Intelligent dokumentbehandling implementeres korrekt: OCR, AI og REGEX.

Reducer menneskelige fejl ved at øge præcisionen

Udførelsen af gentagne opgaver som manuel indtastning af data kan være ret kedelig og kan påvirke kvaliteten af dine data, når medarbejderne bliver trætte eller distraherede og glemmer eller forveksler tal og ord.

Derudover er adgang og brugerrettigheder også begrænsede, da ikke alle medarbejdere i din virksomhed har ret til at se dine virksomhedsdata og oplysninger.

For en software med automatisk tekstgenkendelse er det aldrig svært at forblive fokuseret, og den kan genkende tekster, se på fortrolige data, udtrække dem og organisere outputtet med høj præcision uden at afsløre virksomhedshemmelighederne.

Reducer omkostninger og maksimer kontorpladsen

Manuel indtastning af data kan være meget arbejdstung, og jo flere dokumerter du skal behandle, jo højere bliver dine personaleomkostninger. Derudover kan der også være nogle ekstra omkostninger forbundet med datainakuratheder på grund af menneskelige fejl.

Ved hjælp af automatiseret dataforarbejdning og -udtrækning med kunstig intelligens (KI) kan et dokumentstyringssystem som PaperOffice DMS hjælpe dig med at reducere disse omkostninger og samtidig frigøre kontorplads, da du ikke behøver at ansætte mere personale til at digitalisere dokumenter manuelt eller opbevare bunker af dokumenter på kontoret.

Bevar dataintegriteten og forbedr datasikkerheden Samtidig kan både digitale filer og fysiske papirdokumenter gå tabt eller blive beskadiget på grund af fysiske, miljømæssige eller teknologiske farer. Mange virksomheder bruger stadig tid på at arkivere alt fysisk og bruge lokale eller skybaserede lagringssteder til digitale dokumenter.

Tip

Vedrørende lagring i skyen og hvorfor vi ikke anbefaler denne metode til lagring, er der i øvrigt en speciel artikel:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Takket være PaperOffice opbevares alle dine dokumenter direkte i databasens server på din egen server, hvilket giver dig den fulde ubegrænsede kontrol over alle data. Du behøver ikke at opsætte en server, for efter installationen tager PaperOffice sig af alle de videre trin for dig.

Eller brug din Synology eller QNAP NAS og administrer alle dine dokumenter på din egen NAS-enhed! Vi vil liste 7 foranstaltninger, du kan træffe for at få det maksimale ud af din Synology NAS, her kan du læse mere om det.

Revisionssikkerhed skal opretholdes

Derudover bliver datasikkerhed og adgangsstyring lettere, når dokumenterne er blevet digitaliseret med PaperOffice, da dataene hostes sikkert krypteret og revisionssikret i din database, som kun du har adgang til.

PaperOffice versionerer automatisk hvert ændrede dokument og opretter en skyggekopiering og gemmer den separat, så du altid kan åbne den ønskede version igen.

Vi vil beskrive, hvordan du kan sikre versionsstyring og revisionssikker dokumentarkivering.

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Hvad er udfordringerne ved digitalisering af dokumenter med OCR?

Ved udtrækning af data med OCR-teknologi er der nogle udfordringer, der skal tages højde for. Layoutet på fakturaer kan variere meget, da hver virksomhed har sit eget format.

For at sikre præcis læsning af dine dokumenter har PaperOffice automatisk dokumentgenkendelse med kunstig intelligens (KI) ved navn PIA.

PIA har også et omfattende indbygget ordforråd, der automatisk genkender forkert genkendte begreber, sammenligner dem og erstatter dem med de korrekte. Så du kan altid være sikker på, at den korrekte tekstgenkendelse er blevet fastlagt for dit dokument.

Aflæsning af relevante dokumentoplysninger

Relevante dokumentindhold som dato, beløb, dokumenttyper, nøgleord og kvitteringsdata genkendes intelligent, ekstraheres og bruges til mærkning. Derudover søges der efter dokumentrelaterede oplysninger som nettobeløb, bruttobeløb, momsprocent og dokumentvaluta og derefter ekstraheres. Denne intelligente dataregistrering udføres automatisk i PaperOffice.

Men desværre er der under scanningsprocessen af fysiske papirdokumenter mange faktorer, der kan påvirke billedkvaliteten, som f.eks. justering, folder, skriftstørrelse, lysstyrke, håndskrevne tekster og mere. Dette påvirker kvaliteten af tekstgenkendelse og de ekstraherede data. Dette kan resultere i, at allerede indlærte dokumentskabeloner ikke genkendes, eller at dokumentindhold ikke gemmes korrekt.

Her kommer regulære udtryk ind i billedet.

Regulære udtryk (Regex) er en fantastisk måde at søge efter præcise værdier i teksten.

Vi forklarer i detaljer, hvordan du kan bruge regulære udtryk ved hjælp af specifikke eksempler i anden del af artiklen.

Det er nemmere at komme i gang, end du tror.

Er du stadig bekymret for, om du kan klare det? Læs vores kundecase om integrationen af PaperOffice i din forretningsvirksomhed og overbevis dig selv om enkelheden eller anmod blot om en testinstallation.