Предизвикателството
Меннонитското братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) е протестантска свободна църква, чиито корени се връщат далеч в миналото. Това Билефелд Меннонитско братство е основано в Цюрих по време на движението Реформация през 16 век. Днешното меннонитно братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), което включва над 1000 членове на общността.
PaperOffice DMS се използва от общината за подкрепа на членовете доброволци, особено в архивните документи, присвояване на работни потоци и счетоводство в домашния офис.
Начална позиция
В асоциация, която включва меннонитското братство Билефелд д. В., има доста обширни административни задачи, които всички се изпълняват от членовете на доброволна основа.
Това засяга както управлението на сметките на над 1000-те членове, така и одита на сметките за различни строителни проекти на общината или обработването на входящи дарения.
Digitizing documents saves time and money
Съществуващ проблем
До използването на PaperOffice DMS на избраните членове бяха възложени различните административни задачи, при което до голяма степен беше оставено на самите съответни членове как и в какъв срок се извършва работата.
Не е използвана цифрова мрежа и цялостен софтуер. Вместо това, търговският търговец фактури, които трябваше да бъдат проверени, бяха отведени у дома, за да бъдат проверени ръчно. Също така се случи, че никой няма време и след това сметката първоначално е оставена на масата.
В хода на цифровизацията общностите сега се сблъскват с безброй документи, имейли и други притеснения чрез имейл. Този потоп от електронни писма обаче едва ли може да се управлява ръчно.
Последиците бяха дългонавити времена на обработка и неефективност при обработването, извличането и препращането на необходимата документация. Съответно общината отиде в търсене на управление на цифрови документи.
Александър Старук, главен финансов директор в меннонитското братство Билефелд д. В., търсеше решение на проблема, при което се обмисляше и цифровизацията на всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.
#image233#>