontrollida ja vajadusel parandada või neile lisada. Seda protsessi saab teha käsitsi või automaatselt taustal.

Funktsioon 5: Dokumendi hõivamise automatiseerimine

Intelligentne kausta jälgimine võtab üle selle, mis teid tagasi hoiab: automaatselt taustal vastavalt teie spetsifikatsioonidele, väga täpne ja usaldusväärne.

  • Integreerige kõik seadmed

    Integreerige kõik seadmed, näiteks koopiamasinad või skannerid, vaid mõne hiireklõpsuga. Niipea kui fail kuvatakse määratud kaustas, töödeldakse seda.

  • Mis tahes arv monitore

    Looge mis tahes arv erinevaid kaustu, et jälgida ja määrata, mis peaks pärast importimist juhtuma. PaperOffice saab isegi arhiveeritud faile uude alamkausta teisaldada.

  • Tehisintellektil põhinevad dokumendimallid

    PIA AutoFilli automaatne indekseerimine ja kontaktide tuvastamine tänu PIA AutoContact'ile töötavad suurepäraselt koos jälgimisega. Kogu asjakohane dokumendi sisu tuvastatakse ja dokument indekseeritakse automaatselt. See töötab ka kontaktidega!

  • Fikseeritud märksõnastamine ja töövood

    Lubage hulgiimportimisele optimeeritud režiim, jättes AI töötlemise maksimaalse esitamise kiiruse huvides vahele.

    Saate täpselt määrata, kuhu paperOffice'is uued failid salvestatakse, määrata igale uuele dokumendile fikseeritud dokumendi liigi ja dokumendi oleku ning käivitada isegi töövood.

Funktsioon 6: Kasutajahalduse ja juurdepääsuõigused

PaperOffice'i kasutajad näevad kindlasti ainult seda, mis on lubatud määratud väljalasketaseme tõttu, ja FolderLocki abil saate peita terveid kaustu ja alamkaustu ning sisu.

Samuti saate määrata, millistel kasutajatel on lubatud mida teha, ja jagada need fikseeritud kasutajarühmadeks ja osakondadeks, et saaksite kontrollida, kes kus ja mida näeb.

  • Kliirensi tasemed ja õigused

    See tähendab, et iga kasutaja näeb ainult seda, mis vastab nende väljalasketasemele või madalamale, ja tal on lubatud teha ainult seda, mida olete varem määratlenud.

  • Kaustade ja dokumentide peitmine

    PaperOffice FolderLocki abil saate jäädavalt peita terveid kaustu ja nende alamkaustu ning dokumente teatud kasutajatelt ning seega vältida uteliailtamisküsimusi. FolderLocki abil saate jäädavalt peita terved kaustad, sealhulgas alamkaustad ja dokumendid teatud kasutajatelt.

  • Rühmad ja osakonnad

    Määrake kasutajad vabalt määratletavatele rühmadele ja osakondadele, mida saate kasutada ka töövoogude ja ülesannete jaoks.

  • Mitmetasandilised määratletavad kasutajaõigused

    Saate ise otsustada, kellel on PaperOffice'is juurdepääs täpselt millistele funktsioonidele, määratledes täpselt kasutajaõigused, mis seejärel kehtivad kogu võrgus.

Funktsioon 7: Võimas töövoosüsteem

Suur probleem minevikus, kuid ka tänapäeval, on failide dubleerimine dokumentide või projektide töötlemise oleku mitmekordse salvestamise ja ebaselguse tõttu. PaperOffice'il on väga põhjalik töövoohaldus koos ülesande määramisega, mis salvestab ka kõik protsessid tsentraalselt. Kas projektitöö või dokumenditöötlus.

Digitaalsed töövood automatiseerivad teie tööprotsessid: kui see on määratletud, toimub kõik täielikult automaatselt: määrake dokumendile lihtsalt eelmääratletud töövoog või laske PIA-l automaatselt otsustada. Lisatud e-posti teatis!

Iga töötaja on paperOffice'i töövoo funktsiooni kaudu alati ajakohane. Vajadusel saab dokumendi teiste jaoks blokeerida kuni muudatuse tegemiseni. Loomulikult kehtib siin ka versioonimine.

  • Töövoo definitsioonid

    Töövooge saab pesastada mis tahes sügavusele ja need sisaldavad mis tahes arvu punaseid/rohelisi otsuseid, et aheldada järgnevad töövood ja protsessid.

  • Vastutus ja tähtaeg

    Määrake, kas kasutaja või kogu osakond saab ülesande lõpule viia. PaperOffice määrab töövoo automaatselt vastutavale isikule.

  • Täielik kontroll

    Vajadusel saab dokumendi olekut erinevate sündmuste jaoks vastavalt teie spetsifikatsioonidele iseseisvalt kohandada ja isegi teavitusmeile saata.

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.

Ülim 5-astmeline juhend

Otsa

Oleme loonud ülima 5-sammulise juhendi paberivabaks muutmiseks ja teie ettevõtte digitaliseerimiseks allalaaditava dokumendina, kirjeldades üksikasjalikult iga 5 sammu ja seda, kui kaua see aega võtab:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "7 olulist funktsiooni, mida teie dokumendihaldussüsteem peab täitma":

Millist skannerit DMS-i jaoks kasutada?

Seotud dokumentide skannimiseks on soovitatav vähemalt 300dpi-lehestiku skanner. Skanner tahtis, et tal oleks skaneerimis-fodleri funktsioon ja valikulised WIA / TWAIN draiverid. Meil on olnud häid kogemusi Fujitsu Scansnapiga, mis töötab väga usaldusväärselt.

Milline on parim viis dokumentide arhiivimiseks?

Paberdokumendid tuleks üldjuhul skaneerida PDF/A-vormingus ja seejärel salvestada DMS-i dokumendihaldustarkvarasse - või otse, kui tarkvara seda toetab või automatiseerib, nt jälgimise kaudu.

Kas originaaldokumente saab ära visata?

Kui kasutate korralikku tarkvara, mis saab regulaarselt värskendusi ja millel on andmete varundamise strateegia, on vastus JAH mittekriitiliste dokumentide puhul. Kõik, mis võiks originaali seaduslikult nõuda, tuleks hoida ka originaalis. Näiteks paperOffice DMS-il on võimalus salvestada algne salvestuskoht dokumendi atribuutidesse.

Järeldus

Ole innovaatiline

Mõiste dokumendihaldus hõlmab palju rohkem, kui võiks esialgu ette kujutada. Dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttes on nüüd teie ettevõtte tõhususe ja edu eeltingimus. Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.

Ülaltoodud nimekiri 7 funktsioonist ei ole mingil juhul täielik, vaid piirab ainult teie enda loovust ja professionaalsust sõltuvalt rakendusvaldkonnast! Kui analoogarhiivi digiteerimist kaalutakse nendest seisukohast ja tehakse vastuarvutus, selgub, et jõupingutused on väärt ja kuidas näiteks kaaluda investeeringut uude, kaasaegsemasse ja kiiremasse masinasse.

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Digitaalne muutus restitööstuses - edukas dokumendihaldus

"Restitööstuses muutub digiteerimise teema üha märgatavamaks. See kehtib näiteks meie saatelehtede, varuosade nimekirjade või plaanide, jooniste ja konfiguraatorite kohta. Pärast PaperOffice DMS-i kasutuselevõttu sai käsitsi pingutada. Oleme nüüd digitaalse restitootjana teerajajad."

Stephan Reichel
K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG tegevdirektor