Цифровизация при доставчици на услуги и дилъри за мултифункционални устройства

Цифровизация при доставчици на услуги & дилъри за копирни устройства

Специализирани дилъри за офис технология, решения за печат и офис системи се възползват значително от използването на подходящо управление на данни.

Тенденцията, както и икономическата ситуация и конкурентната ситуация все повече се движат към цифровизация на документи, вместо да ги държат изключително на хартиен носител.

Така повечето специализирани дилъри за офис технологии и решения за печат ежедневно генерират важни документи:

Писания, договори, бележки за доставка, чернови, фактури за доставчици и много други. Тези не само пристигат по пощата, много писма също пристигат по електронна поща.

Но в никакъв случай всяка фактура за доставчик или всяка бележка за доставка е налична като файл от самото начало. Съответно надеждните, висококачествени и мощни скенери и използването на съответното решение за управление на документи са от решаващо значение за успешната цифровизация.

Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

Индустрията за офис технологии и офис системи е тази, която се възползва от системата за управление на документи PaperOffice под формата на решение за областта на цифровизацията, но и като партньор.

Защото какъв носител е по-добър от мултифункционално устройство за трансформиране на вашите хартиени документи от аналогови в цифрови?

С обща DMS например може да се подаде сканирана поща, могат да се запишат важни имейли и да се архивират документи. Освен това различните потребители могат да получат достъп и да работят по тези документи.

Paperless work through digital processes

Как да отида без хартия?

PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .

Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.

Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.

Със софтуерното решение PaperOffice DMS не се губят повече документи. И независимо къде се намирате, можете да получите достъп до важни документи за секунди.

Разбира се, вие винаги работите с нашите системи при спазване на закона и напълно одитно-доказателство.

Разписките, сметките и подобните документи вече не трябва да се изпращат по пощата между църковните квартали и енориите. Вътрешната поща също може да бъде изпратена цифрово по този начин. Това спестява хартия, разходи за допълнително съхранение на данни и пътувания до архиви. Документите могат да бъдат предоставени с ключови думи (редактор, тема, състояние, дата и т.н.) и след това да бъдат намерени по-лесно.

Управление на документи, ориентирани към процеса

Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.

По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.

Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово одобрение, но и автоматично задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.

По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.

Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.

Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Днес, през 21-ви век, едва ли са останали копиращи машини. Копирната програма се превърна в многофункционално устройство във фирми, администрации и частни домакинства. В допълнение към функцията за копирни устройства са в състояние да печатат и факс, да преобразуват цифровото съдържание директно в аналогова форма чрез интерфейса към компютъра и също обратното чрез сканиране.

Именно в тази функция копирните ще имат най-голям потенциал за употреба сега, но все повече така в близко бъдеще. Сканирането и превръщането на аналогова в цифрова информация.

Според проучване на 3500 компании от DIHK от 2020 г. степента им на цифровизация е средно около 50%. Всички компании са наясно с предимствата, които цифровизацията носи със себе си. Компаниите виждат най-големите проблеми в следните области:

• Сложност на предлаганите системи и процеси
• Висока цена
• Рискове за сигурността
• Липса на време
• Обширно обучение

Практически всички компании имат поне основния хардуер, копирно или многофункционално устройство със скенер и един или повече персонални компютри. Това, което все още е необходимо, е правилният софтуер и той може да се намери в PaperOffice DMS.

С PaperOffice DMS навигацията в менюто е интуитивна и лесна за учене. Помощ менюта ви води през всяко приложение и в същото време видео уроци са на разположение, които обясняват определени процеси стъпка по стъпка. Обучение извън обекта за служители не е необходимо, но обучението може да се проведе директно във фирмата, ако желаете.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS създава ясни предимства за дилърите и доставчиците на услуги на многофункционални устройства

PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото включва всичко, от което специализираните дилъри се нуждаят за офис технология и решения за печат, като например:

• Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД
• Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
• Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
• Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
• Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
• Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции

PaperOffice DMS има много изгодно съотношение цена-производителност и това с възможност за свързване до 800 терминала (работни места на дисплея).

Всички цифрови данни се шифроват в PaperOffice DMS със 1024 бита и форматът се преобразува. Това води до такива големи препятствия за хакери и шпиони, че всички те са се провалили с PaperOffice DMS досега. В същото време йерархична система за управление на паролите пречи на всички да имат достъп до всичко.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.

Дигиталната обработка на фактури също е предимство за много доставчици на услуги и търговци на дребно на системи за копиране. Входящите фактури могат да бъдат автоматизирани благодарение на PaperOffice DMS и се препращат на отговорния служител. Процесът на управление и освобождаване чрез цифрово освобождаване също може да се обработва своевременно и ефективно чрез системата.

Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия данъчен консултант или обратно.

Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията.

Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.

Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).

ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.

PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.

Доставчиците на услуги и търговците на дребно на мултифункционални системи се възползват от управлението на цифрови документи

38% от всички анкетираните компании просто нямат време да цифровизират процесите си. Препоръчваме процедура, която започва с основния процес, сканирането на аналогови документи едновременно с обработването им. По този начин групата хора, които работят с копирната програма всеки ден, също би могла да бъде инструктирана, доколкото е възможно, да сканира архива малко по малко.

Благодарение на автоматичното разпознаване на документи с последователни характеристики, PaperOffice DMS винаги може да присвои всички сканирани документи на правилното място за съхранение в цифровата памет. Логично е да започнете да сканирате архива с най-скорошните записи, за да намалите допълнително размера на аналоговата архива, тъй като изтичат периодите на задържане. Освен това имаме много ръководства как да постигнем офис без хартия благодарение на скенера.

PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата чрез скенера ви и да ги цифровизира, при което текстовете се преобразуват в шрифтове с помощта на OCR, които могат да се променят в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.

Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.

Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.

С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.

Така че всичко, от което се нуждаете, е копирна и PaperOffice DMS за ускоряване на оперативната цифровизация или дори да започнете. Път, който определено си струва.