PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõpradeks saada

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Sõprus usaldus Au sõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja igas e-kirjas on ühe klõpsuga loobumise link.

Paberivaba töö digitaalsete protsesside kaudu


Dokumendihaldussüsteemid on aluseks digitaliseerimisele ettevõtetes ja digitaalsete äriprotsesside realiseerimisele. Need aitavad oluliselt kaasa teie ettevõtte tõhususele ja edule ning paberivaba kontori suunas. Kui kõik analoogallikad on integreeritud digitaalsetesse protsessidesse, suureneb ettevõtte põhitegevuse tõhusus.

Ekspertnõuanne

Kas soovite vähendada paberitarbimist oma ettevõttes, digiteerida oma andmeid või õppida, kuidas kontoris paberivabaks muutuda? Selles artiklis oleme valinud mõned sammud, mis võivad olla paberivaba kontori saavutamiseks väga kasulikud.

Paberivaba kontori lähenemisviis on üha enam meediakajastuste keskmes, kuid praktikas seda vaevalt kasutatakse - eriti mitte väikestes ja keskmise suurusega ettevõtetes. Asi pole ainult aja ja rahaga.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

Kuid vaid mõne meetmega saab paberi tarbimist oluliselt vähendada. VKEd saavad kasu lamedatest hierarhiatest ja paindlikest struktuuridest.

Käesolevas artiklis vaatleme lähemalt paberivaba kontori teemat või "digitaalset kontorit", nagu see on ka teada. Näitame teile, et üleminek on palju lihtsam, kui te ette kujutate. Samuti saate näpunäiteid ettevõtte organisatsioonile, me ütleme teile paberivaba töötamise eelised ja kirjeldame eduka rakendamise mõju.

Tehnoloogia muutub kiiremaks ja kiiremaks

Ajal, mil tehnoloogia on sundinud meid oma nutitelefonide kaudu maailmaga ühendust võtma, on vähem loogiline, et me kasutame paljudes oma igapäevastes tegevustes endiselt paberit.

Täna oleme harjunud tegelema digitaalse sisuga (muusika, fotograafia, telesarjad), kuid dokumentide digiteerimine ei ole töö- ja ärikeskkonnas veel laialt levinud. Tänapäeval on peaaegu kõigil ettevõtetel juurdepääs arvutitele ja mobiilseadmetele, nii et miks me täidame oma kontorid paberiga?

Paberi jätkuva kasutamise peamised põhjused on muutuste ja digiteerimisega tegelemise väljakutsed. Paljudele inimestele meeldib hoida füüsilist koopiat dokumentidest, millega nad töötavad.

Kuid kuna teie töötajad hakkavad kõrvaldama või vähemalt vähendama kontoris või kogu organisatsioonis kasutatava paberi kogust, parandate ka protsesse tootlikkuse suurendamisega, digiteerides andmeid, kasutades paberivabasid meetodeid ja vähendades seega kulusid.

Eriti praegusel raskel ajal, nagu vajadus kodukontorite corona järele, on väga oluline, et kõik ettevõtted tugevdaksid ettevõtte konkurentsivõimet , muutes selle paberivabaks või digitaalseks ning tagades, et töötajad saavad paindlikult töötada ka kodust kodukontoris. Lõppkokkuvõttes peab ettevõte digitaalajastuga sammu pidama ja mõistma teed paberivabasse kontorisse.

Miks peaksite vähendama paberi tarbimist oma ettevõttes?

Paberivaba kontor on eesmärk, mida üha enam ettevõtteid püüab kindlasti saavutada ja pakub palju eeliseid peale kulude kokkuhoiu ja ettevõtte süsiniku jalajälje vähendamise.

