Автоматизация на бизнес процесите в компаниите за грижа за слуха
PaperOffice DMS за компании за слухови апарати дава възможност за ефикасно боравене с всякакъв вид документ, както и бързата обработка на запитванията и е предпоставка за ефективност и успех в рамките на администрацията.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмените документи, договорите, черновите, изследванията, експертните становища и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията и по този начин оптимизират всички работни процеси максимално.С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.
Дигитализация за компании за слухови грижи
Като компания в професионалната индустрия за грижа за слуха имате много важни документи за управление:
Фактури, документация, кореспонденция, оферти, ремонтни листове, здравни карти и много други. Затова специалистите по грижа за слуха са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.
Така специалистите по грижа за слуха ежедневно натрупват важни документи. Всички те трябва да бъдат съчетани с правилния клиент, агенция или производител на устройства.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
В допълнение, всеки документ е класифициран според неговия тип и може да бъде присвоен на хора и производители на устройства, които след това дори можете да получите достъп в движение, независимо от устройството. Така че имате цялата информация и документи за всички слухови апарати ясно на едно място, а именно вашата база данни.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.
PaperOffice елиминира всички времеемки участъци в затруднение и създава ясен преглед на важни документи като фактури, договори, отчети за продажби, проучвания, оценки, лизинг или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Можете също така да се възползвате от цифрови административни задачи, цифрови печати и лепкави бележки и да държите под око всички договори за услуги, официална кореспонденция, която е пусната на реподаване или е възложена на служителите чрез възлагане на задача.
Гаранцията за ревизия е гарантирана по всяко време.
Цялата налична информация незабавно
С PaperOffice DMS документите могат да бъдат цифровизирани в много компании за акустика на слухови апарати и архивирани централно по такъв начин, че да могат да бъдат достъпни от всеки компютър, без да се налага да ходят в архива или първо да проучват кой един Колега, който в момента обработва документи или папки.
PaperOffice DMS не само цифровизира аналогови документи, софтуерът за управление на документи записва всяка промяна в документа в хронологичен ред. Оригиналът остава незасегнат. Функцията за работен поток може да се използва например за присвояване на определени дейности по време на работа по проекта и всеки служител запазва общ преглед на текущото състояние.
В същото време могат да се подават идеи или предложения, без да се налага да свикват срещи всеки път. Архивираните документи могат да бъдат търсени по ключови думи или датата или референтните номера и автоматизираните шаблони могат да бъдат създадени от ИИ в PaperOffice DMS.
Впечатляващо число. Около 16 милиона души само в Германия страдат от загуба на слуха. Интересното е, че загубата на слуха е доста равномерно разпределена в почти всички възрастови групи от 30 до над 70 години, а загубата на слуха е нарастващ проблем. През последните 20 години броят на хората със загуба на слуха се е увеличил с около 4%. Само около половината от засегнатите обаче използват слухов апарат.
Всеки, който използва такъв, обикновено е влизал в контакт с търговия, която не е добре позната, специалистът по грижа за слуха, който все още е бил специалист по слухови грижи преди 2017 г. Плавателен съд с три години обучение и възможност за по-нататъшно обучение, за да стане майстор занаятчия и завършване на степен по слухова технология и аудиология. Слуховите акустици се занимават с производството на слухови апарати и защита от слуха под формата на така наречените отопластици, индивидуално изработени за измерване устройства. Профилът на работа на акустик на слуховия апарат е сравним с този на зъботехник.
За специалистите по грижа за слуха това означава да поддържат данните на пациента или клиента си актуални. В същото време това са много чувствителни данни, защото много хора с увреждания на слуха виждат това като недостатък, който личната им среда не трябва да изпитва. Ето защо защитата на данните е важна при съхраняването на данни. В повечето случаи клиентите за първи път се медиира от специалисти по слухови грижи от лекари от ENT, които са диагностицирали загуба на слуха, поради което поддръжката на данни също е от голямо значение тук и добре обмислен архив в крайна сметка ускорява работния процес.
Софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS е най-подходящ за тези задачи. Тъй като това е софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси във фирмата се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
PaperOffice архивира всички документи, генерирани във Вашата компания за слухови грижи и цялата съответна информация при спазване на закона и по одитен начин
На първо място, Paperoffice DMS може да се използва за преобразуване на аналогов архив, може би традиционната висяща файлова система, в цифров архив. Това е важна стъпка, която не само ускорява администрацията във фирмата, но и подобрява предаването на данни от лекаря на ENT и обратно. Например, данните, изпратени по електронна поща, могат да се четат директно и автоматично да се прехвърлят към електронния клиентски файл.
В PaperOffice DMS чувствителните данни за пациентите са криптирани и защитени с парола, при което могат да бъдат зададени кой има право да вижда колко данни във фирмата.
Извикването на правилната папка също се извършва много бързо в PaperOffice DMS, като вътрешната търсачка записва различни параметри, които са включени в търсенето. Ако номерът на клиента или дори името вече не е известно или съществува повече от веднъж, определени ключови думи могат да ограничат търсенето до съответния резултат.
Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Договор", съхранява съответните ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.
Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Дигиталната обработка е съществена основа за гарантиране на високото качество на услугите на общинските услуги в бъдеще
Фактът, че акустиката на слуховия апарат не е на устните на всички и със сигурност не е на ушите на всички, е защото в Германия има само 6600 компании от този тип. Това е малко над 1% от всички занаятчийски предприятия в Германия.
Независимо от това клиентелата им включва около 8 милиона души, поради което средният клиентски файл на специалист по грижа за слуха включва над 1200 души. Много различни данни трябва да бъдат записани за всеки клиент, защото слухът е много сложен въпрос, а увреждането не само засяга ухото или ушите. Всеки, който някога е имал ушна канал запушена с ушна кал може да има груба представа за това какво означава да бъде трудно да се чуе. Последиците могат да бъдат:
- Изтощение
- Главоболие
- Ударение
- Депресия
- Световъртеж
- Нарушения на съня
За да се отстрани това, аудиометричните данни се записват от пациента и въз основа на това се произвежда индивидуалният слухов апарат. Глухотата подлежи на промяна. Степента на загуба на слуха обикновено се увеличава с възрастта, което от своя страна прави необходимо адаптирането на слуховия апарат към новите условия. Самото ухо също подлежи на анатомични промени в течение на живота поради релаксация на съединителната тъкан.
Компаниите за акустика на слуха трябва да обработват документи във всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждае индустрията за слухови грижи, като например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
Обширните функции на работния поток на PaperOffice са много интересни за компаниите за слухови апарати. Съдържанието на срещите по проекта се записва и може да бъде допълнено от участниците по всяко време, всички на екрана и от различни места. Архивирането, което е доказателство за одит, е гарантирано по всяко време, както и оптимизиране на организационните процеси.
PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.
Компаниите за акустика на слуха се възползват от управлението на цифрови документи
Системата за управление на документи позволява отделното създаване на бази данни за всяка отделна област и може да създава връзки едновременно. Аналоговите документи, като подадени фактури, се сканират с PaperOffice DMS и се записват както като снимка, така и като конвертиран текст с помощта на OCR софтуер. Всички съществуващи данни могат да се показват ясно и недвусмислено, поради което не трябва да се пренасят файлове заедно за срещи извън къщата. Управлението на базата данни, контролирано с ИИ, създава шаблони от главни данни или статистически използваеми списъци, както се изисква.
В същото време необходимата защита на данните се поддържа чрез йерархично управление на пароли и 1024-битово криптиране.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
PaperOffice DMS е не само обширен в своите функции, но и лесен за научаване, ръководен от видео уроци, но и от индивидуални съвети и обучение, ако желаете. Всичко това при наистина добро съотношение цена-производителност.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация за дружества за слухови апарати":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа компании за слухови апарати и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.