Цифровизация в мебелната индустрия и производствените компании

Цифровизация в мебелната и производствената индустрия

С днешното потапно състояние на цифровите и хартиените данни е важно да се гарантира, че важните документи няма да се загубят и са достъпни, когато моментът е подходящ.

Фирмите от мебелната индустрия и производствената индустрия се възползват значително от използването на подходящо управление на данни, защото получават хартиени документи всеки ден.

В производствената индустрия всеки ден се генерират важни документи: пледи, скици, чернови, външни писма, изследвания, експертни мнения и много други. Тези не само пристигат по пощата, много писма също пристигат по електронна поща.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.

Тъй като всички процеси в мебелната индустрия и производствената търговия изискват перфектен поток от информация и структурирано изпълнение. Необходимите предимства могат да бъдат постигнати само благодарение на цифровизацията.

Тъй като архив с цифрови документи дава възможност за незабавен достъп до всички необходими документи и участие в процесите на одобрение. Няма значение дали сте в офиса, работите от дома или в командировка.

Управлението на цифрови документи може да ви помогне с това: дали машинни файлове, инструкции за работа, каталози за резервни части и дневници за поддръжка - всичко може да бъде архивирано в DMS и да се намери отново за броени секунди.

Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи.

PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.

Цифровизираните процеси създават ясно предимство

В мебелната индустрия и производствената индустрия всеки ден се използва много хартия. От една страна, тъй като процесите са доста сложни, това води до големи планини хартия, огромни количества данни, но и до дълъг процес на търсене.

Системата за управление на документи PaperOffice носи организация и защита на данните под една качулка. Иновативната система предоставя рационализирани инструменти за търсене и извличане, които намаляват времето за реакция и гарантират, че документите никога не се губят, което винаги е удовлетворение за предприятията.

Това е PaperOffice DMS, софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.

Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.

Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Автоматизация благодарение на Решенията за ИИ и работния поток

Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Бележки за доставка", съхранява подходящи ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.

PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.

Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.

OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички свързани с данъци полета с данни като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.

Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Всичко в едно благодарение на използването на PaperOffice DMS

Фирми от мебелната индустрия, както и производствените сделки трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.

PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото разполага с всичко, от което се нуждаят мебелните и производствените индустрии, като например:

• Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
• Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
• Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
• Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
• Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
• Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции

Интегриране на цифровите работни потоци в бизнес процесите

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Функцията paperOffice работен поток опростява комуникацията. Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice DMS ви дава възможност лесно да вземете предвид приложимите периоди на задържане и изтриване. Цифровите работни потоци са интегрирани в бизнес процесите, което гарантира спазването на съществените стъпки на процеса и по този начин спазването.

PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.

По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.

Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, да изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.

По този начин съответните метаданни могат да се съхраняват и след процеса на архивиране на документи. В допълнение към вида на документа може да се посочи периодът на архивиране и свързаната с него информация за клиента.

Мебелната индустрия и производствените сделки се възползват от дигиталното управление на документи

Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.

Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.

Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения.

В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office.

Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.

PaperOffice DMS е не само обширен в своите функции, но и лесен за научаване, ръководен от видео уроци, но и от индивидуални съвети и обучение, ако желаете. Всичко това при наистина добро съотношение цена-производителност.