Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Информационен бюлетин PaperOffice Insider
Искаме да станем приятели

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Най-високи възможни оферти за отстъпка.

Изключителни новини от вътрешния кръг

Безплатни бонус ъпгрейди

Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.

Сертификация и съхранение на документи, съвместими с GOBD

С сертификация и одобрение за двата най-високи стандарта за дигитално преобразуване в света, GOBD (предишно GDPDU) и DSGVO (EU-GDPR), можете да бъдете сигурни, че с PaperOffice сте на безопасно място.

Основни точки

100% GOBD сигурност чрез ревизия

Заради сигурността на прегледа в процесната документация, тя е проследима и верифицируема по всяко време, защитена от манипулации и загуби, с цел да отговаря на изискванията на тестовете и прегледите и да запази своята валидност на дългосрочно ниво.

100% GDPR без онлайн съхранение

Съхранението на данните на места, без облачно съхранение, опростява документирането на процесите, осигурява повече контрол върху достъпа до информацията и позволява по-лесен достъп до по-старите версии, както и безопасно споделяне на документация и информация при сътрудничество с други членове на екипа.

100% контрол на достъпа

Благодарение на контрола на достъпа на PaperOffice DMS се гарантира, че само тези, които имат разрешение за използване на системата за управление на документи, могат да достъпват данните, до които имат ограничение на достъпа. Освен това се гарантира, че личните данни не могат да бъдат прочетени, копирани, променяни или премахвани без разрешение по време на обработката, използването и съхраняването.

Документално архивиране, обяснено правно

Водим ви през юридическата джунгла, разкриваме половинчати познания в маркетинга и обясняваме защо PaperOffice е вашата перфектна документална основа за всички правни изисквания.

Процедурна документация

Какво ви трябва: Процедурна документация според GoBD

Примерна процедурна документация за подобла сканиране, публикувана от Немската федерална камара на данъчните консултанти (BStBK) в сътрудничество с Немската асоциация на данъчните консултанти (DStV).

Задължение за представяне на доказателства

Какво казва процесната документация?

Че всичко протича според плана

С помощта на процедурната документация компаниите могат да докажат, че техните счетоводство, подкрепено от ИТ, и съхранението на данни и документи съответстват на принципите на редовност, дефинирани в GoBD.

Че можете да предоставите всяко документ на заявка

Целта е счетоводството и архивирането на документи в компанията да бъдат разбираеми и верифицируеми в разумен срок за експерт, например при извършване на одит.

За тази цел, той подробно описва как се записват, получават, цифровизират, обработват, издават и съхраняват ваучери и документи. Отговорникът за данъчното лице на използваното IT решение или самият предприемач е отговорен за създаването на процедурната документация.

Обработка на документацията

Какво следва да вземете предвид в процедурната документация?

За всяка информационна технология трябва да има налична добре структурирана процедурна документация. Съдържанието, структурата и резултатите от ИТ процеса трябва да бъдат напълно очевидни и убедителни.
За да се провери проследимостта, се изисква достъпна и актуална процедурна документация, която да документира всички системни и технологични промени по отношение на съдържание и време, без пропуски.

Поредицата документация трябва също да показва как се засичат, обработват, издават и съхраняват електронните документи.
Описание на процедурата за резервното копие на данните, която е интегрирана в PaperOffice в случай на локално приложение за база данни, също е важна част от процедурната документация.

Документацията за процедурата описва намерената организационна и техническа процедура. От източника на информацията до индексирането, обработката и съхраняването, както и еднозначното възстановяване.

на сигурно

Решението: PaperOffice, съобразено с GOBD, за съхранение на документи

PaperOffice отговаря на изискванията на GOBD чрез сертификация, както и тестване на всички софтуерни изисквания, като отговаря на всички изисквани стандарти.

Изискване1/6

ПРИНЦИП ЗА РАЗБИРАЕМОСТ И ПРОВЕРКА (ГЛАВА 3.1 НА GOBD)

Съгласно GoBD, данъкоплатецът е задължен да осигури, че ИТ системата е защитена срещу загуба (например, ненаметливост) и срещу неоторизирани влизания и промени.

Изискване2/6

ПРИНЦИПИ НА ИСТИНАТА, ЯСНОТАТА И ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТТА НА ЗАПИСИТЕ С ИНДИВИДУАЛНИТЕ ОБЕКТИ (ГЛАВА 3.2 НА GOBD)

Сървърните компоненти за DMS обикновено са подложени на същите изисквания за сигурност като другите компоненти на ИТ. Актуални теми са наблюдението и защитата на данните.