Hinnanguliselt kasutab töötaja, kes veedab dokumentidega kokku kaks tundi, keskmiselt 10 000 paberilehte aastas (Föderaalse Keskkonnaameti andmed). Seetõttu on oluline kasutada lahendusi ja tööriistu, mis parandavad nii juurdepääsu, haldamist kui ka teabe lokaliseerimist. Kuid igasugune muutus äriprotsessis võtab aega ja nõuab järkjärgulist muutust ettevõtte kultuuris.
Lisaks positiivsele mõjule keskkonnale, vähendades äripaberi tarbimist, pakub dokumentide ja ettevõtte andmete digiteerimine palju muid eeliseid.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Paberivaba kontori eelised

Paberivaba kontori peamised eelised on järgmised:

  • Kõigi tööprotsesside optimeerimine

    Tänu paberivabale kontorile üleminekule võite olla esimene samm oma ettevõtte digitaalse ümberkujundamise suunas.
    Sest tänu töövoolahendustele saate oma äriprotsesse veelgi lihtsustada ja kiirendada. Nad vabastavad ametnikud, võttes üle palju keerulist rutiinset tööd. Õiguslikud nõuded, mida tuleb järgida, integreeritakse otse töövoogu.

  • Paindlik töö, olenemata sellest, kus sa oled

    Kui digiteerite oma dokumendid, saate seda teha igal ajal, igal pool ja mis tahes seadmega dokumentidele juurde pääsedes. See on eriti oluline, kui teil on mitu filiaali, teie töötajad soovivad / peavad tegema oma tööd oma kodukontorist või peavad väljastama kinnitused.

  • Kulude massiline vähendamine kõigis valdkondades

    Dokumentide digiteerimisel on otsene mõju teie ettevõtte kulude vähendamisele mitte ainult seetõttu, et te ei osta enam nii palju paberit, vaid ka seetõttu, et säästate printeri hooldust ning tindi ja varuosade ostmist.
    Loomulikult vähendab see ka salvestuskulusid, st faile, kaustu, riiulid, arhiivikappe. Väärtuslikku ruumi paberdokumentide hoidmiseks enam ei raisata.

    Alumine rida on see, et niipea, kui kasutate digitaalseid andmeid, töötavad teie töötajad kontoris palju tõhusamalt ja investeerivad ettevõttes mõistlikult ja sihipäraselt saadud väärtuslikku aega.
    Salvestusruumi märkimisväärne vähenemine digiteerimise ja/või paberitarbimise vähendamise kaudu toob kaasa puhtamad ja puhtamad kontorid .

  • Maksimaalne turvalisus varguse ja kaotuse vastu

    Suurem infoturve andmebaasi salvestussüsteemiga tarkvara kasutamise kaudu. Digitaalselt salvestatud teabe turvalisus on palju parem kui paberil arhiveeritud dokumentide turvalisus.

    Olge ettevaatlik, et te ei kasutaks oma ettevõttes pilvelahendust, sest pilvepõhised DMS-lahendused ja DMS-tarkvara on turvalünk.

  • Vähem stressi automatiseerimise kaudu

    Käsitsi automaatsete töövoogude teisendamisega äriprotsessid standardiseeritakse äriprotsessid ja vähenevad kulud. Näiteks võib töövoo optimeerimine kaasa tuua kiirema kogumise ja soetuskulude vähenemise.
    Arvete tasumist enam ei unustata, allahindlusi saab õigeaegselt maha arvata.

  • Vähendada riske äriprotsessides

  • Kliendisuhete parandamine

    Digitaliseerimine teie ettevõttes annab kliendisuhetele sügavama ja suurema mahu. See tähendab, et põhjalik andmete kogumine äritehingutes suurandmete abil, sisemiste protsesside järjepidev sidumine, reaktsiooniajad sekundite jooksul, samuti isikupärastatud kontakt suure hulga klientidega samal ajal ning täpne, äärmiselt nõudlusele orienteeritud nõuete planeerimine viivad teie ettevõtte ettepoole.

    Digiteerimine on tõusuteel kõigis ettevõtte valdkondades - eriti klienditeeninduses. Oleks viga, kui iga ettevõte seda potentsiaali alahindaks. Kui te ei soovi konkurentsist maha jääda ja isegi kiirustada nende ees, on oluline tegeleda digiteerimisega selles valdkonnas. Mitte kunagi varem pole olnud võimalik kliendiga paindlikumalt ja individuaalsemalt suhelda tema konkreetsete vajaduste ja soovide osas.

