Дигитални специализирани решения за адвокати и адвокатски кантори
Автоматизацията на бизнес процесите и оптимизацията на процесите са предпоставките за ефективност и успех. Необходимостта от него вече не е факултативна лукс, а задължителност, за да остане конкурентоспособна в дългосрочен план.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Важни документи в съществуваща хартиена форма, като пледиране, клиентски документи, чернови, външни съдебни писма, изследвания, експертни становища се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията и по този начин оптимизират всички работни процеси максимално.PaperOffice не само позволява управление на документи, но прави възможно и незабавен достъп до актуални и точни клиентски файлове.
Цифровизация за адвокатски кантори, адвокати и консултанти по мениджмънт
С днешния потоп от цифрови и хартиени данни е важно да се гарантира, че важните документи не се губят и са достъпни в точния момент.
Адвокатите, правните отдели, адвокатските кантори и консултантите по управление, както и нотариусите се ползват значително от използването на подходящо управление на данните.
Важни документи се натрупват в адвокатски кантори ежедневно: пледирания, клиентски документи, чернови, външни съдебни писма, изследвания, експертни становища и много други. Тези не само пристигат по пощата, много клиентски писма също пристигат по имейл.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Тъй като високотехническите процеси в автомобилната индустрия изискват перфектен поток от информация и структурирано изпълнение. Необходимите предимства могат да бъдат постигнати само благодарение на цифровизацията.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи.
PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Работете ефективно благодарение на цифровизацията
Да бъдеш прав и да бъдеш прав не винаги са едно и също. Ситуацията е подобна с предприемаческите решения за това кой път да поемем за успешно бъдеще. Индустриите, които се занимават с подпомагане на клиентите си да получат правата си или да намерят правилния път за компанията, са адвокати и управленски консултации.
Адвокатите като членове на публичното право имат специален статут, но и специална отговорност. В управленските консултации например често има и адвокати в допълнение към инженерите и бизнес икономистите. В много сложна социална и икономическа структура като тази в Германия практически всяка стъпка е придружена от възможни правни последици. Вероятно най-важната основа за тези структури е, в идеалния случай, пълна документация на всички процеси.
Точно това е PaperOffice DMS, софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на клиентски договори, слипове, извлечения за такси, преценки и кореспонденция по електронната поща: благодарение Със системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси във вашата кантора или фирма са цифровизирани, което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави. PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на права за достъп.
Няма как да се заобиколи автоматизацията за адвокати и консултанти по мениджмънт
За адвокатите & управленските консултации това означава поддържане на много обширен клиент или клиентско досие, което също трябва да има няколко специални функции. Например принципите на ОРЗД трябва да се спазват и, разбира се, адвокатите са обвързани с абсолютното задължение за поверителност, което не само се отнася за устни изявления, но и за безопасно съхранение на документи, защитени срещу неупълномощени лица. Съществува и задължение за спазване на законови и договорено договорени срокове.
В някои случаи неспазването на тези срокове може да има криминални последици, но най-вече само граждански последици. За управленските консултации защитата на търговските тайни на клиентите им също е от първостепенно значение.
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията, различни нива на достъп и възлагане на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно по същия начин, както се извършват във фирмата, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.
Отговорността може да бъде възложена не само на физически лица, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Адвокати по наем", за да може колега да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент или обратно. Те могат да бъдат снабдени и с пароли.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Перфектни работни процеси за адвокати и консултанти по мениджмънт
В Германия понастоящем има около 150 000 индивидуални разпоредби от федералните и щатските закони и разпоредби. Всяка област от социалния и икономическия живот е регулирана. За да овладеят джунглата на параграфите, адвокатите са специализирани в определени области точно като управленските консултанти и въпреки това няма адвокат или консултант по управление, който да знае всички законови изисквания на неговата специална област. Особено след като новите закони или съдебни решения постоянно променят настоящото положение по всяко време. Той се нуждае от правилния софтуер, способен да се учи, бърз и безопасен.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което адвокатите и управленските консултации се нуждаят, например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Дигиталната трансформация с PaperOffice DMS революционизира правния сектор
Функцията paperOffice работен поток опростява комуникацията между секретариата и адвокатите. Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия.
PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, да изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа. Което е абсолютна МЪСт в правния сектор.
Цифровизацията с PaperOffice носи огромни предимства
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения.
В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office.
Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
PaperOffice DMS е не само обширен в своите функции, но и лесен за научаване, ръководен от видео уроци, но и от индивидуални съвети и обучение, ако желаете. Всичко това при наистина добро съотношение цена-производителност.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация за адвокатски кантори, адвокати и консултанти по мениджмънт":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа адвокати и консултанти по управление и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.