Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Искаме да станем приятели

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.

Оптимизация на работни потоци благодарение на PaperOffice DMS


Александър Старук, главен финансов директор в меннонитското братство Билефелд д. V.

Проучвайте, чтобы останете в идеална форма

Промишленост
Църква

Регион
Билефелд, Германия

Отдели
Финанси, Счетоводство

Предизвикателството

Меннонитското братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) е протестантска свободна църква, чиито корени се връщат далеч в миналото. Това Билефелд Меннонитско братство е основано в Цюрих по време на движението Реформация през 16 век. Днешното меннонитно братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), което включва над 1000 членове на общността.

PaperOffice DMS се използва от общината за подкрепа на членовете доброволци, особено в архивните документи, присвояване на работни потоци и счетоводство в домашния офис.

Начална позиция

В асоциация, която включва меннонитското братство Билефелд д. В., има доста обширни административни задачи, които всички се изпълняват от членовете на доброволна основа.

Това засяга както управлението на сметките на над 1000-те членове, така и одита на сметките за различни строителни проекти на общината или обработването на входящи дарения.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Съществуващ проблем

До използването на PaperOffice DMS на избраните членове бяха възложени различните административни задачи, при което до голяма степен беше оставено на самите съответни членове как и в какъв срок се извършва работата.

Не е използвана цифрова мрежа и цялостен софтуер. Вместо това, търговският търговец фактури, които трябваше да бъдат проверени, бяха отведени у дома, за да бъдат проверени ръчно. Също така се случи, че никой няма време и след това сметката първоначално е оставена на масата.

В хода на цифровизацията общностите сега се сблъскват с безброй документи, имейли и други притеснения чрез имейл. Този потоп от електронни писма обаче едва ли може да се управлява ръчно.

Последиците бяха дългонавити времена на обработка и неефективност при обработването, извличането и препращането на необходимата документация. Съответно общината отиде в търсене на управление на цифрови документи.

В резултат на това имаше многократни забавяния при прехвърлянето на непогасените суми към възложените дружества. Бяха издадени напомняния с допълнителни разходи и предоставените отстъпки не можаха да бъдат използвани. Разбираемо е, че репутацията на общността претърпя в резултат на това.

Александър Старук, главен финансов директор в меннонитското братство Билефелд д. В., търсеше решение на проблема, при което се обмисляше и цифровизацията на всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.

Защо меннонитското братство избра PaperOffice DMS

Г-н Старук за първи път разгледа различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи и в крайна сметка реши да тества PaperOffice DMS в продължение на шест месеца.

PaperOffice DMS предлага точно изискванията , които г-н Старук е търсил. Това включва:

  • Наличност: Централен и лесен достъп до цялата тази съответна документация и възможност няколко страни да си сътрудничат по един и същ документ.

    Вътрешно, централно хранилище, до което всички членове с административни задачи могат да получат достъп и от дома. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.

  • Решението: Synology създаде NAS, мрежа прикрепена съхранение, в читалището, на които всички данни, отнасящи се до асоциацията и нейните членове се съхраняват с помощта на PaperOffice DMS.

    Г-н Александър Старук осъзна рано, че няма начин да се цифровизира общността му:

    "Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."

  • Ловкост и автоматизация на административните задачи: Софтуерът трябва да направи възможно разпределението на задачите по мрежата, а също и те да бъдат обработвани от съответния член на клуба.
  • Решението: PaperOffice DMS има цялостна функция за работен поток, която дава възможност за присвояване и обработка на сложни процеси и контрол на информацията и задачите на документа ефективно от компанията.

    Включено е цифрово оторизация на потребителя и потвърждение на паролата.

    В същото време всички заинтересовани членове са информирани за статуса на обработка. Съхранението на версии дава възможност да се проследи кои стъпки за обработка са извършени кога и от кого.

  • Възмездност и икономии на време: Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналоговите документи и за лесното им извличане, ако е необходимо.
  • Решението: Той е основната сегмента на PaperOffice DMS, цифровизацията на аналогови документи. Всичко, от което се нуждаете, е скенер с интерфейс към компютъра и PaperOffice DMS. Документите не са просто сканирани. Ако е необходимо, те се превръщат в редактивен текст чрез интегриран OCR софтуер и автоматично се записват правилно.

    Индекс на ключовите думи, настроен от PIA за изкуствен интелект, гарантира, че всеки документ може да бъде намерен чрез вътрешната търсачка, дори ако потребителят едва ли знае нещо за документа.