  • Sisemine läbipaistvus suureneb

  • Töökeskkonna märkimisväärne paranemine töötajate seas

    Ettevõtted, kes otsustavad oma dokumendid digiteerida sobiva dokumendihaldustarkvara abil, saavad vastutasuks suuri eeliseid, näiteks:

    • Rohkem vaba füüsilist ruumi
    • Kiirem dokumendiotsing
    • Dokumentatsiooni parem korraldus
    • Tulemuseks on vähem aega dokumentide otsimiseks ja vähem stressi.
    • Jätkusuutlikkus ja konkurentsivõime
    • Lihtsustatud suhtlemine ja ülesannete lahendamine
    • Teie ettevõtte tootlikkus suureneb
    • Ja kõige tähtsam on - olete õigel teel paberivabasse kontorisse.

Vältige seda viga iga hinna eest!

Eriti digiteerimisega projektide puhul kohtab sageli suurt vastumeelsust, sest paljud ettevõtted kardavad, et selline projekt areneb põhjatuks auguks. Selle kõige tavalisem põhjus on ettevõtete endi teadmiste puudumine ja täiendav usaldus ebakompetentsete tarkvaratootjate vastu, kes pakuvad tarkvara, mis ei tööta. Paljud tarkvaratootjad kasutavad teadmatust ära.

Siinkohal aitab PaperOffice teid hea meelega digiteerimise rakendamisel. Tänu 20-aastasele kogemusele dokumendihalduse ja automatiseerimise valdkonnas võib PaperOffice tuua teieni töösoovitused praktikast ja saata teid täieliku rakendamise kaudu.

Vahekokkuvõte 1/3

Ei ole vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!

Kõik, mida sa tegelikult vajad, on

  • Õige tarkvara
  • usaldusväärne IT-partner
  • vastav riistvara
Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.

Otsa

Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "Paberdokumentide digiteerimine: 10 kõige olulisemat eelist", mis teatas üldise digiteerimise eelistest:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Milliseid 5 sammu peate järgima, et vähendada paberi tarbimist oma kontoris?

Oleme loetlenud viis sammu, mida peate järgima, et vähendada paberi tarbimist kontoris ja minna digitaalseks:

  • Protsesside strateegia ja analüüs

    Planeerige oma kasutuselevõtt paberivabas kontoris hästi. Võtke piisavalt aega, et analüüsida oma ettevõtte protsesse. Mis peab olema kättesaadav või paberkandjal? Millised dokumendid on digitaalsel kujul piisavad? Dokumendid ja teave pärinevad erinevatest allikatest Tõenäoliselt puutute kokku teabega, mis pärineb erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes. Osa sellest digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.

    Võib-olla soovite skannida ja digitaliseerida kõik varasemad dokumendid või minna teatud kuupäevaks üle paberivabale kontorile/süsteemile ning kasutada digitaalseid andmeid, et jätkata ja töötada tõhusalt ka tulevikus. Kasutage multifunktsionaalset printerit/skannerit skannimiseks ja kataloogi jälgimiseks või massiarhiveerimiseks suure hulga dokumentide jaoks.

    Esimene võimalus nõuab rohkem aega ja ressursse. Ideaalis otsustate teie ja teie meeskond, kuidas korraldada elektroonilisi faile ja seadistada pidev skaneerimisprotsess samm-sammult, et kõik tulevased dokumendid digiteeritaks.

    Paberivaba kontoriprojekti aja- ja personaliplaneerimine

    Veerand või 90 päeva on mõistlik ajavahemik paberivabale kontorile üleminekuks vajalike meetmete rakendamiseks.

    See on ka periood, mis võimaldab sujuvat üleminekut. Kiirparanduslahendused, mis sunnivad töötajaid päevast päeva muudatusi tegema, on tavaliselt lühiajalised. Samuti on võimalik sel viisil mitte häirida operatsioone.

    Põhimõtteliselt ei ole PaperOffice DMS-iga paberivabale kontorile üleminekul vaja mitmest inimesest koosnevat projektimeeskonda.

    Paljudes VKEdes ei ole nende lahutamine nende tegelikest ülesannetest võimalik ega soovitav. Mõistlik on aga teha vähemalt üks isik, kellel on volitused direktiivide väljastamiseks, CDO-ks, digitaalseks juhiks. Kui te ei ole ameerika lühenditest liiga huvitatud, võite ta määrata paberivaba kontori projektijuhiks.

    On oluline, et asjaomane isik tutvuks põhjalikult PaperOffice DMS-iga.

