Автоматизация на бизнес процесите в строителната индустрия
PaperOffice DMS за строителни фирми дава възможност за плавен поток от информация между отделите благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмените документи, договорите, черновите, изследванията, бележките за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията и по този начин оптимизират всички работни процеси максимално.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в строителната индустрия
Строителните компании, корпорациите, строителните разработчици, ръководителите на проекти, инженерите и разработчиците на проекти се възползват значително от използването на подходящо управление на данни.
Строителните компании ежедневно генерират важни документи: строителни трупи, фото документация, разписки, фактури, чертежи, бележки за доставка, слипове и много други.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Най-доброто решение е да използвате добре обмислен софтуер за управление на документи като PaperOffice DMS.
В строителната индустрия често има процеси, основани на проекти. Във всеки от тези проекти има голямо количество различна информация, включително файлове и документи, които могат да бъдат управлявани централно от подходяща DMS като PaperOffice.
PaperOffice DMS като решение за строителната индустрия ви дава възможност да извършите търсене на ключови думи на живо чрез вашите проекти, клиентски данни и документи. Благодарение на интеграцията на PaperOffice DMS в строителната компания можете да вкарате точки над конкуренцията с автоматизацията на вашите процеси чрез цифрови работни процеси, или автоматично подаване на всички свързани с проекта документи, управление на правила, добавяне на задачи.
Как да отида без хартия в строителната индустрия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори, фактури, поръчки, бележки за доставка, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и издаването на одобрения с помощта на работни потоци и надеждни известия за електронна поща, служителите могат ефикасно да изпълнят възложените задачи и упълномощените лица могат лесно да ги одобрят или да отрекат освобождаване.
Със софтуерното решение PaperOffice DMS не се губят повече документи. И независимо къде се намирате, можете да получите достъп до важни документи за секунди.
Разбира се, вие винаги работите с нашите системи при спазване на закона и напълно одитно-доказателство.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като например известия по електронна поща или промени в състоянието на документа .
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
В допълнение към цяла гама от други предимства, PaperOffice DMS е идеалният инструмент за контрол на различните строителни фази.
Всеки документ, от фактурата до опаковка винтове от железарията до различните строителни планове, може да бъде записан в правилния хронологичен ред и извикан според изискванията.
Версията е важна тук. Например първоначалният строителен план, по-късният модифициран строителен план и др. PaperOffice DMS също така позволява съхранението на ръкописни записи и снимки на състоянието на строителството. С PaperOffice DMS е възможна пълна документация за всички процеси и инциденти по време на строителството. От церемонията по наземното до предаването на ключовете. И всичко това с минимални усилия.
Софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS е най-подходящ за тези задачи. Тъй като това е софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните ви процеси във фирмата се цифровизират, което ги прави по-ефективни и прозрачни и направени много по-гъвкави.
Защото без значение каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Цифровата обработка е съществена основа за гарантиране на високото качество на услугите на всички услуги в бъдеще
"Законът за прътите" беше един от първите закони в строителната индустрия, а безброй повече трябваше да следват и до днес. Прът закон всъщност е бил 5 м дълъг прът, който през Средновековието е бил използван за гарантиране на алеи и улици минимална ширина от около 5 м, като позволява на човек да ходи по улиците с този прът, държани отсреща. Където и да е станало твърде тясно, сградата, която изпъкнала твърде далеч на улицата, трябвало да бъде разрушена. Това имаше по-малко общо с трафика по това време и повече общо с риска от пожар. Това беше, за да се предотврати изгарянето на къщи от едната страна на улицата да се разпростре от другата страна.
Днес само федералният и щатският закон за сградния фонд включва около 1600 параграфа. В допълнение, съществуват стандартите и спецификациите на професионалните асоциации за материалните свойства, вида на употреба, как материалите трябва да бъдат инсталирани и дори с търговските разпоредби, кой има право да изгради и инсталира какво. Вероятно има само няколко страни на земята, които имат подобна сложна строителна система.
За изпълнителите, както граждански, така и структурни, това означава консултиране със съответните спецификации за всяка работа и това означава провеждане на повече или по-малко обширна документация всеки път. Не е необичайно строителите да отидат една стъпка по-напред и да поискат промени, които не са били предвидени в първоначалния строителен план. Понякога има ръкописна бележка в плана за това какво трябва да бъде променено и как. Това може да доведе до верижна реакция, която засяга всички сделки и дори разстройва планирането на материалите.
Как да следя хаоса на хартията?
Разбира се, благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Тъй като PaperOffice архивира всички документи, генерирани в строителната индустрия, и цялата съответна информация при спазване на закона и по проверка-доказателство начин.
PaperOffice DMS, във връзка с NAS (Мрежово прикачено хранилище), дава възможност за изграждане на много сигурен интранет за вътрешна комуникация и предаване на данни. Това създава двойна сигурност срещу атаки отвън. Първо защитната стена на операционната система и второ криптирането на PaperOffice DMS. В същото време се настройва отделен облак чрез NAS, независим от доставчици трети страни.
Обширната функция за работен поток от PaperOffice DMS прави вътрешната комуникация много по-лесна. Терминът вътрешен включва също клонове или чужди местоположения. В случай на работа, свързана с проекта, например текущото състояние винаги се показва и в същото време историята.
Разбира се, включен е и свързан с екипа и частен календар, в който се въвеждат срокове и събития, свързани с времето.
Разпознаването на документи, оборудвано с ИИ, автоматично подрежда всички документи, които да бъдат записани в правилната папка, и създава както индекс на ключови думи, така и хронология на промените. Вътрешната търсачка на PaperOffice DMS намира всеки документ на части от секундата.
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.
Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Фирмите от строителната индустрия трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко необходимо, например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията в търговията и производството с доставчици и клиенти.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.
Фирми от строителната индустрия се възползват от управлението на цифрови документи
С PaperOffice DMS обаче има далеч повече възможности за строителни фирми. Например управление на запаси, включително постоянна или ключова дата склад. Основата за PaperOffice DMS са свързани потребителски акаунти в мрежата. Съхранението на данни на тези потребителски акаунти се комбинира в централната база данни. Документите могат да бъдат контролирани чрез ИИ с различни алгоритми, които могат да се използват за задействане на автоматизирани процеси.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
PaperOffice DMS има умна навигация в менюто, която е логически структурирана и позволява интуитивна работа в много области. Видео уроци, достъпни безплатно в интернет предоставят допълнителна поддръжка и, разбира се, курсове за обучение също могат да се провеждат директно в централата на компанията на клиента, ако желаете.
В допълнение към документацията на фазите на строителството, PaperOffice DMS е също толкова подходящ за подпомагане на логистични задачи за възлагане на поръчки за материали. Благодарение на възможностите за създаване на бази данни в PaperOffice DMS, закупуването на материали и потреблението на материали могат да бъдат наблюдавани и присвоени нива на предупреждение. Вътрешният ИИ може да се използва за създаване на шаблони, които реагират автоматично, ако има затруднени участъци или недостиг, например ако се правят повтарящи се поръчки, въпреки че съществуващото количество всъщност следва да бъде достатъчно. Функцията за работен поток може да се използва за тази цел, с която отговорните служители на фирмата могат да сравнят изпълнението на техните задачи.
PaperOffice DMS може да ускори строителен проект, да предотврати грешни решения и да намали разходите. Може би компаниите, които построиха BER и все още строят Щутгарт21 просто липсваше правилния софтуер, PaperOffice DMS.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация в строителната индустрия и строителството":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа строителната индустрия и предлага съответни интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.