Автоматизация на бизнес процесите в промишлеността и търговията
PaperOffice DMS за производство и търговия дава възможност за плавен поток от информация между производството и администрацията благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмените документи, договорите, черновите, изследванията, бележките за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията и по този начин оптимизират всички работни процеси максимално.С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.
Цифровизация в промишлеността и търговията
Като компания в производството или производството, както и търговията, имате много важни документи за управление:
Фактури, договори, поръчки, бележки за доставка и много други. Затова фирмите в тази индустрия са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.
Така се генерират важни документи всеки ден в промишлеността и търговията. Всички те трябва да бъдат присвоени на правилния отдел, клиент, обект, доставка.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно достъпни при поискване.
В допълнение, всеки документ е класифициран според неговия тип и може да бъде присвоен на хора и обекти, които след това дори можете да получите достъп в движение, независимо от устройството.
Така че имате цялата информация и документи за всички продукции, обекти, клиенти и т.н. ясно на едно място, а именно вашата база данни.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. За да се решат много съществуващи административни проблеми в производството и търговията, следва да се приложи системата за управление на документи PaperOffice.
С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори, фактури, поръчки, бележки за доставка, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
Цифровизацията е be-all и end-all в индустрията
С PaperOffice DMS документите могат да бъдат цифровизирани в промишлеността и търговията и архивирани централно по такъв начин, че достъпът да може да бъде направен от всеки компютър, без да се налага да отивате в архива или първо да проучвате кой/ r колега, който в момента обработва документите или папките.
PaperOffice DMS не само цифровизира аналогови документи, софтуерът за управление на документи записва всяка промяна в документа в хронологичен ред. Оригиналът остава незасегнат. Функцията за работен поток може да се използва например за присвояване на определени дейности по време на работа по проекта и всеки служител запазва общ преглед на текущото състояние.
В същото време могат да се подават идеи или предложения, без да се налага да свикват срещи всеки път. Архивираните документи могат да бъдат търсени по ключови думи или датата или референтните номера и автоматизираните шаблони могат да бъдат създадени от ИИ в PaperOffice DMS.
Обширната функция на работния поток на PaperOffice DMS прави вътрешната комуникация много по-лесна. Терминът вътрешен включва също клонове или чужди местоположения. В случай на работа, свързана с проекта, например текущото състояние винаги се показва и в същото време историята. Разбира се, включен е и свързан с екипа и частен календар, в който се въвеждат срокове и събития, свързани с времето.
Всъщност повечето операции, процеси и комуникативни действия в промишлеността и търговията биха могли да се осъществят със скоростта на светлината, съответстваща на цифровата ера на 21-ви век.
Ако не винаги е имало междинни станции, в които отпечатаната хартия забавя темпото на действие до ходещо темпо. Това има разходи, да не говорим за въздействията върху околната среда и устойчивостта. Използването на подходящ софтуер за управление на документи като PaperOffice DMS, множество процеси в промишлени и търговски компании могат не само да бъдат ускорени, но и да се направят по-сигурни, например във връзка с промишлен шпионаж или опити за изнудване с помощта на рансъмуер.
Софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS е най-подходящ за тези задачи. Тъй като това е софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси във фирмата се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
PaperOffice архивира всички документи, генерирани в промишлеността и търговията, и цялата съответна информация при спазване на закона и по одитен начин
PaperOffice DMS, във връзка с NAS (Мрежово прикачено хранилище), дава възможност за изграждане на много сигурен интранет за вътрешна комуникация и предаване на данни. Това създава двойна сигурност срещу атаки отвън. Първо защитната стена на операционната система и второ криптирането на PaperOffice DMS. В същото време се настройва отделен облак чрез NAS, независим от доставчици трети страни.
Обширната функция на работния поток на PaperOffice DMS прави вътрешната комуникация много по-лесна. Терминът вътрешен включва също клонове или чужди местоположения. В случай на работа, свързана с проекта, например текущото състояние винаги се показва и в същото време историята.
Разбира се, включен е и свързан с екипа и частен календар, в който се въвеждат срокове и събития, свързани с времето.
Разпознаването на документи, оборудвано с ИИ, автоматично подрежда всички документи, които да бъдат записани в правилната папка, и създава както индекс на ключови думи, така и хронология на промените. Вътрешната търсачка на PaperOffice DMS намира всеки документ на части от секундата.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Дигиталната обработка е съществена основа за гарантиране на високото качество на услугите на общинските услуги в бъдеще
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.
Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Фирмите от промишлеността и търговията трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждае производствената индустрия, например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията в търговията и производството с доставчици и клиенти.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.
Фирми от производствената индустрия и търговията се възползват от управлението на цифрови документи
Системата за управление на документи позволява отделното създаване на бази данни за всяка отделна област и може да създава връзки едновременно. Аналоговите документи, като подадени фактури, се сканират с PaperOffice DMS и се записват както като снимка, така и като конвертиран текст с помощта на OCR софтуер. Всички съществуващи данни могат да се показват ясно и недвусмислено, поради което не трябва да се пренасят файлове заедно за срещи извън къщата. Управлението на базата данни, контролирано с ИИ, създава шаблони от главни данни или статистически използваеми списъци, както се изисква.
В същото време необходимата защита на данните се поддържа чрез йерархично управление на пароли и 1024-битово криптиране.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
Изживейте как можете да свържете потока от информация между производство и администриране чрез цифровизация и автоматизиране на документи и бизнес процеси.
С PaperOffice ускорявате производствените си процеси, както и всички междуведомтелни работни процеси. Във времена на все по-строги закони за отговорност на продукта можете също да увеличите правната сигурност на вашата фирма с решението за управление на документи и автоматизация на работния поток.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация в промишлеността и търговията":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа индустрията и търговията и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.