    Tänu tarkvara selgelt struktureeritud struktuurile ning ulatuslikele ja kergesti mõistetavatele õpetustele ja videotele igas aspektis, on see midagi, mis ei nõua IT-kraadi ega välist koolitust. Lisaks saab seda teha kui "õppimist tehes", mis kaasneb esimeste muundamismeetmetega.

  • Paberivabale kontorisse ülemineku perioodide määramine

    Kavandatud 90 päeva väiksemateks ajavahemikeks jagamise eesmärk on keskenduda ülemineku igale etapile ja mõelda asjaomastele protsessidele. Lisaks on lihtsam dokumenteerida ülemineku edukust. Töötajad saavad meetmetest paremini aru ja ei tunne end ülekoormatuna. Samal ajal tuleb eesmärgid edastada sisemiselt, mis on kooskõlas vaimse muutusega. Kui oluline see on, on eessõnas juba selgitatud.

    On mõttekas jagada 90 päeva kolmeks 30-päevaks.

    Esimesed 30 päeva kasutatakse kõigi protsesside analüüsimiseks, mis teisendatakse analoogist digitaalseks.
    Teise 30 päeva jooksul võetakse kasutusele PaperOffice DMS ja nõutav riistvara, kuid esialgu ainult koolituse eesmärgil ja sellega kaasnevate käimasolevate protsesside jaoks, kui see tekib.

    Viimased 30 päeva on alustatud protsessi üleminekuga analoogtehnoloogialt digitaalsele, kahtlemata tekivad töötajate küsimused. Võimalik on ka üks või teine vale toiming, kuid seda saab igal ajal parandada tänu PaperOffice DMS-i hierarhilisele struktuurile.

    Viimase 30 ja seega ka 90 päeva lõpus on olemas täielikult integreeritud dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab juba praegu analüüsida, kui suured on ja saavad olema säästud ja eelised tulevikus.

  • Omandamisteede tuvastamine ja andmesalvestuse määramine

    Esimese 30 päeva jooksul keskendutakse nüüd protsesside uurimisele, milles paber on seni mänginud peamist rolli. Selleks on vaja ära tunda ettevõtte välis- ja sisekommunikatsiooni liidesed ning järgida nende elutsüklit, mis võib seal olla:

    • Telefonikõned (nt tellimuse vorm, mis seejärel täidetakse)
    • Meililiiklus (nt e-post prinditakse välja järgmise koosoleku jaoks)
    • Tähed
    • Ärikliendi külastus (nt: vt telefonikõnesid)
    • Saatedokumentide
    • Sisemine kirjavahetus

    Järgmine asi, mida tuleb kindlaks teha, on see, millal ja kus toimub elektrooniliste vormide puhul üleminek trükitud paberile, samuti tee paberist arhiveerimiseni või lihtsalt prügikasti.

    Kujundage dokumendid nüüdsest digitaalselt

    Nüüdsest tehke ilma paberita nii palju kui võimalik: koosolekuid, minuteid, sissetulevaid kirju, väljaminevaid arveid ja märkmeid saab luua otse PaperOffice'is. Ülesandeid ja töövooge rakendatakse ka digitaalselt.

    Arvete digiteerimine ja paberivaba raamatupidamise järkjärguline rakendamine

    Arvete väljastamine kui selline on samuti osa paberivabast kontorist, kuigi seda ei saa vaadelda mitte ainult selles kontekstis. Digiteerimine ja nõuetekohane töötlemine on probleem ning need peavad olema ka hästi planeeritud ja rakendatud.

    Igaüks, kes hoiab oma arveid digitaalselt ja loob ka digitaalse raamatupidamise, tunneb ära suurema säästupotentsiaali ja saab muuta üldise raamatupidamisprotsessi tõhusamaks.

    Andmesalvestus

    Kui olete juba otsustanud, et teie füüsilised failid on nüüd digitaalsed failid, on kohene küsimus, kuhu te need digitaalsed failid salvestate. Kas salvestate need andmebaasi kohapeal või välises NAS-seadmes?

    Paberivabale kontorile üleminekul ei tohiks te ühel kõige olulisemal aspektil libiseda. NAS-seadmete kohalik andmesalvestus ja kasutamine.