Изискване3/6

ПЪЛНОТА (ГЛАВА 3.2.1 ГОБД)

Като въпрос на принцип всеки документ, който трябва да се съхранява, трябва да бъде записан индивидуално и с всичките си компоненти (пълнота и пълноценност на празните места).

Изискване4/6

ВЕРНОСТ (ГЛАВА 3.2.2 НА GOBD)

Спазвайки принципа на правилност, DMS трябва да гарантира, че документите и данните, които трябва да бъдат архивирани, имат необходимата степен на съответствие с оригинала (по отношение на изображението или съдържанието).

Изискване5/6

ПОРЪЧКА (ГОБД ГЛАВА 3.2.4)

Счита се, че принципите на подредената счетоводство при използване на DMS се считат за постоянно спазени, ако може да се осигури спазването на критериите за подредба през целия период на съхранение.

Изискване6/6

НЕПРЕМЕННОСТ (ГЛАВА 3.2.5 НА GOBD)

GoBD изисква, че използваната процедура за обработка на данни трябва да бъде изградена по такъв начин, че всяка информация, която е влязла в процедурата за обработка, да не може да бъде подавана под формата на промяна, изтриване, промяна или фалшифициране без идентификация (GoBD глава 3.1; 58-60).

Често задавани въпроси
Кой помага с документацията на процесите?

Ако имате абсолютно доверие в собствените си процеси, вероятно можете да се справите без данъчен съветник. Въпреки това, препоръчваме да потърсите помощ от данъчен съветник предварително или поне веднъж по време на създаването на документацията за процеса. От собственото ни опит, винаги е препоръчително и полезно да общувате открито с ревизорския орган, защото въпреки всички спецификации и стандарти, в крайна сметка е ревизорът, който решава.

Кой одобрява документацията за процеса?

Внимавайте за половинчатите знания в маркетинга: Сертификати от всякакъв вид и от всички издатели не се приемат от данъчните органи! В случай на нужда, единственото, което има значение, е представянето на процесуалната документация, съгласно GoBD, и дали всичко наистина се вписва, се решава от органите по проверка, например вашите данъчни одитори или данъчна служба.

Защо само PaperOffice не е достатъчно?

Кратко и ясно обяснено: Ако, например, сте архивирали фактура в PaperOffice по законно и сведено до минимум риска на аудит, фактурата все пак може да бъде манипулирана или променена ПРЕДИ да бъде сканирана. Вие може да записвате по начин, който се признава от аудита, но самият общ процес не е защитен от аудит и поради това не отговаря на GoBD.

Мога ли да изхвърля оригиналните документи?

Документи, свързани с правни отношения, например договори, все още трябва да бъдат съхранени в оригинал. За да го кажем ясно и ясно: данъчната администрация приема електронни документи, но съдът приема само оригинали в случай на спор. Това се дължи на факта, че подписът може да бъде проверен само за автентичност на оригинални документи. Препоръчваме никога да не разхвърляте оригинали.

Защо мога да изтривам документи в PaperOffice?

Отново има процес на документиране. Понеже технически е невъзможно напълно да се изключи изтриването докато данните се съхраняват при вас. В крайна сметка можете да изтриете записа директно от базата данни. Или да премахнете хард диска. Или да се отървете от сървъра. Или да взривите сградата.

Как да намеря технически препоръки за DMS?

Bitkom е разработил чеклист на GOBD относно системите за управление на документи според последната версия на GOBD от 28.11.2019 г., която можете да намерите тук.

change me
„Премиера“

Защо PaperOffice DMS е по-добра алтернатива на DocuWare

PaperOffice Academy

Стани професионалист за 15 минути

Бързо представяне на PaperOffice 2022

change me
Ново

7-те най-важни функции, които една Система за управление на документи трябва да изпълни

PaperOffice решава всеки проблем: Гарантирано.

Изучаване на случаи

Дигитална промяна в разработката на продукти - успешно управление на документи

"В промишлеността темата за цифровизацията става все по-забележима. Това се отнася например за нашите технически листове с данни, клиентски данни, изчисления или нашите планове, чертежи и конфигурации. След въвеждането на PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде намалено. Сега сме пионери в цифровизацията в производствените компании, Индустрия 4.0."

Г-н Антонио Хесус Санчес
управляващ директор и инженер по продукти и процеси в Инженери по пеперуди S.L.