Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Искаме да станем приятели

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.

Сертифициране и съответствие с GOBD за съхранение на документи

Сертифицирането и одобрението за двата най-високи стандарта за дигитализация в света - GOBD (предишно GDPDU) и DSGVO (EU-GDPR), гарантират, че с PaperOffice сте напълно на сигурност.

Високи точки

100% GOBD сигурност чрез ревизия

Заради сигурността на прегледа в процесната документация, тя е проследима и верифицируема по всяко време, защитена от манипулации и загуби, с цел да отговаря на изискванията на тестовете и прегледите и да запази своята валидност на дългосрочно ниво.

100% GDPR без онлайн съхранение

Съхранението на данните на места, без облачно съхранение, опростява документирането на процесите, осигурява повече контрол върху достъпа до информацията и позволява по-лесен достъп до по-старите версии, както и безопасно споделяне на документация и информация при сътрудничество с други членове на екипа.

100% Контрола на достъпа

Благодарение на контрола на достъпа на PaperOffice DMS се гарантира, че само тези, които имат разрешение за използване на системата за управление на документи, могат да достъпват данните, до които имат ограничение на достъпа. Освен това се гарантира, че личните данни не могат да бъдат прочетени, копирани, променяни или премахвани без разрешение по време на обработката, използването и съхраняването.

Документно архивиране обяснено правно

Ние ви водим през юридическата джунгла, разкриваме полузнанията в маркетинга и обясняваме защо PaperOffice е вашият перфектен документален фундамент за всички юридически изисквания.

Процедурна документация

Това се нуждаете: Процедурна документация съгласно GoBD

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV)

Задължение за представяне на доказателства

Какво казва процесната документация?

Че всичко протича според плана

С помощта на процедурната документация компаниите могат да докажат, че техните счетоводство, подкрепено от ИТ, и съхранението на данни и документи съответстват на принципите на редовност, дефинирани в GoBD.

Че можете да предоставите всяко документа по заявка

Целта е счетоводството и архивирането на документи в компанията да бъдат разбираеми и верифицируеми в разумен срок за експерт, например при извършване на одит.

За тази цел, той подробно описва как се записват, получават, цифровизират, обработват, издават и съхраняват ваучери и документи. Отговорникът за данъчното лице на използваното IT решение или самият предприемач е отговорен за създаването на процедурната документация.

Процесна документация

Какво следва да вземете предвид в процедурната документация?

За всяка IT система трябва да има налична ясно структурирана документация за процесите. Съдържанието, структурата и резултатите от IT процесите трябва да са напълно ясни и убедителни.
За да се провери проследимостта, се изисква достъпна и актуална процедурна документация, която да документира всички системни и технологични промени по отношение на съдържание и време, без пропуски.

Поредицата документация трябва също да показва как се засичат, обработват, издават и съхраняват електронните документи.
Един описание на процеса за резервно копиране, който е интегриран в PaperOffice при локално приложение на база данни, също е важна част от процедурата за документиране.

Еден документ за постапка описува желаната организациона и техничка процедура. Од создавањето на информациите, нивната индексација, обработка и зачувување, како и нивното јасно пронаоѓање.

на сигурно

Решението: PaperOffice със съответствие с GOBD за съхранение на документи

PaperOffice отговаря на изискванията на GOBD чрез сертификация, както и тестване на всички софтуерни изисквания, като отговаря на всички изисквани стандарти.

Изискване1/6

ПРИНЦИП ЗА РАЗБИРАЕМОСТ И ПРОВЕРКА (ГЛАВА 3.1 НА GOBD)

Според GoBD, даночникът е задължен да осигури, че ИТ системът е защитен срещу загуба (например ненамеримост) и от неоторизирани входове и промени.

Изискване2/6

ПРИНЦИПИ НА ИСТИНАТА, ЯСНОТАТА И ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТТА НА ЗАПИСИТЕ С ИНДИВИДУАЛНИТЕ ОБЕКТИ (ГЛАВА 3.2 НА GOBD)

DMS-сървърните компоненти обикновено подлагат на същите изисквания за сигурност като другите ИТ компоненти. Свързани теми са надзор и защита на данните.