    Või ei soovi te üldse, et teie ettevõttes oleks andmesalvestusruum või andmebaas? Tulekahju, röövimise jms vältimiseks ei tule pilvelahenduse kasutamine juriidilistel põhjustel teie jaoks kõne allagi. Siis on muidugi andmebaasi kasutamise lahendus spetsiaalses serveris, mis on määratud ainult teile, väga hea lahendus.
    Valik on suur.

    Tegelikult kuulub lahenduste otsimine ka esimese 30 päeva sektsiooni. PaperOffice DMS dokumendihalduse ja NAS-riistvara abil, mis on integreeritud ettevõtte võrku, on saadaval kõik lahendused paberilt digitaalsele ülemineku rakendamiseks.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • PaperOffice DMS-i ja riistvara kasutuselevõtt

    Pärast tarkvara installimist ettevõtte arvutitesse on määratud hierarhia tasemed ning NAS-serverid on seadistatud ja võrku ühendatud, tarkvara koolitatakse.

    Ei ole vaja väliseid (tavaliselt sünonüümiks "kallis") konsultante. PaperOffice'i töötajad on loomulikult vajadusel saadaval. Rohkem kui miljon ettevõtet, kes töötavad PaperOffice DMS-iga kogu maailmas, on siiani väga hästi läbi saanud üksikasjalike õpetuste ja videotega või telefoni nõuannetega PaperOffice DMS-i puudutavate küsimuste kohta.

    Enamik protsesse on iseenesestmõistetavad ja nendega kaasneb väga hästi välja töötatud abimenüü. Muide, sa ei pea olema kangekaelne, et jääda 30 päeva juurde. Kui kõik, kes on seotud üleminekuga analoogselt digitaalsele, on arvamusel, et see toimib, võib protsessi soovi korral lühendada.

    Kausta struktuur

    Tähenduslik kaustastruktuur on oluline, et saaksite end pärast üleminekut hõlpsalt leida. Korraldage oma digitaalse kausta struktuur hõlpsalt vastavalt olemasolevale "tegelikule" kausta struktuurile.

    Tugine automatiseerimisele

    Tänu intelligentsele tehisintellekti tuvastamisele saate dokumendis tuvastada olulisi dokumendiandmeid, ekstraktida ja kasutada neid dokumentide märksõnastamiseks. See säästab aega ja seega ka raha.

  • Viige lõpule üleminek paberivabale kontorile

    Viimased 30 päeva (või vähem) algavad ning töötajad lõpetavad haridus- ja koolitusetapi. Meilisõnumeid ei prindita enam välja, vaid salvestatakse.

    Töövoogude ja templite kasutamine

    Dokumentidele ja e-kirjadele pääseb paperOffice DMS-i töövoofunktsiooni kaudu igal ajal juurde, neid redigeeritakse ja teistele töötajatele kättesaadavaks teha. Tarnete või sissetulevate kirjade veodokumendid digiteeritakse skanneri või mobiiltelefoni kaamera abil ja teisendatakse paperOffice'i OCR-tarkvara abil tekstidokumentideks.

    Templifunktsioon võimaldab käivitada erinevaid töövooge ja teha täiendavaid toiminguid. Templitele saab lisada dünaamilisi muutujaid ja isegi e-posti märguanded saadetakse kasutamisel automaatselt.

    Ära unusta varundada

    Varundusfunktsiooniga on ainult üks keskne salvestusruum. Enam ei teki enam kunagi küsimust, millisel töötajal on arvutisse salvestatud konkreetne dokument ja kuidas selleni jõuda, sest ta on puhkusel ja pole kättesaadav.

    Andmete krüpteerimise meetod, mida kasutab ka USA sõjavägi. Praegu populaarne ja tulus häkkerite mäng lunavaraga põrkab PaperOffice'ist välja.

    Püsige järjekindel: Algus on alati raske, sest aastaid harjutatud protsessid on praegu uued. Ära lange tagasi vana mustri juurde.

  • Püsige järjekindel ja kogege paberivaba kontorit.

