Oleme loetlenud viis sammu, mida peate järgima, et vähendada paberi tarbimist kontoris ja minna digitaalseks:
-
Protsesside strateegia ja analüüs
Planeerige oma kasutuselevõtt paberivabas kontoris hästi. Võtke piisavalt aega, et analüüsida oma ettevõtte protsesse. Mis peab olema kättesaadav või paberkandjal? Millised dokumendid on digitaalsel kujul piisavad?
Dokumendid ja teave pärinevad erinevatest allikatest Tõenäoliselt puutute kokku teabega, mis pärineb erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes. Osa sellest digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.
Paberivaba kontoriprojekti aja- ja personaliplaneerimine
Veerand või 90 päeva on mõistlik ajavahemik paberivabale kontorile üleminekuks vajalike meetmete rakendamiseks.
See on ka periood, mis võimaldab sujuvat üleminekut. Kiirparanduslahendused, mis sunnivad töötajaid päevast päeva muudatusi tegema, on tavaliselt lühiajalised. Samuti on võimalik sel viisil mitte häirida operatsioone.
Põhimõtteliselt ei ole PaperOffice DMS-iga paberivabale kontorile üleminekul vaja mitmest inimesest koosnevat projektimeeskonda.
Paljudes VKEdes ei ole nende lahutamine nende tegelikest ülesannetest võimalik ega soovitav. Mõistlik on aga teha vähemalt üks isik, kellel on volitused direktiivide väljastamiseks, CDO-ks, digitaalseks juhiks. Kui te ei ole ameerika lühenditest liiga huvitatud, võite ta määrata paberivaba kontori projektijuhiks.
-
Paberivabale kontorisse ülemineku perioodide määramine
Kavandatud 90 päeva väiksemateks ajavahemikeks jagamise eesmärk on keskenduda ülemineku igale etapile ja mõelda asjaomastele protsessidele. Lisaks on lihtsam dokumenteerida ülemineku edukust. Töötajad saavad meetmetest paremini aru ja ei tunne end ülekoormatuna. Samal ajal tuleb eesmärgid edastada sisemiselt, mis on kooskõlas vaimse muutusega. Kui oluline see on, on eessõnas juba selgitatud.
On mõttekas jagada 90 päeva kolmeks 30-päevaks.
Esimesed 30 päeva kasutatakse kõigi protsesside analüüsimiseks, mis teisendatakse analoogist digitaalseks.
Teise 30 päeva jooksul võetakse kasutusele PaperOffice DMS ja nõutav riistvara, kuid esialgu ainult koolituse eesmärgil ja sellega kaasnevate käimasolevate protsesside jaoks, kui see tekib.
Viimased 30 päeva on alustatud protsessi üleminekuga analoogtehnoloogialt digitaalsele, kahtlemata tekivad töötajate küsimused. Võimalik on ka üks või teine vale toiming, kuid seda saab igal ajal parandada tänu PaperOffice DMS-i hierarhilisele struktuurile.
-
Omandamisteede tuvastamine ja andmesalvestuse määramine
Esimese 30 päeva jooksul keskendutakse nüüd protsesside uurimisele, milles paber on seni mänginud peamist rolli. Selleks on vaja ära tunda ettevõtte välis- ja sisekommunikatsiooni liidesed ning järgida nende elutsüklit, mis võib seal olla:
- Telefonikõned (nt tellimuse vorm, mis seejärel täidetakse)
- Meililiiklus (nt e-post prinditakse välja järgmise koosoleku jaoks)
- Tähed
- Ärikliendi külastus (nt: vt telefonikõnesid)
- Saatedokumentide
- Sisemine kirjavahetus
Järgmine asi, mida tuleb kindlaks teha, on see, millal ja kus toimub elektrooniliste vormide puhul üleminek trükitud paberile, samuti tee paberist arhiveerimiseni või lihtsalt prügikasti.
Kujundage dokumendid nüüdsest digitaalselt
Nüüdsest tehke ilma paberita nii palju kui võimalik: koosolekuid, minuteid, sissetulevaid kirju, väljaminevaid arveid ja märkmeid saab luua otse PaperOffice'is. Ülesandeid ja töövooge rakendatakse ka digitaalselt.
Arvete digiteerimine ja paberivaba raamatupidamise järkjärguline rakendamine
Arvete väljastamine kui selline on samuti osa paberivabast kontorist, kuigi seda ei saa vaadelda mitte ainult selles kontekstis. Digiteerimine ja nõuetekohane töötlemine on probleem ning need peavad olema ka hästi planeeritud ja rakendatud.
Igaüks, kes hoiab oma arveid digitaalselt ja loob ka digitaalse raamatupidamise, tunneb ära suurema säästupotentsiaali ja saab muuta üldise raamatupidamisprotsessi tõhusamaks.
Andmesalvestus
Kui olete juba otsustanud, et teie füüsilised failid on nüüd digitaalsed failid, on kohene küsimus, kuhu te need digitaalsed failid salvestate. Kas salvestate need andmebaasi kohapeal või välises NAS-seadmes?