Изискване3/6

ПЪЛНОТА (GOBD- ГЛАВА 3.2.1)

Като въпрос на принцип всеки документ, който трябва да се съхранява, трябва да бъде записан индивидуално и с всичките си компоненти (пълнота и пълноценност на празните места).

Изискване4/6

ТОЧНОСТ (GOBD-ГЛАВА 3.2.2)

Спазвайки принципа на правилност, DMS трябва да гарантира, че документите и данните, които трябва да бъдат архивирани, имат необходимата степен на съответствие с оригинала (по отношение на изображението или съдържанието).

Изискване5/6

ПОРЪЧКА (ГОБД ГЛАВА 3.2.4)

Счита се, че принципите на подредената счетоводство при използване на DMS се считат за постоянно спазени, ако може да се осигури спазването на критериите за подредба през целия период на съхранение.

Изискване6/6

НЕПРОМЕНЛИВОСТ (GOBD-ГЛАВА 3.2.5)

GoBD изисква, че използваната процедура за обработка на данни трябва да бъде изградена по такъв начин, че всяка информация, която е влязла в процедурата за обработка, да не може да бъде подавана под формата на промяна, изтриване, промяна или фалшифициране без идентификация (GoBD глава 3.1; 58-60).

Често задавани въпроси
Кой помага с документацията на процесите?

Ако имате абсолютно доверие в собствените си процеси, вероятно можете да се справите без данъчен съветник. Въпреки това, препоръчваме да потърсите помощ от данъчен съветник предварително или поне веднъж по време на създаването на документацията за процеса. От собственото ни опит, винаги е препоръчително и полезно да общувате открито с ревизорския орган, защото въпреки всички спецификации и стандарти, в крайна сметка е ревизорът, който решава.

Кой одобрява документацията за процеса?

Внимавайте за половинчатите знания в маркетинга: Сертификати от всякакъв вид и от всички издатели не се приемат от данъчните органи! В случай на нужда, единственото, което има значение, е представянето на процесуалната документация, съгласно GoBD, и дали всичко наистина се вписва, се решава от органите по проверка, например вашите данъчни одитори или данъчна служба.

Защо само PaperOffice не е достатъчно?

Kратко обяснено: Ако например сте архивирали фактура в PaperOffice със сигурност и ревизионна защита, може би фактурата е била манипулирана или променена ПРЕДИ сканирането. Вие запазвате с ревизионна защита, но целият процес сам по себе си не е с ревизионна защита и следователно не отговаря на изискванията на GoBD.

Мога ли да изхвърля оригинални документи?

Документи, свързани с правни отношения, например договори, все още трябва да бъдат съхранени в оригинал. За да го кажем ясно и ясно: данъчната администрация приема електронни документи, но съдът приема само оригинали в случай на спор. Това се дължи на факта, че подписът може да бъде проверен само за автентичност на оригинални документи. Препоръчваме никога да не разхвърляте оригинали.

Защо мога да изтривам документи в PaperOffice?

Отново има процес на документиране. Понеже технически е невъзможно напълно да се изключи изтриването докато данните се съхраняват при вас. В крайна сметка можете да изтриете записа директно от базата данни. Или да премахнете хард диска. Или да се отървете от сървъра. Или да взривите сградата.

Как да намеря технически препоръки за DMS?

Bitkom е разработил чеклист на GOBD относно системите за управление на документи според последната версия на GOBD от 28.11.2019 г., която можете да намерите тук.

change me
„Премиера“

Управление на документи и съхранение на данни на устройства NAS: Ефективни решения за предприятия и организации

PaperOffice Academy

Стани професионалист за 15 минути

Бързо представяне на PaperOffice 2022

change me
Новост

Офис без хартия: Така успява цифровизацията във фирмата

Оптимизация на работни потоци благодарение на PaperOffice DMS

"Още при първата среща с PaperOffice забелязвате 20-те години опит на PaperOffice в областта на управлението на документи."

Case Study Image