Разработване на продукти, процеси и подкрепа пеперуди инженери S.L.

Начална позиция

Компания, която е изключително посветена на разработването на продукти, процесното инженерство и участва във всички производствени фази - от първата идея до крайния продукт - е наводнена с файлове и документация, като технически листове с данни, клиентски данни, изчисления и планове всеки ден.< /p>

Информацията за проекта, която заема все повече място за съхранение през годините и вече не е лесна за намиране, особено в административните офиси, постепенно става фатална.

Целта на компанията беше да цифровизира съществуващите хартиени документи, да внесе оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да оптимизира процеса.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Съществуващи проблеми и задачи

В миналото информацията се съхраняваше само на хартиен носител, като проектирането и планирането или спецификациите на даден продукт или разработка на продукти, но днес в много организации има разнообразни информационни източници и документи: електронните писма, формулярите, скиците са също толкова част от него, колкото електронните фактури и разписките за хартия, писмата, бележки за доставка, договори и т.н.

За щастие, благодарение на текущите ИТ разработки този тип работа вече се задвижва цифрово. Много стъпки на процеса сега стават част от 100% дигитална и автоматизирана практика, както потвърждава Industry 4.0.

Въпреки това хартията често е незаменима, когато става въпрос за рисунки или идеи със свободна ръка, както и за администриране, фактури или информация за клиента.

В допълнение към проектирането и производството, специалистите на Butterfly Engineers трябва също да създадат документация като ръководства за сглобяване, инструкции за безопасност и техническа документация, за да проучат осъществимостта на проектите.

Ловкостта и бързината при боравенето с нечии файлове са основополагащи в съвременните компании и още повече, когато проследяването на проектите, анализът на разходите им или различните проучвания, които ги правят печеливши, зависят от тази документация.

Следователно целта на Инженерите на Пеперудите е била да се адаптира към индустрията и да може да действа дигитално като промишлена компания 4.0.

"Имахме избегнати разходи за съхранение чрез съхраняване на документи в папки. Освен това търсенето на документи отнемаше много време",

припомня г-н Антонио Хесус Санчес, управляващ директор и процесен инженер в "Инженери на пеперуди".

Защо инженери пеперуда избра PaperOffice DMS

Компанията Butterfly Engineers е посветена на разработването на продукти, инженерството на процесите и инженерството по поддръжка, тя се занимава с голямо количество документация, която трябва да бъде цифровизирана, но най-важните точки за внедряване на DMS като PaperOffice са сигурността и скоростта на индексирането и процеса на търсене.

С изключение на това, че имат пълна увереност, че е възможен дигитален офис без хартия.

"Работим с много техническа информация всеки ден. Съхраняването на цялата информация във формат хартия е тромава и скъпа за нас. Бъдещото търсене за него също е много досадно.
PaperOffice ни позволява лесно да осъществим достъп до него отвсякъде, лесно да намерим конкретни файлове или документи и преди всичко, за да гарантираме сигурността им."

Инженерите по пеперуда също са наясно, че методът за криптиране на PaperOffice позволява да се защитят най-чувствителните документи от възможни течове, шпионаж или аварии. Особено когато компания с тези характеристики преминава през стандарти и патенти, защитавайки елементи, които са от съществено значение за дадена компания.

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Освен това оперативните детайли на софтуера стават още по-привлекателни, когато имате екип за поддръжка с най-високо качество, като спазвате всички най-строги правни европейски директиви (GDPR, RGPD и GoBD) и криптирането на файловете абсолютно е неуязвимо. Също така е забележително, че данните могат да бъдат изнесени по всяко време от упълномощени лица и базата данни е достъпна за ИТ персонала и администраторите на компанията по всяко време.

Преминаване към автоматизация чрез PaperOffice: цели и график

За Инженерите на Пеперудата беше ясно, че рано или късно ще трябва да преминат към цифровизация, за да създадат конкурентно предимство.

Като компания, която е по-свързана с технологичното развитие от други индустрии, Butterfly Engineers се довериха в положително въздействие на DMS въведение и успешно изпълнение в офис без хартия.

"Система за управление на документи ни дава възможност ефективно да управляваме фирмената информация бързо и лесно. В този смисъл PaperOffice е много обширна и доста разбираема система. Той е лесен за използване и достъпен за малки и средни предприятия като нашия."

Успешно изпълнение: предимства на цифровизацията с PaperOffice DMS

Благодарение на въвеждането на цифровизацията на PaperOffice, компанията успя да:

• Минимизиране на използването на хартия
• Спестяване на разходи и пространство за съхранение
• Автоматизиране на административни задачи
• Извършване на оптимизация на процеса благодарение на наблюдението на папките
• Осигурете сигурна доставка на документи

Но благодарение на цифровизацията на PaperOffice, Инженерите по пеперуда също успяха да:

• Пестете време и ресурси
• Осигуряване на контрол и проверка на административните процеси
• Разрешаване на лесен достъп до документи и файлове
• Наличие на документи за всеки упълномощен служител
• Разрешаване на сигурно и дългосрочно архивиране на документи, чувствителни данни, патенти, ръководства за индустрията или разработки

"Сигурността на данните, цифровизацията на документи и лесната интеграция на PaperOffice в промишлена среда дадоха на компанията това, от което се нуждаеше, за да индексира файловете и търсенето на документи."

По-лесната и по-бърза наличност на данни и документи променя процесите на компанията фундаментално и постоянно. Административните знания вече се организират прозрачно и са достъпни в точното време.

Краен резултат

PaperOffice намери начин да сложи край на един от основните проблеми, пред които са изправени компаниите в момента:

Администрирането на документи (управление на документи) и процесна цифровизация.

Неудобството от обема на данните е ограничено за премахване на административните пречки, за да се гарантира, че само упълномощените служители могат да получат достъп до PaperOffice и да избегнат модифицирането на документи или дори изтичането на техническа информация.

Компанията планира също така да разшири допълнително това успешно сътрудничество, тъй като PaperOffice перфектно изпълнява възможностите, с които разполага.

Благодарение на целостта на PaperOffice DMS бързо се откриват технически листове, планове, данни, фактури и скици - това позволява на компанията Butterfly Engineers да намери данни за проекти в рамките на няколко секунди и да помогне на клиентите си с голяма точност.