Автоматизация на бизнес процесите за градинарската и озеленяващата индустрия
PaperOffice DMS за градинарство и озеленяване дава възможност за плавен поток от информация благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмени документи, договори, чернови, фактури, бележки за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията, като по този начин всички работни процеси се оптимизират максимално.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в градинарската и озеленяващата индустрия
Фирмите за градинарство и озеленяване се възползват значително от използването на подходящо управление на данни, защото получават хартиени документи всеки ден.
Така ежедневно се натрупват фирмите за градинарство и озеленяване на важни документи:
Писания, скици, чернови, външни писма, изследвания, експертни мнения и много други. Тези не само пристигат по пощата, много писма също пристигат по електронна поща.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Решенията за управление на документи са важни във всяка индустрия, за фирмите от градинарската и озеленяващата индустрия последиците от погрешно решение в управлението на документи могат да бъдат фатални. Неправилни предписания, неправилни резултати от теста или остарели пакетни вложки може да доведе до рискове за здравето. Неправилно заявка данни по време на проверка също може да доведе до неуспех или загуба на сертифициране.
Така че има много неща, които трябва да се имат предвид във фармацевтичната индустрия за оптимално управление на качеството и ниво на информационна сигурност.
В градинарската и озеленяващата индустрия всеки ден се използва много хартия. От една страна, тъй като процесите са доста сложни, това води до големи планини хартия, огромни количества данни, но и до дълъг процес на търсене.
Заедно с независимо от производителя консултантско дружество годишната стойност на допълнителните документи е изчислена на до десет милиона евро (към 2020 г.).
Със средно времева инвестиция от пет минути за поддържане на структурата на папките и подаване, десет търсения на служител на седмица и десет минути за всяко търсене, това доведе до разходи за научни изследвания в размер до два милиона евро годишно.
Защо софтуерът за управление на документи е идеалното решение?
Системата за управление на документи PaperOffice носи организация и защита на данните под една качулка. Иновативната система предоставя рационализирани инструменти за търсене и извличане, които намаляват времето за реакция и гарантират, че документите никога не се губят, което винаги е удовлетворение за предприятията.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания, кореспонденция за фактуриране и електронна поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси се преобразуват във Вашата фирма цифровизирана, което ви прави по-ефективни, прозрачни и много по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Бележки за доставка", съхранява подходящи ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.
Как да отида без хартия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
Със софтуерното решение PaperOffice DMS не се губят повече документи. И независимо къде се намирате, можете да получите достъп до важни документи за секунди.
Разбира се, винаги работите със системата за управление на документи при спазване на закона и напълно одитно-доказателство.
Разписки, извлечения и подобни документи вече не трябва да се изпращат по пощата. Вътрешната поща също може да бъде изпратена цифрово по този начин. Това спестява хартия, разходи за допълнително съхранение на данни и пътувания до архиви. Документите могат да бъдат предоставени с ключови думи (редактор, тема, състояние, дата и т.н.) и след това да бъдат намерени по-лесно.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово одобрение, но и автоматично задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Печалба във времето за важни неща, икономии на разходи чрез елиминиране на хартиените ви архиви, подобряване на вашата услуга чрез възможност за бързо предоставяне на информация и проверка-доказателство и цифрово архивиране на обема на вашия документ - това е гарантирано от PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждае градинарската и озеленяващата индустрия, като например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Сигурността на данните е изключително важен въпрос, особено в градинарската и озеленяващата индустрия. Ето защо PaperOffice DMS работи с код за криптиране 1024bit, но не само това.
Всички данни се превръщат в собствен формат, който е независим от операционната система. В резултат на това хакерите и ексторторите първо трябва да разбият защитната стена на операционната система, след това криптирането и накрая чуждестранния формат, който не се е случвал досега. PaperOffice DMS има много ефективна система за управление на паролите, така че в крайна сметка човешкото същество, което трябва да се разглежда като най-голямата слаба точка на всеки компютър, да не може да причини щети.
Всички цифрови данни се шифроват в PaperOffice DMS със 1024 бита и форматът се преобразува. Това води до такива големи препятствия за хакери и шпиони, че всички те са се провалили с PaperOffice DMS досега. В същото време йерархична система за управление на паролите пречи на всички да имат достъп до всичко.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Дигиталната обработка на фактури също е предимство за много компании в градинарската и озеленяващата индустрия. Входящите фактури могат да бъдат автоматизирани благодарение на PaperOffice DMS и се препращат на отговорния служител. Процесът на управление и освобождаване чрез цифрово освобождаване също може да се обработва своевременно и ефективно чрез системата.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия данъчен консултант или обратно.
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. PaperOffice DMS може да се превърне в организационен център във всяка компания и това почти със скоростта на светлината.
Фирми от градинарската и озеленяващата индустрия се възползват от управлението на цифрови документи
38% от всички анкетираните компании просто нямат време да цифровизират процесите си. Препоръчваме процедура, която започва с основния процес, сканирането на аналогови документи едновременно с обработването им. По този начин групата хора, които работят с копирната програма всеки ден, също би могла да бъде инструктирана, доколкото е възможно, да сканира архива малко по малко.
Благодарение на автоматичното разпознаване на документи с последователни характеристики, PaperOffice DMS винаги може да присвои всички сканирани документи на правилното място за съхранение в цифровата памет. Логично е да започнете да сканирате архива с най-скорошните записи, за да намалите допълнително размера на аналоговата архива, тъй като изтичат периодите на задържане. Освен това имаме много ръководства как да постигнем офис без хартия благодарение на скенера.
PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата чрез скенера ви и да ги цифровизира, при което текстовете се преобразуват в шрифтове с помощта на OCR, които могат да се променят в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
Наличните механизми за оценка, контролирани от ИИ, интегрирани в PaperOffice DMS, позволяват оценки и статистически изследвания на материалните потоци, настъпващи във фирмата.
PaperOffice DMS, с многобройните си инструменти за управление, е идеалният софтуер за индустрията за градинарство и озеленяване, който позволява както сигурен, така и светкавичен достъп до всички данни, необходими за възможно най-добрите съвети на клиентите. В същото време PaperOffice DMS може да се използва за управление на всички въпроси, които в противен случай възникват при бизнес операции.
Така че да има не само разнообразие в управлението на документи и защитата на данните, PaperOffice DMS препоръчва използването на вътрешно мрежово хранилище (NAS) с резервна функция, което намалява вероятността от обща загуба до минимум и в същото време представлява вътрешен облак, който за разлика от облаците от външни доставчици наистина предпазва от нежелан достъп на правителствени или неправителствени органи.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация за градинарската и озеленяващата индустрия":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа цифровизацията в градинарската и озеленяващата индустрия и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширена по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.