Paberivabale kontorile üleminekul ei tohiks te ühel kõige olulisemal aspektil libiseda. NAS-seadmete kohalik andmesalvestus ja kasutamine.
Või ei soovi te üldse, et teie ettevõttes oleks andmesalvestusruum või andmebaas? Tulekahju, röövimise jms vältimiseks ei tule pilvelahenduse kasutamine juriidilistel põhjustel teie jaoks kõne allagi. Siis on muidugi andmebaasi kasutamise lahendus spetsiaalses serveris, mis on määratud ainult teile, väga hea lahendus.
Valik on suur.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
PaperOffice DMS-i ja riistvara kasutuselevõtt
Pärast tarkvara installimist ettevõtte arvutitesse on määratud hierarhia tasemed ning NAS-serverid on seadistatud ja võrku ühendatud, tarkvara koolitatakse.
Ei ole vaja väliseid (tavaliselt sünonüümiks "kallis") konsultante. PaperOffice'i töötajad on loomulikult vajadusel saadaval. Rohkem kui miljon ettevõtet, kes töötavad PaperOffice DMS-iga kogu maailmas, on siiani väga hästi läbi saanud üksikasjalike õpetuste ja videotega või telefoni nõuannetega PaperOffice DMS-i puudutavate küsimuste kohta.
Enamik protsesse on iseenesestmõistetavad ja nendega kaasneb väga hästi välja töötatud abimenüü. Muide, sa ei pea olema kangekaelne, et jääda 30 päeva juurde. Kui kõik, kes on seotud üleminekuga analoogselt digitaalsele, on arvamusel, et see toimib, võib protsessi soovi korral lühendada.
Kausta struktuur
Tähenduslik kaustastruktuur on oluline, et saaksite end pärast üleminekut hõlpsalt leida. Korraldage oma digitaalse kausta struktuur hõlpsalt vastavalt olemasolevale "tegelikule" kausta struktuurile.
Tugine automatiseerimisele
Tänu intelligentsele tehisintellekti tuvastamisele saate dokumendis tuvastada olulisi dokumendiandmeid, ekstraktida ja kasutada neid dokumentide märksõnastamiseks. See säästab aega ja seega ka raha.
-
Viige lõpule üleminek paberivabale kontorile
Viimased 30 päeva (või vähem) algavad ning töötajad lõpetavad haridus- ja koolitusetapi. Meilisõnumeid ei prindita enam välja, vaid salvestatakse.
Töövoogude ja templite kasutamine
Dokumentidele ja e-kirjadele pääseb paperOffice DMS-i töövoofunktsiooni kaudu igal ajal juurde, neid redigeeritakse ja teistele töötajatele kättesaadavaks teha. Tarnete või sissetulevate kirjade veodokumendid digiteeritakse skanneri või mobiiltelefoni kaamera abil ja teisendatakse paperOffice'i OCR-tarkvara abil tekstidokumentideks.
Templifunktsioon võimaldab käivitada erinevaid töövooge ja teha täiendavaid toiminguid. Templitele saab lisada dünaamilisi muutujaid ja isegi e-posti märguanded saadetakse kasutamisel automaatselt.
Ära unusta varundada
Varundusfunktsiooniga on ainult üks keskne salvestusruum. Enam ei teki enam kunagi küsimust, millisel töötajal on arvutisse salvestatud konkreetne dokument ja kuidas selleni jõuda, sest ta on puhkusel ja pole kättesaadav.
Andmete krüpteerimise meetod, mida kasutab ka USA sõjavägi. Praegu populaarne ja tulus häkkerite mäng lunavaraga põrkab PaperOffice'ist välja.
Püsige järjekindel: Algus on alati raske, sest aastaid harjutatud protsessid on praegu uued. Ära lange tagasi vana mustri juurde.
Püsige järjekindel ja kogege paberivaba kontorit.
Ülim 5-astmeline juhend
Otsa
Oleme loonud ülima 5-sammulise juhendi paberivabaks muutmiseks ja teie ettevõtte digitaliseerimiseks allalaaditava dokumendina, kirjeldades üksikasjalikult iga 5 sammu ja seda, kui kaua see aega võtab:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Vahekokkuvõte 2/3
Õige tarkvaraga ei tähenda paberivaba kontor lisatööd!
Kõik, mida tegelikult vaja on, on tarkvara.- Automatiseerige arvete laekumine täielikult isikupärastatud e-kirjade abil, kui arved on digitaalselt kättesaadavad
- Paberarvete puhul saab neid tänu skanneri terviklikkusele automaatselt partii skaneerimise teel jäädvustada.
- Indekseerimine ja skannitud dokumentide lugemine
- ja kõige tähtsam: saab digitaalseid ja skannitud dokumente automaatselt salvestada sõltuvalt nende sisust!
Ja vältige seda tavalist viga
Igal juhul veenduge, et teie tarkvaravalik langeb DMS-ile, millega saate teostada automaatset salvestamist (nt kataloogide jälgimist) ja dokumentide õpetamist ise, et mitte astuda kontrollimatusse kululõksu ja mitte sõltuda tootjast!
