Възможно най-високи оферти за отстъпки
Ексклузивна вътрешна новина
Безплатни надстройки на бонуса
Възможно най-високи оферти за отстъпки
Ексклузивна вътрешна новина
Безплатни надстройки на бонуса
Приятелство Доверие Слово на честта
Никога няма да дадем имейл адреса ви на някой друг и всеки имейл включва връзка за отписване с едно кликване.
LID-3355 missing
LID-3356 missing
LID-3358 missing
Че всичко се изпълнява по план
С помощта на процесуална документация дружествата могат да докажат, че счетоводното им отчитане, подпомагано от ИТ, и съхраняването на данни и документи отговарят на принципите на редовност, определени в GoBD.
Че можете да предоставите всеки документ при поискване
Целта е счетоводните и архивиращите документи във фирмата да бъдат разбираеми и проверени в разумен срок за експерт, например в хода на одит.
За тази цел тя описва подробно как ваучерите и документите се записват, получават, цифровизират, обработват, издават и съхраняват. Данъчнозадълженият потребител на използваното ИТ решение, или самият предприемач, отговаря за създаването на процесуална документация.
За всяка ИТ система следва да има ясно структурирана процесуална документация. Съдържанието, структурата и резултатите от ИТ процеса трябва да бъдат напълно и убедително очевидни.
За да се провери проследимостта, се изисква изчерпателна и актуална процесуална документация, която документира всички системни и технологични промени по отношение на съдържанието и времето без никакви пропуски.
Процесуалната документация следва също така да показва как електронните документи се улавят, обработват, издават и съхраняват.
Описание на процедурата за архивиране на данни, която е интегрирана в PaperOffice в случай на локално приложение на база данни, също е важна част от документация за процедура.
Документация за процедура описва предвидения организационен и технически процес. От произхода на информацията до индексиране, обработка и съхранение, както и недвусмислено извличане.
PaperOffice отговаря на GOBD чрез сертифициране, както и тестване на всички софтуерни изисквания, като отговаря на всички изисквани стандарти.
Според GoBD данъкоплатецът е длъжен да гарантира, че ИТ системата е обезпечена срещу загуба (напр. непроследимост) и защитена срещу неупълномощени вписвания и промени.
DMS сървър компоненти обикновено са предмет на същите изисквания за защита като други ИТ компоненти. Съответните теми са мониторинг и сигурност на данните.
Принципно всеки документ, който трябва да бъде задържан, трябва да се записва индивидуално и с всички негови компоненти (пълнота и пълнота на пропуските).
Следвайки принципа на коректност, ДМС трябва да гарантира, че документите и данните, които трябва да бъдат архивирани, имат изискваната степен на съответствие с оригинала (по отношение на изображението или съдържанието).
Принципите на организираното счетоводство при използване на ДМС се считат за последователно изпълнени, ако спазването на критериите за редност може да бъде гарантирано през целия период на задържане.
GoBD изисква използваната процедура за обработка на данни да трябва да бъде проектирана така, че цялата информация, която е влязла в процедурата по обработване, вече да не може да бъде потискана или презаписана, изтрита, променена или фалшифицирана, без да бъде идентифицирана (глава 3.1 от GoBD; 58-60).
Ако имате абсолютно доверие в собствените си процеси, вероятно можете да се справите без данъчен съветник. Въпреки това, ние препоръчваме да получите помощ от данъчен съветник предварително или поне веднъж по време на създаването на документацията на процеса. От нашия собствен опит винаги е препоръчително и полезно да говорим открито с одитиращия орган, защото въпреки всички спецификации и стандарти, в крайна сметка одиторът е този, който решава.
Пазете се от маркетингови полузнание: Сертификати от всякакъв вид и от всеки емитент не се приемат от данъчните власти! В случай на нужда единственото, което се брои, е представянето на процесуалната документация според GoBD и дали всичко наистина пасва, се решава от одитиращата структура, например вашите данъчни одитори или данъчна служба.
Обяснено накратко и накратко: Ако например сте архивирали фактура в PaperOffice по правно сигурен и одитиран начин, фактурата все пак може да е била манипулирана или променена ПРЕДИ да бъде сканирана. Може да спестявате по одитиран начин, но самият цялостен процес не е защитен от одит и следователно не отговаря на изискванията на GoBD.
Документите от правно значение, например договорите, все още трябва да се съхраняват в оригинала. Казано накратко: Данъчната служба приема електронни документи, но съдът приема оригинали само в случай на спор. Това се дължи на факта, че подпис може да бъде проверен само за автентичност върху оригинални документи. Препоръчваме никога да не изхвърляте оригинали.
Отново има документацията за процеса. Тъй като е технически невъзможно напълно да се изключи изтриването, стига данните да се съхраняват при вас. В крайна сметка можете да изтриете записа сами директно от базата данни. Или премахнете твърдия диск. Или изхвърлете сървъра. Или взриви сградата.
"Ръчното обработване на документите в такава голяма общност щеше да ни струва много време.
С автоматизираното решение от PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде значително намалено, като в същото време бяха направени инвестиции в ориентирана към бъдещето технология. Ние сме пионери в управлението на дигиталната собственост."
Г-н Алехандро Кампос
ИТ специалист и ръководител на проекта в управлението на имоти Ел Гуиджо