    Ülim 5-astmeline juhend

    Otsa

    Oleme loonud ülima 5-sammulise juhendi paberivabaks muutmiseks ja teie ettevõtte digitaliseerimiseks allalaaditava dokumendina, kirjeldades üksikasjalikult iga 5 sammu ja seda, kui kaua see aega võtab:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    Vahekokkuvõte 2/3

    Õige tarkvaraga ei tähenda paberivaba kontor lisatööd!

    Kõik, mida tegelikult vaja on, on tarkvara.

    • Automatiseerige arvete laekumine täielikult isikupärastatud e-kirjade abil, kui arved on digitaalselt kättesaadavad
    • Paberarvete puhul saab neid tänu skanneri terviklikkusele automaatselt partii skaneerimise teel jäädvustada.
    • Indekseerimine ja skannitud dokumentide lugemine
    • ja kõige tähtsam: saab digitaalseid ja skannitud dokumente automaatselt salvestada sõltuvalt nende sisust!

    Ja vältige seda tavalist viga

    Igal juhul veenduge, et teie tarkvaravalik langeb DMS-ile, millega saate teostada automaatset salvestamist (nt kataloogide jälgimist) ja dokumentide õpetamist ise, et mitte astuda kontrollimatusse kululõksu ja mitte sõltuda tootjast!

Digiülemineku lõpp

Paljude ettevõtete jaoks ei ole kaasaegne ja tõhus paberivaba kontor üleöö saavutus, vaid see ei ole ka utoopia. Dokumentide digiteerimise lõpuks saavutamiseks peate kehtestama paberi vähendamise poliitikad ja leidma lahendused, et vabaneda kõigest, mida te enam ei vaja.

PaperOffice'i dokumendihaldustarkvara aitab teil dokumente digiteerida ja paberivaba kontorit rakendada. DMS-lahendused on terviklahendused, mis pakuvad järjepidevat infrastruktuuri.
Selle tulemusena kaardistatakse äriprotsessid läbipaistvalt, töövooge saab läbi viia digitaalselt ja kogu olulist teavet saab hõlpsasti vaadata.

Tänu DMS-lahendustele saate digitaalseid dokumente ja sisu töödelda ja salvestada ka auditikindlalt, näiteks selleks, et säästa end ettevõtte- ja maksuauditite ajal tekkinud probleemidest.

Näpunäiteid ja nippe digitaalse kontori jaoks

Oleme kokku võtnud 9 näpunäidet teile, et paberivaba kontor tegelikult töötaks!

Lühidalt öeldes on tegemist mitmesuguste dokumentide digiteerimisega ettevõttes, nagu lepingud, kviitungid, saatelehed, sissetulevad arved, st kõik paberil. Lisaks seatakse kahtluse alla mitte ainult dokument minevikust, vaid ka tulevasest dokumendist.

Suhtlemine on ka paberivabas kontoris asjakohane partner. Te ei pea seaduslikult muretsema, lihtsalt pöörake tähelepanu paarile "nüansusele". Teatud dokumente, sealhulgas kausta struktuuri ja PDF-vormingus, saab hõlpsasti üle anda maksukonsultandile või kolleegidele iseseisva arhiivina - seda tehakse vaid mõne hiireklõpsuga.

Õige dokumendihaldustarkvara lahendab analoog-digitaalse probleemi

DMS tähistab dokumendihaldussüsteemi ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab analoogtehnoloogiast digitaalseks muutmist. PaperOffice DMS on selline süsteem. Selle funktsioonide valik on sama tähelepanuväärne kui intuitiivselt kujundatud menüü navigeerimine, mis nõuab ainult väikest koolitust. Te ei vaja kohapeal kalleid konsultante. PaperOffice DMS-i hästi selgitatud videoõpetused saavad seda teha sama hästi ja palju odavamalt, tasuta.

Skaneerimine, OCR, arhiveerimine automaatse märksõnastamisega, tehisintellektiga juhitav dokumentide ühendamine, integreeritud otsingumootor, töövoofunktsioon, krüptimine 1024Mbitiga, otsene integreerimine MS Office'iga, kaitse lunavara eest, automatiseeritud malli loomine, templifunktsioon, ülesannete ja märkmete haldamine.

Need on paperOffice DMS-i paar kõige olulisemat funktsiooni ja nagu ma ütlesin, ei pea ei teie ega teie töötajad IT-kraadi täitma.

