Digitaalse arve töötlemise korrektne rakendamine 10 sammuga

Digiteerimise vajadus on nüüd kõigi jaoks oluline aspekt.

Meie juhendist leiate nüüd mitu aruannet selle kohta, kuidas digiteerimine peaks toimuma ettevõtete ümber ja kui palju eeliseid see teile toob.

Kuid peaaegu iga 3 küsimust, mis meie klientidelt tuleb, on seotud arvete töötlemise digitaalse rakendamisega. Seega otsustasime seda teemat lähemalt uurida.

Käesolevas artiklis vaatleme veidi sügavamalt teavet digitaalse arvete töötlemise kohta. Arvete digiteerimise eelised. Näitame teile, kuidas saate kõike rakendada ja kirjeldada eduka rakendamise mõju.

Enne tegeliku rakendamise juurde pöördumist vastame küsimusele:

Miks on vaja äriühingutes arveid ja dokumente digiteerida?

See on küsimus, mida üha enam ettevõtteid küsib: "Kas ma pean tõesti oma raamatupidamist digiteerima"? Vastus on jah, sa pead. Muu hulgas seetõttu, et seadusandja nõuab, et see nii oleks. Üha enam ettevõtteid seisab silmitsi protsessi dokumentatsiooni järgimisega.

Mida nõuavad õigusnormid?

Õigusnormid nõuavad kõigi testiga seotud sissetulevate dokumentide vastuvõtmise, töötlemise ja arhiveerimise nõuete täitmist.

Meie praeguses artiklis näitame paari praktilist näidet. Kuidas saate digitaliseerimist hõlpsalt lahendada tänu PaperOffice DMS-ile. Kuid kõigepealt jõuame arvete digitaalse töötlemise üldiste eelisteni.

Millised on digiteerimise eelised?

Tänapäeva kodukontorite ja digitaalse meedia maailmas on endiselt tavaline näha riiulitele ja laudadele kuhjatud paberarveid.

Paberi kasutamise peamised põhjused on see, et töötajatel on raske digiteerimist aktsepteerida või sellega alustada. See seisneb muutuste ja digiteerimisega tegelemise väljakutsetes.

Füüsiline dokumendikoopia digiteerimisest hoolimata

Paljudele inimestele meeldib hoida füüsilist koopiat dokumentidest, millega nad töötavad. Kuid siin mängib rolli ka aastaid harjutatud paberi käitlemise protsess.

Paberivaba konversiooni teemal oleme juba kirjutanud üksikasjaliku artikli. Siin käsitleme selgesõnaliselt digitaalse raamatupidamise teemat.

Arve käsitsi sisestamine ei tähenda mitte ainult palju aega, vaid ka varjatud suuri kulusid. Selle parandamine võib säästa palju aega ja raha.

Peamised eelised on järgmised:

• Arve leiate sekunditega / säästa aega

  Sest tänu dokumentide digiteerimisele leiate kõik PaperOffice'is talletatud arved mõne sekundiga. Te ei pea enam vaevaliselt läbi paksude kaustade lehed. Digitaliseerides kõik teie ettevõtte arved, on teil vaja ainult paar klõpsu, et neid süsteemis leida.

  See viib meid ka teise punkti juurde:

• Saate kasu optimeeritud töö / paberi kokkuhoiust

  Füüsiliste kaustade jaoks pole enam ruumi vaja. Nüüdsest saate oma arveid PaperOffice'is arhiveerida. Paberi tarbimise vähendamine toob kaasa puhtad ja korras kontorid.

• Lihtsustage raamatupidamisprotsesse / Näiteks töövoogudega

  Arvete digitaalse haldamisega säästate aega ja vaeva. Samuti loomise, tarnimise ja töötlemise kulud. Ärge tehke koopiaid täpsemate ülesannete, töövoogude ja edasisaatmise jaoks. Kõik toimib digitaalselt ning on läbipaistev ja arusaadav.

  Tänu arvete digiteerimisele ei jäta te enam väärtuslikke allahindlustähtaegu vahele.

• Nupule juurdepääsu õiguse seadmine

  Individuaalsed juurdepääsuõigused üksikutele dokumentidele ja kaustadele tagavad selge turvalisuse. Saate anda juurdepääsu üksikisikutele või tervetele osakondadele. Näiteks raamatupidamine.