  • Практично и разбираемо: Софтуерът трябва да изисква възможно най-малко обучение и в същото време да бъде подготвен за бъдещето.
  • Решението: Използването на PaperOffice DMS може да се научи с помощта на безплатни обучителни видеоклипове и уроци.

    Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.

PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии.

Защо меннонитското братство избра PaperOffice DMS

Г-н Старук за първи път разгледа различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи и в крайна сметка реши да тества PaperOffice DMS в продължение на шест месеца.

PaperOffice DMS предлага точно изискванията , които г-н Старук е търсил. Това включва:

  • Наличност: Централен и лесен достъп до цялата тази съответна документация и възможност няколко страни да си сътрудничат по един и същ документ.

    Вътрешно, централно хранилище, до което всички членове с административни задачи могат да получат достъп и от дома. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.

  • Решението: Synology създаде NAS, мрежа прикрепена съхранение, в читалището, на които всички данни, отнасящи се до асоциацията и нейните членове се съхраняват с помощта на PaperOffice DMS.

    Г-н Александър Старук осъзна рано, че няма начин да се цифровизира общността му:

    "Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."

  • Ловкост и автоматизация на административните задачи: Софтуерът трябва да направи възможно разпределението на задачите по мрежата, а също и те да бъдат обработвани от съответния член на клуба.
  • Решението: PaperOffice DMS има цялостна функция за работен поток, която дава възможност за присвояване и обработка на сложни процеси и контрол на информацията и задачите на документа ефективно от компанията.

    Включено е цифрово оторизация на потребителя и потвърждение на паролата.

    В същото време всички заинтересовани членове са информирани за статуса на обработка. Съхранението на версии дава възможност да се проследи кои стъпки за обработка са извършени кога и от кого.

  • Възмездност и икономии на време: Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналоговите документи и за лесното им извличане, ако е необходимо.
  • Решението: Той е основната сегмента на PaperOffice DMS, цифровизацията на аналогови документи. Всичко, от което се нуждаете, е скенер с интерфейс към компютъра и PaperOffice DMS. Документите не са просто сканирани. Ако е необходимо, те се превръщат в редактивен текст чрез интегриран OCR софтуер и автоматично се записват правилно.

    Индекс на ключовите думи, настроен от PIA за изкуствен интелект, гарантира, че всеки документ може да бъде намерен чрез вътрешната търсачка, дори ако потребителят едва ли знае нещо за документа.

  • Практично и разбираемо: Софтуерът трябва да изисква възможно най-малко обучение и в същото време да бъде подготвен за бъдещето.
  • Решението: Използването на PaperOffice DMS може да се научи с помощта на безплатни обучителни видеоклипове и уроци.

    Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.

PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии.

След шестмесечната тестова фаза, Меннонитското братство Билефелд д. V. нашата PaperOffice DMS и е толкова удовлетворена, че тя препоръчва софтуера на други конгрегации в църквата си.

FAQs

Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Менонити
Църква Братя Билефелд":

Какви съвети бихте дали на бъдещите потребители на PaperOffice?

Никога не е твърде рано или твърде късно да се справим с темата за цифровизацията.

Най-важното е да получите представа за софтуера, но и за самата компания. Беше важно да не се чувстваме принудени да закупим софтуера или да се регистрираме за каквито и да било пакети за услуги и поддръжка.

Още преди да придобием PaperOffice DMS, разговаряхме с всички отдели на компанията и никога не се чувствахме зле третирани. Напротив: PaperOffice има приятен, учтив и компетентен екип.

За нас като църква беше много важно софтуерът да е лесен за разбиране, но изчерпателен.

На кого бихте препоръчали PaperOffice?

Ще препоръчаме PaperOffice на братята ни в църквата. Но и към всички други общности и компании, които биха искали да цифровизират и автоматизират.

Какво особено харесвате в PaperOffice?

Ние сме много доволни от всичко.

Заключение

PaperOffice е лека, но мощна система за управление на документи.

Функциите, които в началото изглеждат безсмислени, като автоматичното четене на съдържанието на документи, се оказват най-важните функции, които не искате да пропускате повече за по-дълъг период от време.

"Радвам се, че избрах PaperOffice, защото в крайна сметка получих оптимална система, която можем не само да се администрираме, но и за частица от това, което другите производители зареждат."

PaperOffice решава всеки проблем: Гарантирано.

Изучаване на случаи

Ефективно обслужване на наследството с PaperOffice: успешна интеграция и защита срещу атаки на рансъмуер.