Vahekokkuvõte 3/ 3

1. Võtke tootjaga ühendust oskusteabe ja tarkvaraga, mis vastab GOBD-le (ja ka GDPR-ile)!

2. Puudub keegi sobiv DMS tarkvara. Igal DMS-il on oma põhjendus ja lõpuks peab toode vastama eesmärgile.

3. Kas see on teie enda server, PaperOffice'i spetsiaalne server Strato AG andmekeskuses Berliinis (Saksamaal) või NAS-is - salvestage oma NEVER dokument kolmanda osapoole pilvsalvestusruumi, mida a) ei kasutata sihtotstarbeliselt ja b) ei asu turvalises riigis c) ei saa eksportida ühe klõpsuga

Otsa

Kui järgite nõuandeid ja kasutate NAS-i ettevõttesiseseks turvaliseks dokumentide säilitamiseks - PaperOffice ei ole mitte ainult selleks ideaalne, vaid on isegi ainus ametlik DMS maailma suurima NAS-i tootja jaoks - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Paberivaba kontor: nii õnnestub digitaliseerimine ettevõttes":

Kellele sobib paberivaba kontor?

Kiire ja lihtne vastus küsimusele on: iga ettevõtte jaoks. Kõik ärisektorid ja -suurused saavad kasu paberivabast kontorist, alates VKEdest ja idufirmadest kuni suurettevõteteni. Kuid ümberkujundamine on eriti väärtuslik väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: Töötlemispüüdluste ja -kulude vähendamine vabastab eelarve, mis on vajalik edasiseks majanduskasvu hoogustamiseks.

Kas paberivabas kontoris saab kasutada pilvepõhist DMS-teenuse pakkujat?

Ei. Teine tegur, mis on olnud kõigi huulil alates isikuandmete kaitse üldmääruse jõustumisest hiljemalt 2018. aastal, on andmekaitse. DMS-lahendusi ja DMS-tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja salvestamiseks, mis sisaldavad sageli tundlikke isikuandmeid. Isikuandmete kaitse üldmääruse rikkumise korral näeb seadusandja ette suured trahvid.

Järeldus

  • Kasud õigustavad jõupingutusi ja kulusid

    Digitaalselt töötamine ja vanade dokumentide uude ajastusse toomine on parim peamine investeering, et säästa tulevikus uskumatult palju aega, raha ja närve.

  • Sa vajad kedagi, kes teab.

    Te ei vaja oma IT-spetsialisti, et kasutada kõiki digiteerimise eeliseid.
    Mida sa vajad, on teie kõrval õige partner, kes tänu oma kogemusele suudab rakendada täpselt seda, mida vajate. Vältige hirmutamist ja valige väljamõeldud PowerPointi esitluste asemel testimisasendid, ilma et oleksite seda tegelikult testinud.

  • Riistvara on tavaliselt juba saadaval.

    Kogemused on näidanud, et peaaegu igal operatsioonil, ettevõttel ja ettevõttel on suur koopiamasin, mis ei kasuta oma potentsiaali. Need seadmed armastavad massiskaneeringuid, on kirjaklambrite suhtes tolerantsed ja võivad olla aluseks digitaalsele algusele ilma skanneri investeeringuta.

  • Oodatust odavam õige DMS-iga

    Vältige kululõkse DMS / ECM süsteemidega, kus olete halastamatult tootjate meelevallas. Ärge tehke mingeid kompromisse, kui tegemist on oma haldusvalikutega, näiteks dokumentide õpetamisega ja seadete tegemisega ise. Kui vajate abi, aitab tootja teid hea meelega, kuid jääb sõltumatuks.

  • Digitaalne automatiseerimine on tulevik

    Menetlused on tulevikus täiesti identsed, kuid täielikult automatiseeritud.
    Arve tuleb sisse? Töövoog käivitatakse ja kõik läheb oma määratletud viisil.
    Otsi läbi kõik 1000 kausta? Pole probleemi, sest teil on oma Google!

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Patriarhaadi digitaalne tee PaperOffice'i DMS-iga

"Pärast poolteist aastat kestnud tööd on meil hea meel, kuid ometi pole me seda fantastilist meistriteost veel täielikult ära kasutanud."

Pedro Silva
Lissaboni patriarhaadi haldusassistent