• Kontaktide automaatne tuvastamine

  PaperOffice tuvastab nutikalt aadressiandmed dokumendi sisus. Seejärel lingib dokumendi loogiliselt teie olemasolevate kontaktidega. See võimaldab muu hulgas kuvada kõik dokumendid konkreetse kontakti jaoks vaid mõne hiireklõpsuga.

• Automaatne märksõnastamine

  PaperOffice toetab teid intelligentse tehisintellekti tuvastamise ja märksõnastamisega. Sel viisil otsitakse arvest kõige olulisemaid dokumendiandmeid.

  KI PIA loeb andmed dokumendist arukalt ette. Seejärel esitage dokument täielike märksõnadega. Vajadusel testiga või automaatselt taustal.

• Maksukonsultantide manustamise / ekspordi funktsioon

  Saate oma arved hõlpsalt üle anda. Konto määramise ja märksõnastamisega. Tänu täiustatud otsingule on teil ekspordiks kõik vajalik olemas. Nagu kõik eelmise kuu arved.

  Sh kausta struktuur, PDF-fail, Exceli fail koos kogu teabega. Selle tulemusena saab teie raamatupidaja või raamatupidaja dokumentatsiooni hõlpsalt importida.

• Kiire redigeerimise suvandid

  Raamatupidamist saab tulevikus kiiresti rakendada. Mitte ainult ei leia kõiki dokumente kohe, vaid saate neid ka otse redigeerida / klassifitseerida, näiteks. Kõik õiguslikud nõuded on täidetud tänu auditikindlale arhiveerimisele. Kontrollimine ja heakskiitmine on seega lapsemäng.

  Arvete digiteerimine on vältimatu mitmel põhjusel. Paljud ettevõtted on juba veendunud, et arvete digiteerimine on tulevik. Sellega tuleb nõustuda ka täna ja praegu.

  Sellegipoolest kardavad paljud endiselt, et see samm on seotud pika projektiga. Mis on raske, kallis, riskantne ja destabiliseeriv. Hea uudis on see, et lõppkokkuvõttes, tänu PaperOffice'ile, ei ole see enam nii!

Millega tuleb arvestada enne arvete digiteerimist?

Esiteks on oluline mitte segi ajada ega vähendada digiteerimist sissetulevate arvete skannimiseks. Et nad saaksid seejärel hõlpsamini ja kiiremini valideerimise, maksmise ja arhiveerimise töövooprotsessi sattuda. Digitaliseerimine on palju enamat.

OCR-i tekstituvastuse eelised: tänu OCR-i tekstituvastusele saab paljusid asju automatiseerida. Näiteks tehisintellekti (AI) puhul. Sel viisil muutuvad õppefunktsioonid üha võimsamaks ja usaldusväärsemaks tuvastusalgoritmiks.

Arvel olevaid kaupu saab kohe tuvastada ja dokumendist välja võtta. Dokument on esitatud ja seda saab teha kättesaadavaks raamatupidamis- või ERP-süsteemile.

Näiteks digiteerimise korral saab finantsteenuste pakkuja arve kättesaamisel reaalajas usaldusväärsest teabest kasu.

Me jõuame selle artikli tegeliku küsimuseni:

Kuidas rakendada arvete töötlemist?

Kui haldate arveid PaperOffice'iga, on sissetulevate arvete töötlemine täiesti elektrooniline. Sissetuleva arve saate juba digitaalselt, st e-posti teel või skannides seda. See ei muuda midagi.

Kuidas digiteerida sissetulevad arved DropMailiga?

Kui sissetulevad arved on juba digitaalses vormingus kätte saanud, soovitame PaperOffice'i integreeritud DropMaili moodulit. See võimaldab teil luua paperOffice'is isikliku DropMaili e-posti aadressi. Te saadate neile ainult arveid.

Kõik arved, mis saadetakse teie DropMaili aadressile meilimanusena, arhiveeritakse automaatselt PaperOffice'is. Määratletavate esitamisreeglitega ja ilma tööta.

PaperOffice tunneb arve ära ja loeb vastavad andmed ette. Seejärel failib tarkvara arve sobivasse kausta. Tänu intelligentsele tehisintellektile käivitatakse valikuliselt täiendavad kinnitamisprotsessid, ülesanded ja töövood.

Kõiki töötajaid, kes peavad protsessi kaasama, teavitatakse. Arve töövoog töötab automaatselt.

Samm-sammult digitaalarvete töötlemine:

Arve sissetulek

Lihtsalt looge soovitud aadress vormingus "meine_rechnungen@paperoffice.com", määrake salvestusmask või aktiveerige PIA ja ongi kõik!

