Цифровизация в управлението на имоти и управлението на недвижими имоти

Цифровизация в управлението на собствеността и управлението на собствеността

В рамките на управлението на недвижимите имоти и управлението на имоти има голям брой различни документи, които трябва да бъдат управлявани:

Договори за наем, допълнителни отчети за разходите, строителни файлове, събития, бизнес документи, известия и много други. Затова управителите на имоти и фирмите за недвижими имоти са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.

Важни документи се генерират всеки ден от управителите на недвижими имоти. Всички те трябва да бъдат причислени към правилния жилищен имот, наемател, наемодател, собственост.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.

В допълнение, всеки документ е класифициран според неговия тип и може да бъде присвоен на хора и обекти, които след това дори можете да получите достъп в движение, независимо от устройството. Имате цялата информация и документи за всички сгради, бизнес партньори, наематели и т.н. ясно на едно място, а именно вашата база данни.

Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи.

За да се решат много съществуващи административни проблеми в управлението на собствеността, следва да се приложи системата за управление на документи PaperOffice.

PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.

Можете също така да се възползвате от цифрови административни задачи и да държите под око всички договори за наем и услуги, официална кореспонденция, която се поставя на реподаване или се възлага на служителите чрез възлагане на задача.

Автоматизирайте бизнес процесите си

Никоя друга страна в ЕС няма повече жители от Германия и с 234 души на квадратен километър тя има третата най-висока гъстота на населението в Европа след Холандия и Белгия, с изключение на Монако. Около 37 милиона сгради са разпределени на площ от 357 588 квадратни километра. Малко повече от половината от имотите се използват като жилищно пространство, всички други имоти се използват в търговската или публичната мрежа. Приблизително 8 милиона имота се управляват от управители на имоти или управители на недвижими имоти.

Зад впечатляващия брой от 8 милиона управлявани обекта има значително количество работи по поддръжката, което не само е резултат от дейностите, необходими за поддържане на сградата в експлоатация, но и от разпоредбите, обредите и законите, които са нови почти всяка година. Недвижимите имоти в Германия отчасти са подчинени на държавното право и отчасти на федералното право. Но списъкът с нещата, които са част от ежедневния бизнес на управлението на недвижими имоти, е изненадващо обширен, като например:

• Под наем
• Наем
• Декларация за таксата за сервиз
• Събиране на дългове
• Управление на депозитите
• Управление на доходите от наем
• Продавай / Купувай
• Обновяване
• Обновяване
• Ремонти
• Поддръжка на съоръжението
• Поддръжка на имоти
• Зимно обслужване
• Отопление / Електричество / Вода / Отпадъци
• Данъчно право
• Застраховка
• Регистър на земята

Зад всеки отделен термин в този списък често са голям брой много различни процеси. Разбира се, има фирми за управление на имоти, които са ограничени само до една област, като изключителното управление на имоти под наем или чистото покупко-продажба или управление на имущество, собственост на общност от собственици. Но независимо какъв сегмент, задачите са толкова разнообразни, че всеки мениджър на собственост се нуждае от ефективно управление на документи.

Това е PaperOffice DMS, софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.

Но какво означава ефективно за управителите на имоти?

Най-големият сектор от споменатите по-горе 8 милиона имота под управление е наети апартаменти, следвани от офис площи. Това означава, че в зависимост от вида има фиксирани разходи, които трябва да се изплащат тримесечно, шестмесечно или годишно. Доходите, от друга страна, обикновено са месечни. В зависимост от управлявания инвентар, това означава поддържане на стотици до хиляди сметки, като всички те имат конкретни срокове и изискват допълнителна администрация, когато настъпят извънредни промени. Освен това е налице правилното отчитане на доходите и разходите.

Извънредните събития включват например просрочване на наема. Въпросът тук е да се изчисли лихвата, понесена до извършване на плащането, но също така да се спазват давностни устави и да се вземат подходящи мерки.

• Администрацията може да включва и планове, които показват площите на парцелите до мащаб и, ако е необходимо, се предоставят на строителните фирми за ремонт или ремонт.
• Доказателството за правилното инвестиране на депозитни фондове изисква и коректно счетоводство и представяне по всяко време.
• Въведете промени в закона за наема или придобиването на земя своевременно и по този начин бъдете подготвени за времето, когато влязат в сила.

Това са само четири примера за това какво може да направи една добра система за управление на документи, като Например PaperOffice DMS.

Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.

Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.

Paperless work through digital processes

Основната рамка за цифрова трансформация в управлението на имоти и недвижимите имоти

Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Бележки за доставка", съхранява подходящи ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.

PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.

Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.

OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.

Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Решения за работен поток и цялост на ИИ - решението ALL-IN-ONE с PaperOffice DMS

Фирмите в управлението на имоти и управителите на недвижими имоти трябва да обработват документи във всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.

PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото разполага с всичко, от което се нуждаят мебелните и производствените индустрии, като например:

• Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
• Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
• Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
• Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
• Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
• Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции

Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO

Access to the necessary information at any time

Функцията paperOffice работен поток опростява комуникацията. Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice DMS ви позволява лесно да вземете предвид приложимите периоди на задържане и изтриване . Цифровите работни потоци са интегрирани в бизнес процесите, което гарантира спазването на съществените стъпки на процеса и по този начин спазването.

PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.

По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.

Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, да изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.

По този начин съответните метаданни могат да се съхраняват и след процеса на архивиране на документи. В допълнение към вида на документа може да се посочи периодът на архивиране и свързаната с него информация за клиента.

Мебелната индустрия и производствените сделки се възползват от дигиталното управление на документи

Системата за управление на документи позволява отделното създаване на бази данни за всяка отделна област и може да създава връзки едновременно. Аналоговите документи, като подадените фактури за занаятчии, се сканират с PaperOffice DMS и се записват както като снимка, така и като преобразуван текст с помощта на OCR софтуер. Всички съществуващи данни, например на наемател, могат да бъдат показани ясно и недвусмислено, поради което не трябва да се пренасят файлове заедно за срещи извън къщата. Управлението на базата данни, контролирано с ИИ, създава шаблони от главни данни или статистически използваеми списъци, както се изисква.

В същото време необходимата защита на данните се поддържа чрез йерархично управление на пароли и 1024-битово криптиране.

Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.

Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.

С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.

Отличното съотношение цена-производителност на PaperOffice DMS, както и простото внедряване в съществуващите операционни системи на Microsoft и интуитивната учаемост правят софтуера незаменим помощник във всяка къща или управление на недвижими имоти за кратко време, без значение колко голям е инвентарът, който трябва да се управлява.