Digitaalne arvete töötlemine

PaperOffice jäädvustab arve automaatselt ja alustab töötlemist

Täidetakse määratletud esitamise reeglid. Auditikindel arhiveerimine toimub automaatselt taustal vastavalt plaanile.

Arvet saate kontrollida, kinnitada ja töövooge käivitada.

Edasi

Eksportige arved asjakohase teabega maksunõustajale või kolmandate osapoolte süsteemidele.

Milline näeb välja arvete digiteerimise tulevik. Kuhu see teekond läheb?

Esiteks toob arvete digiteerimine kaasa tootlikkuse olulise ja kohese kasvu. Digiteerimine mitte ainult ei vabasta töötajaid aeganõudvast ja tihedast operatiivsest ülesandest. Lisaks lahendatakse käsitsi veast tingitud viivituse ja vaidluse probleemid.

Oluliste paberdokumentide säilitamise, otsimise ja kaotamisega seotud kulud vähenevad drastiliselt. Lisaks valideerimis- ja kontrolliprotsesside ratsionaliseerimine ja automatiseerimine kogu ostureskontro protsessis.

Alates ostutaotlusest kuni makseni korrutage need hüvitised veelgi.

Mida ettevõte tänu digiteerimisele saavutab?

Digiteerimise kaudu õnnestub ettevõttel vabastada olulisi inim- ja rahalisi ressursse. Olgu see siis tegevuse kasvu absorbeerimine pidevate ressurssidega. Või mobiliseerida oma meeskonnad transformatsiooniprojektidesse. Töötajate jaoks ei ole arvete digiteerimine vaenlane. Vastupidi – liitlane. Need muudavad nende töö huvitavamaks ja loovad lisaväärtust ettevõtte finantsjuhtimisele.

Kas paberit saab pärast digiteerimist hävitada?

Kõigepealt on väga oluline märkida, et tuleb järgida dokumentide digitaalse arhiveerimise tegureid. GoBD sõnul võib paberdokumente hävitada. Välja arvatud juhul, kui neid tuleb originaalis hoida vastavalt välismaistele maksu- või maksueeskirjadele.

See hõlmab näiteks bilansside avamist ja ehitusõiguse dokumente. GoBD ütleb ka, et paberdokumendid tuleks edasisest töötlemisest kõrvaldada. Samuti ei pruugita faili pärast skannimisprotsessi muuta.

Revisjonikindel vastavalt GoBD-ga ühilduvale versioonile

Mis antakse igal ajal tänu PaperOffice'i versioonile. Dokument peab säilitusperioodi jooksul olema kättesaadav ja hinnatav.

PaperOffice vastab seega kõigile nõutavatele standarditele, sertifitseerides ja testides kõiki tarkvaranõudeid vastavalt GOBD-le.

Säilitusperiood

Säilitusaja küsimus kerkib ikka ja jälle meie klientidega üles. Kuna puuduvad selged juhised selle kohta, kuidas ja kas algset arvet tuleks säilitada. Kõigepealt võtke ühendust oma vastutava maksuhalduriga, st vastutava audiitoriga.

Milliseid dokumente aktsepteeritakse?

Õigusliku tähtsusega dokumendid, näiteks lepingud, tuleb endiselt originaalis säilitada.

Asja juurde jõudmiseks tehke järgmist.

Maksuamet aktsepteerib elektroonilisi kviitungeid. Vaidluse korral vaidlevad kohus ainult originaalid.

See on seotud asjaoluga, et allkirja saab kontrollida ainult originaaldokumentide autentsuse suhtes. Soovitame mitte kunagi originaali ära visata.

Selgub, et sissetulevate arvete edukaks töötlemiseks peate kaaluma mitmeid aspekte.

Võtame kokku:

Paberi täielikuks eemaldamiseks protsessist peate rakendama kõigi sissetulevate arvete pidevat digiteerimist. Parandused tulenevad protsessi automatiseerimisest nii palju kui võimalik.

Sellisel digitaalsel dokumendil on ettevõttele hulgaliselt eeliseid. Kohandatud tarkvara tagab ettevõttes oluliselt suurema tootlikkuse.

Niisiis on arvete digiteerimine oluline samm teie ettevõtte muutmisel paberivabaks kontoriks. See säästab aega ja tööjõudu. Tõstab teie töötulemuste kvaliteeti.

Kasutage kõiki paberivaba kontori eeliseid.

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.